9 strategieën voor het succesvol beheren van meerdere projecten

Als u een team of een programma beheert, heeft u waarschijnlijk tegelijkertijd meerdere projecten in uitvoering. Maar het bijhouden van alle bewegende stukken kan ingewikkeld en snel worden ingewikkeld. Zonder een goed proces voor het beheren van meerdere projecten, is het moeilijk om te weten wat werk om te prioriteren, hoe je je team kunt helpenhun werkbelasting effectief beheren, en als alles allemaal op tijd klaar is.

Gelukkig is er een betere manier. Of u nu worstelt om werk in meerdere projecten te organiseren en te beheren of ervoor te zorgen dat uw team een ​​beheersbare werklast heeft, deze tien strategieën helpen u alles op het goede spoor te houden.

1. Designeer een plek om al uw projecten te huisvesten

Probleem:Gebrek aan zichtbaarheid in al uw projecten.

Oplossing:Plan en beheer alle projecten van uw team op dezelfde plaats.

Bijvoorbeeld als u een beheertProduct RoadmapMet meerdere productlanceringen wilt u precies weten hoeveel lanceringen er zijn, wat elk omvat, en wanneer er gebeurt. Met het plannen en beheren van al uw lanceringen op één plaats kunt u snel alles zien wat aan de gang is en de status van uw gehele routekaart. Wat moet je gebruiken als een Multi-Project Management-tool? Als u nog geen één, een project ofWerkbeheer Platformis het beste soort hulpmiddel voor de baan - en idealiter een die flexibel is, gemakkelijk te gebruiken en collaborative. BijUdn taakmanagerWij (geen verrassing) denken Udn taakmanageris een geweldige optieoverwegen.

2. Definieer doelen, plannen, verantwoordelijkheden en verwachtingen aan het begin

Probleem: Je ziet inconsistenties in deliverables en processen.

Oplossing: Definieer de doelen, plannen en verantwoordelijkheden duidelijk.

Zonder een standaard workflow- of projectplanningsproces, wordt elk project waarschijnlijk anders beheerd. Dientengevolge zijn deliverables inconsistent, de tijd wordt verspild aan het opzetten van een nieuw proces elke keer, en het werk zal vaker door de scheuren vallen.

Om dit te verhelpen, zorg er dan voor dat dePlan, proces en verantwoordelijkhedenOnder uw team zijn vanaf het begin duidelijk. Op het projectniveau betekent dit duidelijk schetsend doelen, elke stap en het werk dat moet worden voltooid, wanneer elk is gepland, en wie er verantwoordelijk voor zal zijn. Zorg ervoor dat u ook in de loop van de tijd brengt voor feedback en goedkeuringen - die te gemakkelijk kan worden laten vallen als u zich haastelt om een ​​project te voltooien zonder een duidelijk plan.

Maak vervolgens plannen, processen en verantwoordelijkheden die duidelijk zijn op deprogrammaniveau. Stel doelstellingen van teamniveau in en communiceer duidelijk de projecten die u zullen helpen ze te bereiken. Uw projectdoelen moeten uw team helpen deze te bereiken en deze teamdoelstellingen zullen op zijn beurt uw bedrijf helpen bij het voldoen aan de doelen.

Om alleVoordelen van projectbeheer, stel een paar teambrede conventies in. Bijvoorbeeld voor grote projecten die u nodig heeft die u nodig heeft om een ​​te makenProject Briefvoordat u deproject Plan. Maak bovendien sjablonen voor projecten die uw team vaak doet. Ze zullen ervoor zorgen dat projecten elke keer op dezelfde manier worden uitgevoerd - zonder elke kleine stap te hoeven denken die in hen ging.

3. Prioritize van het werk dat de meeste impact zal maken

Probleem: Je weet niet zeker welke projecten prioriteren voor je team.

Oplossing: Kijk naar hoe projecten ladders tot grotere bedrijfsdoelstellingen zijn. Wat heeft de meeste impact? Begin daar.

Hoewel het misschien verleidelijk is om naar de gemakkelijkste projecten te chippen. Prioriteer ze in plaats daarvan op basis van wat de grootste impact op uwBedrijfsdoelen. "Uw topprioriteiten moeten overeenkomen met deze doelen en helpen u een stap dichterbij te krijgen om ze te bereiken",zegt schrijver Kasey Fleisher Hickey. Dus prioriteer het werk strategisch op zowel een macroniveau (d.w.z. duwt een laag-impactproject naar het volgende kwartaal) en microniveau (het organiseren van uw dagelijksete doen lijstop volgorde van belangrijkheid).

Je team werkt bijvoorbeeld misschien op vijfproductlanceringentegelijkertijd. Terwijl ze allemaal ongeveer hetzelfde zijngrootte in termen van inspanning en werk dat nodig is om te voltooien, een van hen heeft het potentieel om een ​​veel grotere impact op nieuwe klantinkomsten te maken dan de andere vier. Een seconde zou echter de meeste impact hebben op klantretentie en LTV. Aangezien u weet dat LTV een hogere prioriteit is voor het bedrijf, wilt u ervoor zorgen dat het tweede product volledig bemand is voordat u beslist wie tijd heeft om aan de lagere prioriteitsprojecten te werken.

