आभासी टीमों का प्रबंधन: चुनौतियां, टिप्स & amp; वर्चुअल टीम प्रबंधन उपकरण
वे कहते हैं कि आभासी टीमों का प्रबंधन आईटी उद्योग के आगमन से पहले बहुत "आसान" था। जितना बाद में उत्पादकता में वृद्धि में मदद मिली है, प्रबंधक अक्सर बाधाओं की एक निश्चित संख्या के कारण सामान्य प्रबंधकीय मानदंडों को शोक करते हैं।
आज, हम एक उत्पादक शैली में 'वर्चुअल टीमों को प्रबंधित करने' की अपनी क्षमता से आधुनिक दिन के प्रबंधक की सफलता की व्याख्या करते हैं।
एक प्रबंधक को अपने कार्यालय की सुविधा से कितनी तेजी से किया जा सकता है जब बाकी टीम दुनिया भर में बैठी है? हर कोई एक ही वर्कशीट पर कितनी प्रभावी ढंग से सहयोग कर सकता है जब सभी, या अधिकांश कर्मचारी दुनिया भर में दूरस्थ रूप से फैले काम कर रहे हैं?
ऐसे मुद्दों के बारे में सोचें और आप बस आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि वर्चुअल टीमों का प्रबंधन अब इतना आसान नहीं है। पढ़ते रहिये।
वर्चुअल टीम प्रबंधन चुनौतियां & amp; टिप्स
वर्चुअल टीम प्रबंधन चुनौतियां विभिन्न रूपों और रंगों में आती हैं। कई प्रमुख टीमों और संगठनों में दुनिया के एक हिस्से में स्थित एक केंद्रीय मुख्यालय के साथ वैश्विक कार्यालय होते हैं। सभी टीमें दुनिया के हर कोने से दूरस्थ रूप से काम कर रही हैं।
कर्मियों की इस उच्च परिमाण और कई अन्य दुविधाओं के साथ, आभासी टीमों का प्रबंधन एक हरक्यूलेन कार्य बन गया है। आज हम इस तरह के मुद्दों की कुछ सबसे आम समस्याओं को देखते हैं; समय प्रभावी सॉफ्टवेयर और परिणामों को एक कुशल तरीके से प्राप्त करने के विभिन्न तरीकों के माध्यम से उन्हें कैसे हल करें?
वर्चुअल टीम प्रबंधन चुनौती # 1: फ्लेक आउट प्रभाव
"फ्लेक आउट" प्रभाव सबसे आम चुनौतियों में से एक है जो प्रबंधकों का सामना करते हैं । ये अच्छी लग रही हैं 'स्वस्थ फ्लेक्स, आपको मन करें। हम टीम के सदस्यों के चरणबद्ध होने के बारे में बात कर रहे हैं, टीम संचार अंतराल, भावनाओं को झुकाव और प्रबंधकों के लिए बहुत निराशा के बारे में जब चीजें इस तरह से नहीं हो रही हैं।
आखिरकार क्या होता है कि श्रमिकों की अल्पसंख्यक ने छोड़ दिया; प्रबंधकों को अक्सर अन्य कार्यालयों में स्थानांतरित किया जाता है जहां एक ही चक्र दोहराता है, और चीजें एक घोंघा की गति से क्रॉल करती हैं। जितना अधिक 'फ्लेक आउट' एक कठिन दुःस्वप्न की तरह लगता है, इसका एक समाधान है।
वर्चुअल टीम प्रबंधन टिप # 1: अवरोधों से निपटना
उत्पादकता और संचार दो कड़े रणनीतियों हैं जिनका उपयोग इस प्रारंभिक चुनौती का सामना करने के लिए किया जाता है। संचार प्रवाह बढ़ाने का सबसे अच्छा तरीका फोन कॉल, ईमेल और निरंतर अपडेट के माध्यम से है। हालांकि, एक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के लिए एक बेहतर समाधान है; यह अनावश्यक बाधाओं में कटौती करता है और वास्तविक समय में क्वेरी को हल करने में मदद करता है। हम इसके बारे में अधिक जानकारी में बाद में बात करेंगे।
