[삼]팀이나 프로그램을 관리하는 경우 동시에 여러 프로젝트가 발생할 수 있습니다. 그러나 모든 움직이는 조각을 추적 할 수 있지만 빠르게 얻을 수 있습니다. 여러 프로젝트를 관리하기위한 좋은 프로세스가 없으면 우선 순위를 지정하는 작업, 팀을 돕는 방법을 알기가 어렵습니다.
효과적으로 작업량을 관리합니다
그리고 모든 것이 모두 시간에 끝나면됩니다.
[삼]다행히도, 더 나은 방법이 있습니다. 여러 프로젝트에서 작업을 구성하고 관리하거나 팀이 관리 가능한 작업 부하를 보장하는 것을 보장하는지 여부에 관계 없이이 10 가지 전략은 트랙에 모든 것을 유지하는 데 도움이됩니다.
[삼]
문제:
모든 프로젝트에서 가시성이 부족합니다.
[삼]
해결책:
같은 장소에서 모든 팀 프로젝트를 계획하고 관리하십시오.
[삼]예를 들어, A를 관리하는 경우
제품 로드맵
여러 제품 출시를 통해 각각이 포함 된 것과 각각의 일이 일어나고 있는지 정확히 얼마나 많은 발사를 알고 싶습니다. 한 곳에서 모든 출시 계획 및 관리를 통해 진행중인 모든 것을 빠르게 볼 수 있으며 전체 로드맵의 상태를 봅니다. 다중 프로젝트 관리 도구로 사용해야 하는가? 하나를 이미 사용하지 않으면 프로젝트 또는
작업 관리 플랫폼
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고려하다.
[삼]
문제
: 귀하는 산출물 및 프로세스에서 불일치를보고 있습니다.
[삼]
해결책
: 목표, 계획 및 책임을 명확하게 정의하십시오.
[삼]표준 워크 플로우 또는 프로젝트 계획 프로세스가 없으면 각 프로젝트는 다르게 관리 될 가능성이 큽니다. 결과적으로 산출물은 일관성이 없으며 매번 새로운 프로세스를 설정하는 데 낭비되며 작업이 균열을 통해 떨어질 가능성이 더 큽니다.
[삼]이것을 고치기 위해서,
계획, 프로세스 및 책임
팀 중에서 처음부터 분명합니다. 프로젝트 수준에서는, 각각의 단계 및 작품을 명확하게 설명하고, 각 단계, 각자가 예정되어야 할 때마다, 누가 책임을 져야 할 것입니다. 피드백 및 승인을위한 시간을 빌드해야합니다. - 명확한 계획없이 프로젝트를 완성하기 위해 서두르면 너무 쉽게 삭제 될 수 있습니다.
[삼]다음으로 계획, 프로세스 및 책임을 지우십시오.
프로그램 수준
...에 팀 수준의 목표를 설정하고이를 수행하는 데 도움이되는 프로젝트를 명확하게 전달하십시오. 귀하의 프로젝트 목표는 팀이이를 달성하도록 돕고 이러한 팀 목표는 회사가 그 목표를 달성하는 데 도움이 될 것입니다.
[삼]모든 것을 수확하기 위해
프로젝트 관리의 이점
, 몇 가지 팀 전체의 협약을 설정하십시오. 예를 들어 대규모 프로젝트의 경우 리드가 필요할 수 있습니다.
프로젝트 개요
요약하기 전에
프로젝트 계획
...에 또한 팀이 자주 수행하는 프로젝트를위한 템플릿을 만드십시오. 그들은 프로젝트가 그들에게 들어가는 모든 작은 단계를 다시 생각하지 않고도 매일 같은 방식으로 프로젝트가 동일한 방식으로 실행되었는지 확인합니다.
[삼]
문제
: 어떤 프로젝트가 팀을 우선 순위 지정할지 모르겠습니다.
[삼]
해결책
: 프로젝트가 더 큰 회사 목표까지 어떻게 사다리는지 살펴보십시오. 가장 영향을 미치는 것은 무엇입니까? 거기 시작하십시오.