Niet alleen kunt u de tijd beter toewijzen enmiddelen beheren, maar je zult niet in het donker achterblijven en vraagt ​​zich af of je projecten bijdragen aan bedrijfsdoelen.

4. Verminder uw team om flexibel te zijn wanneer prioriteiten veranderen

Probleem:Uw team heeft geen gemakkelijke manier om verschuivende prioriteiten te volgen en werk opnieuw toe te wijzen.

Oplossing:Krijg een vogelvlucht van al het werk van je team.

Het instellen van teamprioriteiten en uitlijnen op het werk is de sleutel - maar dus is flexibel genoeg om te draaien als je dat nodig hebt. Maar als u uw werk bijgewerkt in spreadsheets en to-do-lijsten in meerdere hulpmiddelen, kan het moeilijk zijn om te weten waar uw team op één keer aan werkt. Als gevolg hiervan, wanneer prioriteiten veranderen, weet u niet wat ze nodig hebben om opnieuw te plannen, hoe druk iedereen is of hoe u het werk kunt volgen dat u in de wacht houdt. Op een of andere manier kunt u voorkomen dat dit is door het implementeren van eenWijzig het controleproces .

Door een centrale bron van waarheid te delen met uw team, kunt u meerdere projecten beheren zonder zich zorgen te maken over het verschuiven van prioriteiten. Omdat het werk van iedereen zichtbaar is, kunt u een snelle betekenis krijgen voor de bandbreedte en de huidige taken van uw team. Als u Taken moet reprioriteren, kunt u dit doen zonder zorgen te maken dat de taak volledig is verloren.

Vergeet niet, vergeet niet om de communicatiestroom open-offline en op te houden. Of het nu is in uw projectmanagementtool of in uwRegelmatige 1-1 vergadering, inchecken met uw teamleden overhun werklastEn controleer of alles op het goede spoor is.

5. Beheer en communiceer de verwachtingen duidelijk

Probleem:Jij en je stakeholders zijn verkeerd uitgelijnd over wat er gebeurt wanneer.

Oplossing:Communiceren waar het werk gebeurt.

Teams die lijden aan communicatieproblemen doen dit omdat ze een gebrek aan zichtbaarheid in hun werk, het werk van hun partners en hun werk van hun cross-functioneel belanghebbenden. Wanneer je geen inzicht hebt in het werk dat anderen doen, mis je de context om te begrijpen waarom timelines verschuiven, of prioriteiten hetzelfde blijven, en hoe het project vordert.

Wanneer jeCommunicatie beheren waar het werk gebeurt, je bevordert je team als je cross-functionele stakeholders met de volledige context achter je werk. Met real-time updates heeft iedereen toegang tot hoe werk ook vordert.

De beste manier om dit consistent te doen is om een ​​werkmanagementtool te vinden waarmee u kunt delenStatus- en voortgangsupdatesprecies waar het werk gebeurt. In plaats van gegevens en updates in de spreadsheets, documenten en andere hulpmiddelen te sourceren, kunt u eenvoudig de informatie verzamelen met de klik op een knop - en deel het uit met stakeholders in slechts een andere klik.

6. Kijk naar werk in projecten om workloads en tijdlijnen in evenwicht te brengen

Probleem:Je weet niet zeker hoeveel (of weinig) elke individuele teamgenoot op hun bord heeft.

Oplossing:Zorg ervoor dat u een manier hebt om werknemersworkloads in projecten te bekijken.

Er is een tweede valkuil om elk project op een andere plaats te plannen: je hebt geen manier om al het werk te zien dat een alleenstaande persoon in al je verschillende projecten doet. Dit betekent dat je meer of minder op je team kunt vertrouwen om je te laten weten wanneer workloads te veel of te weinig zijn. Dit maakt het moeilijk om vooruit te komen van problemen, zoals gemiste deadlines, voordat ze uit de hand lopen, of (op de flipside) het onderbenutte talent herkennen.

Het beheren van al uw projecten op dezelfde plaats is een goede eerste stap om dit op te lossen. Maar daarna wilt u daadwerkelijk alle taken in elk project zien, met wie ze zijn toegewezen, en hun datumbereiken, zodat u kuntSpot overboekte werknemers en project tijdlijnconflicten. Vervolgens kunt u taken uitstellen, verwijderen of opnieuw delegeren om uw projecten op het goede spoor te houden. Niet alle tools hebben filters die hiervoor toestaan, dus zorg ervoor dat u er een kiest die dat doet.

U kunt bijvoorbeeld een ontwerper hebben die verantwoordelijk is voor een kleine taak, zoals het bewerken van een paar foto's, voor uw volgende productlancering, maar ook één in de inkelings ontwerpen, afdrukken en het leveren van brochures, visitekaartjes en posters voor een conferentie Happening-volgende maand! Tegelijkertijd heeft een andere ontwerper extra bandbreedte. Als u de werklast van ieders werkzijdig kijkt, kunt u deze discrepantie snel zien en dienovereenkomstig het werk heralloceren.

