अराजकता को गले लगाना: भविष्य-प्रूफिंग आपकी प्रक्रियाओं को लचीलापन और amp; विकास

सहयोग विकास की आधारशिला है। एक विविध कार्यबल होने से जो एक ही लक्ष्यों की ओर काम कर रहे हैं, न केवल आपके संगठन के लिए अद्वितीय पृष्ठभूमि और दृष्टिकोण लाता है, यह आपके प्रमुख विभेदक बन जाता है: किसी अन्य कंपनी के पास एक सामान्य लक्ष्य की ओर गठबंधन व्यक्तियों का एक ही नेटवर्क नहीं है।

हालांकि, चूंकि आपकी कंपनी का विस्तार शुरू होता है, इसलिए सहयोग चुनौतियां भी करें। कुछ लोगों के बीच संचार काफी प्रबंधनीय है, लेकिन जब अधिक लोगों को मिश्रण में जोड़े जाते हैं तो तार पार हो जाते हैं। बहुत से लोगों को शामिल करने में बाधा आती है और गति को रोकती है। स्पष्ट निर्णय निर्माताओं और असाइनियों के बिना, एक गर्म आलू की तरह काम पारित किया जाता है, और कुछ भी पूरा नहीं होता है।

अटक कार्य, खोए गए डेटा, गलत संचार, और भूल गए अनुरोध अंततः असफल सहयोगी प्रक्रियाओं से स्टेम। यदि आप अपने व्यवसाय के साथ सही चैनलों और प्रक्रियाओं से सुसज्जित नहीं हैं, तो आप भी अधिक चुनौतियों का सामना करने की उम्मीद कर सकते हैं।

विफलता की सुविधा: अराजकता प्रभाव

इससे पहले कि आप एक नई प्रक्रिया की संरचना भी शुरू करें, आपको इसे सही मानसिकता से संपर्क करने की आवश्यकता है। एक नई प्रक्रिया बनाने के दौरान लोगों को सबसे आम गलती यह विश्वास है कि यह किसी भी समस्या का समाधान होगा। यह टी से आगे नहीं हो सकता है

नेटफ्लिक्स के अनुसार: "विफलता से बचने का सबसे अच्छा तरीका लगातार असफल होना है।" 2007 की शुरुआत में, नेटफ्लिक्स ने अपनी स्ट्रीमिंग सेवा को अपने ग्राहकों को एक मुफ्त ऐड-ऑन के रूप में लॉन्च किया। चूंकि स्ट्रीमिंग सेवा को लंबवत स्केल किए गए सर्वर रैक के भीतर सॉफ़्टवेयर के शीर्ष पर बनाया गया था, इसलिए एक प्रमुख डेटाबेस भ्रष्टाचार के दौरान अराजकता उत्पन्न हुई, जिसके परिणामस्वरूप 3-दिन का डाउनटाइम हुआ। केंद्रीकृत शक्ति का यह मॉडल अंततः विफलता का सबसे बड़ा स्रोत बन गया।

जब नेटफ्लिक्स माइक्रोस सर्विसेज के अधिक वितरित ढांचे की ओर बढ़ गया, तो यादृच्छिक आबादी तुरंत पूरी प्रणाली के बिना तुरंत स्थित और संभाला गया। इंजीनियरों ने इस नए, वितरित प्रणाली को आउटेज और भ्रष्टाचारों के साथ इंजेक्ट किया, जिससे सिस्टम को किसी भी असामान्यताओं को संभालने के लिए सिस्टम तैयार किया गया।

जबकि अधिकांश लोग परीक्षण करते हैं कि कुछ ऐसा करने से पहले कुछ काम करता है, नेटफ्लिक्स ने परीक्षण किया कि क्या काम नहीं किया - यह सुनिश्चित करना कि उनके सिस्टम अप्रत्याशित संभाल सकें और इसे लगभग अविनाशी बना सकें। कैओस इंजीनियरिंग मूल्यों और तकनीकों को गले लगाकर, कैओस बंदर का जन्म हुआ।

"सबसे अच्छी प्रक्रियाओं का निर्माण विभिन्न दृष्टिकोणों से किया जाता है," एडलर चैन कहते हैं, क्लाइंट सफलता के वैश्विक प्रमुख मेंयूडीएन कार्य प्रबंधक। "चलने वाले परिदृश्यों को यह सुनिश्चित करता है कि किसी भी दी गई प्रक्रिया ज्यादातर समय संचालित कर सकती है, चीजें कर सकती हैं और हो सकती हैं। यही वह जगह है जहां शेष मामलों की आकस्मिक योजनाओं को लचीलापन और सहिष्णुता सुनिश्चित करने के लिए लीवरेज किया जा सकता है। "