अभी के लिए, यह पता है कि ऑनलाइन उपलब्ध परियोजना प्रबंधन कार्यक्रमों का एक बंडल है। कुंजी उस चीज़ के लिए जाना है जो टीम के सदस्यों को सहयोग करने में मदद करेगी और उसी पृष्ठ पर परियोजना के बारे में सबकुछ रखेगी।
वर्चुअल टीम प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए जाने के साथ मुख्य मुद्दा आपकी कंपनी के लिए सही "उत्पाद" चुन रहा है। बहुत पसंद कारक है; प्रत्येक अन्य सॉफ्टवेयर अगले सबसे अच्छी चीज की तरह लगता है और प्रबंधकों को आम तौर पर बेकार ऐड-ऑन के एक टन के साथ कुछ महंगा खरीदने या ऐसे प्रोग्राम के लिए जाने की गलती करने की गलती होती है जो बहुत अधिक उत्पादकता समाधान प्रदान नहीं करता है।
इन मुद्दों को रोकने में मदद करने के लिए, हमने अनुशंसित वर्चुअल टीम प्रबंधन सॉफ्टवेयर की उचित सूची बनाई है जिसे आपको निश्चित रूप से देखना चाहिए। अभी के लिए, चलो अगली चुनौती पर चलते हैं टीम प्रबंधन ।
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वर्चुअल टीम प्रबंधन चुनौती # 2: ImproMptu मीटिंग्स
उस समय को याद रखें जब प्रबंधक एक क्यूबिकल से दूसरे में जाने में सक्षम थे और जब भी वे चाहते थे? खैर, यह अभी भी होता है लेकिन चीजों के उन्नत होने के कारण उस आवृत्ति में नहीं।
विभिन्न स्थानों से दूरस्थ रूप से काम करने वाली आभासी टीम के साथ, अचूक बैठकें एक बड़ी चुनौती बन सकती हैं। हालांकि, एक समाधान है।
वर्चुअल टीम प्रबंधन टिप # 2: एक टीम सहयोग सॉफ्टवेयर का उपयोग करें
सम्मेलन कॉल और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग नवीनतम प्रवृत्ति नहीं है। वास्तव में, वे हाल ही में परेशानी से अधिक हो गए हैं। आभासी टीमों के प्रबंधन के बीच सहसंबंध पर किए गए एक हालिया अध्ययन के अनुसार और वर्चुअल टीम प्रबंधन सॉफ्टवेयर , कई प्रबंधकों ने एक का उपयोग करने पर भरोसा किया कार्य प्रबंधन कार्यक्रम ; मूक, प्रभावी और डॉट पर।
एक प्रबंधक और उसके सहकर्मी के बीच ऑनलाइन बातचीत अब तीसरे पक्ष के चैट और फोन कॉल कार्यक्रमों पर निर्भर नहीं है। सैकड़ों वर्चुअल टीम के नेता हैं जो प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर समाधान के माध्यम से पेश किए गए वर्क बोर्ड के साथ रहना पसंद करते हैं। यह देखते हुए कि वर्क बोर्ड में 24/7 क्लाउड सिंक्रनाइज़ेशन और सार्वजनिक चैटबॉट है, आप आधे समय की अवधि में बहुत सी चीजें कर सकते हैं।
वर्चुअल टीम प्रबंधन चुनौती # 3: टाइमज़ोन दुविधाएं
कई दशकों पहले, जब प्रबंधन अभी भी अपने बचपन में था, तो निरंतर दौर-घड़ी संचार एक आदर्श नहीं था। यह खुद में एक चुनौती थी। किसी भी तरह, जब चीजें बेहतर के लिए बदल गईं, तो सभी घंटों में निरंतर संचार कुछ हद तक हल हो गया था।
