Co je to milníkový graf a proč je to prospěšné?

souhrn

Milestone graf je horizontální graf, který označuje nejdůležitější kroky vašeho projektu. Každý milník váš tým dosahuje přináší, že jste přiblíží k dokončení projektu. Kromě toho, že váš tým motivovaný, milníkový graf je také skvělý způsob, jak ukázat zúčastněné strany projektu, jak váš projekt postupuje. V tomto článku pokrýváme, jak vytvořit milníkový graf a jak jej můžete použít k oslavě milníků se svým týmem.

Milníkový graf je způsob, jak vizualizovat nejdůležitější kroky vašeho projektu. KaždýmilníkVáš tým dosahuje přináší blíže k dokončení vašeho projektu - tímto způsobem, milníky poskytují pocit úspěchu a ukázat svůj tým, jak dílo, které dělají přispívá k zastřešujícímu cíle projektu.

Milníky nejsou pro váš tým jen důležité - také zjednodušují vaši roli jako projektový manažer. Můžete sdílet svůj milníkový graf sZúčastněné strany projektuChcete-li vizualizovat průběh projektu a zajistit, aby každý byl na stejné stránce.

Tak jak můžete vytvořit milníkový graf?

Prozkoumáme některé z různých způsobů, jak můžete tento krok řešit v plánování projektu. Poskytujeme také tipy na to, jak se značení a slaví milníky udržíTým Moralevysoký.

Co je to milníkový graf?

Milníkový graf je vizuální reprezentace nejdůležitějších úkolů, které váš tým musí dokončit v celém projektu.

V podstatě, milníky vám umožní podívat se na to, co má váš tým pracovat směrem k nebo již udělal. Přemýšlejte o nich jako příčiny na žebříčku - tím vyšší budete vylézt, tím blíže se dostanete k dokončení vašeho projektu.

Různé způsoby vytváření milníků

Existuje více než jeden způsob, jak vytvořit milníkový graf. Můžete přidat milníky na šablonu časové osy projektu, vytvořit aGanttův diagramNebo použijte software pro správu práce s nástrojem časové osy.

A Ganttův diagramJe horizontální sloupcový graf použitý pro ilustraci časové osy projektu, práce nebo programu. Zatímco Gantt grafy jsou skvělým způsobem, jak si představit svéSchéma projektuA milníky, mohou být časově náročnou nastavit a stát se chaotický, jak přidáte další podrobnosti. Můžete se dozvědět vše o výhodách a nevýhodách Ganttových grafů v našem plném průvodce.

Nejlepší alternativou k tradičnímu ganttovému grafu je moderní nástroj časové osy projektu. Podívejme se na výhody využití určeného nástroje pro projektování projektu a časové osy, abyste vytvořili váš milníkový graf.

Proč byste měli použít nástroj pro správu projektů k vytvoření milníků?

Chcete-li získat stejný ptačí pohled na váš projekt, že ganttový diagram nabízí, použijte nástroj časové osy ve vašem určenémSoftware pro správu práce. Existuje několik výhod pro použití nástroje časové osy přes graf Ganttt:

Nástroj časové osy je snadné nastavit a udržovat, zejména pokud musíte přidat nové úkoly nebo upravit milníky.

Úkoly a další základní práce mohou být propojeny s vaší časovou osou a aktualizují se v reálném čase.

S kliknutím tlačítka můžete sdílet časovou osu s vaším týmem nebo zúčastněnými stranami.

7 kroků k vytvoření milníkového grafu

Probíhejme proces vytváření milníkového grafu krok za krokem, počínaje definováním cílů projektu.

Krok 1: Definujte cíle projektu

Než vytvoříte svůj milníkový graf, budete muset nastínit svou obecnou časovou osu a cíle. Definování cílů projektu Dává vašemu týmu důkladné pochopení vašeho cílového výsledku projektu. Tímto způsobem, váš tým přesně ví, co pracují a proč záleží. Poté definujte hrubou časovou osu pro váš projekt začínající datem zahájení a ukončení.

