Gantt Chart 101: Panduan Lengkap untuk Memetakan Proyek Anda

Ringkasan

Grafik Gantt adalah grafik bar horizontal yang digunakan untuk menggambarkan jadwal proyek dan tugas atau peristiwa terkait selama siklus hidup proyek. Cari tahu bagaimana grafik Gantt dapat membantu Anda memetakan tugas dan menyimpan hasilkan di jalur.

Mungkin Anda pernah mendengar istilah grafik Gantt yang digunakan di sekitar tempat kerja atau dalam suatu proyekPertemuan Kickoff. Masalahnya adalah, Anda tidak yakin apa itu grafik Gantt, bagaimana itu membantu manajemen proyek, atau cara membuatnya.

Sementara grafik Gantt bisa menjadi sangat kompleks, dasar-dasarnya tidak sulit untuk dikenakan. Dalam panduan kami, Anda akan mendapatkan rincian yang jelas dari apa Gantt Charts, kapan harus menggunakannya, kiat untuk membuat satu, dan banyak lagi.

Apa itu grafik Gantt?

Bagan Gantt adalah bagan bar horizontal yang digunakan untuk menggambarkan timeline proyek dan tugasnya. Ini memberi tim Anda gambaran visual tentang jadwal proyek Anda, tonggak yang akan datang, dan timeline proyek secara keseluruhan.

Setiap bar horizontal dalam grafik Gantt mewakili tugas, dan panjang setiap bilah mewakili jumlah waktu yang akan diambil langkah atau tugas. Ketika Anda memperkecil tampilan untuk melihat gambar penuh, grafik Gantt memberiManajer proyekDan tim ikhtisar pekerjaan apa yang perlu dilakukan, siapa yang melakukannya, dan kapan.

Grafik Gantt biasanya mencakup komponen-komponen berikut:

Tanggal dan durasi tugas

Tugas

Pemilik tugas

Tonggak sejarah

Sebagian besar grafik GANTT juga menawarkan konteks tambahan tentang bagaimana tugas proyek saling terhubung, dengan siapa mereka ditugaskan, dan tenggat waktu dan tonggak penting apa yang akan muncul. Dengan grafik Gantt dinamis, anggota tim memiliki wawasan sekilas tentang apa yang mereka bertanggung jawab dan bagaimana pekerjaan mereka berdampak pada proyek secara keseluruhan.

Jalur Kritis untuk Grafik Gantt

Ketika datang untuk membuat grafik Gantt, penting untuk memahami peran jalur kritis. SEBUAHpath kritisadalah pendekatan yang membantu mengurangi instance di mana tugas individu dapat menyebabkan keterlambatan dalam tugas-tugas selanjutnya - karena itu menyebabkan penundaan dalam proyek secara keseluruhan dan yang berpotensi melewatkan tenggat waktu.

Anda dapat menggunakan grafik GANTT untuk menentukan tugas mana yang perlu Anda selesaikan agar seluruh proyek berhasil dan selesai tepat waktu - karenanya, jalur kritis.

Sejarah Grafik Gantt

Versi paling awal dari grafik Gantt ditemukan olehKarol Adamiecki., siapa yang menemukan apa yang dia sebut Pada tahun 1896. Adamiecki menerbitkan temuannya dalam bahasa Rusia dan Polandia, yang membuat mereka sulit diakses di negara-negara berbahasa Inggris. Pada tahun 1910,Henry Gantt.secara independen mempopulerkan bagan serupa di Amerika Serikat, yang ia perinduksi untuk mewakili berapa lama pekerja pabrik yang dihabiskan untuk tugas tertentu. Kedua sistem ini telah bergabung untuk menciptakan apa yang kita ketahui hari ini sebagai grafik Gantt modern.

Dari melacak tugas-tugas karyawan pabrik, grafik Gantt kemudian menjadi cara populer untuk melacakjadwal proyek. Awalnya, grafik GANTT diambil di atas kertas - yang berarti bahwa, setiap kali jadwal berubah, grafik harus digambar ulang. Kemudian, manajer proyek menggunakan potongan kertas atau blok untuk mewakili bilah grafik Gantt, sehingga mereka dapat memindahkannya sesuai kebutuhan.

