מהו צוואר בקבוק בניהול הפרויקט? 3 דרכים לזהות אותם
סיכום
צוואר בקבוק בניהול פרויקטים יכול להתרחש באחת משתי דרכים: או שהמערכות שלך גורמות הפרעה בזרימת העבודה או שאתה חווה צוואר בקבוק מבוסס ביצועים. בגלל צווארי בקבוק הם כמעט בלתי נמנע, חשוב לדעת איך אתה יכול לזהות ולהכיל אותם. אנחנו נסתגור את שניהם ויספק כמה דוגמאות, כך שאתה יודע מה לחפש.
תחשוב על הפעם האחרונה שאחד הפרויקטים שלך התעכב. בין אם אתה מחכה משוב, נאבקים לעשות עבודה מיושנת, או מנסה ללהטט ביקורות ואישורים, רוב עיכובים הפרויקט נגרמות על ידי תופעה אחת: צוואר הבקבוק.
כמו צוואר הבקבוק מאט את זרימת המים, צוואר בקבוק בניהול פרויקטים משפיע על זרימת העבודה של הפרויקט. בתהליך ייצור, צוואר הבקבוק הוא די קל לזהות - זה בדרך כלל מקום פיזי שבו תהליך הייצור הכולל מאט בגלל מכונה איטית או חומרי גלם. בניהול פרויקטים, זה קצת יותר מסובך לזהות ולפתור צווארי בקבוק.
אז בואו נסתכל על מה בדיוק צוואר הבקבוקניהול פרוייקטהוא, איך אתה יכול לזהות אחד, ומה אתה יכול לעשות כדי להכיל בהצלחה צוואר בקבוק כאשר הוא מתרחש.
מהו צוואר בקבוק בניהול הפרויקט?
צוואר הבקבוק הוא נקודת גודש בפרויקט שגורם לעיכובים בזרימת העבודה. צווארי בקבוק בניהול פרויקטים להפחית את קצב הפרויקט בשל קיבולת מוגבלת.
ישנם שני סוגים של צווארי בקבוק בניהול פרויקטים:
צווארים מבוססי ביצועים:סוג זה של צוואר הבקבוק מתרחש כאשר חבר צוות או כל הצוות שלך לא מגיע לרמת הביצועים הנדרשת. לעתים קרובות יותר מאשר לא, זה לא חברי הצוות שלך תקלה אלא חוסר משאבים או בהירות שגורמת לסוג זה של צוואר הבקבוק. אם אתה נתקל בבקבוק מבוסס שחקן, לדבר עם הצוות שלך ולברר למה הם נאבקים כדי לקבל את העבודה. יש סיכוי טוב כי שכירת עזרה נוספת, מיקור חוץ משימות פשוטות, או הקמת תקשורת טובה יותר בתוך הצוות יכול להקל על צוואר הבקבוק הזה.
צווארים מבוססי מערכות:מערכת מיושנת, איטית או מיושנת או תוכנה יכולים להאט את זרימת העבודה שלך וליצור צוואר בקבוק בתהליך שלך. מערכות מבוססות צווארים יכולים להיות דברים כמו מדפסות איטיות, מערכות ארכיון ידניות, או תוכנת ניהול עבודה כי פשוט לא מתאים לצרכים של הפרויקט שלך. שדרוג לתוכנה חדשה עשוי להיות כל מה שאתה צריך לעשות כדי לקבל את זרימת העבודה שלך בחזרה על המסלול.
זיהוי איזה סוג של צוואר הבקבוק אתה מתמודד איתו הוא הצעד הראשון בפתרון זה. ברגע שאתה יודע אם אתם מתמודדים עם צוואר בקבוק מבוסס מערכות או בביצוע, אתה יכול לצלול עמוק יותר כדי לאתר מה בדיוק גורם לנושא.
