9 กลยุทธ์ในการจัดการหลายโครงการสำเร็จ

หากคุณกำลังจัดการทีมหรือโปรแกรมคุณอาจมีโครงการที่ดำเนินการหลายโครงการในเวลาเดียวกัน แต่การติดตามชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวทั้งหมดอาจมีความซับซ้อนและรวดเร็ว หากไม่มีกระบวนการที่ดีสำหรับการจัดการหลายโครงการมันเป็นเรื่องยากที่จะรู้ว่างานอะไรที่จะจัดลำดับความสำคัญวิธีการช่วยเหลือทีมของคุณจัดการภาระงานอย่างมีประสิทธิภาพและถ้าทุกอย่างเสร็จสิ้นในเวลา

โชคดีที่มีวิธีที่ดีกว่า ไม่ว่าคุณจะดิ้นรนเพื่อจัดระเบียบและจัดการงานข้ามโครงการหลายโครงการหรือเพื่อให้แน่ใจว่าทีมงานของคุณมีภาระงานที่จัดการได้ทั้งสิบกลยุทธ์นี้จะช่วยให้คุณติดตามทุกอย่างในการติดตาม

1. กำหนดสถานที่หนึ่งให้บ้านทุกโครงการของคุณ

ปัญหา:ขาดการมองเห็นในทุกโครงการของคุณ

สารละลาย:วางแผนและจัดการโครงการทั้งหมดของทีมของคุณในที่เดียวกัน

ตัวอย่างเช่นหากคุณจัดการแผนงานผลิตภัณฑ์ด้วยการเปิดตัวผลิตภัณฑ์หลายรายการคุณจะต้องรู้ว่ามีการเปิดตัวกี่ครั้งที่มีสิ่งที่แต่ละคนรวมถึงและเมื่อแต่ละคนเกิดขึ้น การวางแผนและการจัดการการเปิดตัวทั้งหมดของคุณในที่เดียวช่วยให้คุณเห็นทุกสิ่งที่กำลังดำเนินการอยู่และสถานะของแผนงานทั้งหมดของคุณ คุณควรใช้อะไรเป็นเครื่องมือจัดการโครงการหลายโครงการ หากคุณยังไม่ได้ใช้หนึ่งโครงการหรือแพลตฟอร์มการจัดการงานเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับงานที่มีอยู่และดีเลิศที่มีความยืดหยุ่นใช้งานง่ายและทำงานร่วมกัน ที่ผู้จัดการงาน UDNเรา (ไม่แปลกใจ) คิดว่า ผู้จัดการงาน UDNเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมเพื่อพิจารณา.

2. กำหนดเป้าหมายแผนความรับผิดชอบและความคาดหวังในตอนแรก

ปัญหา: คุณเห็นความไม่สอดคล้องกันในการส่งมอบและกระบวนการ

สารละลาย: กำหนดเป้าหมายแผนและความรับผิดชอบอย่างชัดเจน

หากไม่มีขั้นตอนการทำงานของเวิร์กโฟลว์มาตรฐานหรือโครงการแต่ละโครงการจะมีการจัดการที่แตกต่างกัน เป็นผลให้การส่งมอบไม่สอดคล้องกันเวลาจะสูญเปล่าการตั้งค่ากระบวนการใหม่ในแต่ละครั้งและการทำงานมีแนวโน้มที่จะตกผ่านรอยแตก

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ให้แน่ใจว่าแผนกระบวนการและความรับผิดชอบในบรรดาทีมของคุณชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น ในระดับโครงการนี้หมายถึงการสรุปเป้าหมายอย่างชัดเจนทุกขั้นตอนและงานชิ้นงานที่ต้องเสร็จสมบูรณ์เมื่อแต่ละคนมีกำหนดและใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้สร้างในเวลาสำหรับข้อเสนอแนะและการอนุมัติซึ่งสามารถลดลงได้ง่ายเกินไปหากคุณรีบไปทำโครงการโดยไม่มีแผนชัดเจน

ถัดไปจัดทำแผนกระบวนการและความรับผิดชอบที่ชัดเจนที่ระดับโปรแกรม. กำหนดวัตถุประสงค์ระดับทีมและสื่อสารโครงการที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างชัดเจน เป้าหมายโครงการของคุณควรช่วยให้ทีมของคุณบรรลุเป้าหมายเหล่านี้และในทางกลับกันวัตถุประสงค์ของทีมเหล่านี้จะช่วยให้ บริษัท ของคุณบรรลุเป้าหมาย

