תהליך תיעוד: האולטימטיבי כיצד עם דוגמאות

סיכום

תיעוד התהליך הוא מסמך פנימי, חי, המפרט את המשימות והצעדים הדרושים להפעלת תהליך חדש. למד כיצד ליצור מסמך תהליך, כמו גם את היתרונות של יישום אחד על הצוות שלך.

מחפש לבצע תהליך חדש אבל לא בטוח איך להתחיל? יש לנו מכוסה. תיעוד התהליך הוא תיאור מפורט של איך לבצע תהליך. הוא מתאר את הצעדים המדויקים הדרושים כדי להשלים משימה מתחילתו ועד סופו.

יצירת מסמך מפורט יכולליישר עבודת צוותסביב מטרות הליך ולעודד בהירות ארגונית. כמנהיג צוות, יש לך את ההזדמנות להגדיר אילו שדות ופונקציות בכושר הטוב ביותר של הצוות שלך - מ לזהות את גבולות התהליך לתיעוד שלבים.

בואו נלך על המטרה של תיעוד התהליך, כיצד ליצור אחד (עם דוגמאות), ואת היתרונות של יישום זה עבור הצוות שלך.

מהו תיעוד התהליך?

תיעוד התהליך הוא מסמך פנימי, חי, המפרט את המשימות והצעדים הדרושים להפעלת תהליך חדש.

ממשהו פשוט כמו שכר חדש המשולב כדי מטרות גדולות כמו שינוי מבנה צוות, חשוב לתעד כראוי ולעקוב אחר התקדמות של תהליכים חדשים.

ניתן גם ליצור תיעוד תהליך לייעל תהליכים נוכחיים. אתה עלול להיות מופתע ללמוד רק כמה יש לך בארגון שלך כבר מפריסת כלים חדשים לתקשורת מול הלקוח.

מעבר לצוותים מיושרים, תיעוד התהליך משמש כדְפ"ח מפהעבור חברי הצוות אשר מסייע להבהיר את הצעדים הדרושים כדי ליצור תהליך חדש. זה גם מבטל בלבול בין חברי הצוות, המשמשים כמשאב ללכת כדי להתייחס בחזרה על איך לעשות משהו.

תיעוד התהליך לעומת מיפוי תהליך

בעוד שני המונחים נשמע דומה, ישנם כמה הבדלים מרכזיים בין תיעוד התהליךתהליך מיפוי .

ההבדל העיקרי בין השניים הוא פריסת כל מערכת. תיעוד התהליך מתמקד ביצירת מסמך כתוב המתווה פרטים מפתח, בעוד מיפוי התהליך מתמקד בהדמיה של התהליך. ובעוד תהליך תיעוד כולל ייצוג חזותי, זה שונה לגמרי מן העמוק העומק של מפת תהליך.

כיצד ליצור מסמך תהליך

מתוך היקף ראשוני לבדיקה ובסקירה, יש שמונה שלבים שניתן לבצע כדי ליצור מסמך תהליך.

כל שלב שואף למסור באופן רשמי את השלבים רבים של תהליך, שמירה על הצוות שלך מיושר ותקשורת ברורה. נלך לעבור את שמונה השלבים והדגש את רכיבי המפתח שעליך לכלול במסמך התהליך שלך.

1. היקף את התהליך הראשוני

בשלב הראשון, מנהל הפרויקט מסריח את המידע הראשוני ויוצר תיאור קצר המבוסס על מטרות, ציר זמן ועדיפות. זה נעשה על ידי סקירת המטרות ותיעוד אותם במקרה עסקי .

כפי שאתה היקף את התהליך, כולל:

מטרות עיקריות:לשקול מהמחוונים של ביצועים מרכזייםאו מטרות עסקיות התהליך שלך מנסה להשיג.

בעלי עניין:למרות שאתה לא יכול לדעת אנשים ספציפיים עדיין, לשקול אילו צוותים יעבדו יחד.

ציר זמן:ניתן להעריך את היקף התהליך ואת ציר הזמן להשלמה עםשיטת נתיב קריטי .