כיצד לזהות צווארי בקבוק
ניתוח צוואר הבקבוק, הידוע גם בשם ניתוח סיבה שורש, היא הגישה הטובה ביותר לזהות צווארי בקבוק ומציאת דרכים לפתור אותם. ישנם שלושה שלבים תצטרך לנקוט כדי לזהות את צוואר הבקבוק שלך, למצוא פתרונות, ולפקח על הביצועים.
שלב 1: מפה את התהליכים שלך לזהות צווארי בקבוק
הדרך הטובה ביותר הן לזהות ולמנוע צווארי בקבוק היא למפות את זרימות העבודה שלך. אתה יכול לעשות זאת באמצעות תוכנת ניהול עבודה כמומנהל המשימות של UDN.המאפשר לך ללמוד את הפרויקט שלך בתצוגות שונות - בין אם זהקנאן לנד, אתרשים גנט, או רשימת משימות.
נוספת כלי ניתוח צווארי בקבוק בדרך כלל הוא דיאגרמת fishbone. ידוע גם בתרשים Ishikawa, ייצוג חזותי זה של הפרויקט שלך הוא כלי מוחות מושלמת עבורפתרון בעיות .
בתרשים fishbone, ראש הדגים מייצג את הבעיה או צוואר הבקבוק שאתה מנסה לפתור. הצלעות מייצגות קטגוריות שונות ומשימות הקשורות. על ידי מיפוי התהליך שלך החוצה בתרשים fishbone, זה יהיה קל יותר לצוות שלך לזהות את הסיבה השורש של צוואר הבקבוק שלך.
שים לב כי קל ללכת לאיבוד בתרשים fishbone שלך. צוואר הבקבוק שלך עשוי להיות יותר מאשר סיבה אפשרית אחת, אז להציג את התרשים הזה בזהירות ולהימנע ללכת לאיבוד חור ארנב.
כדי ליצור דיאגרמת fishbone ב מנהל המשימות של UDN., אתה יכול להשתמש בשילוב LucidChart. זה מאפשר לך ליצור את התרשים, לחלוק אותו עם הצוות שלך, ולשמור אותו לבדיקה בעתיד.
לאחר שתדמיתי את התהליכים שלך, הצוות שלך יצטרך ללמוד אותם מקרוב ולסקור אותם לחוזקות וחולשות. אתה עשוי לגלות כי העבודה היא לערער כי צוות האיכות שלך הוא שותף (מבוסס מבוסס) או כי תוכנה ישנה ברציפות מאבד נתונים חשובים (מערכות מבוססות).
שלב 2: פתרונות ליישם
ברגע שאתה יודע את הסיבה של צווארי הבקבוק שלך, אתה יכול לקבוע כיצד לטפל בהם. זה עשוי לכלול יצירת תוכנית פעולה מפורטת, האצלת משימות לחברי צוות, והגדלת ניצול היכולת על ידיהקצאת משאביםעבור הפרויקט שלך. הנה כמה דוגמאות של פתרונות אתה יכול ליישם עבור תרחישים שונים בקבוק:
עבודה משומשית עקב צוות מבושל:אם הצוות שלך הוא עמוס עם עבודה, אולי יש דרך למיקור חוץ כמה משימות קל יותר. לחלופין, מתמחה יכול לעזור, אתה יכול לבקש צוות אחר לתמיכה במהלך קראנטרים, או להשאיל את עצמך בעצמך אם לוח הזמנים שלך מאפשר זאת. עבור פרויקטים עתידיים, אתה יכול לשקול גם הרחבת הצוות שלך עם שכר חדש או תזמון יותר זמן עבור הפרויקט כדי למנוע צווארי בקבוק.