यह स्वीकार करके कि विफलता अनिवार्य है और इसे चकमा देने के बजाय अराजकता का मालिक है, आप अपनी सभी प्रक्रियाओं में एक ही लचीलापन और चपलता स्थापित कर सकते हैं। उस मानसिकता के साथ, चलो बढ़ते व्यवसाय में लचीला प्रक्रियाओं के निर्माण के लिए अन्य प्रमुख तकनीकों पर नज़र डालें:

1. क्षैतिज रूप से सोचें ... और लंबवत

इस बारे में सोचते समय आप अपनी आदर्श कार्य प्रक्रियाओं को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं, अपने सभी अंडों को एक टोकरी में डालने से बचें। अक्सर लोग अपनी प्रक्रियाओं का समर्थन करने के लिए स्प्रेडशीट्स जैसे सभी आकार-फिट-सभी सहयोगी उपकरण की तलाश करते हैं।जोखिमएक समाधान में निवेश करने के लिए कि "क्या यह सब" एक रेस्तरां में खाने जैसा है जो हर व्यंजन पेश करता है। वे यह सब कर सकते हैं, लेकिन इसमें से कोई भी बहुत अच्छा नहीं किया जाता है।

"अत्यधिक अनुकूलन योग्य उपकरण शायद ही कभी उपयोगकर्ता के अनुकूल और उपकरण हैं जो आम तौर पर अधिक उपयोगकर्ता केंद्रित होते हैं, अक्सर सटीक जरूरतों के समाधान को सटीक आवश्यकताओं के अनुरूप लचीलापन की कमी होती है।" "क्षेत्र में उपकरणों का लाभ उठाकर थोड़ा और विविधीकरण होने के कारण वे अधिक अनुरूप समाधान के लिए अनुमति देते हैं और जोखिम को कम करते हैं।"

दूसरी तरफ, कंपनियां अक्सर विशिष्ट चीजों को करने के लिए बहुत से उपकरण प्राप्त करती हैं। कई मामलों में, इन उपकरणों में कार्यक्षमता ओवरलैप होती है या इन विभिन्न समाधानों के बीच नेविगेट करने का कोई स्पष्ट तरीका नहीं है। इन उपकरणों के बीच कूदना न केवल टीमों का वजन करता है, बल्कि अक्सर डेटा के डुप्लिकेट किए गए प्रयासों और मैन्युअल हेरफेर में परिणाम देता है - जिससे अधिक सिलो, अक्षमता, और टीमों में खराब दृश्यता होती है। यह भविष्य की प्रक्रिया में बदलाव या परिवर्तन बहुत मुश्किल बनाता है क्योंकि यह कई प्रणालियों में काम को बाधित करता है।

सबसे प्रभावी प्रक्रियाएं एक क्षैतिज और लंबवत तकनीक स्टैक के बीच एक स्वस्थ संतुलन को हड़ताल करती हैं - आवश्यक उपकरणों को रखने और प्रत्येक टीम की अनूठी जरूरतों के लिए मूल्य जोड़ते हैं, जबकि तरल पदार्थ और निर्बाध वर्कफ़्लो के लिए उन्हें एक साथ जोड़ने का एक तरीका खोजते हैं।

उन उपकरणों का लाभ उठाकर शुरू करें जो आप पहले से उपयोग करते हैं और प्यार करते हैं। यदि आप उन उपकरणों पर भरोसा करते हैं और उन्हें मूल्यवान ढूंढते हैं, तो पता लगाएं कि आप सूचना सिलो से बचने के लिए उन्हें एक साथ कैसे जोड़ सकते हैं, अंतराल को भरना जहां त्रुटि और अक्षमता होती है। इसे लागू करने की आवश्यकता हैकार्य प्रबंधन उपकरणयह न केवल क्षमताओं की अधिक गहराई प्रदान करता है, जैसे संचार उपकरण औरडैशबोर्ड, लेकिन आपकी टीम के अद्वितीय वर्कफ़्लोज़ और टेक स्टैक में भी कॉन्फ़िगर किया जा सकता है। एक समाधान के साथ जो आप काम करते हैं और आपकी कंपनी के विश्वसनीय उपकरण को एक-दूसरे से जोड़ते हैं, आप उन प्रक्रियाओं का निर्माण कर सकते हैं जो अधिक कुशल और लचीला होते हैं।