[삼]가장 쉬운 프로젝트에서 첫 번째 저항에서 칩을 깎을 수있는 것일 수도 있습니다. 대신에 가장 큰 영향을 미칠 것인지에 따라 그들을 우선 순위를 부여하십시오.
회사 목표
...에 "최선의 우선 순위는 이러한 목표와 일치해야하며 한 걸음을 달성하는 데 도움이됩니다."
작가 Kasey Flisher Hickey가 말합니다
...에 그래서 매크로 레벨 (즉, 낮은 충격 프로젝트를 다음 분기에 밀어 넣는)과 마이크로 레벨 모두에 전략적으로 우선 순위를 부여합니다 (일일 조직
할 일 목록
중요성 순서대로).
[삼]예를 들어, 팀이 5 개로 작동 할 수 있습니다.
제품 출시
동시에. 그들 모두는 똑같은 것입니다
노력 측면에서 크기
그리고 완료하는 데 필요한 일과 작업 중 하나는 다른 네 가지보다 새로운 고객 수익에 훨씬 더 큰 영향을 미칠 수있는 잠재력을 가지고 있습니다. 그러나 두 번째는 고객 유지 및 LTV에 가장 큰 영향을 미칩니다. LTV가 회사의 우선 순위가 높음을 알고 있기 때문에 두 번째 제품이 최우선 순위 프로젝트에서 일할 시간이 있는지 결정하기 전에 두 번째 제품이 완전히 직원이 있는지 확인하려고합니다.
[삼]시간을 할당 할 수있을뿐만 아니라
자원 관리
그러나 프로젝트가 회사 목표에 기여할 것이라는 경우 어두운 궁금해하지 않을 것입니다.
[삼]
문제:
귀하의 팀은 우선 순위를 쉽게 추적하고 작업을 재 할당 할 수있는 쉬운 방법이 없습니다.
[삼]
해결책:
모든 팀의 일에 대한 새의 눈을 봅니다.
[삼]팀 우선 순위를 설정하고 작업에 정렬하는 것은 핵심이지만 필요할 때 피벗 할 수있을만큼 유연합니다. 그러나 스프레드 시트에서 작업을 추적하고 여러 도구에서 할 일 목록을 추적하면 한 번에 팀이 작업하고 있는지 알 수 있습니다. 결과적으로 우선 순위가 변경되면 일정을 변경 해야하는지, 얼마나 바쁜 모든 사람이 있는지 또는 보류중인 작업을 추적하는 방법을 모릅니다. 이것이 이것을 방해 할 수있는 한 가지 방법은
제어 프로세스 변경
...에
[삼]팀과의 중심의 진실 원을 공유함으로써 우선 순위를 걱정하지 않고 여러 프로젝트를 관리 할 수 있습니다. 모두의 일이 보이기 때문에 팀의 대역폭과 현재 작업을 빠르게 감지 할 수 있습니다. 그런 다음 작업을 재발견 해야하는 경우 작업이 완전히 손실되지 않고도 그렇게 할 수 있습니다.
[삼]마지막으로 통신 흐름을 오픈 라인과 켜기를 유지하는 것을 잊지 마십시오. 프로젝트 관리 도구 또는 귀하의
정규 1-1 회의
, 팀원과 체크인하십시오
그들의 워크로드
그리고 모든 것이 트랙에 있는지 다시 확인하십시오.
[삼]
문제:
귀하와 귀하의 이해 관계자는 일어나는 일에 대해 잘못 정렬됩니다.
[삼]
해결책:
일이 일어나는 곳에 의사 소통하십시오.
[삼]의사 소통 문제로 고통받는 팀은 작업, 파트너의 일 및 교차 기능적 이해 관계자의 작업에 대한 가시성이 부족하기 때문에 그렇게합니다. 다른 사람들이 작업에 대한 통찰력이 없을 때, 당신은 우선 순위가 그대로 유지되는지, 프로젝트가 어떻게 진행되는지, 어떻게 변화하는지, 어떻게 변하고 있는지 이해하는 것이 맥락이 부족합니다.