עדיפות:לקבוע עד כמה חשוב תהליך זה ליישם לעומת פרויקטים אחרים ויעדים הצוות שלך עובד על.

גורמים אלה מסייעים לצייר תמונה ברורה לבעלי העניין ולצוות המנהיגות כדי להבין במהירות את התהליך בהישג יד.

2. הגדר גבולות תהליך

ברגע שיש לך את פרטי התהליך הראשוני, לאחר מכן תוכל להגדיר גבולות. לשם כך, מתאר שבו התהליך מתאים לצוותים שונים על ידי זיהוי המשימות השונות כל צוות משיג. שקול היכן התהליך מתחיל ומסתיים, ומי מושפע ממנו.

הגדרת גבולות אלה יכולים לסייע בהנחיות נקה משימות כאשר אתה מוכן ליישם את התהליך החדש. לדוגמה, אם אתה מחפש להפחית בעבודותאוטומציה תהליך, הגבולות שלך עשויים לכלול מקדיש את צוות ה- IT שלך כדי להפעיל את התהליך ואת צוות הפעולות שלך כדי להשלים את התהליך.

3. קביעת תשומות תהליך ותפוקות

השלב השלישי כרוך בזיהוי התשומות והתפוקות.

תשומות תהליךהאם המשאבים הדרושים כדי להשלים תהליך.

פלטי תהליךהם מה שאתה רוצה להשיג בסוף תהליך.

אתה יכול לקבוע פלטי על ידי הסתכלות על הראשונית שלךמטרות הפרויקטובחירת אינדיקטורים ספציפיים, ניתנים למדידה. לדוגמה, אם המטרה שלך היא להשקיע פחות זמן על עסוק, אחד הפלט שלך עשוי להיות להפוך את תזכורות המשימות. באותו דוגמה זו, קלט שלך עשוי להיות ליישם אכלי ניהול עבודה .

קביעת התשומות והתפוקות תאפשר לך ואז לשבור כל אחד מהמטרות הללו לצעדים קטנים יותר בהמשך.

4. לזהות את שלבי התהליך

עכשיו שאתה אספן את המידע הדרוש באמצעות כניסות תהליך ופלטים, הגיע הזמן לשבור את התהליך שלך לתוך צעדים קטנים. זה יכול להיעשות באופן עצמאי, או בסיעור מוחותמוֹשָׁב.

התחל על ידי התבוננות בנקודת ההתחלה של התהליך - במילים אחרות, מה גורם לגבולות התהליך. במקרים מסוימים, תהיה תלות שיש להשלים את התהליך. לדוגמה, על מנת שתזכורות המשימות להיות אוטומטיות, יש ליצור את המשימות הראשונות.

לאחר שקבעת מה מעורר את התהליך להתחיל ולסיים, לרשום כל אחד מהתהליך צעדים בסדר רציף. אם יש צורך במשימות מרובות, לרשום כל אחד מהם בתוך הצעד. אתה רוצה לשמור את השלבים שלך פשוט ככל האפשר ולהתמקד רק לכידת חלקים מפתח של התהליך.

לשבור כל צעד לתוך רכיבים קטנים שניתן להקצות לבעלי עניין בודדים. השלב הבא הוא להקצות אחריות עבור כל צעד.

5. התחבר עם בעלי העניין של הפרויקט

ברגע שהצעדים הונחו, הגיע הזמן לשבור כל משימה ולהקצות מי אחראי עליהם. זה רעיון טוב לכלול מידע מפורט עבור כל משימה במסמך, כמו תוצרים וציר הזמן. זה מספק בהירות ותקשורת תקשורת.

אם אתה צריך לספק רקע משימות נוסף או הקשר לפרויקטים מורכבים יותר, לשקול פגישה עם הצוות או לכוון אותם למידע הדרוש להם. זה יכול להיות ידע משפטי או הנחיות המותג הדרושים כדי להשלים את התוצרים.