आज, समस्या प्रभावी संचार चैनल और समय क्षेत्र मतभेद है। चूंकि वर्चुअल टीम दुनिया भर में बिखरी जा सकती है, इसलिए संतुलित समय सारिणी पर संचार एक बड़ी बाधा बन जाता है। एक प्रबंधक रात के मध्य में सम्मेलन कॉल करने में सक्षम नहीं है, इस तथ्य के बावजूद कि बाकी टीम दुनिया के कुछ हिस्से में स्थित है जहां यह डेलाइट है।
वर्चुअल टीम प्रबंधन टिप # 3: विकल्प ढूँढना
समय क्षेत्र एक सार्वभौमिक बाधा है; कोई सॉफ्टवेयर, वास्तविक समाधान या कुछ भी नहीं है जो सीधे समस्या को नाखुश कर सके। हालांकि, अध्ययन और प्रथाओं से पता चलता है कि यदि वे सभी "सूर्य का पालन करें" नियम को अपनाते हैं तो वर्चुअल टीमों का प्रबंधन करना आसान हो जाता है।
इसका तात्पर्य है कि आप एक अलग समय क्षेत्र में टीम के सदस्यों पर अनावश्यक दबाव नहीं डालते हैं। एक विकल्प के रूप में, आप एक समाधान तैयार करते हैं जहां ऐसे सदस्य सही उठा सकते हैं जहां सबसे हाल की टीम छोड़ी गई थी। यह बिल्कुल इस तरह की प्रणाली है कि एक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर पेश करने में सक्षम है।
विभिन्न टीम के सदस्य उस मामले के एक ही परियोजना पत्र, कार्य या कार्य बोर्ड पर काम करते हैं। वे सभी अंदर आते हैं और बाहर जाते हैं क्योंकि उनके समय क्षेत्र की अनुमति मिलती है, जबकि पूरी गतिविधि लगातार सिंक्रनाइज़ होती है। इस तरह से रखो; टीम के सदस्य एक बैठक में उनकी भागीदारी से पहले और उसके बाद क्या हुआ, इसके संदर्भ की उम्मीद, समझने और पालन करने में सक्षम हैं।
इस तरह के अभ्यास अंततः यह स्पष्ट करने में मदद करते हैं कि किसके साथ परामर्श करने की आवश्यकता है।
वर्चुअल टीम प्रबंधन चुनौती # 4: काम को विभाजित करना और विश्वास करना
आभासी टीमों के दैनिक अनुष्ठानों के प्रबंधन के हिस्से के रूप में, जब आपको विभिन्न टीमों के बीच काम को विभाजित करना होता है तो कई मुद्दे उभरते हैं। कुछ मुद्दों से कहा गया है कि कहा गया कार्य को कैसे पूरा / संभालना है क्योंकि कुछ कर्मचारी अधिक सक्षम हैं, जबकि अन्य पूरी तरह से धमकी देते हैं।
इसी तरह, संगठनात्मक प्रतिरोध तब उत्पन्न होता है जब समय सीमा खोने का डर करीब आता है। जब कोई लक्ष्य हासिल नहीं होता है तो प्रबंधकों को अक्सर एक दूसरे को दोषी ठहराया जाता है। के आगमन के बाद इन कार्य वर्गीकरण संबंधी मुद्दों का समाधान किया गया ग्रीनबर्ग & amp; एंटोनुची ' एस "वर्चुअल टीमों में ट्रस्ट बनाना और बनाए रखने वाला जर्नल।
वर्चुअल प्रबंधन टिप # 4: संज्ञानात्मक और प्रभावी विश्वास
तो, अब जब हमने उपर्युक्त मुद्दे के बारे में बात की है, तो यह देखने का समय है कि विभिन्न साइटों पर फैले श्रमिकों के बीच काम कैसे प्रबंधित किया जा सकता है। तकनीकी रूप से, इन दिनों वर्चुअल टीमों का प्रबंधन समर्पित वर्चुअल टीम प्रबंधन सॉफ्टवेयर के माध्यम से किया जाता है, लेकिन सिद्धांत मूल रूप से समान होता है।