[삼]
때를
일이 일어나는 의사 소통을 관리합니다
, 당신은 당신의 팀과 당신의 교차 기능적 이해 관계자에게 당신의 일 뒤에 완전한 맥락을 가진 것으로 권한을 부여합니다. 실시간 업데이트를 통해 모든 사람이 작업이 어떻게 진행되고 있는지에 액세스 할 수 있습니다.
[삼]일관되게이를 수행하는 가장 좋은 방법은 공유 할 수있는 작업 관리 도구를 찾는 것입니다.
상태 및 진행 업데이트
일이 일어나는 곳. 스프레드 시트, 문서 및 기타 도구에서 데이터와 업데이트를 소싱하는 대신 버튼을 클릭하면 정보를 쉽게 수집하고 이해 관계자와 다른 클릭만으로도 공유 할 수 있습니다.
6. 작업 부하 및 타임 라인의 균형을 맞추기 위해 프로젝트 전반에 걸쳐 작업을 살펴보십시오.
[삼]
문제:
각 팀 메이트가 얼마나 많은 (또는 거의) 작동하는지 확실하지 않습니다.
[삼]
해결책:
프로젝트에서 직원 작업 부하를 볼 수있는 방법을 확인하십시오.
[삼]다른 장소에서 각 프로젝트를 계획하는 데 두 번째 함정이 있습니다. 한 사람이 모든 다른 프로젝트에서 한 사람이하고있는 모든 작업을 볼 수있는 방법이 없습니다. 즉, 작업 부하가 너무 많거나 적을 때 팀에 더 많거나 적게 드는 것이 중요합니다. 이로 인해 문제가 발생하거나 (플립 사이드에서)가 부족한 재능을 인식하기 전에 누락 된 마감일과 같은 문제를 앞당겨지기가 어렵습니다.
[삼]같은 장소에서 모든 프로젝트를 관리하는 것은 이것을 해결하는 좋은 첫 걸음입니다. 그러나 다음으로 각 프로젝트의 모든 작업을 실제로 볼 수 있습니다.
스폿 억제 된 직원들
그리고
프로젝트 타임 라인
갈등. 그런 다음 프로젝트를 트랙에 유지하기 위해 작업을 연기, 제거 또는 재 지정할 수 있습니다. 모든 도구 가이 문제를 허용하는 필터가있는 것은 아니므로 그렇게하는지 확인하십시오.
[삼]예를 들어, 다음 제품 출시를 위해 몇 장의 사진을 편집하는 것과 같은 작은 작업을 책임지는 디자이너가있을 수 있습니다. 일어난 일 - 다음 달! 동시에 또 다른 디자이너는 여분의 대역폭을 가지고 있습니다. 모든 사람의 작업 부하를 나란히보고있는 경우이 불일치를 신속하게 발견하고 그에 따라 작업을 할당 할 수 있습니다.
[삼]
문제:
프로젝트 시작 날짜는 조정되지 않았으며 결과적으로 직원이 초과화되고 작업이 차단되고 프로젝트가 지연됩니다.
[삼]
해결책:
전체 포트폴리오를 염두에두고 각 프로젝트를 예약하십시오.
[삼]가장 신중하게 계획된 프로젝트조차도 월, 분기 또는 해를 염두에두고 팀의 업무의 완전한 범위로 예정되어 있지 않으면 탈선 할 수 있습니다. 예를 들어, 동시에 세 가지 다른 웹 업데이트를 시작하려고하면 팀이 한 번에 너무 많이 수행하려고하기 때문에 서로 충돌하거나 예상보다 오래 걸릴 수 있습니다.
[삼]대신 팀의 작업을 명심하고 자신의 프로그램의 전체 범위를 명심하고 구현하는 것을 고려해보십시오.
사고 관리
계획. 다음은 몇 가지 팁이 있습니다.
