4 provocări la distanță la distanță și soluțiile lor

rezumat

Onboarding la distanță este procesul de primire a noilor angajări echipei dvs. și obținerea lor la viteză. Este același lucru ca un proces obișnuit de onbit, cu excepția faptului că totul se face practic în loc de față în față. Dar, în timp ce Onboarding de la distanță prezintă unele provocări, puteți face în continuare angajații noi să se simtă bineveniți și să le stabiliți pentru succes într-un mediu de lucru la distanță. Iată cum.

Gândiți-vă la prima zi la o slujbă în persoană. S-ar putea să fi trecut așa: ați apărut la noul dvs. birou cu niște hârtii, un costum proaspăt și o doză puternică de nervi. Managerul dvs. a salutat când ați sosit, un partener prietenos și-a înființat deja biroul și ați dat mâna cu mai mulți oameni decât vă puteți aminti. Poate că ai ieșit chiar la prânz sau la o oră fericită cu echipa ta.

Acum imaginați-vă de la distanță de la distanță. Afișați-vă la birou (sau masa de bucătărie) cu o ceașcă de cafea preparată acasă, computerul și aceeași doză de nervi. Nu e nimeni care să te salute când ajungi. Stați jos, porniți computerul ... și apoi ce?

Să aflăm.

Ce este la distanță la distanță?

Onboarding la distanță este procesul de primire a unor noi angajări virtuale echipei dvs. și le-a făcut la viteză. Un proces de la distanță de la distanță face ca noii angajați să se simtă ca și cum ar fi dacă nu le puteți întâlni față în față. În timpul onboarding virtual, angajații noi învață abilitățile de care au nevoie pentru rolul lor, să vă cunoascăcultura companieiși conectați-vă cu colegii de echipă. În plus, onoriile de la distanță ghiduri noi angajează prin procesul de configurare a instrumentelor necesare - cum ar fi computerul, e-mailul și orice altcevaSoftware de colaborareEchipa ta utilizează.

De ce este importantă la distanță de la distanță?

Pandemia Covid-19 a provocat o muncă la distanță pentru a-și schimba în ultimii ani. Potrivit unui A.2021 GALLUP Survey, aproape jumătate dintre angajații din SUA lucrează de la domiciliu, fie din întreaga dată. În plus, nouă din 10 dintre acei lucrători doresc să mențină un anumit grad de muncă la distanță după terminarea pandemiei.

În timp ce lucrările la distanță oferă angajaților mai multă flexibilitate, aceasta prezintă și unele provocări - mai ales atunci când vine vorba de onboarding. Când angajații noi nu își pot întâlni colegii față-în-față și le va vedea zilnic, poate fi greu să încurajați un sentiment de apartenență și să verificați cât de noi membrii echipei fac. De asemenea, angajații de la distanță trebuie să navigheze la instrumentele de comunicare virtuală, cum ar fi chat, videoconferințe șiSoftware de management de proiectdin prima zi.

Dar onboarding-ul este esențial pentru succesul angajaților. ConformCercetare de către sticlaOrganizațiile cu un program puternic de onbord pot îmbunătăți menținerea angajaților cu 82% și productivitatea cu peste 70%. Asta înseamnă că trebuie să punem îngrijiri suplimentare în procesele noastre de la distanță de la distanță pentru a vă asigura că angajații noi sunt înființați cu instrumentele și informațiile pe care trebuie să le reușească. Din fericire, doar pentru că sunteți la distanță nu înseamnă că nu puteți construi o mare experiență virtuală de onboarding. Tot ce aveți nevoie este un pic de planificare suplimentară și instrumentele potrivite pentru slujbă.

4 provocări de la distanță la distanță, plus soluții

Onboarding angajații la distanță necesită un pic de planificare, dar încă mai puteți stabili noi angajați pentru succes atunci când suntlucrand de acasa. Iată cinci provocări comune pe care le-ați putea confrunta în timp ce vă îndreptațiechipa virtuala, Plus soluții pentru a opri aceste capcane în piesele lor.

1. Obținerea configurației cu tehnologia

Provocare:Închirierii de la distanță trebuie să creeze propriile echipamente noi.

Când începeți un nou loc de muncă în persoană, echipamentul este de obicei configurat pentru dvs. în sau înainte de prima zi. S-ar putea să ajungeți pentru a găsi un birou dotat cu un computer complet funcțional, monitor, tastatură și mouse - astfel încât tot ce trebuie să faceți este să apară și să începeți să lucrați.