เพื่อเก็บเกี่ยวทั้งหมดประโยชน์ของการจัดการโครงการตั้งค่าอนุสัญญากว้าง ๆ ของทีม ตัวอย่างเช่นสำหรับโครงการขนาดใหญ่ที่คุณอาจต้องการนำไปสู่การสร้างสรุปโครงการก่อนที่จะสรุปแผนโครงการ. นอกจากนี้สร้างเทมเพลตสำหรับโครงการที่ทีมของคุณมักจะทำบ่อย พวกเขาจะช่วยให้แน่ใจว่าโครงการจะดำเนินการแบบเดียวกันทุกครั้งโดยไม่ต้องคิดอีกขั้นตอนเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เข้าไปในนั้น

3. จัดลำดับความสำคัญของงานที่จะส่งผลกระทบมากที่สุด

ปัญหา: คุณไม่แน่ใจว่าโครงการจะจัดลำดับความสำคัญสำหรับทีมของคุณ

สารละลาย: ดูวิธีที่โครงการขึ้นไปสู่เป้าหมายของ บริษัท ที่มีขนาดใหญ่ขึ้น อะไรจะมีผลกระทบมากที่สุด? เริ่มต้นที่นั่น

ในขณะที่มันอาจจะล่อลวงให้ชิปไปที่โครงการที่ง่ายที่สุด ให้จัดลำดับความสำคัญของพวกเขาตามสิ่งที่จะสร้างผลกระทบที่ใหญ่ที่สุดต่อคุณเป้าหมายของ บริษัท. "ลำดับความสำคัญสูงสุดของคุณควรสอดคล้องกับเป้าหมายเหล่านี้และช่วยให้คุณได้รับหนึ่งขั้นตอนใกล้เคียงกับการบรรลุเป้าหมาย"นักเขียน Kasey Fleisher Hickey กล่าว. ดังนั้นจัดลำดับความสำคัญในการทำงานอย่างมีกลยุทธ์ทั้งในระดับมหภาค (I.e. ผลักดันโครงการที่มีผลกระทบต่ำไปจนถึงไตรมาสถัดไป) และระดับไมโคร (จัดงานประจำวันของคุณสิ่งที่ต้องทำตามลำดับความสำคัญ)

ตัวอย่างเช่นทีมของคุณอาจทำงานในห้าเปิดตัวผลิตภัณฑ์ในเวลาเดียวกัน. ในขณะที่พวกเขาทั้งหมดเกี่ยวกับสิ่งเดียวกันขนาดในแง่ของความพยายาม และทำงานให้เสร็จสมบูรณ์หนึ่งในนั้นมีศักยภาพที่จะส่งผลกระทบต่อรายได้จากลูกค้าใหม่มากกว่าอีกสี่คน อย่างไรก็ตามหนึ่งวินาทีจะมีผลกระทบมากที่สุดต่อการเก็บรักษาลูกค้าและ LTV เนื่องจากคุณรู้ว่า LTV นั้นมีลำดับความสำคัญสูงกว่าของ บริษัท คุณจะต้องแน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ที่สองมีพนักงานครบกำหนดก่อนตัดสินใจว่าใครมีเวลาทำงานในโครงการที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่า

ไม่เพียง แต่คุณจะสามารถจัดสรรเวลาได้ดีขึ้นและจัดการทรัพยากรแต่คุณจะไม่ถูกทิ้งไว้ในที่มืดสงสัยว่าโครงการของคุณจะมีส่วนร่วมในเป้าหมายของ บริษัท

4. ช่วยให้ทีมของคุณมีความยืดหยุ่นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญ

ปัญหา:ทีมของคุณไม่มีวิธีที่ง่ายในการติดตามลำดับความสำคัญและการกำหนดงานใหม่

สารละลาย:รับมุมมองที่ตาของนกของงานของทีมทั้งหมดของคุณ

การกำหนดลำดับความสำคัญของทีมและการจัดตำแหน่งในการทำงานเป็นกุญแจสำคัญ แต่มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะหมุนได้เมื่อคุณต้องการ แต่ถ้าคุณติดตามงานของคุณในสเปรดชีตและรายการที่ต้องทำในหลาย ๆ เครื่องมืออาจเป็นเรื่องยากที่จะรู้ว่าทีมของคุณทำงานอย่างไรในครั้งเดียว เป็นผลให้เมื่อการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญคุณไม่ทราบว่าพวกเขาต้องการกำหนดเวลาใหม่อย่างไรทุกคนยุ่งแค่ไหนหรือวิธีการติดตามงานที่คุณจับ วิธีหนึ่งที่คุณสามารถป้องกันสิ่งนี้ได้คือการใช้งานเปลี่ยนกระบวนการควบคุม .