6. לבנות תוצר flowchart

עכשיו מגיע חלק מהנה- visualizing את התהליך שלך. דרך אחת קלה לעשות זאת היא עםתרשים זרימה. בהתאם לסוג התהליך שאתה מתעד, תרשים זרימה יכול לספק בהירות באופן מעייך. אתה יכול גם ליהנות מכלי ניהול זרימת עבודההמאפשר לך לעקוב אחר מטרות ומשימות לאורך הדרך.

על מנת לבנות את תרשים זרימה, יהיה עליך לקבל את הצעדים, תשומות ותפוקות, והוקצה למידע של בעלי עניין שימושי. לאחר מכן, כל מה שאתה צריך לעשות הוא בקפידה לשכב כל צעד בסדר רציף.

הנה דוגמה של תהליך תהליך תרשים זרימה כדי לעורר משלך:

כפי שאתה יכול לראות, לכל שלב יש קלט ותפוקה המתאימים. דמיינו שלבים אלה בתרשים flowchart עושה את זה קל לראות אילו משאבים ותוצאות אתה יכול לצפות. ניתן גם להוסיף בגדי ים לדיאגרמות שלך כדי לסווג מי מוקצה לאיזו משימות. אלה יכולים להיות מועילים במיוחד לתהליכים מורכבים.

בעוד כל תהליך ייראה שונה במקצת, חשוב לך לחבר את השלבים שלך כדי לספק את המידע החשוב ביותר upfront.

7. הערה חריגים זרימת התהליך

עכשיו שתיעדת ייצוג חזותי של זרימת התהליך שלך, שים לב כל חריגים שהצוות שלך עשוי להתקל. חריגים אלה באים מכך שלא כל זרימה יעקוב אחר אותו נתיב.

לדוגמה, חריג עבודה לעיל עשוי להיות כי כמה משימות לא צריך ביקורת בהתאם למורכבות של העבודה. במקרה זה, אתה רוצה לציין אילו תרחישים אינם דורשים אישור. אתה צריך גם לכלול את השלבים הצוות שלך צריך לקחת כדי לענות על חריגים אלה.

8. בדוק את התהליך

הצעד הסופי בתיעוד התיעוד מתוקן הוא בודק את התהליך כדי לוודא שהוא עובד. בעת בדיקה, לזהות היכן נוצרו בעיות או כאשר הסיכונים אפשריים לתקן את אלה בזמן אמת. זוהי הזדמנות כדי לכוונן את התהליך החדש שלך, אז לעשות כל השינויים הדרושים כדי שזה יכול לפעול בצורה חלקה ככל האפשר.

שאל שאלות כדי לחשוף כל נקודות כאב:

האם תהליך זרימת התהליך שלך לפתור את הבעיה שאתה מחפש לתקן?

האם אתה צריך ליישם שינויים גדולים יותר עבור התהליך שלך להפעיל אופטימלית?

ברגע שאתה עובד דרך נקודות הכאב, לקבוע את האפקטיביות של התהליך. זוהי הזדמנות לכוונן את התהליך שלך, כך שהוא יכול לפעול בצורה חלקה ככל האפשר.

לבסוף, תוכל לסגור את כל משימות תהליך פתוחות ולאחסן מידע בחלל משותף שייבדק מאוחר יותר במידת הצורך.

היתרונות של תיעוד התהליך

בין אם אתה יוצר זרימת תהליך מעמיק או מקל על מתאר משותף, מתעד מידע מיד יכול למנוע עבודה מקבלת על ידי בעיות בטווח הארוך.

מ ביטול שגיאות לשיפורהקצאת משאביםויעילות, ישנם ארבעה יתרונות מרכזיים לעיבוד תיעוד:

מבטל שגיאות

תיעוד התהליך העסקי מונע שגיאות על ידי מתאר את כל שלב כל שלב. אתה יכול לנתח את האפקטיביות של השלבים האלה ולבצע שינויים כפי שאתה הולך.

על ידי תיעוד פרואקטיבי את התהליך שלך, אתה מבטל:

חוסר תקשורת:ללא תיעוד ראוי, ניתן להפיץ תקשורת אשר גורמת לעבודה יותר על עבודה.