Příklad:Řekněme, že jste ředitelem komunikace a vaše společnost se sloučí k jinému. Váš zastřešující projekt projektu je úspěšně sloučit dvě společnosti. Datum zahájení vašeho projektu je vytvoření interního oznámení, datum ukončení je globální akce společnosti slaví úspěšnou fúzi.

Krok 2: Vytvoření seznamu úkolů

Nyní, když máte definovanou hrubou časovou osu a zastřešující projekt projektu, je čas vytvořit seznam úkolů. Tyto úkoly by měly být zaznamenány v chronologickém pořadí a v ideálním případě vázaném s daty nebo datovým rozsahům, aby zmírnily některé práce později v tomto procesu.

Příklad:Mimo jiné, vaše úkoly pro společnost fúze budou zahrnovat vytvoření newsletteru interního oznámení, plánování Q & Amp; relace se zaměstnanci, tiskové konference oznamují fúzi externě a plánování globální události fúzí.

Krok 3: Identifikujte milníky

Chcete-li identifikovat své milníky, musíte přesně pochopitJaký je milníkA co to není.

Cíle mají tendenci být důležitější než milníky. Cílem by měl nastínit, co se stane, jakmile váš projekt je úspěšný a jak váš projekt zaručuje s celkovými obchodními cíli; Milestone vám umožní těšit se na nadcházející bod ve vašem projektu nebo zpět na to, co jste již dosáhli.

Je také snadné zmást milník s dodávkou-však rozdíl je o něco více na nose. Dodávka je něco hmatatelného jako zpráva nebo produkt. Milník je koncepční a označuje kontrolní bod, který váš tým může pracovat.

Můžete identifikovat, zda něco kvalifikuje jako milník zvažováním následujících otázek:

Dopaduje tento úkol váš termín?

Je to významný bod ve vašem projektu, který označuje pokrok?

Měl by být tento úkol přezkoumán svými zainteresovanými stranami?

Může být projekt stále dokončen bez tohoto úkolu?

Pokud je odpověď ano všem, ale poslední otázkou, úspěšně jste identifikovali milník.

Příklad:Chcete-li vytvořit projekt fúze a DO-DOS, musíte nejprve kategorizovat každou iniciativu:

Vytvoření interního newsletteru oznamuje fúzi je úkolem.

Odesílání newsletteru je projektový projekt.

Oznámení fúze společnosti (dokončení výše uvedených dvou DO-DOS) je milník.

Krok 4: Vytvořte si časovou osu

Nyní je čas sestavit puzzle a obrátit své úkoly, cíle, fáze, dodávky a milníky do časové osy. Podívejte se zpět na časové rámce, které jste přidali do svého projektového výstupu a ověřte, zda jsou fáze dostatečně dlouhé. To je také skvělá příležitost zkontrolovat, zda existujíZávislostiTo by mohlo způsobit úzké místo.

Přidejte všechny úkoly projektu a fáze do svéhoTimeline Tool., Definujte závislosti, v případě potřeby upravte fáze a pak označte DO-DOS, dodávky a klíčové milníky. Po dokončení časové osy projektu byste měli mítJasná vizualizace celého plánu projektu .

Příklad:Projekt Velikost společenské fúze bude přirozeně mít některé úkoly nebo fáze, které nemohou začít, dokud nebudou ostatní dokončeni. Například budete potřebovat aktualizované loga z vašeho marketingového týmu, než budete moci odeslat tiskovou zprávu, která oznamuje samotnou fúzi. Pro udržení projektu probíhající hladce, vizualizovat tyto závislosti ve vaší časové ose.

Krok 5: Sdílejte svou časovou osu

Teď, když je časová osa dokončena, budete ji chtít sdílet s vaším bezprostředním týmem, abyste zajistili, že nic neprojevilo prasklinami. Váš tým může ověřit, že všechny závislosti byly definovány, všechny milníky jsou přidány do časové osy a všechny fáze projektu jsou dostatečně dlouhé, aby se zabránilo úzkým místům nebo jiným problémům projektu.