2. परिवर्तन को प्रोत्साहित करें & amp; चपलता

प्रक्रियाएं उत्पादकता को बढ़ावा देने और परिणामों को और अधिक अनुमानित करने के लिए नियमित रूप से व्यवस्थित करने का एक तरीका है। बाजार की शिफ्ट में जरूरतों और प्राथमिकताओं के रूप में, प्रक्रियाएं जो अतीत में एक बार सफल होती हैं, अप्रचलित होती हैं। फिर भी लोग गति के माध्यम से अंधेरे से जाना जारी रखते हैं और आदतों और आराम से प्रक्रियाओं का उपयोग करते हैं। इस प्रकार, प्रक्रिया एक मदद के बजाय एक बाधा बन जाती है

अंततः निष्क्रियता का यह दुष्चक्र अंततः असफल होने के इस डर से उत्पन्न होता है। अगर कुछ अतीत में अच्छा काम करता है, तो अब यह क्यों काम नहीं करेगा? हमने हमेशा ऐसा किया है। हमें क्यों बदलना चाहिए?

व्यापार की गति स्केल करने की कोशिश करने वाली कंपनियों को भी अधिक चुनौतियों को पेश कर रही है।एक एचबीआर अध्ययन में, लगभग एक-तिहाई प्रबंधकों ने बाजार परिस्थितियों को बदलने के लिए अपनी शीर्ष चुनौती के रूप में बदलने के लिए कठिनाइयों का हवाला दिया। लेकिन यह एक बाधा पैदा करने के लिए अनुकूलित करने में विफलता नहीं है, यह वह गति है जिस पर यह किया जाता है। लगभग एक-तिहाई संगठन क्षणिक अवसरों को जब्त करने या उभरते खतरों को कम करने के लिए पर्याप्त प्रतिक्रिया नहीं दे सकते हैं, या वे इतनी तेज़ी से प्रतिक्रिया करते हैं कि वे कंपनी की रणनीति (24%) को खो देते हैं।

सच्चाई यह है कि, आपकी कंपनी की शिफ्ट और टीमों का विस्तार होता है, प्रक्रियाएं जो एक बार कुशल और पुरानी बढ़ती थीं। सबसे लचीला प्रक्रियाएं हैं जो आपकी व्यावसायिक आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए विकसित हो सकती हैं, जैसे ही उन्हें उभरने की आवश्यकता होती है।

चैन कहते हैं, "परिवर्तन एक स्थिर है।" "कभी-कभी विकसित प्रक्रियाओं में मूल्य का उपयोग करना आपको चुस्त और लचीला रखता है जो आप पर फेंक दिया जाता है। जब आपके पास तरल पदार्थ और लचीला होने की मानसिकता होती है, तो आप सीखने और बढ़ने के अवसर के रूप में हर चुनौती से संपर्क करते हैं। "

अपने संगठन को ध्यान में रखते हुए न केवल उत्पादकता को सकारात्मक रूप से प्रभावित करता है, बल्कि मनोबल में एक निश्चित आचार को बढ़ावा देता है जो परिवर्तन और विकास का समर्थन करता है। फ्रेटवाव्स में विपणन के उपाध्यक्ष मैरी ऐनी हेन्सले कहते हैं, "परिवर्तन को स्वीकार करने के अवसर के रूप में चुनौतियों को देखने के बारे में है।" "हमारा दृष्टिकोण तेजी से विफल होना और जल्दी से अनुकूलित करना है। विशेष रूप से स्टार्टअप में, आप करके सीखते हैं - चाहे आप सफल हों या असफल हों - दोनों प्रकार के सबक समान रूप से मूल्यवान हैं। "

जैसे चुस्त तकनीकों को अपनानास्क्रम और कानबानविकास मानसिकता के साथ आपकी प्रक्रियाओं को बनाने के लिए एक नींव निर्धारित करता है। डैशबोर्ड और गैंट चार्ट जैसे चुस्त उपकरण प्रगति को कल्पना, शिफ्ट प्राथमिकताओं, स्पॉट संभावित रोडब्लॉक, और प्रदर्शन को मापने में आसान बनाते हैं। इन पद्धतियों और उपकरणों का निर्माण सहयोग और लचीलापन के साथ दिमाग में किया जाता है, इसलिए वे आपकी कंपनी की हमेशा-बदलती जरूरतों का समर्थन कर सकते हैं।