Pentru noi angajați la distanță, lucrurile sunt puțin diferite. Din moment ce nu pot vizita biroul în persoană, trebuie să trimiteți orice sursă de tehnologie de care au nevoie - atunci noua angajare trebuie să se dețină și să stabilească totul pe cont propriu. Asta înseamnă că există mult mai mult să vă gândiți la prima lor zi. Înainte ca noul dvs. angajare să înceapă să învețe și să întâlnească oameni noi, ar putea fi necesar să creeze un nou computer și să acceseze sisteme esențiale cum ar fi instrumentele de e-mail, mesagerie și management de proiect.

Soluţie:Oferiți angajatorilor noi timp dedicați pentru a-și stabili stația de lucru.

Cu câțiva pași suplimentari, puteți face o configurare tehnică netedă și simplă pentru angajați noi. Iată cum:

Asigurați-vă că noii angajați au echipamente esențiale înainte de data de începere.Dacă aveți nevoie să le trimiteți articole de tehnologie ca un computer sau un telefon, obțineți procesul în mișcare imediat după ce noua angajare acceptă oferta lor. În mod ideal, trimiteți noi angajați o legătură de urmărire, astfel încât să știe când echipamentul lor va ajunge - mai ales dacă trebuie să fie acasă să semneze pentru livrare.

Trimiteți calendarul de prima zi invită la e-mailul personal al noului angajat, în plus față de e-mailul lor de lucru.Pentru angajații la distanță, prima zi este vorba despre obținerea accesului la sisteme esențiale. Acest lucru poate dura ceva timp, deci este o idee bună să trimiteți invitații și link-uri de conferințe video către contul personal de e-mail al noului angajat. Faceți un punct pentru a trimite aceste invitații în avans - în acest fel, noul dvs. membru al echipei dvs. poate vedea cum arată programul de prima zi înainte de a începe oficial.

Programați o sesiune IT în ziua întâi pentru a ajuta noii angajați să acceseze sisteme esențiale.Înainte de orice altceva, noii angajați trebuie să acceseze instrumentele de calculator și de comunicare (cum ar fi e-mailurile, mesageria sau software-ul de gestionare a muncii). Asta înseamnă că o sesiune IT ghidată ar trebui să fie primul lucru pe agenda unei noi închirieri. În timpul acestei întâlniri, lăsați o mulțime de timp pentru a depana orice probleme care ar putea apărea.

Furnizați instrucțiuni scrise detaliate.În plus față de sesiune, asigurați-vă că noul dvs. membru al echipei are note pas cu pas cu privire la modul de accesare a instrumentelor, cum ar fi e-mail, mesagerie și software de management de proiect. În acest fel, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la luarea de note în timpul sesiunii lor în persoană - dacă uită ceva, ei au un document de referință mai târziu.

Utilizați un nou proiect de pregătire pentru angajare pentru a coordona și a urmări toate lucrările de care trebuie să faceți înainte de începerea onboringului. În acest fel, puteți fi siguri că angajatul dvs. începe prima zi cu tot ce trebuie să reușească.

2. Construirea unei culturi și relații puternice

Provocare:Membrii echipei la distanță se simt adesea izolați.

Singuratatea și izolarea sunt cea mai mare preocupare raportată între lucrătorii la distanță, potrivit unuistudiu de doi anide către profesorul Stanford Nicholas Bloom. Acest lucru are sens - când muncitorii sunt îndepărtați, își pierd interacțiunile mici de birou, cum ar fi capturarea mașinii de cafea sau prin luarea prânzului cu echipa lor. În loc să stea alături de colegii lor, angajații noi sunt izolați în casele lor, legate de ecrane, dar fără interacțiunile sociale de zi cu zi ale vieții de birou.

Soluţie:Program timp pentru conectare.

Din fericire, lucrătorii la distanță nu sunt condamnați să se simtă izolați. Îi poți ajuta în continuare să construiască legături puternice cu coechipierii lor și cu compania dvs. ca un întreg - tot ce aveți nevoie este un pic de planificare suplimentară.

Creați conexiuni înainte de prima zi.Doar pentru că noua dvs. angajare nu a început oficial nu înseamnă că nu puteți comunica cu ei. După ce acceptă oferta de muncă, trimiteți-le o carte de la echipă, un pachet de îngrijire cu compania SWAG sau un e-mail pentru a le spune cât de emoționați sunteți. Acest lucru poate merge mult în a face angajați noi să se simtă ca o parte a echipei în prima lor zi.

Programați-vă întâlniri și salutări.Deoarece noua dvs. angajare nu va intra în colegi la mașina de cafea sau în lift, depinde de dvs. să programezi timp pentru ca ei să-și întâlnească colegii. Asigurați-vă că ați lăsat invitații să știe că acesta este un moment informal pentru a vă cunoaște reciproc, așa că nu este nevoie să pregătiți nimic. În general, 30 de minute este o lungă durată pentru acest tip de întâlnire. Pentru a preveni o supraîncărcare a întâlnirilor, puteți programa grupul întâlniți-și-întâmpinați cu echipele care nu sunt colaboratori de bază. Scopul de a răspândi acest lucru în prima lună a noului angajat, astfel încât acestea nu au mai mult de două întâlniri intro pe zi.