Jakmile váš okamžitý tým ověřil, že časová osa je dobrá, sdílejte ji s širším týmem. To vám poskytne lepší přehled o úkolech a fázích, které musí dokončit, aby dosáhli projektových milníků a nakonec úspěšně dokončili projekt.

Příklad: Čtyři oči vidí víc než dvě. Po sdílení svůj milník graf s správce komunikace, se zjistí, že jste neměli přidělit dostatek času na přípravu interních Q & amp; A sezení pro zaměstnance. To by to způsobilo velké množství stresu na komunikační tým a potenciálně negativně ovlivněna, jak ostatní firmy cítil o fúzi. Úpravou časové osy, budete moci dát vašemu týmu dostatek času na přípravu pro tuto fázi projektu.

Krok 6: Add dokumentace

Skrzeprojekt lifecycleBudete chtít přidat nějaké dokumenty, poznámky a příslušné komunikace spojené s projektem na příslušné úkoly, fáze, nebo milníky. Váš milník graf je nikdy v konečném znění-je to rostoucí nástroj pro správu projektů, které musí být upraven a přidána do takže je vždy v synchronizaci s vaším projektem.

Připojení relevantní informace s časovou osu pomůže váš tým udržet přehled o tom, co bylo vykonáno, co je ve vývoji, a co je ještě na seznamu úkolů.

Příklad:Poté, co marketingový tým sdílí nové logo, odkaz na soubor do příslušného úkolu v časové ose. To umožňuje každému osobou, která pracuje na projektu snadno najít a používat design, když je potřeba.

Krok 7: Oslavte milníky

Když se dostanete milník, oslavit! V závislosti na tom, co se mezníků známek, mohl si objednat pizzu do kanceláře, aby váš tým jít brzy v pátek odpoledne, nebo poslat každý dárkové karty pro místní kavárně. Uznává tvrdou práci svého týmu tím, slaví milníky zvyšuje morálku a zlepší zapojení svého týmu.

Pokaždé, když kontroluje tým off milník, jsi jeden krok blíže k dokončení svého projektu. Udržujte sledování pokroku vašeho projektu s časovou osu a sdílet milníky se zúčastněnými stranami, i oni ocení, protože věděl, že se věci kupředu.

Příklad:Váš tým neúnavně pracoval vytáhnout z nejúžasnějších globální firemní akci značení oficiální sloučení obou společností. Všichni se dobře bavili a váš CEO dokonce zmínil, jak jsou šťastní s výsledky akce. Dalo by se oslavit tento milník tím, že celý tým následující pondělí volno k dobíjení předProjekt po porážce .

Jiné způsoby, jak plánovat své milníky

Zatímco časová osa je nejlepší způsob, jak přiblížit svou práci a získat rozsáhlý přehled o úkolech, výstupy a termíny, existují i jiné způsoby, jak si můžete představit a plánovat své milníky.

I když tyto vizualizace nemusí být ty nejlepší nástroje pro řízení projektů, jsou skvělé pro prezentace nebobrainstorming .

V našem příkladu fúze společností, vaše komunikační tým může chtít sdílet zjednodušenou verzi časové ose se celé společnosti, když jsou oznamující fúzi pomocí interního bulletinu. Sdílet svou časovou osu s stovky nebo dokonce tisíce lidí, je nejen zbytečné, ale i riskantní.

Místo toho vytvořit zjednodušený vizuální zvýraznění pouze milníky nebo upravenou verzi svéhoKanban boardtakže zaměstnanci společnosti získat lepší představu o tom, kdo přispívá k čemu.

Rozlučte se s tabulkovými bolesti hlavy

Pokud jste připraveni příkopu Ganttův diagram a pokusit harmonogramy místo, podívejte seSprávce úloh UDNTo nástroj Časová osa. Použijte jednu zSprávce úloh UDN‚S existujícímilník graf šablonynebo si vytvořit vlastní pomocí nástroje časové osy.

A neboj se: pokud jste již vytvořili milník graf v Excelu, můžeteimportovat CSV souborpřímo doSprávce úloh UDN. Rozlučte se s bolestí hlavy tabulkových indukované a ahoj zjednodušené projektování.