ด้วยการแบ่งปันแหล่งที่มาของความจริงกลางกับทีมของคุณคุณสามารถจัดการหลายโครงการได้โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับลำดับความสำคัญของการเปลี่ยน เพราะการทำงานของทุกคนสามารถมองเห็นได้คุณจะได้รับความรู้สึกอย่างรวดเร็วของแบนด์วิดท์ของทีมและงานปัจจุบันของคุณ ถ้าอย่างนั้นคุณต้องอ่านภารกิจใหม่คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องกังวลว่างานจะหายไปอย่างสมบูรณ์

ในที่สุดอย่าลืมทำให้การสื่อสารไหลแบบเปิดออฟไลน์และเปิด ไม่ว่าจะเป็นในเครื่องมือการจัดการโครงการของคุณหรือในของคุณการประชุม 1-1 ปกติตรวจสอบกับสมาชิกในทีมของคุณเกี่ยวกับภาระงานของพวกเขาและตรวจสอบอีกครั้งว่าทุกอย่างในการติดตาม

5. จัดการและสื่อสารความคาดหวังอย่างชัดเจน

ปัญหา:คุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอยู่ในแนวเดียวกันเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อ

สารละลาย:สื่อสารที่งานเกิดขึ้น

ทีมที่ต้องทนทุกข์ทรมานจากปัญหาการสื่อสารทำเช่นนั้นเพราะพวกเขาขาดการมองเห็นในงานของพวกเขางานของพันธมิตรและงานของผู้มีส่วนได้เสียข้ามการทำงานของพวกเขา เมื่อคุณไม่มีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการทำงานที่คนอื่นกำลังทำอยู่คุณขาดบริบทที่จะเข้าใจว่าเหตุใดเส้นเวลาจึงเปลี่ยนไปไม่ว่าจะเป็นลำดับความสำคัญยังคงเหมือนเดิมและโครงการกำลังดำเนินการต่อไป

เมื่อคุณจัดการการสื่อสารที่งานเกิดขึ้นคุณมอบอำนาจให้ทั้งทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียข้ามอเนกประสงค์ของคุณด้วยบริบททั้งหมดที่อยู่เบื้องหลังงานของคุณ ด้วยการอัปเดตแบบเรียลไทม์ทุกคนสามารถเข้าถึงวิธีการทำงานที่ก้าวหน้าเช่นกัน

วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้อย่างสม่ำเสมอคือการหาเครื่องมือการจัดการงานที่ช่วยให้คุณแบ่งปันสถานะและการอัพเดตความคืบหน้าตรงที่งานกำลังเกิดขึ้น แทนที่จะเป็นการจัดหาข้อมูลและการอัปเดตในสเปรดชีตเอกสารและเครื่องมืออื่น ๆ คุณสามารถรวบรวมข้อมูลด้วยการคลิกปุ่ม - และแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการคลิกเพียงครั้งเดียว

6. ดูที่ทำงานข้ามโครงการเพื่อสร้างสมดุลภาระงานและระยะเวลา

ปัญหา:คุณไม่แน่ใจว่าทำงานเท่าไหร่ (หรือน้อย) ทำงานร่วมกันแต่ละคนมีบนจานของพวกเขา

สารละลาย:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวิธีที่จะเห็นภาระงานของพนักงานทั่วทั้งโครงการ

มีข้อผิดพลาดที่สองในการวางแผนแต่ละโครงการในสถานที่ที่แตกต่างกัน: คุณไม่มีวิธีที่จะเห็นงานทั้งหมดที่บุคคลเดียวกำลังทำกับโครงการที่แตกต่างกันทั้งหมดของคุณ ซึ่งหมายความว่าคุณพึ่งพาทีมของคุณมากขึ้นหรือน้อยลงเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อปริมาณงานมากเกินไปหรือน้อยเกินไป สิ่งนี้ทำให้ยากต่อการก้าวไปข้างหน้าของปัญหาเช่นกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับก่อนที่พวกเขาจะหมุนวนออกจากการควบคุมหรือ (บน flipside) รับรู้ถึงความสามารถที่ไม่มีความสามารถ

