Gantt Grafik 101: Projelerinizi Haritalamak İçin Tam Bir Kılavuz

Özet

Bir Gantt grafiği, proje yaşam döngüsü sırasında bir projenin programını ve ilgili görevleri veya olayları göstermek için kullanılan yatay bir çubuk grafiğidir. Gantt grafiğinin görevleri eşlemenize ve teslimatları izlemeye nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin.

Belki de işyerinde veya bir projede kullanılan Gantt grafiğini duydunuz.başlangıç ​​toplantısı. Sorun şu ki, bir Gantt grafiğinin ne olduğundan, proje yönetimine nasıl yardımcı olacağını ya da nasıl yapıldığından emin değilsiniz.

Gantt çizelgeleri oldukça karmaşık olsa da, temeller çivi için zor değil. Rehberimizde, Gantt çizelgelerinin ne zaman kullanılacağı, ne zaman kullanacağınız, bir tane oluşturma ipuçları ve daha fazlasını elde edersiniz.

Gantt grafiği nedir?

Bir Gantt grafiği, bir projenin zaman çizelgesini ve görevlerinin zaman çizelgesini göstermek için kullanılan yatay çubuk grafiktir. Bu, ekibinize proje programınıza, yaklaşmakta olan kilometre taşlarınıza ve genel proje zaman çizelgenizin görsel bir genel bakışını verir.

Gantt grafiğindeki her bir yatay çubuk bir görevi temsil eder ve her çubuğun uzunluğu, adım veya görevin alınacağı süreyi temsil eder. Resmin tam resme bakmak için uzaklaştırdığınızda, Gantt Grafiklerproje yöneticilerive ekipler, işlerin yapılması gerekenlere, kimin yapması gerektiğine genel bir bakış ve ne zaman.

Gantt çizelgeleri tipik olarak aşağıdaki bileşenleri içerir:

Görevlerin tarihi ve süresi

Görevler

Görev sahibi

Kilometre taşları

Çoğu GANTT çizelgeleri, proje görevlerinin birbirine nasıl bağlandığı, kime atandıkları ve önemli son tarihler ve dönüm noktalarının nasıl geldiğine dair ek bağlamlar sunar. Dinamik bir Gantt grafiği ile ekip üyeleri, sorumlu oldukları ve işlerinin projeyi bir bütün olarak nasıl etkilediğine dair bakışta bir bakış açısı var.

Gantt grafikler için kritik yol

Gantt grafikleri oluşturmaya gelince, kritik bir yolun rolünü anlamak önemlidir. Akritik yolBireysel bir görevin sonraki görevlerde gecikmeye neden olabileceği durumları azaltmaya yardımcı olan bir yaklaşımdır - bu nedenle genel projede gecikmeye neden olan ve potansiyel olarak kaçırılan son tarihler.

GANTT Grafikleri, tüm projenin tamamını başarılı ve zamanla, kritik yolda başarılı ve bitirmek için neye sahip olmanız gerektiğini belirlemek için kullanabilirsiniz.

Gantt Grafiğinin Tarihi

Gantt grafiğinin en eski versiyonu tarafından icat edildiKarol Adamiecki, ne dendiğini kim icat etti. 1896'da Adamiecki, bulgularını Rusça ve Polonya'daki bulgularını İngilizce konuşan ülkelerde erişmelerini zorlaştırdı. 1910'daHenry GanttBağımsız olarak, belirli fabrika işçilerinin belirli bir görevde ne kadar uzun süre harcadıklarını temsil etmek için tasarladığı ABD'de de benzer bir grafiği popülerleştirdi. Bu iki sistem, günümüzün modern gün Gantt grafiği olarak bildiğimiz şeyi yaratmaya birleşti.

Fabrika çalışanlarının görevlerini takip etmekten, Gantt grafikleri daha sonra izlemenin popüler bir yolu haline geldiProje Programları. Başlangıçta, Gantt çizelgeleri kağıt üzerine çizildi; bu, programın değiştiği zaman, çizelgelerin yeniden çizilmesi gerekiyordu. Daha sonra, proje yöneticileri Gantt grafik çubuklarını temsil etmek için kağıt veya blok parçalarını kullandılar, böylece gerektiği gibi hareket ettirebilirler.