שלבים מתגעגעים:ללא צעדים מפורטים, משימות עשויות להיות מבולבלות או להתעלם וכתוצאה מכך תהליך לא יעיל.

מטרות ותפוקות לא ברורות:אם הם לא מבינים את מטרת תהליך מסוים, חברי הצוות עשויים להיות לא ברורים לגבי תוצרים או עדיפות.

תיעוד תיעוד מחזור החיים מנתח שגיאות ונותן לך מערכת כדי לפקח ללא הרף צווארי צווארי צווארי לאורך כל התהליך. זה נותן לך את ההזדמנות לשנות או לחסל צעדים שאינם נחוצים.

מפחית בעבודה

מסמך התהליך הנכון מפחית בעבודות ובזמןעבודה על עבודהמאז המידע מוצג מלפנים ומוותר עם חזותית.

מחסומים משותפים שתיעוד התיעוד מבטל כוללים:

פגישות תכופות:מסמך תהליך יכול לפרט את המידע הדרוש כי אחרת היה דורש פגישה. פגישות לא יעילות זמן לבזבז זמן יכול אפילו להגדיל את הבלבול במקרים נבחרים.

עבודה כפולה:כאשר משימות מאורגנות כראוי בפעם הראשונה, העבודה היא פחות סביר להיות כפולות.

תקשורת לא מאורגנת:מידע המאוחסן במקומות שונים יכולים להוביל לתקשורת לא מאורגנת.

הפחתת שגיאות אלה מסייעת לצוות שלך להיות פרודוקטיבי יותר להתמקד בעבודה בהישג יד. אתה יכול גם ללכת צעד אחד קדימה וליישםתהליכים עסקיים אוטומציהכדי לחסל עסוק נוסף.

ייעול הקצאת משאבים

מסמך תהליך מייעל הקצאת משאבים על ידי ארגון מידע לשלבים ברורים וחיבורם עם המשאבים הדרושים.

זה מבטיח כי המשאבים הם:

בשימוש בדרך הנכונה:כאשר צוותים יודעים אילו משאבים להשתמש הם יכולים להשתמש בהם כראוי וביעילות.

מחובר לשלבי הנכונים:על ידי חיבור משאבים למשימות, ברור כיצד וכאשר יש להשתמש בו.

לייצר את התוצאה המיועדת:כאשר משאבים מוקצים כראוי הם יכולים לשמש למטרה המיועדת שלהם.

מאז שימוש לרעה במשאבים יכול לגרום overspending, חשוב כראוי מפת הקצאה כך הצוות שלך מוכן עם המשאבים הדרושים.

משפר את התקשורת

שמירה על תקשורת בכלי משותף יכול למנוע בעיות בתהליך עתידי. זה עוזר על ידי מתן כל בעלי העניין גישה למקור משותף של אמת שניתן לראות בכל עת.

תקשורת משופרת יכולה לעזור:

העבודה נעשה כראוי בפעם הראשונה סביב:תקשורת ברורה מפחיתה את הסיכון לבולא ובעבודה באיכות נמוכה.

יצירת ידע תהליך ברור:תקשורת יכולה לשמור על צוותים להישאר מעודכנים עם תהליכים חדשים.

שפר את מפות התהליך ואת נהלי ההפעלה הרגילים:תקשורת יכולה להבהיר מידע ולוודא של מפות תהליך ונהלים ליישר עם מטרות התהליך המקורי.

תקשורת צוות יכול להיות ההבדל בין תהליך טוב לבין אחד גדול, כדי להיות בטוח לתקשר מראש ולעתים קרובות כדי ליצור בהירות.

להאיץ את ההתקדמות שלך עם תיעוד התהליך

תיעוד התהליך יכול לעזור לייעל שיפורים בתהליך ולסלול את הדרך לתהליכים שונים במורד הכביש. תהליך מתועד יכול לסייע במניעת חוסר יעילות ובודקים בעת הכנת חברי הצוות לפרויקטים מוצלחים בעתיד.

קח את תיעוד התהליך שלך צעד אחד נוסף עם תוכנת ניהול זרימת עבודה המסייעת לצוותים לייעל תהליכים.