การจัดการโครงการทั้งหมดของคุณในที่เดียวกันเป็นขั้นตอนแรกที่ดีในการแก้ปัญหานี้ แต่ต่อไปคุณจะต้องดูงานทั้งหมดในแต่ละโครงการซึ่งพวกเขาได้รับมอบหมายและช่วงวันที่ของพวกเขาเพื่อให้คุณสามารถจุดพนักงานที่จองเกินหนังสือและโครงการไทม์ไลน์ความขัดแย้ง จากนั้นคุณสามารถเลื่อนลบหรือมอบหมายงานอีกครั้งเพื่อให้โครงการของคุณติดตาม ไม่ใช่เครื่องมือทั้งหมดที่มีตัวกรองที่อนุญาตสำหรับสิ่งนี้ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณเลือกที่ทำ

ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีนักออกแบบที่รับผิดชอบงานเล็ก ๆ เช่นการแก้ไขภาพถ่ายสองสามภาพสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ครั้งต่อไปของคุณ แต่ยังมีการออกแบบการพิมพ์และการส่งมอบโบรชัวร์นามบัตรและโปสเตอร์สำหรับการประชุม เกิดขึ้น - เดือนหน้า! ในเวลาเดียวกันนักออกแบบอีกคนมีแบนด์วิดท์พิเศษ หากคุณกำลังดูที่ภาระงานของทุกคนเคียงข้างคุณสามารถมองเห็นความคลาดเคลื่อนนี้ได้อย่างรวดเร็วและจัดสรรงานตามลำดับ

7. ปรับตารางโครงการเพื่อเพิ่มผลผลิตของทีม

ปัญหา:วันที่เริ่มต้นโครงการไม่ได้ประสานงานและเป็นผลให้พนักงานได้รับเงินกู้ทำงานได้รับการบล็อกและโครงการล่าช้า

สารละลาย:กำหนดเวลาแต่ละโครงการด้วยพอร์ตโฟลิโอเต็มรูปแบบของคุณ

แม้แต่โครงการที่วางแผนไว้อย่างรอบคอบที่สุดก็สามารถตกรางได้หากไม่ได้กำหนดขอบเขตการทำงานเต็มรูปแบบของการทำงานของทีมของคุณในช่วงเดือนไตรมาสหรือปี ตัวอย่างเช่นหากคุณพยายามเปิดการอัปเดตเว็บที่แตกต่างกันสามครั้งในเวลาเดียวกันพวกเขาอาจขัดแย้งกันหรือลากนานกว่าที่คาดไว้เพราะทีมของคุณกำลังพยายามทำมากเกินไปในครั้งเดียว

แทนที่จะกำหนดเวลาและประสานงานงานของทีมงานด้วยขอบเขตเต็มของโปรแกรมของคุณในใจและพิจารณาการใช้งานการจัดการเหตุการณ์วางแผน. นี่คือเคล็ดลับเล็กน้อย:

วันเริ่มต้นโซเซสำหรับโครงการที่คล้ายกัน:โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีกลุ่มเดียวกันที่ทำงานกับหลาย ๆ โครงการอาจมีประโยชน์ในการสวนย้ายวันที่เริ่มต้นและเสร็จสมบูรณ์ของแต่ละโครงการดังนั้นบุคคลที่ไม่ได้พยายามทำงานให้เสร็จสำหรับห้าโครงการที่แตกต่างกันในเวลาเดียวกัน แต่พวกเขาจะสามารถมุ่งเน้นไปที่หนึ่งก่อนที่จะย้ายไปยังต่อไป

ระวังการพึ่งพา:คุณต้องทำให้การยกเครื่องโครงสร้างพื้นฐานที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนสร้างเว็บไซต์ใหม่หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นกำหนดเวลาโครงการที่ขึ้นอยู่กับหลังจากวันที่เสร็จสมบูรณ์ตามแผนของคุณ

ธงที่ซ้ำกันงาน:หากคุณมีงานชิ้นเดียวกันในสองโครงการที่แตกต่างกันรวมไว้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของงาน - ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดจำหน่ายใหม่หรืออุปกรณ์ซื้อสำหรับการถ่ายวิดีโอเพื่อทำการตลาดเพื่อให้เสร็จในการติดตามทั้งสองโครงการ

Timing สามารถสร้างความแตกต่างทั้งหมดในการรักษาหลายโครงการในการติดตามและช่วยให้ทีมของคุณเป็นของพวกเขามีประสิทธิผลมากที่สุด .

