למה דואר נכנס אפס הוא לא מה שאתה חושב שזה
סיכום
דואר נכנס אפס יכול לעזור לך לחשוב מחדש על הקשר שלך דוא"ל. אבל כדי להפחית את ההשפעה שלך בתיבת הדואר הנכנס שלך יש לך, אתה צריך מערכת טובה יותר כדי לארגן את העבודה. במאמר זה, אנו חולקים טיפים על איך ללכוד ביעילות, לזהות, ו triage לעבוד אז יש לך יותר זמן למעשה לקבל את העבודה החשובה שלך נעשה.
דואר נכנס אפס: האם זה buzzword? הגביע הקדוש של הפרודוקטיביות? שניהם? לא זה ולא זה?
אם אתה מדבר עם עשרה אנשי מקצוע שונים, תקבל עשר דעות שונות לגבי תיבת דואר נכנס. זה בגלל רוב אנשי מקצוע, דוא"ל הוא באמת אישי. לכל אחד יש quirks משלהם כשמדובר איך הם מארגנים ולנהל את תיבות הדואר הנכנס שלהם. אז זה כל הפתעה כי תיבת דואר נכנס הוא כל כך מקוטב?
במאמר זה, אנו נצלם לתוך מה, איך, ולמה של תיבת דואר נכנס. למד על ההיסטוריה שמאחורי המונח לפני הצלילה כיצד ליישם אותו לפוטנציאל מלא. הנה איך.
מהו דואר נכנס אפס?
דואר נכנס אפס כל כך מקוטב כי אנשים שונים להגדיר את זה אחרת. אם נתקל במונח במאמר ומעולם לא שמעתי על זה קודם, אתה יכול לחשוב כי תיבת דואר נכנס אפס פירושו ממש השגת תיבת דואר נכנס עם אפס אימייל בו. אבל דואר נכנס אפס לא ממש מתייחס כמה הודעות דוא"ל יש לך בתיבת הדואר הנכנס שלך, אלא מתודולוגיה זו מתמקדת ביחסים בין המוח שלך ואת תיבת הדואר הנכנס שלך.
הגדרת תיבת דואר נכנס
המונח "דואר נכנס אפס" היה טבע על ידי Merlin מאן על הבלוג שלו פודקאסט,43 תיקיות. בסדרה של מאמרים, מאן טוען כי תיבת הדואר הנכנס שלך לא סוף כל להיות- all. על ידי בעל מערכת יחסים מזדמנת יותר עם תיבת הדואר הנכנס שלך אתה יכול למעשה לשפר את ניהול הזמן ולקבל יותר מתוך הדוא"ל שלך. ואת הדרך העיקרית לעשות זאת היא לתרגל בארכיון ו triasing הודעות דוא"ל נכנסות על מנת להשיג אפס הודעות דוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך.
יש לציין, המטרה העיקרית של מאן אינה משיגה בתיבת דואר נכנסת כל הזמן. למעשה, מאן עצמו ישדי בתיבת הדואר הנכנס. הגישה של תיבת דואר נכנס היא להפוך את תיבת הדואר הנכנס שלך בשבילך בחלקו על ידי ארגון, triasing, ומיון הודעות דוא"ל נכנסות שלך.
מדוע תיבת דואר נכנס כל כך שנוי במחלוקת?
דואר נכנס אפס הוא לעתים קרובות misunderstood כמו הצורך יש אפס אימיילים בתיבת הדואר הנכנס שלך. אבל הפתרון הוא לא תמיד לקרוא הודעות דוא"ל נכנסות מיד. כאשר אתה מתמקד תמיד לשמור על אפס אימיילים בתיבת הדואר הנכנס שלך, אתה מבלה זמן רב לדאוג לתיבת הדואר הנכנס שלך הריק כפי שהיית מעל אחד מלא. להיות פרודוקטיבי יותר לא מתחיל עם ניטור הודעות דוא"ל נכנסות שלך. במקום זאת, זה על rethinking היחסים שלך לתיבת הדואר הנכנס שלך.
