9 stratégiák több projekt sikeresen kezelésére

Ha egy csapatot vagy programot irányít, akkor valószínűleg több projektje van egy időben. De az összes mozgó darab nyomon követése bonyolult, és gyors. Jó folyamat nélkül több projekt irányítására, nehéz tudni, hogy mely dolgozik a prioritás, hogyan segíthet a csapatnakhatékonyan kezelje a munkaterhelését, és ha minden rendben van.

Szerencsére jobb út van. Függetlenül attól, hogy küzd, hogy szervezzen és kezelje a munkát több projekten keresztül, vagy hogy a csapatnak kezelhető munkaterhelést biztosítson, ezek a tíz stratégiák segítenek megtartani mindent a pályán.

1. Jelöljön ki egy helyet az összes projekt házához

Probléma:A láthatóság hiánya az összes projektben.

Megoldás:Tervezze meg és kezelje az összes csapat projektjeit ugyanabban a helyen.

Például, ha kezeled atermék ütemtervtöbb termék bevezetések, akkor szeretném tudni, hogy pontosan hány bevezetések vannak, mi minden tartalmaz, és mikor történik. Az egyik helyen elindításának tervezése és kezelése egy helyen gyorsan láthatja mindazt, ami folyamatban van, és az egész ütemterv állapota. Mit használsz több projektmenedzsment eszközként? Ha még nem használ egy, egy projektet vagyMunkagazdálkodási platformA legjobb eszköz a munkához - és ideális esetben az egyik rugalmas, könnyen használható és együttműködő. Nál nélUDN feladatkezelőMi (nincs meglepetés) gondolkodunk UDN feladatkezelőnagyszerű lehetőségmegfontolni.

2. Határozza meg a célokat, a terveket, a felelősségeket és az elvárásokat az elején

Probléma: A megvalósítások és folyamatok következetlenségeit látja.

Megoldás: Egyértelműen meghatározza a célokat, a terveket és a felelősségeket.

Szabványos munkafolyamat vagy projekttervezési folyamat nélkül minden egyes projektet másképpen kezelik. Ennek eredményeképpen a szállítmányok következetlenek, az idő pazarolódik egy új folyamatot minden alkalommal, és a munka nagyobb valószínűséggel esik át a repedéseken.

Ennek javítása érdekében győződjön meg róla, hogy aTerv, folyamat és felelősségekA csapat közül az elejétől világos. A projekt szintjén ez azt jelenti egyértelműen felvázolja célokat, minden lépés és munka, amit be kell fejezni, ha az egyes tervek szerint, és ki lesz a felelős. Győződjön meg róla, hogy időben épül fel a visszajelzésre és a jóváhagyásokra is - ami túl könnyen leeshet, ha egyértelművé válik egy projekt befejezéséhez.

Ezután készítsen terveket, folyamatokat és felelősségeketprogramszint. Állítsa be a csapat szintű célkitűzéseit, és egyértelműen közölje azokat a projekteket, amelyek segítenek elérni őket. A projekt céljainak segíteniük kell a csapatának elérését, és viszont ezek a csapat célkitűzései segítenek a vállalatnak abban, hogy megfeleljen céljainak.

Az egészetA projektmenedzsment előnyei, Állítson be néhány csapat széles konvenciót. Például a nagy projektek esetében előfordulhat, hogy arepülési rövidítésMielőtt felvázolná aprojekt terv. Ezenkívül készítsen sablonokat a projektek számára gyakran. Segítenek abban, hogy a projekteket minden alkalommal ugyanolyan módon hajtsák végre, anélkül, hogy újra kell gondolnunk minden kis lépést, ami belépett.

3. kiemeli a legtöbb hatással kapcsolatos munkát

Probléma: Nem biztos benne, hogy milyen projektek prioritása a csapatod számára.

Megoldás: Nézd meg, hogyan projektek létrák a nagyobb vállalati célokig. Mi lesz a leghatékonyabb? Indítsa el ott.