זמני תגובת הלקוח הם איטיים מדי:באופן קבוע מחכה משוב הלקוח יכול לגרום צוואר בקבוק בתהליך המסירה שלך. תזמן פגישה עם הלקוח שלך ולברר כיצד להגיע ביותר כאשר המשוב יש צורך. אולי הם מעדיפים לקבלתוצריםבקבוצות או שהם פשוט כל הזמן חסר את הודעות הדוא"ל שלך ואתה צריך לכתוב שורות נושא במכתבי כל כובעים. ברגע שאתה יודע את הסיבה של צוואר הבקבוק, אתה תהיה מצויד הכי טוב כדי לפתור את זה.
תוכנת ניהול פרויקטים מיושנת גורמת לבעיות:כל מנהל פרויקטים יכול כנראה להסכים על זה: תוכנה מיושנת היא סיוט מוחלט. בין אם זה לא אוטומטי לחסוך את ההתקדמות שלך, קשה לנווט, או לאט לטעון - ניתוח ROI מהיר עשוי להיות כל מה שאתה צריך להצדיק שדרוג תוכנת ניהול הפרויקט שלך כלי אמין יותר.
הצוות שלך עושה הרבה עבודה כפולה: עבודה כפולהלא רק להאט את התהליך, זה גם גורם חיכוך ותסכול בין חברי הצוות שלך. השתמש בכלי ניהול עבודה כדי להציג בבירור מי אחראי על מה,הגדרת תלות, ולהקצות משימות כפי שאתה הולך.
Micromanage מאט את התהליך:מנהל או בעל עניין שממשיך להתערב בפרויקט יאט את התהליך. במקרה זה, יש פגישה עם האדם כדי לדון הגדרת גבולות ולהזכיר להם את זההאצלת עבודהואת אמון הצוות שלך הוא חלק ממה יעשה הן את הפרויקט ואת הצוות שלך מוצלח.
לאחר שתיישם את הפתרון שלך, יש לקוות רק צעד אחד משמאל: ניטור והערכת כמה טוב הפתרון שלך עובד.
שלב 3: להעריך ביצועים
יהיה עליך לפקח ולהעריך את הביצועים של תוכנית הפעולה שלך כדי לוודא שהצלחה בהצלחה את צווארי הבקבוק המדוברים. עקוב אחר התקדמות הפרויקט שלך והשווה הן את האיכות והן מהירות התהליכים כיצד הם היו לפני שתיישמת את הפתרון.
ניתן גם להשתמש בהערכה זו כדי לקבל מידע בעל ערך לניהול צוואר בקבוק בעתיד. זכור כי זה לא בהכרח על מניעת צווארי בקבוק - בגודל מסוים, הם בעצם בלתי נמנע. מה שחשוב באמת הוא שאתה מקדיש את הזמן שלך להיות פרואקטיבית לזהות ולנהל אותם. לאחר תהליך העבודה שלך כל ממופה החוצה עשוי לאפשר הצוות שלך להעביר את האנרגיה שלהם למשימה אחרת בזמן צוואר הבקבוק הוא צפוף ולחזור בנקודה מאוחרת יותר כך העבודה לא צריך לבוא לעצור.
איך להכיל צוואר בקבוק פעם זה קרה
בהתאם למורכבות של צוואר הבקבוק, ייתכן שתוכל להכיל אותו במהירות על ידי סדר מחדש של חברי צוות או הקצאת משאבים נוספים לשלב מסוים שלךזרימת עבודה. עם זאת, לפעמים צוואר הבקבוק ידרוש יותר תשומת לב להגיע לפתרון. אם אתה לא כתובת צוואר בקבוק ברגע שאתה מזהה את זה, ההשלכות יכול להיות יקר וניקוז.
הנה איך אתה יכול להכיל צוואר בקבוק פעם זה קרה.
לעולם אל תעזוב את זה בטלה:אמנם זה אולי נראה כמו פתרון טוב רק למזער את כמות העבודה כי יש לעבור דרך צוואר הבקבוק, גישה זו יכולה להוביל אפילו פעמים עיבוד ארוך יותר וליצור אפקט אדווה שיכול להאט את הפרויקט כולו שלך. תמיד לשמור על צוואר הבקבוק שלך עובד במלואו בעת שגם לפתור את הבעיה במלוא המהירות.