דואר נכנס אפס לעומת GTD
הן דואר נכנס אפס ושיטת GTD להתמקד בהפחתת עומס נפשי. למעשה, הדואר הנכנס של מאן עקרון אפס היה בהשראת דוד אלןנעשה דברים (GTD) שיטה .
שיטת ה- GTD משתמשת במרחק של חמישה שלבים לעבודה וקטלוג וקטלוג. המטרה של אלן היא להסיר את העומס הנפשי שמגיע מנסיון לעקוב אחר מה שמקורם כאשר ובמקום להסתמך על כלי חיצוני כמו רשימת מטלות. על ידי כך, אתה יכול להקדיש יותר כוח המוח כדי לקבל עבודה, במקום לזכור את מה שאתה צריך לעשות מלכתחילה.
ביצוע תיבת הדואר הנכנס שלך בשבילך
רוח של תיבת דואר נכנס היא לשפר את הקשר שלך עם תיבת הדואר הנכנס שלך. כדי לעשות זאת, אתה צריך לעשות את תיבת הדואר הנכנס שלך בשבילך. תחשוב על תיבת הדואר הנכנס שלך פחות כמו דבר שאתה צריך לבדוק כל הזמן, ויותר כמאגר של מידע שאתה יכול לבדוק כאשר יש לך את הזמן ואת headspace לעשות זאת בצורה יעילה.
זה יכול להיות קשה באמת לעשות. למעשה, על פי המחקר שלנו,80% מעובדי הידעלעבוד עם תיבת הדואר הנכנס שלהם פתוח. אבל כאשר אתה עושה את זה, אתה משתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך כאל פרוקסי עבור רשימת משימות - אשר מוביל עומס דואר נכנס.
היצירה החסרה: ניהול עבודה
הבעיה עם תיבת דואר נכנס היא תיבת הדואר הנכנס האימייל עצמו. תיבת דואר נכנס היא לא אותו דבר כמו רשימת משימות מאורגנת המסייע לך לתעדף עבודה השפעה גבוהה. במקום זאת, תיבת הדואר הנכנס שלך היא מערכת ללכידת הודעות חשובות על עבודה.
כדי להפחית את ההשפעה שלך בתיבת הדואר הנכנס שלך יש לך, אתה צריך מערכת טובה יותר כדי לארגן את העבודה. על ידי לכידת, זיהוי, ו triasing העבודה שלך בצורה יעילה יותר, אתה מבלה פחות כוח המוח לחשוב על מה שאתה צריך לעשות ועוד זמן למעשה מקבל את העבודה החשובה ביותר שלך.
זה המקום שבו הנהלת העבודה נכנסת.
ניהול עבודה הוא גישה שיטתית לארגון ותיאוםworkflows.על מנת להשיג את העבודה שחשוב ביותר. כלי ניהול עבודה, כמו מנהל המשימות של UDN. , בנויים כדי לעזור לך לארגן ולנהל את העבודה של הצוות שלך. שלא כמו תיבת הדואר הנכנס שלך, כלים אלה נוצרו כדי לעזור לך ללכוד ולארגן משימות ולהגדיל את כמות הזמן שאתה מבלה על עבודה חשובה, פרודוקטיבי.
עם ניהול עבודה יעיל, את כמות הזמן שאתה מבלה על עבודה על טיפות עבודה באופן משמעותי. במקום לבלות60% מזמנךבעבודה על עבודה כמו שליחת הודעות דוא"ל ומעקב הודעות דוא"ל מחפש אישור במשימה או בחיפוש אחר תיבת הדואר הנכנס שלך עבור מסמכים, כל המידע שלך חי במקום אחד. למעשה, אתה מבלה פחות זמן ארגון עבודה זמן רב יותר זמן ביצוע משימות.
כיצד להשיג דואר אלקטרוני אפס עם ניהול עבודה
ישנן שתי דרכים להשיג את הרעיון מאחורי תיבת דואר נכנס עם ניהול עבודה: טווח הודעות דוא"ל והגנה על זמן המיקוד שלך.