Bár lehet, hogy csábító lehet, hogy a legegyszerűbb projektek első-ellenáll. Ehelyett rangsorolják őket, ami alapján a legnagyobb hatással lesz az Ön számáravállalati célok. "A legfontosabb prioritásoknak igazodnia kell ezekhez a célokkal, és segítenek abban, hogy egy lépéssel közelebb kerüljenek ahhoz, hogy elérjék őket"mondja az író Kasey Fleisher Hickey. Így prioritástalanítsa a munkát stratégiailag mind a makro szintre (azaz az alacsony ütésű projektet a következő negyedévre) és a mikroszint (napi szervezése)tennivalókfontosságú sorrendben).

Például a csapatod öten dolgozhatA termék elindításaugyanabban az időben. Bár mindannyian ugyanolyanméret az erőfeszítés szempontjából és a munka befejezéséhez szükséges, egyikük megvan a lehetősége arra, hogy egy sokkal nagyobb hatást gyakorolt az új ügyfél bevétel, mint a másik négy. A második azonban a leginkább hatással lenne az ügyfél-visszatartásra és az LTV-re. Mivel tudja, hogy LTV magasabb prioritással a cég, akkor szeretnénk, hogy győződjön meg arról, hogy a második terméket teljes személyzettel, mielőtt úgy döntött, akinek ideje, hogy a munka az alsó kiemelt projektek.

Nem csak az idő és az idő jobbá válikErőforrások kezelése, de nem maradsz a sötétben azon tűnődve, hogy a projektek hozzájárulnak a vállalati célokhoz.

4. Felhatalmazza a csapatodat, hogy rugalmas legyen, amikor a prioritások változnak

Probléma:A csapata nem rendelkezik egyszerű módja annak, hogy nyomon követhesse a prioritásokat és az átcsoportosításokat.

Megoldás:Szerezzen egy madár szemét az összes csapat munkájáról.

A csapat prioritásainak beállítása és a munka összehangolása kulcsfontosságú, de így elég rugalmas ahhoz, hogy a forgásba kerüljön. De ha nyomon követi a munkáját a táblázatokban és a teendők listáján több eszközön, nehéz lehet tudni, hogy a csapatod bármikor dolgozik. Ennek eredményeképpen, amikor a prioritások megváltoznak, nem tudod, mit kell átütemezni, mennyire elfoglalt mindenki, vagy hogyan nyomon követheti a munkát. Az egyik módja annak, hogy megakadályozhatja, hogy ezt aVáltoztassa meg a vezérlési folyamatot .

Megosztásával központi forrása az igazság a csapat, akkor kezelheti több projekt nem kell aggódni a változó prioritások. Mivel mindenki munkája látható, gyors érzést kaphat a csapat sávszélességének és aktuális feladatainak. Aztán ha kell reprioritize feladatokat, akkor megteheti anélkül, hogy aggasztó a feladat elvész teljesen.

Végül ne feledje, hogy a kommunikációs áramlást nyitva tartsuk, és tovább. Akár a projektmenedzsment eszköz, akár az ÖnRendszeres 1-1 találkozó, Jelentkezzen be a csapattagokkal kapcsolatbana munkaterhelésüketés ellenőrizze, hogy minden a pályán van-e.

5. A várakozások kezelése és kommunikálása egyértelműen

Probléma:Ön és az érdekeltjei rosszul illeszkednek arról, hogy mi történik.

Megoldás:Kommunikálni, ahol a munka történik.

A kommunikációs kérdésekben szenvedő csapatok így vannak, mert nincsenek láthatóságuk a munkájukba, a partnereik munkájáért, valamint a keresztfunkcionális érdekeltek munkájáért. Ha nem látnak bele a munkát csinálnak a többiek, hogy nincs összefüggésben, hogy miért határidőket is változnak-e prioritások továbbra is ugyanaz, és hogy a projekt halad.