Untuk apa bagan Gantt digunakan?

Meskipun Anda dapat menggunakan grafik Gantt untuk berbagai proyek dan program, sangat membantu untuk memahami apa yang biasa digunakan bagan Gantt dan mengapa:

Bangun dan kelola proyek kompleks:Semakin besar proyek, semakin banyak tugas yang harus dikelola. Gantt Charts dapat membantu manajer proyek dengan mudah memvisualisasikan proyek dan memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil.

Monitor dependensi tugas:Penundaan proyek terjadi. Gantt Charts membantu manajer proyek mengotomatiskan dependensi tugas, yang memastikan bahwa fase atau tugas berikutnya tidak dimulai sampai yang sebelumnya selesai.

Lacak kemajuan proyek:Gantt Charts memungkinkan Anda memantau kemajuan dan tonggak, membuatnya mudah untuk menyesuaikan rencana proyekjika diperlukan.

Di bawah ini adalah tiga cara umum Anda dapat menggunakan grafik Gantt.

1. Memetakan kampanye pemasaran

Kampanye pemasaran yang lebih besar membutuhkan banyak kolaborasi dan koordinasi - dan mudah untuk kehilangan jejak semua potongan bergerak. Gantt Charts merampingkan proses dengan menguraikan urutan tugas dengan penerima dan berapa lama masing-masing akan diambil. Dengan cara ini, tim tidak hanya tahu siapa yang bertanggung jawab atas apa, tetapi juga bagaimana pekerjaan mereka berdampak pada tujuan lain atau yang lebih besar.

2. Menguraikan hasil untuk klien

Grafik Gantt dapat membantu menunjukkan klien timeline dari semua AndaKirimandan menetapkan harapan sekitar berapa lama masing-masing akan diambil. Dengan menguraikan rencana dengan cara ini, Anda dapat memberikan pemangku kepentingan dan klien ide yang jelas tentang ruang lingkup hasil Anda, dan berapa lama masing-masing akan dilakukan - sehingga mereka tidak hanya akan tahu kapan Anda mengirimkan barang, tetapi juga kapan Anda akan mengerjakannya.

3. Merencanakan peluncuran produk

Untuk peluncuran produk, Anda mungkin menggunakan grafik Gantt untuk memetakan seluruh rencana dari ide untuk diluncurkan dan di luar. Dengan memvisualisasikan ini dalam grafik Gantt, Anda kemudian dapat lebih mudah melihat konflik sebelum Anda mulai, melihat ketergantungan antar langkah, dan dapatkan ikhtisar yang jelas tentang segala sesuatu yang terjadi mengarah ke peluncuran, dan kapan.

Cara Membuat Grafik Gantt

Meskipun tidak ada dua grafik Gantt yang terlihat persis sama, ada beberapa langkah dasar yang perlu Anda ambil untuk membawa Anda dari tanah, tidak peduli apa perangkat lunak yang Anda gunakan.

1. Tetapkan rentang waktu

Grafik Gantt Anda harus menjadi proyek dengan tanggal mulai dan berakhir. Pikirkan grafik Gantt Anda sebagai cara untuk mewakili proyek Anda melalui timeline-timeline Anda membutuhkan titik awal dan akhir.

Tip:Sementara semua proyek harus memiliki titik akhir yang jelas, kemungkinan Anda akan memiliki beberapa tugas tindak lanjut tambahan dengan klien Anda setelah melintasi garis finish, sehingga Anda mungkin perlu menambahkan beberapa tanggal setelah item ini.

2. Tambahkan tugas dengan tanggal mulai dan berakhir

Dalam timeline proyek yang lebih luas, grafik Gantt bekerja paling baik ketika tugas individu telah menentukan tanggal awal dan akhir - dengan cara ini dapat dengan mudah divisualisasikan pada bagan batang. Jika Anda tidak menambahkan tanggal mulai tugas, maka tugas Anda akan muncul sebagai momen dalam waktu, yang mungkin lebih sulit untuk divisualisasikan dalam gambar yang lebih besar.