7. Pas projectschema's aan om de productiviteit van het team te maximaliseren

Probleem:Project startdata worden niet gecoördineerd en als gevolg daarvan zijn werknemers overboekt, wordt het werk geblokkeerd en projecten vertraagd.

Oplossing:Plan elk project met je volledige portfolio in gedachten.

Zelfs het meest zorgvuldig gepland project kan ontsporen worden als het niet gepland is met de volledige reikwijdte van het werk van uw team voor de maand, kwartaal of het jaar in gedachten. Als u bijvoorbeeld op hetzelfde moment drie verschillende webupdates probeert te lanceren, kunnen ze in tegenspraak zijn met elkaar of langer dan verwacht, omdat uw team probeert te veel tegelijk te doen.

Plan in plaats daarvan en coördineert en coördineer het werk van uw team met de volledige reikwijdte van uw programma in gedachten en overweeg om het implementeren van eenprobleembehandelingplan. Hier zijn een paar tips:

Stagger start datums voor soortgelijke projecten:Vooral als je dezelfde groep hebt die aan meerdere projecten werkt, kan het nuttig zijn om de start- en voltooiingsdata van elk te verjaagt, zodat individuen niet proberen hun werk tegelijkertijd voor vijf verschillende projecten af ​​te maken. In plaats daarvan zullen ze zich op één kunnen concentreren voordat ze doorgaan naar de volgende.

Let op afhankelijkheden:Moet u die infrastructuuropvang voltooien voordat u een nieuwe website brengt? Zo ja, plannen u het afhankelijke project voor na uw geplande voltooiingsdatum van de eerste.

Vlag Duplicate Taken:Als u hetzelfde werk in twee verschillende projecten hebt, consolideert u het. Zorg ervoor dat het stuk werk - of het nu aan een nieuwe leverancier of koopapparatuur is voor het filmen van video's voor marketing - wordt op tijd gedaan om beide projecten op het goede spoor te houden.

Timing kan het verschil maken in het houden van meerdere projecten op het goede spoor en het helpen van uw team zijn hunMeest productief .

8. Delegeer werk - maar behouden zichtbaarheid

Probleem:Er is een fijne lijn tussen de micromanaging en is een afwezige manager. Hoe kun je het lopen?

Oplossing:Deel een centrale bron van waarheid met uw team, zodat u incheckt op het werk wanneer het nodig is.

Geen manager - of eenProductmanager versus Project Manager-Werds om een ​​micromanager te zijn, maar het uitkomen van taken en het gevoel dat je in het donker bent over het werk dat in je team wordt gedaan, kan het bijna onmogelijk maken om een ​​effectieve leider te zijn. Het goede nieuws is, er is hoop.

Door een enkele bron van waarheid te delen met je team, heb je een manier om al het werk te volgen dat iedereen aan het doen is. Wanneer al het werk van uw team in een centraal gedeeld project woont, kunt u inzicht op een oogwijk inzicht krijgen in wat er op ieders bord staat, wanneer die taken verschuldigd zijn en hoe ze het vorderen. Op die manier kunt u indien nodig inchecken op de taken - zonder micromanaging ze.

9. Track en bewaar uw workflows - in plaats van het wiel telkens weer te geven

Probleem:Je wordt aan het begin van elk project je workflows herbouwen.

Oplossing:Templatize en vereenvoudig uw projectplanningsproces.

Stel dit aan: je hebt net je driemaandelijks afgemaaktmarketing campagne, en je maakt je klaar voor het volgende kwartaal. Maar je herinnert me niet hoe je je werk precies opzet - het is sindsdien zo veranderd en je hebt al meerdere projecten beheren zoals het is. Weet je niet zeker wat de eerste componenten zijn. Hoe repliceer je de campagne zonder ervoor te zorgen dat je geen cruciale taken mist?

Stop met het opnieuw uitvinden van het wiel aan het begin van elk project. In plaats daarvan, templatize en vereenvoudig hoe u uw projecten start. Op die manier kunt u uw workflows gebruiken als sjablonen steeds opnieuw. Wanneer het tijd is om een ​​nieuw project te coördineren, gaat u gewoon aan de slag met uw aangepaste sjabloon, zodat u sneller en efficiënter kunt oplopen.

Zorg er bovendien ervoor dat u uw sjabloon regelmatig bijwerkt met nieuwe taken of stappen die u aan het proces of nieuwe workflows hebt toegevoegd die u built. Denk aan je sjabloon als een levend document - om het meest effectieve en efficiënte proces te hebben, moet je het blijven updaten met beste praktijken en nieuwe inzichten. Zorg er ten slotte voor dat u uw sjabloon in de centrale bron van waarheid van uw team houdt, zodat iedereen er toegang toe heeft en kan het project gemakkelijk starten.

Beheren meerdere projecten met succes, elke keer

Als eenteamleider, het beheren van meerdere projecten tegelijkertijd is vaak een realiteit van het werk. Hopelijk helpen deze tips je bij het bijhouden van alle bewegende stukken van je programma, georganiseerd te blijven, je deadlines te raken en je doelen te bereiken - elke keer.