4 défis à distance à distance et leurs solutions

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La télécommande est le processus d'accueil de nouveaux employés à votre équipe et de les mettre à la hauteur. C'est la même chose qu'un processus d'embarquement régulier, sauf que tout est fait pratiquement au lieu de face face à face. Mais tout en faisant des défis à distance posent des défis, vous pouvez toujours faire de nouvelles recrutements. Voici comment.

Pensez à votre premier jour dans un emploi en personne. Il aurait pu aller quelque chose comme ceci: vous avez montré votre nouveau bureau avec quelques paperassures, une tenue fraîche et une dose lourde de nerfs. Votre responsable vous a accueilli quand vous êtes arrivé, un partenaire informatique amical avait déjà installé votre bureau et vous croyez la main avec plus de gens que vous ne pouvez vous en souvenir. Peut-être que vous êtes même allé déjeuner ou une happy hour avec votre équipe.

Maintenant, imaginez-vous à distance à distance. Vous vous présentez à votre bureau (ou table de cuisine) avec une tasse de café préparé à la maison, votre ordinateur et la même dose de nerfs. Il n'y a personne pour vous saluer quand vous arrivez. Vous venez de vous asseoir, démarrez votre ordinateur ... et puis quoi?

Découvrons-le.

Qu'est-ce qui est à la télécommande?

La télécommande est le processus d'accueil de nouveaux employés virtuels à votre équipe et de les mettre à la hauteur. Un excellent processus à la télécommande fait que de nouveaux employés aient l'impression d'appartenir même si vous ne pouvez pas les rencontrer face à face. Pendant la page virtuelle, les nouveaux employés apprennent les compétences dont ils ont besoin pour leur rôle, apprennent à connaître votre Culture de la société et connectez-vous avec des coéquipiers. En outre, la télécommande est guide de nouvelles embauches à travers le processus de configuration des outils nécessaires - comme leur ordinateur, leur email et tout autre logiciel de collaboration votre équipe utilise.

Pourquoi est-ce que la télécommande est importante?

La pandémie Covid-19 a amené le travail à distance à monter en flèche au cours des dernières années. Selon un Enquête Gallup 2021 , près de la moitié des employés américains travaillent de la maison ou une partie de l'époque. De plus, neuf de ces travailleurs souhaitent maintenir un certain degré de travail à distance après la fin de la pandémie.

Bien que le travail à distance donne à des employés plus de flexibilité, il présente également des défis, notamment en ce qui concerne l'introduction. Lorsque de nouvelles embauches ne peuvent pas rencontrer leurs collègues face à face et les voir quotidiennement, il peut être difficile de favoriser un sentiment d'appartenance et de vérifier comment les nouveaux membres de l'équipe font. Les embauches à distance doivent également naviguer dans des outils de communication virtuels tels que le chat, la vidéoconférence et Logiciel de gestion de projet[dix]du premier jour.

Mais l'introduction est essentielle au succès des employés. Selon Recherche de Glassdoor , les organisations dotées d'un vaste programme d'embarquement peuvent améliorer la rétention des employés de 82% et la productivité de plus de 70%. Cela signifie que nous devons mettre des précautions supplémentaires dans nos processus à distance à distance pour vous assurer que de nouveaux employés sont configurés avec les outils et les informations dont ils ont besoin pour réussir. Heureusement, juste parce que votre télécommande ne signifie pas que vous ne pouvez pas construire une grande expérience virtuelle. Tout ce dont vous avez besoin est un peu de planification supplémentaire et des bons outils pour le travail.

4 défis de la télécommande, plus des solutions

À l'intérieur des employés distants nécessite un peu de planification, mais vous pouvez toujours définir de nouvelles embauches pour réussir quand ils sont travaillant de la maison . Voici cinq défis communs que vous pourriez rencontrer lors de votre équipe virtuelle , plus des solutions pour arrêter ces pièges dans leurs pistes.

1. Se préparer avec Tech

Défi: Les recrues à distance doivent configurer un nouvel équipement.

Lorsque vous démarrez un nouvel emploi en personne, l'équipement est généralement configuré pour vous ou avant votre première journée. Vous pouvez arriver à trouver un bureau équipé d'un ordinateur entièrement fonctionnel, d'un moniteur, d'un clavier et d'une souris, donc tout ce que vous avez à faire est de vous présenter et de commencer à travailler.

Pour les nouveaux employés éloignés, les choses sont un peu différentes. Comme ils ne peuvent pas visiter le bureau en personne, vous devez expédier des fournitures techniques dont ils ont besoin, puis la nouvelle location doit à la boîte de location et tout définir par eux-mêmes. Cela signifie qu'il y a beaucoup plus à penser à leur premier jour. Avant que votre nouvelle location puisse commencer à apprendre et à rencontrer de nouvelles personnes, elles devront peut-être créer un nouvel ordinateur et accéder à des systèmes essentiels tels que les outils de messagerie, de messagerie et de gestion de projet.