एक प्रबंधक के रूप में, आप अपने व्यक्तिगत कार्य-संबंधित गतिविधियों का आकलन करके और तदनुसार उनके पास वापस आने के द्वारा अपने टीम के सदस्यों, या अधीनस्थों के साथ संज्ञानात्मक विश्वास बना सकते हैं। ट्रस्ट का यह रूप भी बनाया गया है क्योंकि प्रबंधक वर्चुअल टीम प्रबंधन उपकरण किट में सामान्य बोर्डों के माध्यम से प्रशंसा के शब्द को फैला देता है।
4 के हिस्से के रूप में हाथ में चुनौती, वर्चुअल टीम प्रबंधक व्यक्तिगत रूप से उनके अधीनस्थों के साथ प्रभावी विश्वास बनाने पर भी भरोसा करते हैं। ऐसा कैसे? चूंकि पारंपरिक संचार चैनल बाहर हैं, टीम के सदस्यों तक पहुंचने का सबसे अच्छा तरीका एक-एक-एक-एक-एक चैट सत्र, कानबान बोर्ड, मीटिंग्स और व्यक्तिगत प्रतिक्रिया के माध्यम से है।
ट्रस्ट का यह रूप सहकर्मियों के साथ भावनात्मक संबंध विकसित करता है और एक परियोजना की जीवन रेखा के दौरान कई बाधाओं को हल करने के लिए काम करता है। इन दिनों बहुत सारे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर चैट टूल्स और व्यक्तिगत-से-सार्वजनिक माध्यमों के अन्य माध्यमों से भरे हुए हैं ताकि संज्ञानात्मक और प्रभावी संबंध दोनों विकसित किए जा सकें।
5 सर्वश्रेष्ठ वर्चुअल टीम प्रबंधन उपकरण
अभी तक, ऑनलाइन उद्योग सैकड़ों वर्चुअल टीम प्रबंधन सॉफ्टवेयर और उपकरणों के साथ है। एक प्रबंधक के रूप में, आपको केवल एक विशेष सॉफ़्टवेयर की पेशकश करने के खिलाफ अपनी आवश्यकताओं को स्केल करने की आवश्यकता है।
हमारे व्यक्तिगत पसंदीदा वे वर्चुअल टीम प्रबंधन उपकरण हैं जो 'सास' मॉडल के आधार पर काम करते हैं। कम से कम, इस तरह, आपको उन्हें डाउनलोड करने और अपने काम के साथ प्राप्त करने के लिए उन्हें स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है।
किसी भी तरह, तैयार संदर्भ के लिए कार्यक्रमों की संलग्न सूची पर एक नज़र डालें।
1। यूडीएन कार्य प्रबंधक - सर्वश्रेष्ठ वर्चुअल टीम परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर
मेरे सिर के ऊपर से, मैं अनुशंसा करता हूँ यूडीएन कार्य प्रबंधक एक अद्वितीय के रूप में परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर निफ्टी सुविधाओं के अच्छे प्रवाह के साथ।
वर्चुअल टीम मैनेजर के रूप में, यदि आप ऐसे एक परिस्थिति का सामना कर रहे हैं जहां वर्चुअल टीम प्रबंधन उपकरण के बीच चयन करना एक अचार है, के लिए जाओ, के लिए जाओ यूडीएन कार्य प्रबंधक ; आपकी टीम शायद बाद में आपको धन्यवाद देने जा रही है।
कार्यक्रम को सास रणनीति के आसपास बनाया गया है, यही कारण है कि आपको इसे अपने कंप्यूटर पर स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है। यूडीएन कार्य प्रबंधक का सुंदर इंटरफ़ेस उपयोग की आसानी, और उपयोगकर्ता अनुभव पर केंद्रित है। यह मंच के अंदर मूल रूप से निर्मित 7 मॉड्यूल के साथ प्रभावी टीम सहयोग, निगरानी और रिपोर्टिंग का लाभ उठाता है।