טראשות מיילים
הזכירנו כי תיבת הדואר הנכנס שלך היא לא מערכת ניהול משימות - למרות שרובנו משתמשים בו ככה. דוא"ל הוא כלי חשוב לתקשורת, וזה כנראה המקום שבו רוב העבודה שלך מתחיל ומסתיים. אבל בכוחות עצמו, זה לא מספיק.
כדי להפיק את המרב של תיבת הדואר הנכנס שלך, לשלב אותו עםכלי ניהול עבודהזה מונח למטרה כדי לארגן את העבודה של הצוות שלך. בדרך זו, אתה יכול יותר לארגן ביעילות ולבצע עבודה מבלי לדאוג לגבי תיבת דואר נכנס overfull.
אתה יכול לעשות זאת כאשר אתה בודק את הדוא"ל שלך. במקום לנסות לעשות עבודה כמו שאתה הולך, להתמקד קטגוריה ומיון באמצעות הודעות דוא"ל באמצעות 4 d 's:
לַעֲשׂוֹת.זה מייצג משימות שאתה צריך לעשות או פרויקטים שאתה עובד על. אם הדוא"ל מייצג משהו שאתה צריך לעשות, לשים את העבודה לתוך מערכת ניהול העבודה שלך, כך שתוכל לעקוב אחר התקדמות וסדרי העדיפויות. חפש כלי ניהול עבודה המשלבת עם לקוח הדוא"ל שלך, כמו מנהל המשימות של UDN.עבור Gmailאוֹ מנהל המשימות של UDN.עבור שילוב Outlook. .
לִדחוֹת.זה המקום שבו סדרי העדיפויות היומי שלך להתחיל לבעוט פנימה הוא דוא"ל על משהו שצריך לעשות, אבל הוא לא חלק של סדרי העדיפויות היומי שלך? לדחות אותו יום אחר כאשר אתה יכול לתעדף את העבודה הזאת. אל תשאיר את הדוא"ל בתיבת הדואר הנכנס שלך, אם כי. ללכוד את המשימה הנדחה של כלי ניהול העבודה שלך תאריך תאריך ו All-ray לאדם לתת להם לדעת מתי תעבוד על זה. לאחר מכן, ארכיון את הדוא"ל כדי להפחית את העומס תיבת הדואר הנכנס.
נָצִיג. אֲצִילָההוא כלי רב עוצמה כדי להבטיח את העבודה נעשה על ידי האדם הנכון. לפעמים, העבודה היא לא עדיפות בשבילך - אבל זה עדיפות עבור הצוות שלך. ראה אם אתה יכול להאציל לעבוד לחבר צוות מתאים.
לִמְחוֹק.האם הדוא"ל משהו שאתה יכול לענות במהירות ולהמשיך הלאה? האם זה אפילו צריך תשובה? היכן ניתן, למחוק או ארכיון הודעות דוא"ל, כך שהם לא מעמיסים את תיבת הדואר הנכנס שלך.
לאחר שתשלת את תיבת הדואר הנכנס שלך, תמצא כי לא רק תיבת הדואר הנכנס שלך הרבה יותר, אבל כל העבודה החשובה שלך, accessable נתפס במערכת ניהול עבודה. משם, אתה יכול לבצע משימות השפעה גבוהה במהירות וביעילות.
הגנה על זמן ההתמקדות שלך
ה רוב (80%) של עובדי ידע גלובליברירת מחדל לעבוד עם תיבות הדואר האלקטרוני שלהם פתוח. כאשר אנו מקבלים הודעה, אנו בודקים את זה מיד, ללא קשר למה שאנחנו עושים בתחילה.
אבל מה שהופך את תיבת הדואר הנכנס שלך בשבילך הוא על הערכת הזמן שלך ואת האנרגיה הנפשית. על ידי שמירה על תיבת הדואר הנכנס שלך פתוח ומענה להודעות באופן מיידי, אתה לא נותן את המוח שלך הזדמנות להתמקד בעבודה שחשוב. אתה מנסה לריכה - איזה בני אדם לא ממש יכול לעשות .