İçin kullanılan Gantt grafiği nedir?

Çeşitli projeler ve programlar için bir Gantt grafiği kullanabilirsinizken, Gantt çizelgelerinin yaygın olarak ne için kullanıldığını ve neden kullanıldığını anlamak yararlı olur.

Kompleks projeleri oluşturun ve yönetin:Proje daha büyük, daha fazla görev yönetmek için. Gantt Grafikler, proje yöneticilerinin bir projeyi kolayca görselleştirmesine ve daha küçük görevlere bölünmesine yardımcı olabilir.

Görev bağımlılıklarını izleyin:Proje gecikmeleri olur. GANTT Grafikler, proje yöneticilerinin görev bağımlılıklarını otomatikleştirmelerine yardımcı olur, bu da bir sonraki aşama veya görevin öncekinin bitene kadar başlamasını sağlayan.

Proje ilerlemesini takip edin:Gantt çizelgeleri, ilerleme ve kilometre taşlarını izlemenizi sağlar, ayarlamayı kolaylaştırır. proje planıgerekirse.

Aşağıda bir Gantt grafiği kullanabileceğiniz üç yaygın yoldur.

1. Bir pazarlama kampanyası haritalama

Daha büyük pazarlama kampanyaları çok fazla işbirliği ve koordinasyon gerektirir - tüm hareketli parçaların izini kaybetmek kolaydır. Gantt çizelgeleri, bir görev dizisini bir görevliyi ve her birinin ne kadar süreceğini belirleyerek işlemi düzenler. Bu şekilde, takımlar sadece kimin sorumlu olduğunu, aynı zamanda çalışmalarının başkalarını ya da daha büyük hedefi etkilediğini de bilmiyor.

2. Bir müşteri için teslim edilebilirleri özetleme

Gantt grafiği, müşterilerin tümünün bir zaman çizelgesini göstermeye yardımcı olabilir.Teslimatve her birinin ne kadar süreceği etrafında beklentileri ayarlayın. Planları bu şekilde özetleyerek, paydaşlara ve müşterilere teslimatlarınızın kapsamı hakkında net bir fikir verebilir ve her birinin ne kadar süredir gerçekleştireceğini, böylece bir öğeyi ne zaman teslim ederken bilmeyecekler, aynı zamanda ne zaman üzerinde çalışacaksın.

3. Bir ürün lansmanını planlama

Ürün lansmanları için, tüm planı düşüncelerinden fırlatma ve ötesine çıkarmak için bir Gantt grafiği kullanabilirsiniz. Bunu bir Gantt grafiğinde görselleştirerek, daha sonra başlamadan önce çakışmaları daha kolay bir şekilde görebiliyorsunuz, adımlar arasındaki bağımlılıklara bakın ve lansmana ve ne zaman başlayacak olan her şeye net bir genel bakış elde edebilirsiniz.

Gantt grafiği nasıl yapılır

İki Gantt grafiği tam olarak aynı görünmese de, hangi yazılımı kullandığınız önemli değil, sizi yerden çıkarmak için ihtiyaç duyacağınız bazı temel adımlar vardır.

1. Zaman aralığını tanımlayın

Gantt grafiğiniz bir başlangıç ​​ve bitiş tarihi olan bir proje olmalıdır. Gantt grafiğinizi, projenizi zaman çizelgesi üzerinde temsil etmenin bir yolu olarak düşünün - zaman çizelgenizin bir başlangıç ​​ve bitiş noktasına ihtiyacı var.

Uç:Tüm projelerin net bir bitiş noktasına sahip olması gerektiğinde, bitiş çizgisini geçtikten sonra müşterinizle bazı ek takip görevlerine sahip olmanız muhtemeldir, bu nedenle bu öğeler için gerçekleştirildikten sonra bazı tarihler eklemeniz gerekebilir.

2. Başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​ile görevler ekleyin

Daha geniş proje zaman çizelgesinde, Gantt grafikleri, bireysel görevler başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini belirlediğinde en iyi şekilde çalışır - bu şekilde bir çubuk grafikte kolayca görselleştirilebilirler. Görev başlatma tarihleri ​​eklemezseniz, görevleriniz zaman içinde anlar olarak ortaya çıkacak, bu da daha büyük resim içinde görselleştirmek daha zor olabilir.

Uç:Net başarı ve son tarihleri, ekibinizin bir görev üzerinde çalışmaya başlamaları gerektiğini anlamasını kolaylaştırır. Bu şekilde, yarın geçen büyük bir proje tarafından habersiz onları yakalamadılar.

3. Bağımlılıkları netleştirmek

Büyük projelerle, diğer görevler tamamlanıncaya kadar başlayamayan bazı görevlerin olması doğaldır. Projeyi sorunsuz bir şekilde çalıştırmak için ve her takım aynı sayfadaki görselleştirebilirsiniz.bağımlılıklarGantt grafiğinizdeki görevler arasında.

Aşağıdaki örnekte, ürün blog gönderisini yayınlama yeteneği, blog yazısını çekmeye bağlı olan blog postasını incelemeye bağlıdır. Benzer şekilde, ekip, hazırlanana kadar e-posta kampanyasını başlatamaz. Bu görevler arasındaki çizim bağımlılıkları, bir sonraki ekibin projenin aşamasında çalışmaya başlayabildikleri konusunda güncel kalmasına yardımcı olacaktır.

4. Pinpoint kilometre taşları

Gantt grafikteki çoğu görevin aksine,kilometre taşlarızamanda sabit noktalar vardır. Onları, büyük iş parçalarının tamamlandığını belirtmek için kontrol noktaları olarak düşünün. Ekibinizin öncelik vereceğini bilmelerine yardımcı olurlar ve tamamlandıklarında harika bir kutlama anları olabilir.

Uç:Kilometre taşları genellikle proje aşamalarının sonunda gerçekleşir, ancak özellikle her takım ve proje farklı göründüğünden, ekibiniz için kilometre taşları oluşturmanın tek yolu yoktur. Kilometre taşlarının örnekleri gibi görünebilir:

Toplantı

Proje Onayları

Görev başlangıç ​​noktaları

Orta faz kontrolü

Faz Tamamlama Noktaları

5. İşleri planlar olarak değiştirin

Planlar kaçınılmaz olarak değişecek, bu yüzden Gantt grafik yazılımınızın ihtiyaçlarınıza uyum sağlayabileceğidir. Görevleri kolayca sürükleyip bırakmanıza olanak tanıyan bir araç arayın ve bu otomatik olarak bağımlılıkları gerçek zamanlı olarak günceller. Bu şekilde, planlar vardiyası bile her zaman projenizi takip edebilirsiniz.

Gantt grafiklerin artıları ve eksileri

Gantt çizelgeleri yardımcı olabilirken, her proje için her zaman en iyisi değildir. Bir Gantt Grafiğinin sizin ve projeniz için uygun olup olmadığını daha iyi anlamak için bir zaman çizelgesi, işte bir tane yaratmadan önce birkaç husus.

Artış

Proje zaman çizelgenizin bir kuş gözü görünün:Gantt grafiği birProjenizin Yol Haritası. Bu araç, her bir dönüm noktasına ulaşmanız gerektiğinde ve bunu yapmak için yolda olup olmadığınızı izlemenize yardımcı olur. Bir Gantt grafiği bir kuş gözü görünümü sunduğundan, kıdemli yönetim veya müşterilere hızlı bir genel bakış için sunulması özellikle yararlı bir araçtır.

Görevlerin birbirleriyle nasıl ilişkili olduğuna bakın:Her görev ve çizim bağımlılıklarına başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​ekleyerek, her bir iş parçasının başka birini nasıl etkilediğini görselleştirebilirsiniz. Bu, sorunları tanımlamanıza ve başlamadan önce bağımlılık çatışmalarını düzeltmenize yardımcı olur.