Amikor tekommunikáció kezelése, ahol a munka történikÖn felhatalmazza mind a csapat, és a kereszt-funkcionális érintettek a teljes összefüggésben a munka mögött. Valós idejű frissítésekkel mindenkinek hozzáférhet, hogy a munka továbbfejlődjön.

A legjobb módja ennek következetesen, hogy megtalálja a munkakezelő eszközt, amely lehetővé teszi, hogy megoszthassaÁllapot és előrehaladási frissítésekjobb, ahol a munka történik. Ahelyett, hogy adatokat és frissítéseket vásárolnánk a táblázatok, a dokumentumok és egyéb eszközök között, könnyedén összegyűjtheti az információt egy gombnyomással - és ossza meg az érdekeltekkel csak egy másik kattintással.

6. Nézd meg a munka során dolgozni a munkaterhelések és az idővonalak kiegyenlítésére

Probléma:Nem biztos benne, hogy mennyi (vagy kevés) dolgozik minden egyes csapattársat a lemezükön.

Megoldás:Győződjön meg róla, hogy van módja annak, hogy a munkavállalói munkaterheléseket a projektek között találja.

Van egy második börtön, hogy minden egyes projektet más helyen tervezzük: nincs módja annak, hogy az összes munkát egyetlen személy csinálja az összes különböző projektje. Ez azt jelenti, hogy többé-kevésbé támaszkodik a csapatodra, hogy tudassa, ha a munkaterhelés túl sok vagy túl kevés. Ez megnehezíti, hogy előre a problémák, mint például a nem fogadott határidőket, mielőtt kikerültek az ellenőrzés, illetve (a fonákja) elismerik kihasználatlan tehetség.

Az összes projekt kezelése ugyanabban a helyen jó első lépés a megoldáshoz. De a következő, akkor szeretnénk, hogy valóban látni az összes feladatot egyes projektek, hogy kit rendelt, és azok dátumtartományokhoz így ÖnSpot túlfoglalott alkalmazottak és Projekt idővonalkonfliktusok. Ezután elhalaszthatja, eltávolíthatja vagy átruházhatja a feladatokat, hogy a projekteket a pályán tartsa. Nem minden eszköz van olyan szűrőkkel, amelyek lehetővé teszik ezt, ezért győződjön meg róla, hogy ezt választja.

Például előfordulhat, hogy egy tervező, aki felelős egy kis feladat, mint szerkeszt egy pár fotó, a következő termék bevezetése, hanem egymaga tervezése, nyomtatás, és a szállító brosúrák, névjegykártyák, plakátok egy konferencián A következő hónapban történik! Ugyanakkor egy másik tervezőnek extra sávszélessége van. Ha mindenki munkaterhelését egymás mellett nézed, gyorsan észreveheti ezt az eltérést, és ennek megfelelően a munka megvalósítását.

7. Állítsa be a projekt menetrendjeit a csapat termelékenységének maximalizálásához

Probléma:A projekt elkezdési dátuma nem koordinált, és ennek eredményeképpen a munkavállalók túlleszik, a munka blokkolva van, és a projektek késleltetik.

Megoldás:Ütemezzen meg minden projektet a teljes portfólióval szem előtt tartva.

Még a leginkább gondosan tervezett projekt is megmarad, ha nem ütemezi a csapat munkájának teljes körét a hónap, negyed, vagy évben. Például, ha megpróbálja elindítani három különböző internetes frissítéseket időben, lehet, hogy végül egymásnak ellentmondó vagy húzással a vártnál hosszabb ideig, mert a csapat próbál túl sokat egyszerre.

Ehelyett ütemezzen és koordinálja a csapat munkáját a program teljes körével szem előtt tartva, és fontolja meg a végrehajtás egyIncident Managementterv. Íme néhány tipp:

Stagger kezdődik a hasonló projektekhez:Különösen akkor, ha az azonos csoportba dolgozó több projekt, akkor hasznos lehet, hogy tántorog a kezdő és befejezési időpontját minden olyan egyének nem próbálják befejezni a munkát öt különböző projektek ugyanabban az időben. Ehelyett képesek lesznek arra összpontosítani, hogy az egyikre továbblépjünk a következőre.