Tip:Tanggal awal dan akhir yang jelas juga memudahkan tim Anda untuk memahami kapan mereka harus mulai mengerjakan tugas. Dengan begitu, mereka tidak merasa tidak sadar dengan proyek besar yang akan jatuh tempo besok.

3. Klarifikasi dependensi

Dengan proyek-proyek besar, wajar untuk memiliki beberapa tugas yang tidak dapat memulai sampai tugas-tugas lain selesai. Untuk menjaga proyek berjalan dengan lancar, dan setiap tim di halaman yang sama, Anda dapat memvisualisasikandependensiantara tugas-tugas di grafik Gantt Anda.

Dalam contoh di bawah ini, kemampuan untuk mempublikasikan posting blog produk tergantung pada meninjau posting blog - yang dengan sendirinya bergantung pada penyusunan posting blog. Demikian pula, tim tidak dapat meluncurkan kampanye email sampai disusun. Ketergantungan menggambar antara tugas-tugas ini akan membantu tim berikutnya tetap up to date pada apa yang dapat mereka mulai bekerja dalam fase proyek mereka.

4. Tentukan tonggak sejarah

Tidak seperti kebanyakan tugas dalam grafik Gantt,Tonggak sejarahadalah titik tetap dalam waktu. Pikirkan mereka sebagai pos pemeriksaan untuk menandakan bahwa potongan-potongan besar pekerjaan selesai. Mereka membantu tim Anda tahu apa yang harus diprioritaskan, dan bisa menjadi momen perayaan yang luar biasa ketika mereka selesai.

Tip:Tonggak sering terjadi pada akhir fase proyek, tetapi tidak ada satu cara untuk menciptakan tonggak untuk tim Anda, terutama karena setiap tim dan proyek terlihat berbeda. Contoh tonggak mungkin terlihat seperti:

Pertemuan

Persetujuan proyek

Tugas memulai poin

Ins periksa mid-phase

Poin Penyelesaian Fase

5. Memodifikasi pekerjaan sebagai rencana berubah

Rencana pasti akan berubah, itulah sebabnya perangkat lunak Gantt Chart Anda harus dapat beradaptasi dengan kebutuhan Anda. Cari alat yang memungkinkan Anda untuk dengan mudah menyeret dan menjatuhkan tugas, dan secara otomatis memperbarui ketergantungan secara real time. Dengan begitu, Anda selalu dapat menjaga proyek Anda di jalur, bahkan sebagai rencana bergeser.

Pro dan Kontra dari Gantt Charts

Sementara grafik Gantt dapat membantu, mereka tidak selalu yang terbaik untuk setiap proyek. Untuk lebih memahami apakah grafik Gantt tepat untuk Anda dan proyek Anda vs garis waktu, berikut adalah beberapa pertimbangan sebelum Anda melompat untuk membuatnya.

Pro.

Dapatkan pandangan mata burung dari timeline proyek Anda:Bagan Gantt adalah aRoadmap proyek Anda. Alat ini membantu Anda melacak ketika Anda harus mencapai setiap tonggak - dan apakah Anda berada di jalur atau tidak untuk melakukannya. Karena grafik Gantt menawarkan pemandangan mata burung, ini adalah alat yang sangat berguna untuk menghadirkan manajemen senior atau klien untuk gambaran singkat.

Lihat bagaimana tugas berhubungan satu sama lain:Dengan menambahkan awal dan menyelesaikan tanggal untuk setiap tugas dan menggambar dependensi, Anda dapat memvisualisasikan bagaimana setiap karya mempengaruhi yang lain. Ini membantu Anda mengidentifikasi masalah dan memperbaiki konflik ketergantungan sebelum Anda mulai.