Solution: Donnez de nouveaux employés le temps dédié pour configurer leur poste de travail.

Avec quelques étapes supplémentaires, vous pouvez faire une configuration technique en douceur et simple pour les nouvelles embauches. Voici comment:

Assurez-vous que de nouveaux employés ont un équipement essentiel avant leur date de début. Si vous devez expédier des articles techniques comme un ordinateur ou un téléphone, obtenez le processus en mouvement peu de temps après que la nouvelle location accepte leur offre. Idéalement, envoyez de nouvelles embauches un lien de suivi afin qu'ils sachent quand leur équipement arrivera - surtout s'ils doivent être à la maison pour signer la livraison.

Envoyer un calendrier de premier jour invite à l'email personnel de la nouvelle location, en plus de leur email de travail. Pour les employés éloignés, le premier jour consiste à accéder aux systèmes essentiels. Cela peut prendre un peu de temps, c'est donc une bonne idée d'envoyer des invitations et des vidéoconférences sur le compte de messagerie personnel de New Hire. Faites un point pour envoyer ces invitations à l'avance - de cette façon, votre nouveau membre de l'équipe peut voir à quoi ressemblera leur programme de première journée avant de commencer officiellement.

Planifiez une session informatique le premier pour aider les nouveaux systèmes essentiels à accéder. Avant toute autre chose, les nouveaux employés doivent accéder à leurs outils informatiques et de communication (tels que le courrier électronique, la messagerie ou le logiciel de gestion de travail). Cela signifie qu'une session informatique guidée devrait être la première chose à laquelle l'ordre du jour d'un nouvel embauche. Au cours de cette réunion, laissez suffisamment de temps pour résoudre tout problème qui pourrait arriver.

Fournir des instructions écrites détaillées. En plus de la session avec elle, assurez-vous que votre nouveau membre de l'équipe a des notes étape par étape sur la manière d'accéder à des outils tels que les logiciels de messagerie, de messagerie et de gestion de projet. De cette façon, ils n'ont pas à s'inquiéter de prendre des notes lors de leur session informatique en personne - s'ils oublient quelque chose, ils ont un document à référencer plus tard.

Utilisez un nouveau projet de préparation de location pour coordonner et suivre tout le pré-travail que vous devez faire avant le début de l'insertion. De cette façon, vous pouvez être sûr que votre employé commence sa première journée avec tout ce dont ils ont besoin pour réussir.

2. Construire une culture et des relations fortes

Défi: Les membres de l'équipe distante se sentent souvent isolés.

La solitude et l'isolement sont la plus grande préoccupation rapportée chez les travailleurs éloignés, selon un étude de deux ans Par Stanford Professeur Nicholas Bloom. Cela a du sens - lorsque les travailleurs sont éloignés, ils perdent de petites interactions de bureau comme se rattraper par la machine à café ou prendre le déjeuner avec leur équipe. Au lieu de rester assis côte à côte avec leurs collègues, de nouvelles recrues sont isolées chez elles, reliées par des écrans, mais sans les interactions sociales quotidiennes de la vie de bureau.

Solution: Horaire Time pour la connexion.

Heureusement, les travailleurs éloignés ne sont pas condamnés à se sentir isolé. Vous pouvez toujours les aider à créer des connexions solides avec leurs coéquipiers et votre entreprise dans son ensemble - tout ce dont vous avez besoin est un peu de planification supplémentaire.

Créez des connexions avant le premier jour. Juste parce que votre nouvelle location n'a pas commencé officiellement rien que vous ne pouvez pas communiquer avec eux. Après avoir accepté l'offre d'emploi, envoyez-leur une carte de l'équipe, un emballage de soins avec Swag de la société ou un email pour leur faire savoir à quel point vous êtes excité. Cela peut aller très loin dans la création de nouveaux employés comme une partie de l'équipe lors de leur premier jour.

Planification de la rencontre et des salles d'attente. Étant donné que votre nouvelle location ne se heurtera pas à des collègues à la machine à café ou dans l'ascenseur, il vous appartient de planifier des temps pour qu'ils rencontrent leurs collègues. Assurez-vous de laisser les invités savent que c'est un temps informel pour simplement apprendre à se connaître, il n'ya donc aucun besoin de préparer quoi que ce soit. Généralement, 30 minutes sont une bonne longueur pour ce type de réunion. Pour prévenir la surcharge de la réunion, vous pouvez planifier des rencontres de groupe avec des équipes qui ne sont pas des collaborateurs de base. Objectif de les diffuser au cours du premier mois de la nouvelle location, de sorte qu'ils n'ont pas plus de deux réunions d'introduction par jour.