Vigyázz a függőségekre:Ki kell töltenie az infrastruktúra felújítását, mielőtt új weboldalt épített? Ha igen, ütemezze az eltartott projektet az első tervezett befejezése után.

Flag Duplicate feladatok:Ha ugyanaz a munka két különböző projektben, megszilárdítja. Győződjön meg róla, hogy a munkadarab - akár egy új eladó, akár vásárlóberendezés, amely a videók forgalomba hozatalához forgalomba hozatalra van szükség az időben, hogy mindkét projektet a pályán tartsa.

Az időzítés lehetővé teheti a különbséget, hogy több projektet tartson a pályán, és segítsen a csapatnaklegtermékenyebb .

8. A munka delegálása - de megtartja a láthatóságot

Probléma:Van egy finom vonal a Micromanaging és a hiányzó menedzser között. Hogyan járhatsz?

Megoldás:Ossza központi forrása az igazság a csapat, így ellenőrizni tudja a munkára, ha ez szükséges.

Nincs menedzser - akár aTermékkezelő Vs. Project Manager-wants lenni micromanager, de szem elől tévesztve feladatok és az érzés, mint te vagy a sötétben, hogy munkát végzett a csapat majdnem lehetetlenné teszi, hogy hatékony vezető. A jó hír az, remény.

Az igazság egyetlen forrása megosztásával a csapatoddal megosztva módja annak, hogy nyomon kövesse az összes munkát. Ha az összes csapat munkáját él egy központilag közös projekt, akkor kap meg egy pillantással betekintést, mi van mindenki lemez, amikor ezek a feladatok miatt, illetve hogyan haladnak. Így szükség esetén ellenőrizheti a feladatokon - Mikromanás nélkül.

9. Nyomon követheti és mentse a munkafolyamatait - ahelyett, hogy újra feltalálná a kereket

Probléma:Minden projekt elején újjáépíted a munkafolyamatait.

Megoldás:Templatizálja és egyszerűsítse a projekt tervezési folyamatát.

Kép ez: csak befejezte a negyedéventemarketingkampány, és készen állsz a következő negyedévre. De nem emlékszel arra, hogy pontosan hogyan állította be a munkáját - azóta annyira megváltozott, és már több projektet irányít. Nem biztos benne, hogy mi a kezdeti összetevők. Hogyan replikálja a kampányt anélkül, hogy megbizonyosodnánk, hogy ne hagyja ki a döntő feladatot?

Hagyja abba a kerék újraindítását minden projekt elején. Ehelyett templatizálja és egyszerűsítse a projektek elindítását. Így használhatja munkafolyamatait, mint sablonokat újra és újra. Amikor itt az ideje, hogy koordinálja az új projekt, egyszerűen kezdeni az egyéni sablon, így földi fel gyorsabban és hatékonyabban.

Ezenkívül győződjön meg róla, hogy rendszeresen frissíti a sablont új feladatokat vagy lépéseket, amelyeket hozzáadott az Ön által kiépített folyamathoz vagy új munkafolyamatokhoz. Gondolj a sablonra élő dokumentumként - hogy a leghatékonyabb és hatékonyabb folyamat legyen, a legjobb gyakorlatokkal és új betekintésekkel kell frissítenie. Végül győződjön meg róla, hogy megtartja a sablont a csapat központi igazságforrásának, így mindenki hozzáférhet hozzá, és könnyen elindíthatja a projektet.

Több projekt sikeresen kezelhető, minden alkalommal

Mint acsoport vezetésA több projekt irányítása ugyanakkor gyakran valóság a munka. Remélhetőleg ezek a tippek segítenek nyomon követni az összes program mozgó darabjait, a szervezett marad, nyomja meg a határidőket, és elérje a célokat - minden alkalommal.