Gantt Chart 101: En komplet vejledning til at kortlægge dine projekter

Resumé

Et Gantt-diagram er et vandret stregdiagram, der bruges til at illustrere et projekts tidsplan og relaterede opgaver eller begivenheder under projektets livscyklus. Find ud af, hvordan et Gantt-diagram kan hjælpe dig med at kortlægge opgaver og holde leverancer på sporet.

Måske har du hørt udtrykket Gantt-diagrammet, der blev brugt omkring arbejdspladsen eller i et projektopstartsmøde. Problemet er, at du ikke er helt sikker på, hvad et Gantt-diagram er, hvordan det hjælper med projektledelse, eller hvordan man laver en.

Mens Gantt-diagrammer kan få ret komplekst, er det grundlæggende ikke svært at negle. I vores vejledning får du en klar sammenbrud af, hvad Gantt-diagrammerne er, hvornår man skal bruge dem, tips til at skabe en og flere.

Hvad er et Gantt-diagram?

Et Gantt-diagram er et vandret stregdiagram, der bruges til at illustrere tidslinjen for et projekt og dets opgaver. Dette giver dit team et visuelt overblik over dit projektplan, kommende milepæle og overordnet projekttidslinje.

Hver vandret bjælke i et Gantt-diagram repræsenterer en opgave, og længden af ​​hver stang repræsenterer den tid, hvor trin eller opgave tager. Når du zoomer ud for at se på det fulde billede, giver Gantt ChartsProjektledereOg hold et overblik over, hvad arbejdet har brug for at få gjort, hvem gør det, og hvornår.

Gantt-diagrammer indeholder typisk følgende komponenter:

Dato og varighed af opgaver

Opgaver.

Opgavejer.

Milepæle

De fleste Gantt-diagrammer tilbyder også yderligere sammenhæng om, hvordan projektopgaver forbinder til hinanden, hvem de er tildelt til, og hvilke vigtige deadlines og milepæle kommer op. Med et Dynamic Gantt-diagram har holdmedlemmer opmærksom på, at de er ansvarlige for, og hvordan deres arbejde påvirker projektet som helhed.

Kritisk vej til Gantt Diagrammer

Når det kommer til at skabe Gantt-diagrammer, er det vigtigt at forstå rollen som en kritisk vej. ENkritiske vejEr en tilgang, der hjælper med at afbøde forekomster, hvor en individuel opgave kan medføre forsinkelse i de efterfølgende opgaver - derfor forårsager en forsinkelse i det overordnede projekt og potentielt savnet deadlines.

Du kan bruge Gantt-diagrammer til at bestemme hvilke opgaver du skal færdiggøre for hele projektet for at være vellykket og afslutte på tid - dermed den kritiske vej.

Historien om Gantt-diagrammet

Den tidligste version af et Gantt-diagram blev opfundet afKarol Adamiecki., der opfandt det, han kaldte I 1896 offentliggjorde Adamiecki sine resultater på russisk og polsk, hvilket gjorde dem vanskelige at få adgang til i engelsktalende lande. I 1910,Henry Gantt.Uafhængigt populariseret et lignende diagram i USA, som han udarbejdede for at repræsentere, hvor længe fabriksarbejdere brugte på en given opgave. Disse to systemer er siden blevet fusioneret for at skabe det, vi kender i dag som det moderne Gantt-diagram.

Fra sporing af fabriksarbejders opgaver blev Gantt-diagrammerne en populær måde at sporeProjektplaner.. Oprindeligt blev Gantt-diagrammer trukket på papir - hvilket betød, at når skemaet ændrede sig, måtte diagrammerne genoptages. Senere brugte projektledere stykker papir eller blokke til at repræsentere Gantt-diagramstængerne, så de kunne flytte dem rundt efter behov.

Hvad er et Gantt-diagram, der bruges til?

Mens du kan bruge et Gantt-diagram til en række projekter og programmer, er det nyttigt at forstå, hvad Gantt-diagrammerne er almindeligt anvendt til og hvorfor:

Byg og administrer komplekse projekter:Jo større projektet er, jo flere opgaver er at styre. Gantt-diagrammer kan hjælpe projektledere nemt visualisere et projekt og bryde det ned i mindre opgaver.

Overvåg Task afhængigheder:Projektforsinkelser sker. Gantt Charts Hjælp Projektledere Automatiser opgaveafhængigheder, hvilket sikrer, at den næste fase eller opgave ikke starter, før den forrige er færdig.

Hold styr på projektets fremskridt:Gantt-diagrammer giver dig mulighed for at overvåge fremskridt og milepæle, hvilket gør det nemt at justere din Projektplan.hvis det er nødvendigt.