Geliştirmek Takım Kaynak Yönetimi : Her işten bir sahibini eklemek, kimin ne yaptığını ve ne zaman bireysel iş yüklerini daha iyi yöneteceğinizi görmenize yardımcı olabilir. Her şey sırayla çizildiğinden, bireysel bir takım arkadaşının veya ekibin bir seferde yapması gereken çok fazla olup olmadığını görebileceksiniz, ardından görevleri gerektiği şekilde yeniden atayın veya yeniden düzenleyin.

Eksileri

Kurmak için daha fazla zaman alıcı:Gantt grafiğinin ayarlanması, özellikle bir Microsoft Excel elektronik tablosu kullanıyorsanız, zaman alıcı olabilir. Bir şablon kullansanız bile, ekibinizin özel ihtiyaçlarına göre özelleştirmek için düzeltme yapmanız gerekebilir.

Projeyi planladığınız aynı yerde yönetmek zor:Geleneksel Gantt çizelgeleri, bir projenin planlama aşamasında en faydalıdır. Çalışmanızı dışarı çıkardıktan sonra, günlük aktiviteleri yönetmek için farklı bir araç veya platform kullanmanız, ekibinizin tek gerçek kaynağının nerede olduğunu bilmek zorlaştıracaksınız.

Daha fazla ayrıntı eklemek dağınık olur:Bir Gantt grafiğinde proje planınıza teslim tarihlerine ve işbirlikçilerinin etrafında bağlam ekleme, bakımı kolay haritadan ezici kaoslara kadar çevirebilir.

Geleneksel Gantt Grafiklerine Alternatifler

Neyse ki, geleneksel, elektronik tablo tabanlı bir Gantt grafiğinin tipik kısıtlamaları olmadan, hala işinizin nasıl uyduğuna dair bir kuşun gözünü izleyen Gantt grafiklerine alternatifler var.

Planınızı oluşturmak için daha iyi araçlar

A Çalışma Proje Yönetimi AracıbeğenmekUDN Görev YöneticisiÇalışmanız için yaptığınız aynı yerde çalışmanıza, koordine etmenize ve ayrıntıları eklemenize yardımcı olabilir - ayrıca her şeyi daha az zaman ayırın.

Örneğin, proje planınızı kullanarak ayarlayabilirsiniz. UDN Görev YöneticisiZaman Çizelgesi, Projenizin tüm parçalarını nasıl birbirine sığmanıza izin veren bir Gantt grafiği. Gantt grafiği gibi, zaman çizelgesi her adım ne zaman olacağını, ne kadar süreceğini ve kimin sorumlu olduğunu gösterir. Bir Gantt grafiğinin aksine, zaman çizelgesinin kurulumu kolaydır, bakımı ve ekibinizin, planladığınız aynı yerde işbirliği yapmasını sağlar.

Diğer Görsel Proje Yönetimi Türleri

Yönettiğiniz işin türüne bağlı olarak, bir takvim veya birKANBAN KURULUproje planınızı görselleştirmek için alternatif ayarlamak için daha hafif ve daha hızlı çalışabilirzaman çizelgesi. İle birlikteUDN Görev YöneticisiAyrıca, proje görünümleri arasında geçiş yapabilirsiniz. Herhangi bir projeyi zaman çizelgesi, liste, panoları veya takvim görünümünde görüntüleyin, böylece ekibiniz çalışmalarını tercih ettikleri şekilde görebilir. Tüm bu görünümleri bir ile test edebilirsiniz.Ücretsiz Premium Deneme .

Bir profesyonel gibi projeleri planlayınUDN Görev Yöneticisi

Bir Gantt grafiği veya benzer bir alternatif kullanarak son bulursanız, proje planınızı görselleştirmek, bir proje yöneticisi olup olmadığınız her takım için önemli bir adımdır. Projenizin tüm parçalarının birbirine nasıl birleştiğini, ekibinizle paylaşmanızı ve planınızı her şeyi izlemeye devam etmek için ilerledikçe uyarlamanızı sağlar.