Planifiez plus fréquemment 1-1s pendant les premières semaines . Au cours des premières semaines d'embarquement, il est judicieux de planifier des réunions plus fréquentes 1-1 avec votre nouvelle location, par exemple, deux fois par semaine au lieu d'une fois par semaine. Cela vous donne le temps de répondre aux questions et de voir comment ils s'adaptent à leur nouveau rôle. Cela donne également à votre nouvelle embauche une durée de location avec vous, de sorte qu'elles n'ont pas à s'inquiéter quand et comment communiquer.

Attribuez un mentor pour votre nouvelle location. Associer votre nouvelle location avec un mentor leur donne à quelqu'un de parler de leur responsable. Un mentor est un pair sur la nouvelle équipe de la location (ou une équipe interfonctionnelle) qui les rencontre régulièrement - typiquement tous les jours ou tous les deux jours au cours des deux premières semaines. Cela fournit un espace à basse pression pour que de nouveaux employés puissent avoir des problèmes auxquels ils pourraient avoir.

Utiliser virtuel brise-glace et Jeux de construction d'équipe . Il peut être difficile de lier au-dessus de la vidéo, mais un peu de structure peut contribuer loin à encourager de nouvelles embauches à ouvrir et à établir des relations avec leur équipe. Mettez de côté cinq minutes pour une question de brise-glace au début des réunions d'équipe ou planifier une session distincte pour des jeux de construction d'équipes plus longs. N'ayez pas peur de me faire un peu stupide - certains de nos brise-glace préférés incluent "si vous étiez une pomme de terre, comment seriez-vous cuisiné?" et "si vous étiez un athlète, quelle serait votre chanson de sortie?"

3. Naviguer la communication virtuelle

Défi: Les nouveaux employés peuvent ne pas savoir communiquer avec leur équipe.

Il n'y a pas de déplacement informatique-communication est différent lorsque les travailleurs sont éloignés. Pour de nombreuses nouvelles embauches, communication à distance Lors d'une nouvelle entreprise peut être décourageante car ils ne peuvent pas simplement s'arrêter par votre bureau avec une question. Au lieu de cela, ils doivent souvent naviguer dans une mer d'outils de communication tels que le courrier électronique, la messagerie, les appels vidéo, etc. En conséquence, de nouveaux employés peuvent se sentir incertains sur les outils de communication qu'ils devraient utiliser pour quoi.

Solution: Partager des directives de communication.

En ce qui concerne la communication virtuelle, un peu de clarté peut aller un long chemin. Voici comment démystifier la collaboration à distance:

Soyez précis sur la façon dont votre équipe communique. Chaque équipe a sa propre façon de communiquer, alors créez des directives détaillées pour la façon dont votre équipe fait des choses. Ensuite, partagez ces lignes directrices avec votre nouvelle embauche au cours de leur première semaine. Par exemple, expliquez le type de contenu que vous partagez dans certains canaux sans relâche, la manière dont vous utilisez le temps pendant les réunions d'équipe et comment contacter si vous avez des questions rapides contre des demandes plus opérationnelles. Vous pouvez également spécifier quand utiliser Communication asynchrone[dix]et quand planifier des réunions de zoom pour discuter des choses plus loin.

Créer et partager un plan de communication Pour les projets, la nouvelle location fonctionnera sur . Un plan de communication décrit la manière dont vous aurez informé les parties prenantes pendant les projets - comme la fréquence à laquelle vous devriez communiquer mises à jour de statut et les détails du projet, ou qui doivent être informés de quoi. Partage d'un plan de communication aide votre nouvelle embauche Découvrez comment communiquer efficacement avec les membres de l'équipe et les parties prenantes en dehors de votre équipe.

Définissez les attentes pour différents outils de communication. Il peut être facile pour les nouvelles embauches de se sentir comme si elles ont besoin de répondre à des messages tout de suite, mais que le type de pression peut se sentir écrasante et conduire à Burnout . Au lieu de cela, définissez des attentes claires sur le temps de réponse raisonnable. Cela peut dépendre du rôle de la nouvelle location et de l'outil qu'ils utilisent - par exemple, un membre de l'équipe de développement peut avoir besoin de réagir aux messages sans relâche urgents d'une heure à l'appel, tandis qu'un coordinateur de l'événement peut viser une Délai de réponse des jours pour les messages électroniques.