Nedenfor er tre almindelige måder, du måske bruger et Gantt-diagram.

1. Kortlægning af en marketingkampagne

Større marketingkampagner kræver meget samarbejde og koordinering - og det er nemt at miste sporet af alle de bevægelige stykker. Gantt-diagrammer strømline processen ved at beskrive en række opgaver med en erhverver og hvor længe hver vil tage. På denne måde ved holdet ikke bare, hvem der er ansvarlig for hvad, men også hvordan deres arbejde påvirker andre eller det større mål.

2. Offentliggørelse af leverancer til en klient

Et Gantt-diagram kan hjælpe med at vise klienter en tidslinje af alle dineLeverablerer.og sæt forventningerne rundt, hvor længe hver vil tage. Ved at beskrive planer på denne måde kan du give interessenter og klienter en klar ide om omfanget af dine leverancer, og hvor længe hver enkelt vil tage for at opnå - så de ikke bare ved, når du leverer et emne, men også når du arbejder på det.

3. Planlægning af en produktlancering

For produktlanceringer kan du bruge et Gantt-diagram til at kortlægge hele planen fra ideation for at starte og videre. Ved at visualisere dette i et Gantt-diagram kan du så lettere at se konflikter, før du begynder, se afhængigheder mellem trin og få et klart overblik over alt, hvad der sker, der fører op til lanceringen, og hvornår.

Sådan laver du et Gantt-diagram

Mens ingen to Gantt-diagrammer ser lige ud ens, er der nogle grundlæggende trin, du skal tage for at få dig væk fra jorden, uanset hvilken software du bruger.

1. Definer tidsintervallet

Dit Gantt-diagram skal være et projekt med en start- og slutdato. Tænk på dit Gantt-diagram som en måde at repræsentere dit projekt over en tidslinje - din tidslinje har brug for et begyndelses- og slutpunkt.

Tip:Mens alle projekter skal have et klart endepunkt, er det sandsynligt, at du vil have nogle yderligere opfølgningsopgaver med din klient efter at have krydset målstregen, så du skal muligvis tilføje i nogle datoer efter faktum for disse varer.

2. Tilføj opgaver med start- og slutdatoer

Inden for det bredere projekttidslinje fungerer Gantt-diagrammer bedst, når de enkelte opgaver har angivet begyndelses- og slutdatoer - på denne måde kan de nemt visualiseres på et stregdiagram. Hvis du ikke tilføjer opgave start datoer, så vil dine opgaver vise sig som øjeblikke i tide, hvilket kan være sværere at visualisere inden for det større billede.

Tip:Klare start- og slutdatoer gør det også nemt for dit hold at forstå, når de skal begynde at arbejde på en opgave. På den måde bliver de ikke fanget uawares af et stort projekt, der skyldes i morgen.

3. Afklare afhængigheder.

Med store projekter er det naturligt at have nogle opgaver, der ikke kan komme i gang, indtil andre opgaver er færdige. For at holde projektet kørende glat, og hvert hold på samme side, kan du visualisereafhængigheder.mellem opgaver i dit Gantt-diagram.

I eksemplet nedenfor afhænger evnen til at offentliggøre produktblogposten afhængig af at gennemgå bloggen, som i sig selv er afhængig af udarbejdelse af blogindlægget. På samme måde kan holdet ikke starte e-mail-kampagnen, indtil den er blevet udarbejdet. Tegning afhængigheder mellem disse opgaver vil hjælpe det næste hold at holde sig opdateret om, hvad de kan begynde at arbejde på i deres fase af projektet.

4. Pinpoint Milestones.

I modsætning til de fleste opgaver i et Gantt-diagram,milepæleer faste punkter i tide. Tænk på dem som checkpoints for at betyde, at store stykker arbejde er færdige. De hjælper dit hold ved, hvad de skal prioritere, og kan være gode øjeblikke for fest, når de er færdige.

Tip:Milepæle foregår ofte i slutningen af ​​projektfaser, men der er ingen en enkelt måde at skabe milepæle til dit hold, især da hvert hold og projekt ser anderledes ud. Eksempler på milepæle kan se ud:

Møder.

Projektgodkendelser

Opgave startpunkter

Mid-fase check ins

Fase Completion Points

5. Ændre arbejde som planer ændres

Planer vil uundgåeligt ændre sig, hvorfor din Gantt Chart Software skal kunne tilpasse sig dine behov. Kig efter et værktøj, der giver dig mulighed for nemt at trække og slippe opgaver, og det opdaterer automatisk afhængigheder i realtid. På den måde kan du altid holde dit projekt på sporet, selv som planer skifter.