Memperbaiki Manajemen Sumber Daya Tim : Menambahkan pemilik ke setiap karya dapat membantu Anda melihat siapa yang melakukan apa dan kapan harus mengelola beban kerja individu dengan lebih baik. Karena semuanya diplot secara berurutan, Anda akan dapat melihat apakah masing-masing rekan satu tim atau tim memiliki terlalu banyak untuk dilakukan pada satu waktu, kemudian menugaskan kembali atau menjadwal ulang tugas sesuai kebutuhan.

Terkemuka

Lebih banyak memakan waktu untuk mengatur:Menyiapkan grafik GANTT dapat memakan waktu, terutama jika Anda menggunakan spreadsheet Microsoft Excel. Bahkan jika Anda menggunakan templat, Anda mungkin masih harus melakukan penyesuaian untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan spesifik tim Anda.

Sulit untuk mengelola proyek di tempat yang sama dengan yang Anda rencanakan:Grafik Gantt tradisional paling berguna dalam fase perencanaan suatu proyek. Setelah Anda memetakan pekerjaan Anda, kemungkinan besar Anda harus menggunakan alat atau platform yang berbeda untuk mengelola kegiatan sehari-hari, sehingga sulit untuk mengetahui di mana sumber kebenaran tunggal tim Anda.

Menambahkan detail lebih lanjut menjadi berantakan:Menambahkan konteks di sekitar tenggat waktu dan kolaborator ke rencana proyek Anda pada grafik Gantt dapat mengubahnya dari peta yang mudah dilihat ke lembaran kekacauan yang luar biasa.

Alternatif untuk Bagan Gantt Tradisional

Untungnya, ada alternatif untuk grafik Gantt yang masih memberi Anda pandangan mata burung tentang bagaimana semua pekerjaan Anda cocok bersama-tanpa keterbatasan khas dari grafik Gantt berbasis spreadsheet.

Alat yang lebih baik untuk membangun rencana Anda

SEBUAHAlat Manajemen Proyek KerjaSukaUDN Task Manager.dapat membantu Anda mengelola, mengoordinasikan, dan menambahkan detail ke pekerjaan Anda di tempat yang sama dengan yang Anda rencanakan - sementara juga menghabiskan lebih sedikit waktu mengatur semuanya.

Misalnya, Anda dapat mengatur rencana proyek Anda menggunakan UDN Task Manager.Timeline., grafik gantt seperti yang memungkinkan Anda memetakan bagaimana semua bagian proyek Anda cocok bersama. Seperti grafik Gantt, timeline menunjukkan kepada Anda ketika setiap langkah akan terjadi, berapa lama waktu yang diperlukan, dan siapa yang bertanggung jawab. Tidak seperti grafik Gantt, Timeline mudah diatur, memelihara, dan memungkinkan tim Anda berkolaborasi dalam pekerjaan di tempat yang sama dengan yang Anda rencanakan.

Jenis Manajemen Proyek Visual Lainnya

Tergantung pada jenis pekerjaan yang Anda kelola, kalender atau aPapan Kanbandapat bekerja sebagai lebih ringan dan lebih cepat untuk mengatur alternatif untuk memvisualisasikan rencana proyek Anda di alinimasa. DenganUDN Task Manager., Anda juga dapat beralih antara tampilan proyek. Lihat proyek apa pun di timeline, daftar, papan, atau tampilan kalender, sehingga tim Anda dapat melihat pekerjaan mereka dengan cara yang mereka inginkan. Anda dapat menguji semua tampilan ini dengan auji coba premium gratis. .

Rencana proyek seperti pro denganUDN Task Manager.

Apakah Anda akhirnya menggunakan grafik Gantt atau alternatif serupa, memvisualisasikan rencana proyek Anda adalah langkah utama bagi setiap tim - apakah Anda seorang manajer proyek atau tidak. Ini memungkinkan Anda untuk menunjukkan bagaimana semua potongan proyek Anda cocok bersama, bagikan dengan tim Anda, dan beradaptasi rencana Anda karena pekerjaan berlangsung untuk menyimpan semua yang ada di jalurnya.