के बारे में सबसे अच्छी बात यूडीएन कार्य प्रबंधक यह है कि टीम संस्करण 2.0 जारी करने वाला है। हमने सुना है कि आगामी अद्यतन ओवरहाल में सुधार करेगा और कई अतिरिक्त सुविधाओं को पेश करेगा। चलो मूल्य निर्धारण पर एक नज़र डालें।
का मूल संस्करण यूडीएन कार्य प्रबंधक मुफ्त में उपलब्ध है। हालांकि, प्रीमियम योजना प्रति माह $ 3 प्रति उपयोगकर्ता से शुरू होती है। यदि आप हमसे पूछते हैं, तो यह सस्ती वर्चुअल टीम प्रबंधन उपकरणों के बंडल के लिए भुगतान करने के लिए एक मामूली लागत है।
2। ढीला - वर्चुअल टीम संचार ऐप
निरंतर घड़ी संचार न केवल वर्चुअल टीम प्रबंधकों के लिए एक आवश्यकता है बल्कि एक डरावना कारक भी है। परियोजना स्थिरता और प्रभावी संचार चैनल को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए, आपको 'सुस्त' एक मौका देना चाहिए।
यह व्यापार के "संचार" पहलू पर भारी झुकता है, और दस गुना में आईटी परियोजना प्रबंधन परिदृश्यों में सुधार करने में मदद की है।
स्लैक मुख्य रूप से परियोजनाओं के प्रबंधन के लिए उपयोग नहीं किया जाता है क्योंकि इसमें गैंट चार्ट, कानबान बोर्ड और अन्य परियोजना प्रबंधन सुविधाओं की कमी होती है।
हालांकि, यह संचार उपकरण की एक सरणी की पेशकश करके उस "कमी" के लिए बनाता है।
स्लैक के लिए मुफ्त संस्करण लगभग आता है। 10,000 संदेशों की सीमा, और 10-15 लोगों की वर्चुअल टीम प्रबंधन दहलीज। हालांकि, आप असीमित संदेश, स्लैक ट्रैक, और कई अन्य उन्नत कार्यों को अनलॉक करने के लिए $ 6.67 / m के मेनियल अपफ्रंट शुल्क का भुगतान कर सकते हैं।
3. ज़ूम - वर्चुअल टीम वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग
ज़ूम उन लोगों के लिए एक वर्चुअल टीम प्रबंधन उपकरण पेश किया गया जो बैठकों, अनुस्मारक और ऑनलाइन कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से सहयोग करने की तलाश में हैं।
कार्यक्रम विशेष रूप से बोर्ड अधिकारियों और शीर्ष स्तरीय प्रबंधकों के लिए कई वीडियो मीटिंग संबंधित समाधान प्रदान करता है जिन्हें या तो लगातार रिपोर्ट प्राप्त करना है या उसी माध्यम के माध्यम से अपने संबंधित अधीनस्थों को अपडेट करना है।
ज़ूम इतना खास है कि कार्यक्रम में सुरक्षा मॉड्यूल का एकीकरण है। वर्चुअल टीम प्रबंधन रणनीतिकार के रूप में, आपको एसएसएल एन्क्रिप्शन, एईएस 256 बिट एन्क्रिप्शन, और पासवर्ड सुरक्षा मिलती है ताकि कमरे में बैठक किसी भी बाधा के बिना निजी रह सकें, या जो भी हो।
ज़ूम की सेवाएं विभिन्न जनसांख्यिकीयों पर फैले बड़े दर्शकों पर केंद्रित हैं।
ज़ूम विभिन्न मूल्य स्तरों पर पेश किया जाता है। मूल संस्करण ऐसे प्रबंधकों को लक्षित करता है जिनके पास एक छोटा सा संगठन है और प्रारंभिक स्तर की सुविधाओं के साथ मिल सकता है। साथ ही, यदि आपका संगठन वेबिनार और सक्रिय रीयल-टाइम चैट सत्र आयोजित करता है तो 10,000 से अधिक एक साथ कनेक्शन के साथ, आप ज़ूम एंटरप्राइज़ प्लान के लिए $ 19.99 / एम पर जा सकते हैं या उसी कीमत पर ज़ूम बिजनेस प्लान।