Fordele og ulemper ved Gantt Charts

Mens Gantt-diagrammer kan være nyttige, er de ikke altid de bedste for hvert projekt. For bedre at forstå, om et Gantt-diagram er rigtigt for dig og dit projekt vs. en tidslinje, er her et par overvejelser, før du springer ind i at skabe en.

Pros.

Få en fugleperspektiv af dit projekt Tidslinje:Et Gantt-diagram er enkøreplan af dit projekt. Dette værktøj hjælper dig med at spore, når du skal nå hver milepæl - og om du er på vej til at gøre det. Fordi et Gantt-diagram tilbyder en fugleperspektiv, er det et særligt nyttigt værktøj til at præsentere for ledende medarbejdere eller klienter til et hurtigt overblik.

Se, hvordan opgaver vedrører hinanden:Ved at tilføje start og slutdato til hver opgave og tegneafhængigheder, kan du visualisere, hvordan hvert stykke arbejde påvirker en anden. Dette hjælper dig med at identificere problemer og rette afhængighedskonflikter, inden du starter.

Forbedre Team Resource Management. : Tilføjelse af en ejer til hvert stykke arbejde kan hjælpe dig med at se, hvem der gør hvad og hvornår man skal håndtere individuelle arbejdsbyrder. Da alt er plottet sekventielt, vil du kunne se, om en individuel holdkammerat eller et team har for meget at gøre på én gang, og derefter omfordele eller omlægge opgaver efter behov.

Ulemper

Mere tidskrævende at oprette:Opsætning af et Gantt-diagram kan være tidskrævende, især hvis du bruger et Microsoft Excel-regneark. Selvom du bruger en skabelon, skal du muligvis stadig foretage justeringer for at tilpasse det til dit holds specifikke behov.

Svært at styre projektet på samme sted, du planlagde det:Traditionelle Gantt-diagrammer er mest nyttige i planlægningsfasen af ​​et projekt. Når du har kortlagt dit arbejde, skal du sandsynligvis bruge et andet værktøj eller en platform til at styre daglige aktiviteter, hvilket gør det svært at vide, hvor dit holds eneste sandhedskilde er.

Tilføjelse af flere detaljer bliver rodet:Tilføjelse af kontekst omkring deadlines og samarbejdspartnere til din projektplan på et Gantt-diagram kan gøre det fra nemt at se kort til overvældende ark af kaos.

Alternativer til traditionelle Gantt-diagrammer

Heldigvis er der alternativer til Gantt-diagrammer, der stadig giver dig et fugleperspektiv af, hvordan alt dit arbejde passer sammen - uden de typiske begrænsninger af et traditionelt, regnearkbaseret Gantt-diagram.

Bedre værktøjer til at opbygge din plan

EN Arbejdsprojektstyringsværktøjsynes godt omUDN Task ManagerKan hjælpe dig med at styre, koordinere og tilføje detaljer til dit arbejde på samme sted, du planlægger det - mens du også bruger mindre tid på at indstille alt op.

For eksempel kan du oprette din projektplan ved hjælp af UDN Task Manager'S tidslinje., en Gantt-diagram som visning, der lader dig kortlægge, hvordan alle stykker af dit projekt passer sammen. Ligesom et Gantt-diagram viser tidslinjen dig, når hvert trin vil ske, hvor længe det vil tage, og hvem er ansvarlig. I modsætning til et Gantt-diagram er tidslinjen let at oprette, vedligeholde, og lader dit hold samarbejde om arbejde på samme sted, du planlagde det.

Andre typer af Visual Project Management

Afhængigt af den type arbejde, du styrer, en kalender eller enKanban Boardkunne arbejde som en mere letvægts og hurtigere at oprette alternativ til at visualisere din projektplan i entidslinje.. MedUDN Task Manager, Du kan også skifte mellem projektvisninger. Se ethvert projekt i enten tidslinje, liste, boards eller kalendervisning, så dit hold kan se deres arbejde på den måde, de foretrækker. Du kan teste alle disse synspunkter med enFree Premium Trial. .

Planlæg projekter som en PRO medUDN Task Manager

Uanset om du ender med at bruge et Gantt-diagram eller et lignende alternativ, er visualisering af din projektplan et centralt skridt for hvert hold - om du er en projektleder eller ej. Det giver dig mulighed for at vise, hvordan alle stykker af dit projekt passer sammen, del det med dit hold og tilpasse din plan, da arbejdet skrider frem for at holde alt på sporet.