आपकी टीम के साथ दैनिक या साप्ताहिक स्टैंडअप होस्टिंग दोनों परियोजनाओं और प्रक्रियाओं पर जांच करने का एक अच्छा तरीका है। क्या काम कर रहा है? क्या नहीं है? आपने क्या किया है? इसे अपनी प्रक्रियाओं का अस्थायी लेने की आदत बनाना न केवल उनका उपयोग करने के लिए एक अच्छी अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है, बल्कि वर्कफ़्लो को ताजा रखता है औरपरियोजनाट्रैक पर पूर्वानुमान।

3. स्वचालन विकास को तेज करता है

मान लें कि आपके पास एक पौधा है जिसके लिए रोज पानी की आवश्यकता होती है। इसे पानी में केवल 30 सेकंड लगते हैं, इसलिए आप इसे समझते हैं कि इसे आपके बहुत अधिक समय नहीं लेना चाहिए। जैसे ही आप पौधे की देखभाल करते हैं और इसे बढ़ते देखते हैं, आप तय करते हैं कि आप एक और चाहते हैं। पानी के बाद और दो पौधों की देखभाल करने के बाद, आपको कुछ और मिलते हैं। फिर कुछ और।

बहुत जल्द, आपके पास 20 पौधे हैं जिन्हें सभी को रोजाना 30 सेकंड पानी की आवश्यकता होती है। एक बार आपके दिन के 30 सेकंड का समय अब ​​10 मिनट की आवश्यकता है। आप एक सिंचाई प्रणाली में निवेश करने का फैसला करते हैं जो पौधों को पानी देता है ताकि आप मिट्टी को ट्रिमिंग, पिकिंग और रखरखाव पर ध्यान केंद्रित कर सकें। आप बस स्वचालन में लगे हुए हैं।

अपने सबसे सरल रूप में, स्वचालन सरल, दोहराव वाले कार्यों (जैसे पौधों को पानी देने की तरह) प्रतिनिधि है ताकि आप उन कार्यों पर अपना ध्यान समर्पित कर सकें जिनके लिए मानव ध्यान (जैसे सिरों को ट्रिम करना और मिट्टी की देखभाल) की आवश्यकता होती है। जबकि स्वचालन अपने निजी जीवन में हर रोज लोगों द्वारा गले लगा लिया जाता है, यह उन कर्मचारियों में डर को चमकता है जो डरते हैं कि स्वचालन उनके काम को अप्रचलित बनाता है। सच तो यह है, स्वचालन नौकरियों को नहीं लेता है - यह उन्हें बढ़ाता है ।

स्वचालन बढ़ते व्यवसायों को बढ़ने से कर्मचारियों को उस काम पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है जो सबसे बड़ा प्रभाव डालती है। "स्केलिंग का बोझ यह है कि विकास के साथ संसाधनों में आनुपातिक वृद्धि नहीं हो सकती है। तो बढ़ने का एकमात्र तरीका कम से कम करना है - जहां स्वचालन आता है, जहां स्वचालन आता है। " "प्रभावी और कुशल स्वचालन कार्य प्रक्रियाओं के मैन्युअल पहलुओं का समर्थन करता है और बिंदु से बिंदु तक जानकारी के आंदोलन को सुव्यवस्थित करता है। यह अदृश्य बल बन जाता है जो विकास को सुविधाजनक बनाता है। "

अपने व्यापार के तराजू के रूप में, उस स्तर को बनाए रखना कठिन हैगुणवत्ताऔर बढ़ी हुई उत्पादन में स्थिरता। स्वचालन के माध्यम से काम को मानकीकृत करके, गुणवत्ता टिकाऊ है और त्रुटि के लिए कम जगह है। के बारे में सोचते समयपेशेवर सेवा स्वचालन क्या है, अपने संगठन के कार्यों के बारे में सोचें जो उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए सुव्यवस्थित किया जा सकता है। टेम्पलेटिंग प्रोजेक्ट्स और वर्क इंटेक फॉर्म मानकीकरण सुनिश्चित करें कि आपकी टीम को बीट याद नहीं आएगा और शुरू करने के लिए आवश्यक सब कुछ के साथ जमीन को मार सकता है।