[삼]
비슷한 프로젝트를위한 비틀 거리는 날짜 :
특히 여러 프로젝트에서 작업하는 것과 동일한 그룹을 가지고있는 경우 각자의 시작 및 완료 날짜를 비틀 거리는 데 도움이 될 수 있으므로 개인은 동시에 5 개의 다른 프로젝트에 대한 작업을 완료하려고 노력하지 않습니다. 대신 다음으로 이동하기 전에 하나씩 집중할 수 있습니다.
[삼]
종속성을 찾으십시오 :
새로운 웹 사이트를 구축하기 전에 해당 인프라 스프레이를 완료해야합니까? 그렇다면 첫 번째 계획 완료 날짜 후에 종속 프로젝트를 예약하십시오.
[삼]
플래그 중복 작업 :
두 개의 다른 프로젝트에서 동일한 작업을 수행하는 경우 IT를 통합하십시오. 새로운 공급 업체가 온 보딩되는지 여부를 확인하십시오. 마케팅을위한 비디오 촬영을위한 촬영을위한 장비를 구입하는지 여부를 확인하십시오.
[삼]타이밍은 트랙에 여러 프로젝트를 유지하고 팀을 돕는 데 도움이 될 수 있습니다.
가장 생산적이다
...에
[삼]
문제:
Micromanaging과 결석 관리자가있는 훌륭한 라인이 있습니다. 어떻게 걸을 수 있니?
[삼]
해결책:
팀과 함께 진실의 중심 원천을 공유하므로 필요할 때 직장에서 확인할 수 있습니다.
[삼]관리자가 없습니다. A.
제품 관리자 대 프로젝트 관리자
- 마이크로 미터가 될지 만, 당신의 팀에서 일하는 일에 대해 어둠 속에서 당신이 어둠 속에서 당신이 효과적인 지도자가되는 것은 거의 불가능하게 만들 수 있습니다. 좋은 소식은 희망이 있습니다.
[삼]팀과 단일 진리의 원천을 공유함으로써 모든 일을 모두 추적 할 수있는 방법이 있습니다. 귀하의 모든 팀의 업무가 중앙 공유 프로젝트에 삽입되면 모든 사람의 판에있는 것, 그 작업이 만료 될 때, 그들이 어떻게 진행되는지에 대한 눈에 띄는 통찰력을 얻을 수 있습니다. 그렇게하면 마이크 알마니징없이 필요한 경우 작업을 체크인 할 수 있습니다.
[삼]
문제:
모든 프로젝트의 시작 부분에서 워크 플로를 재건합니다.
[삼]
해결책:
프로젝트 계획 프로세스를 템플릿으로 만들고 단순화하십시오.
[삼]그림 : 당신은 방금 분기별로 끝났습니다
마케팅 캠페인
, 다음 분기에 준비하고 있습니다. 그러나 당신은 당신이 당신의 일을 정확히 설정하는 방법을 기억하지 못합니다. 그 이후로 많은 프로젝트를 이미 관리하고 있습니다. 초기 구성 요소가 무엇인지 모르겠습니다. 당신이 중요한 일을 놓치지 않고 캠페인을 어떻게 복제합니까?
[삼]모든 프로젝트의 시작 부분에 휠을 재발 명하지 마십시오. 대신, 프로젝트를 시작하는 방법을 템플릿하고 단순화하십시오. 그렇게하면 워크 플로를 템플릿으로 다시 사용하여 워크 플로를 사용할 수 있습니다. 새 프로젝트를 조정할 때가되면 사용자 정의 템플리트를 시작하기 만하면 빠르고 효율적으로 램프를 올릴 수 있습니다.
[삼]또한 템플릿을 새 작업이나 프로세스에 추가 한 단계 또는 빌딩이있는 새 워크 플로우에 정기적으로 업데이트하고 있는지 확인하십시오. 귀하의 템플릿을 살아있는 문서로 생각하십시오. 가장 효과적이고 효율적인 프로세스를 통해 최선의 방법과 새로운 통찰력으로 업데이트해야합니다. 마지막으로 팀의 중심의 진실에 템플릿을 유지하므로 모든 사람이 액세스 할 수있게하고 프로젝트를 쉽게 시작할 수 있습니다.