כדי ליהנות מ-תיבת הדואר הנכנס ולהפוך את תיבת הדואר הנכנס שלך בשבילך, העבר את הרעיון כי תיבת הדואר הנכנס שלך הוא שלך # 1 עדיפות. במקום זאת, להגדיר גבולות עבור עצמך ואת תיבת הדואר הנכנס שלך על ידי:
כיבוי הודעות.הודעות מושכות אותנומדינת זרימהו להפריע לעבודה עמוקה. אחת הדרכים הטובות ביותר להשיג תיבת דואר נכנס היא להפחית או לכבות את הודעות הדוא"ל שלך. חלק של דואר נכנס אפס הוא להיות תכליתי כאשר אתה בודק את הדוא"ל שלך. על ידי כיבוי ההודעות, אתה מבטיח שאתה לא יוצא מן הזרימה מתפתה לבדוק את הדוא"ל שלך בזמן שאתה באמצע העבודה החשובה.
זמן חסימת זמן תגובת הדוא"ל שלך. זמן חסימתהיא אסטרטגיה ניהול זמן שבו אתה מקבץ כמו משימות ולתזמן את המשימות האלה על לוח השנה שלך. לדוגמה, נסה ליצור שעה אחת זמן לחסום דבר ראשון בבוקר כדי לבדוק ולהשיב הודעות דוא"ל חשובות. לאחר מכן, אתה יכול להתלבש למטה ולקבל לעבודה, תוך התמקדות בעבודה חשובה אחרים, השפעה גבוהה. בסוף היום, לוח הזמנים במהירות של 30 דקות בלוק או אחר זמן לשעה, בהתאם לכמות הדוא"ל שאתה מקבל יומי - כדי לענות על כל הודעות דוא"ל שהגיעו במשך כל היום. בדרך זו, אתה עדיין להגיב על גבי תיבת הדואר הנכנס שלך, מבלי לתת לך את תיבת הדואר הנכנס שלך.
הבהרה - ודבקת את סדר העדיפויות היומי שלך.לעתים קרובות, הודעות דוא"ל שמגיעות לאורך כל היום מרגישים כמו סדרי עדיפויות גדולים. אתה עלול לסטות מן התוכניות היומי שלך לענות על דוא"ל או לעשות טובה מהירה עבור עמית לעבודה, ופתאום יום העבודה נגמר. על ידי הבהרה ודבקת על סדרי העדיפויות היומי שלך, אתה יכול להחליט אם דוא"ל חשוב מספיק כדי לטפל מיד, או אם זה יכול לחכות עד לבלוק זמן ייעודי.
הקמת דוא"ל "שעות עבודה".דואר נכנס אפס הוא בסופו של דבר על לא לתת את הדוא"ל שלך דואר נכנס לשלוט ביום העבודה שלך. אחת הדרכים לעשות זאת היא להקים כאשר אתה רוצה ולא לענות על הודעות דוא"ל. קח קצת זמן לחשוב דרך הדוא"ל הטוב ביותר שעות עבודה בשבילך, ולשתף את לוח הזמנים עם הצוות שלך. לדוגמה, תוכל להגיד להם שתענה על הודעות דוא"ל דחופות עד 8:00 ב ', אך לא תבדוק את הדוא"ל שלך בסופי שבוע. הגדרת גבולות אלה משפרת את הקשר שלך עם תיבת הדואר הנכנס שלך.
השגת תיבת דואר נכנס עם ניהול עבודה
אתה לא צריך להיות מומחה פרודוקטיביות לראות כי תיבת הדואר הנכנס שלך לא בנוי כדי לעזור לך לקבל את העבודה הטובה ביותר שלך נעשה. כאשר אנו מוגבלים על ידי תיבת הדואר הנכנס שלנו, יש לנו פחות כוח המוח למעשה לקבל עבודה טובה לעשות.
עם כלי ניהול עבודה, אתה יכול לשפר את מיומנויות ניהול הזמן שלך, להפחית הפרעות, ולקבל עבודה השפעה גבוהה. לְנַסוֹתמנהל המשימות של UDN.בחינם היום לראות את זה בפעולה.