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4. लचीलापन नवाचार नस्लों

बिल्डिंग प्रक्रियाएं एक सेट-इट-एंड-फूंगी-आईटी प्रकार चीज़ नहीं है। आपको अपनी प्रक्रियाओं की निरंतर समीक्षा, सीखना और परिष्कृत करना चाहिए। एक लचीला प्रक्रिया का निर्माण न केवल दक्षता में सुधार करता है, बल्कि एक ब्रांड को पुनर्निर्माण के बजाय काम की आवश्यकता होती है, जो केवल उस प्रक्रिया के हिस्सों को सिलाई करने के लिए उपयोगिता को प्रोत्साहित करती है।

अपनी प्रक्रियाओं में लगातार दृश्यता और उन्हें परिष्कृत करने के निरंतर सहयोग के साथ, आप देख सकते हैं कि आम रोडब्लॉक कहां होते हैं और प्रक्रिया के विशिष्ट भागों को पूरी तरह से बदलने के बजाय समायोजित करते हैं। केवल छोटे चरणों को परिष्कृत करके और प्रक्रिया के थोक को संरक्षित करके, उत्पादकता निरंतर जारी है।

हेन्सले कहते हैं, "आप एक वैक्यूम में निर्णय नहीं ले सकते हैं।" "आपकी प्रक्रियाओं में दृश्यता होने से आपको ट्विक और टिंकर की मदद मिलती है क्योंकि आप बढ़ते हैं और सिलो को तोड़ते हैं ताकि आप उन बड़े निर्णयों को अधिक सहयोगी बना सकें।"

संसाधन प्रबंधन उपकरणआपकी टीम में काम कैसे वितरित किया जाता है, इस पर अंतर्दृष्टि प्रदान करें ताकि आप अधिक नियंत्रण कर सकेंयोजनाऔर परिणाम। अधिसूचित हो जाएं और जानें कि क्षमता में कौन है और किसके पास बैंडविड्थ अधिक काम करने के लिए है। होनासंसाधनों का आवंटनआपकी प्रक्रिया में एम्बेडेड उपकरण आपको सटीक रूप से पूर्वानुमानित करने में मदद करते हैं और न्यायसंगत बनाते हैं कि आप क्या कर सकते हैं।

प्रक्रिया प्रदर्शन की समीक्षा करना इस बात को प्रभावित कर सकता है कि आप समय के साथ अपनी प्रक्रियाओं को कैसे बदलते हैं। स्वचालित रिपोर्ट प्रदर्शन पर साप्ताहिक, मासिक, या त्रैमासिक आंकड़े उत्पन्न कर सकती हैं, इसलिए आप जानते हैं कि आपकी टीम किसी भी समय कितनी संभाल सकती है। दृश्यता का यह स्तर आपको अपने संगठन में दक्षता और सहयोग में सुधार के शीर्ष पर रखता है।

अपनी कार्य प्रक्रियाओं को परिष्कृत करने का एक और तरीका?अपने सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले डिजिटल उपकरण को कॉन्फ़िगर करेंअपनी टीम की सटीक जरूरतों को बेहतर बनाने के लिए।

पूर्णता की ओर धक्का

इस बात पर ध्यान दिए बिना कि आप कौन सी प्रक्रियाएं बना रहे हैं, यह समझें कि एक आदर्श प्रक्रिया जैसी कोई चीज नहीं है। जबकि परिवर्तन विफलता का कारण बन सकता है, सभी की सबसे बड़ी विफलता स्थिर रहना होगा।

जैसे ही आप अपनी नई प्रक्रियाओं का निर्माण शुरू करते हैं, अपनी पिछली सफलताओं और असफलताओं पर विचार करें। एक बार जब आप स्वीकार करते हैं कि अराजकता और विफलता पाठ्यक्रम के बराबर हैं, तो आप उन प्रक्रियाओं को शुरू कर सकते हैं जो न केवल इसे संभाल सकते हैं, बल्कि इससे लाभ उठा सकते हैं। अपने तकनीकी ढेर को कॉन्फ़िगर करके ताकि सभी टूल कनेक्ट और अनुकूलित हों, बाजार के साथ स्थानांतरित करने के लिए पर्याप्त नुकीले रहें, और अपनी सभी प्रक्रियाओं में दृश्यता प्रथाओं को एकीकृत करने के लिए, आपकी टीम प्रक्रियाओं से सशस्त्र है और उनके रास्ते आने वाली किसी भी चीज़ से निपटने के लिए तैयार है।