להפחית את הלחץ על צוואר הבקבוק:במקום למזער את כמות העבודה שיש לעבור דרך צוואר הבקבוק, אתה יכול להפחית את הלחץ על צוואר הבקבוק על ידי וודא כי העבודה מגיעה במצב הטוב ביותר האפשרי. נניח שלך צוואר הבקבוק הוא מנהל אשר צריך לבדוק מסמכים לפני שהם יכולים להיות משותפים עם בעלי העניין שלך. דגש על קבלת המסמכים האלה למנהל עם מעט לאפס שגיאות כדי להפוך את חייהם קל יותר ואת זרימת העבודה מהר יותר.
תהליך עבודה אצווה:בהתאם לפרויקט שלך ואת צוואר הבקבוק, ייתכן שתוכל להפחית את המתח על ידי batching עבודה דומה יחד. רק להיות זהיר עם גודל אצווה - לשמור אותם קטנים ככל האפשר כדי לעשות עבודה דרכם למעשה קל יותר ולא מלחיץ יותר.
לְהַגֵן צוות מורל - כאשר הדברים מקבלים מבולגן, הצוות שלך יכול לאבד את המיקוד, אמון, מוטיבציה. חשוב כי אתה יעיל לתקשר עם הצוות שלך איך אתה מתכנן להכיל את צוואר הבקבוק. כמו כן, תן להם לדעת איך הם יכולים לתמוך בפרויקט בינתיים.
לחשוב מחוץ לקופסא:אם אפשר, להגדיל את היכולת של צוואר הבקבוק שלך. ייתכן שלא תוכל להפוך את המנהל לעבוד מהר יותר כדי לקבל את הניירת נבדק אבל אולי יש עוד מנהל שיכול לעזור להאיץ את תהליך העבודה למעלה. תמיד לשמור על העיניים שלך לפתוח פתרונות חלופיים לחשוב מחוץ לקופסה הוא מה עושה ניהול פרויקטים כל כך כיף!
אל תתפשר איכות:דילוג על צעדים, ממהר באמצעות עריכות, והשלמת עבודה באצוות גדולות עשוי לחסוך לך זמן ולקבל אותך לקו הסיום מהר יותר. עם זאת, אם אתה מתפשר על איכות העבודה שלך, אתה מסכן צורך redo הפרויקט שלך, לאבד לקוחות, או depleting אמון של הצוות שלך. לעולם לא להתפשר על איכות העבודה שלך רק כדי לעשות את זה דרך צוואר הבקבוק - זה לא יהיה שווה את זה בטווח הארוך.
הדבר החשוב ביותר הוא למנוע השבתה. לאחר הצוות שלך יושב עם שום דבר לעשות יגרום לתסכול ולהגדיל את זמן המחזור הכולל של הפרויקט שלך עוד יותר. תמיד לשמור על דברים לנוע ולכלול את הצוות שלך בתהליך פתרון בעיות.
השתמש בתוכנת ניהול פרויקטים כדי לנהל צווארי בקבוק
עד כמה שאנחנו רוצים למנוע מהם, צווארי בקבוק לקרות. כאשר הם מתרחשים, נסו לשים את הפרפקציוניזם שלך בצד ולאסוף את הצוות שלך כדי למצוא דרכים מוכווני פתרון להכיל את העבודה כי הוא ערימת.
עם הכלים הנכונים, אתה יכול לשמור על צווארי בקבוק למינימום אפילו בסביבה Agile.. יצירת ציר זמן או לוחות Kanban עבור הפרויקטים שלך כך לצוות שלך תמיד יש ייצוג חזותי של עומס העבודה שלהם יכול בקלות להתאים משימות, תלות, ואת תאריכים בזמן אמת.