Utilisez le logiciel de gestion de projet pour simplifier la communication. Selon notre recherche , en moyenne, les personnes passent entre 10 applications 25 fois par jour pour faire leur travail. C'est beaucoup à gérer, en particulier pour les nouveaux employés. Donc, au lieu de faire de nouveaux membres naviguer dans une mer d'outils de communication, centraliser la collaboration avec Logiciel de gestion de projet[dix]. Par exemple, Gestionnaire de tâches UDN[dix]Vous permet de commenter directement sur les tâches - afin que vous puissiez abandonner les threads de courriels de retour et-autre et voir tout le contexte dont vous avez besoin au même endroit.

4. Prévenir la surcharge d'informations

Défi: Les embauches à distance peuvent se sentir submergées avec de nouvelles informations à lire et à apprendre.

Il est normal que de nouveaux employés reçoivent beaucoup d'informations lorsqu'ils commencent à commencer. Mais lorsque ces nouveaux membres de l'équipe sont éloignés, ils sont souvent laissés à passer à travers tout seul. Et comme les embauches à distance ne peuvent pas facilement s'arrêter par votre bureau avec des questions ou voir eux-mêmes comment les autres membres de l'équipe collaborent, toutes ces informations peuvent ressentir une intimidation supplémentaire.

Solution: Fournir des lignes directrices et une structure pour apprendre de nouvelles informations.

Avec un peu de structure supplémentaire, vous pouvez vous assurer que votre nouvelle location ne se sent pas submergée par de nouvelles informations. Voici comment le faire:

Planification des formations pour examiner les informations clés. Mettre en place une session de formation officielle pour parcourir votre nouvelle embauche grâce à des informations importantes, telles que comment effectuer des tâches spécifiques au travail ou un aperçu de votre buts d'équipe . Une réunion dédiée donne à votre nouveau membre de l'équipe une occasion de poser des questions au fur et à mesure que vous allez, assurez-vous de ne pas faire de sessions de formation trop longtemps. Selon un 2020 étude Microsoft , la vidéo vidéo se couche à la note de 30 minutes pour les réunions virtuelles - ce qui signifie qu'il devient beaucoup plus difficile de se concentrer sur ce point. Si vous avez besoin de sessions plus longues, planifiez une pause de cinq minutes toutes les 25-30 minutes.

Soldes Sessions de formation avec durée non structurée. Au lieu d'emballer des séances d'entraînement à dos, des choses d'espace pour donner à votre nouvelle hire temps d'absorber et de pratiquer de nouvelles techniques. Le temps supplémentaire est particulièrement important au cours des premières semaines d'introduction, lorsque votre nouveau membre de l'équipe est totalement inconnu avec les processus de l'entreprise.

Consolider les informations dans un emplacement central. Pendant le temps non structuré, de nouveaux employés peuvent lire via des matériaux de projet et une documentation de l'entreprise. Vous pouvez en faire beaucoup plus facile pour eux d'apprendre si vous mettez tout au même endroit, et c'est là que Outil de gestion de travail[dix]aimer Gestionnaire de tâches UDN[dix]peut être utile. Lorsque vous partagez un projet dans Gestionnaire de tâches UDN[dix], les membres de l'équipe peuvent voir toutes les tâches, la documentation et les contributeurs pertinents - plus explorer d'autres projets connexes qu'ils pourraient être intéressés. Donc, au lieu d'essayer de rassembler une liste complète des ressources, vous pouvez simplement les ajouter aux projets pertinents et à laisser les explorer à leur propre rythme.

Créez une liste de contrôle à l'embarquement. Une liste de contrôle à l'embarquement peut aider les nouveaux employés à voir quelles tâches à remplir lorsqu'elles. Par exemple, vous pouvez créer une liste de contrôle qui décompose les tâches (telles que les formations, 1-1 réunions et la lecture recommandée) dans des sections en fonction de leur complétant. Un bon moyen de le faire est de créer des sections pour la première journée, une semaine, une semaine deux, la troisième semaine, etc. Si vous créez votre liste de contrôle dans Gestionnaire de tâches UDN[dix]Cela peut également fonctionner comme un référentiel central pour toutes les informations intégrées. Gestionnaire de tâches UDN[dix]Vous permet de relier des projets pertinents et des informations contextuelles à chaque tâche, de sorte que votre nouvelle location a toutes les informations dont ils ont besoin.

Exemple de liste de contrôle à distance à distance pour les nouvelles embauches

Bravo à un grand départ (virtuel)

Un excellent processus à la télécommande peut définir de nouvelles recrues pour le succès, peu importe où ils sont situés. Avec ces conseils, vous êtes habilité à faire face à des problèmes de travail à distance et à les arrêter dans leurs pistes. Tout ce dont vous avez besoin est un peu de planification supplémentaire, une bonne connexion Internet et des outils appropriés pour le travail.