8. มอบหมายงาน แต่เก็บรักษาทัศนวิสัย

ปัญหา:มีเส้นที่ดีระหว่าง Micromanaging และเป็นผู้จัดการที่ขาดงาน คุณจะเดินไปได้อย่างไร

สารละลาย:แบ่งปันแหล่งที่มากลางของความจริงกับทีมของคุณเพื่อให้คุณสามารถเช็คอินที่ทำงานได้เมื่อจำเป็น

ไม่มีผู้จัดการ - ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการผลิตภัณฑ์กับผู้จัดการโครงการ- ทุกคนที่จะเป็น micromanager แต่การสูญเสียการมองเห็นงานและความรู้สึกเหมือนอยู่ในความมืดเกี่ยวกับงานที่ทำในทีมของคุณสามารถทำให้เป็นไปไม่ได้ที่จะเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพ ข่าวดีก็คือมีความหวัง

ด้วยการแบ่งปันแหล่งความจริงเพียงอย่างเดียวกับทีมของคุณคุณมีวิธีที่จะติดตามงานทั้งหมดที่ทุกคนกำลังทำอยู่ เมื่องานของทีมงานทั้งหมดของคุณอยู่ในโครงการที่ใช้ร่วมกันส่วนกลางคุณสามารถรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ในจานของทุกคนเมื่อถึงกำหนดและวิธีการที่พวกเขากำลังก้าวหน้า ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเช็คอินได้ในภารกิจหากจำเป็นโดยไม่มี Micromaning

9. ติดตามและบันทึกเวิร์กโฟลว์ของคุณ - แทนที่จะเป็นวงล้อในแต่ละครั้ง

ปัญหา:คุณกำลังสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่จุดเริ่มต้นของทุกโครงการ

สารละลาย:templatize และทำให้กระบวนการวางแผนโครงการของคุณง่ายขึ้น

รูปภาพนี้: คุณเพิ่งเสร็จสิ้นไตรมาสของคุณแคมเปญการตลาดและคุณกำลังเตรียมพร้อมสำหรับไตรมาสถัดไป แต่คุณจำไม่ได้ว่าคุณตั้งค่างานของคุณได้อย่างไร - มันเปลี่ยนไปมากตั้งแต่นั้นมาและคุณกำลังจัดการโครงการหลายโครงการตามที่เป็นอยู่ คุณไม่แน่ใจว่าส่วนประกอบเริ่มต้นคืออะไร คุณทำซ้ำแคมเปญโดยไม่ต้องแน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดงานที่สำคัญใด ๆ

หยุดคิดค้นล้อใหม่ที่จุดเริ่มต้นของทุกโครงการ แทนเทมเพลตและทำให้คุณเริ่มต้นโครงการแทน ด้วยวิธีนี้คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นเทมเพลตซ้ำแล้วซ้ำอีก เมื่อถึงเวลาที่จะประสานงานโครงการใหม่เพียงเริ่มต้นด้วยเทมเพลตที่กำหนดเองของคุณเพื่อให้คุณสามารถแอบขึ้นได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังอัปเดตเทมเพลตของคุณเป็นประจำด้วยภารกิจใหม่หรือขั้นตอนที่คุณได้เพิ่มไปยังกระบวนการหรือเวิร์กโฟลว์ใหม่ที่คุณสร้างออกมา คิดว่าเทมเพลตของคุณเป็นเอกสารที่มีชีวิต - เพื่อให้มีกระบวนการที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพมากที่สุดคุณควรอัปเดตด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและข้อมูลเชิงลึกใหม่ ๆ ในที่สุดให้แน่ใจว่าได้เก็บเทมเพลตของคุณไว้ในแหล่งความจริงกลางของทีมดังนั้นทุกคนสามารถเข้าถึงได้และสามารถเริ่มโครงการได้อย่างง่ายดาย

จัดการหลายโครงการได้สำเร็จทุกครั้ง

ในฐานะหัวหน้าทีมการจัดการโครงการหลายโครงการในเวลาเดียวกันมักเป็นจริงของงาน หวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณติดตามชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวของโปรแกรมทั้งหมดของคุณได้รับการจัดระเบียบค้างชำระของคุณและบรรลุเป้าหมายของคุณทุกครั้ง