Programați mai frecvente 1-1S în primele câteva săptămâni. În primele câteva săptămâni de la Onboarding, este o idee bună să programați mai multe întâlniri de 1-1 cu noul dvs. angajare - de exemplu, de două ori pe săptămână în loc de o dată pe săptămână. Acest lucru vă oferă timp să răspundeți la întrebări și să vedeți cum se adaptează noul rol. De asemenea, vă oferă noul dvs. închiriere garantat timp cu dvs., așa că nu trebuie să vă faceți griji când și cum să comunice.

Atribuiți un mentor pentru noua dvs. angajare.Împiedicarea noului dvs. angajare cu un mentor le oferă pe cineva să vorbească în afară de managerul lor. Un mentor este un coleg pe echipa noului angajat (sau o echipă inter-funcțională) care se întâlnește cu ei în mod regulat - de obicei în fiecare zi sau în fiecare zi în primele câteva săptămâni. Acest lucru oferă un spațiu cu presiune scăzută pentru angajați noi pentru a aduce orice probleme pe care le-ar putea avea.

Utilizați virtualul Icebreakers. și Jocuri de construire a echipei . Poate fi greu de legat peste video, dar un pic de structură poate merge mult în a încuraja angajați noi să deschidă și să construiască relații cu echipa lor. Puneți deoparte cinci minute pentru o întrebare de gheață la începutul întâlnirilor de echipă sau programați o sesiune separată pentru jocuri mai lungi de construire a echipei. Nu vă fie frică să obțineți un pic prostie-unii din gheața noastră preferată includ "dacă ați fi cartofi, cum ați fi gătit?" Și dacă erai un atlet, ce ar fi cântecul tău de plimbare?

3. Navigarea comunicării virtuale

Provocare:Noi angajații nu pot ști cum să comunice cu echipa lor.

Nu există nici o legătură în jurul valorii de IT este diferită atunci când muncitorii sunt îndepărtați. Pentru mulți angajați noi,Comunicare la distanțăLa o companie nouă poate fi descurajantă deoarece nu se pot opri doar de biroul dvs. cu o întrebare. În schimb, ele trebuie adesea să navigheze pe o mare de instrumente de comunicare, cum ar fi e-mail, mesaje, apeluri video și multe altele. Ca urmare, angajații noi se pot simți nesiguri în legătură cu instrumentele de comunicare pe care ar trebui să le utilizeze pentru ceea ce.

Soluţie:Împărtășiți liniile directoare de comunicare.

Când vine vorba de comunicarea virtuală, un pic de claritate poate merge mult. Iată cum să demisificați colaborarea de la distanță:

Fii specific cu privire la modul în care comunica echipa ta.Fiecare echipă are propriul mod de comunicare, deci creați orientări detaliate pentru modul în care echipa dvs. face lucrurile. Apoi, împărtășiți aceste linii directoare cu noua dvs. angajare în prima lor săptămână. De exemplu, explicați ce tip de conținut pe care îl împărțiți în anumite canale Slack, modul în care utilizați timp în timpul întâlnirilor de echipă și cum să ajungeți dacă aveți întrebări rapide față de solicitările mai operabile. De asemenea, puteți specifica când să utilizațiComunicare asincronăși când să programați întâlniri de zoom pentru a discuta mai departe lucrurile.

Creați și distribuiți a Plan de comunicare Pentru proiecte, noua angajare va lucra. Un plan de comunicare conturează modul în care veți păstra părțile interesate informate în timpul proiectelor - cum ar fi cât de des ar trebui să comunicațiActualizări de stareși detaliile proiectului sau care trebuie informați despre ce. Împărtășirea unui plan de comunicare vă ajută noua angajare să învețe cum să comunice eficient cu membrii echipei și cu părțile interesate în afara echipei dvs.

Setați așteptările pentru diferite instrumente de comunicare.Poate fi ușor pentru angajați noi să se simtă ca și cum trebuie să răspundă imediat la mesaje, dar acel tip de presiune se poate simți copleșitor și poate duce laars. În schimb, setați așteptări clare despre ce este un timp de răspuns rezonabil. Acest lucru poate depinde de rolul noului angajator și de instrumentul pe care îl folosesc - de exemplu, un membru al echipei de dezvoltare ar putea avea nevoie să răspundă la mesaje urgente slack într-o oră când sunt la cerere, în timp ce un coordonator de eveniment poate să urmărească unul - Timp de răspuns pentru mesajele de e-mail.

Utilizați software-ul de management de proiect pentru a simplifica comunicarea.ConformCercetarea noastră, în medie, oamenii comută între 10 apps de 25 de ori pe zi pentru a-și face munca. Sunt multe de gestionat, în special pentru angajați noi. Deci, în loc să facă noi membri navigați pe o mare de instrumente de comunicare, centralizează colaborarea cuSoftware de management de proiect. De exemplu,Manager de sarcini UDN.Vă permite să comentați direct pe sarcini - astfel încât să puteți șanta firele de e-mail din spate și să vedeți tot contextul de care aveți nevoie într-un singur loc.

4. Prevenirea supraîncărcării informațiilor

Provocare:Închirierii de la distanță se pot simți înfășurați cu informații noi pentru a citi și a învăța.

Este normal ca noii angajați să primească o mulțime de informații când încep pentru prima dată. Dar când acei membri ai echipei noi sunt îndepărtate, sunt adesea lăsate să treacă prin tot pe cont propriu. Și din moment ce angajații la distanță nu se pot opri cu ușurință de către biroul dvs. cu întrebări sau să se vadă pentru ei înșiși cum colaborează alți membri ai echipei, toate aceste informații pot simți o descurajare extra.

Soluţie:Furnizați orientări și structuri pentru învățarea informațiilor noi.

Cu un pic de structură suplimentară, vă puteți asigura că noua închiriere nu se simte copleșită de noi informații. Iată cum puteți să o faceți:

Programați cursuri de instruire pentru a revizui informațiile cheie.Creați o sesiune oficială de formare pentru a vă plimba noua angajare prin intermediul unor informații importante, cum ar fi cum să efectuați sarcini specifice locului de muncă sau o imagine de ansamblu asupra dvs.goluri de echipă. O întâlnire dedicată oferă noului membru al echipei dvs. posibilitatea de a pune întrebări pe măsură ce mergeți, doar asigurați-vă că nu faceți sesiuni de antrenament prea lung. Potrivit unui A.2020 Microsoft Studiu., oboseala video se stabilește la marcajul de 30 de minute pentru întâlniri virtuale - ceea ce înseamnă că devine mult mai greu să se concentreze asupra acestui punct. Dacă aveți nevoie de sesiuni mai lungi, programați o pauză de cinci minute la fiecare 25-30 de minute.

Echilibru sesiuni de instruire cu timp nestructurat.În loc să se împacheteze în sesiunile de antrenament din spate, spațiul pentru a oferi noului dvs. închiriere timp pentru a absorbi și a practica noi tehnici. Timpul suplimentar este deosebit de important în primele săptămâni de la Onboarding, când noul dvs. membru al echipei dvs. este total nefamiliar cu procesele companiei.

Consolidați informațiile într-o singură locație centrală.În timpul perioadei nestructurate, angajații noi pot citi prin materiale de proiect și documentația companiei. Puteți face mult mai ușor pentru ei să învețe dacă puneți totul într-un singur loc și acolo aInstrumentul de gestionare a muncii ca Manager de sarcini UDN.pot veni la îndemână. Când împărțiți un proiect înManager de sarcini UDN., membrii echipei pot vedea toate sarcinile, documentația și contribuabilul relevant-plus explorați alte proiecte conexe pe care ar putea fi interesate. Deci, în loc să încerce să pună împreună o listă completă de resurse, puteți să le adăugați la proiectele relevante și să lăsați ei explorează în propriul ritm.

Creați o listă de verificare Onboarding.O listă de verificare Onboarding poate ajuta angajații noi să vadă ce sarcini ar trebui să completeze până când. De exemplu, ați putea crea o listă de verificare care descarcă sarcinile (cum ar fi trainingurile, întâlnirile 1-1 și citirea recomandată) în secțiuni bazate pe momentul în care acestea ar trebui completate. O modalitate bună de a face acest lucru este de a crea secțiuni pentru prima zi, săptămâna unu, săptămâna a doua, săptămâna a treia și așa mai departe. Dacă creați lista de verificare înManager de sarcini UDN., poate funcționa și ca un depozit central pentru toate informațiile de la bordizare.Manager de sarcini UDN.Vă permite să conectați proiectele relevante și informațiile contextuale la fiecare sarcină, astfel încât noul dvs. angajare are toate informațiile de care au nevoie.

Exemplu de verificare la distanță de la distanță pentru angajați noi

Noroc la un început mare (virtual)

Un proces de la distanță de la distanță poate stabili noi angajări pentru succes, indiferent unde se află. Cu aceste sfaturi, sunteți împuterniciți să vă confruntați cu provocări de lucru la distanță și să le opriți pe urmele lor. Tot ce aveți nevoie este un pic de planificare suplimentară, o conexiune bună la Internet și instrumentele potrivite pentru slujbă.