Gantt-diagram 101: En komplett guide för att kartlägga dina projekt

Sammanfattning

Ett Gantt-diagram är ett horisontellt stapeldiagram som används för att illustrera ett projekts schema och relaterade uppgifter eller händelser under projektets livscykel. Ta reda på hur ett Gantt-diagram kan hjälpa dig att kartlägga uppgifter och behålla leveranser på rätt spår.

Kanske har du hört termen Gantt-diagrammet som används runt arbetsplatsen eller i ett projektkickoffmöte. Problemet är att du inte är helt säker på vad ett Gantt-diagram är, hur det hjälper till med projektledning, eller hur man gör en.

Medan Gantt-diagram kan bli ganska komplexa, är grunderna inte svåra att spika. I vår guide får du en tydlig uppdelning av vad Gantt-diagram är, när du ska använda dem, tips för att skapa en och mer.

Vad är ett Gantt-diagram?

Ett Gantt-diagram är ett horisontellt stapeldiagram som används för att illustrera tidslinjen för ett projekt och dess uppgifter. Detta ger ditt team en visuell översikt över ditt projektschema, kommande milstolpar och övergripande projektimeline.

Varje horisontell stapel i ett Gantt-diagram representerar en uppgift, och längden på varje stapel representerar den tid som steg eller uppgift kommer att ta. När du zoomar ut för att titta på hela bilden, ger Gantt-diagrammenprojektledareOch lag en översikt över vad arbetet behöver göra, vem gör det, och när.

Gantt-diagram innehåller vanligtvis följande komponenter:

Datum och varaktighet för uppgifter

Uppdrag

Uppgiftsägare

Milstolpar

De flesta Gantt-diagrammen erbjuder också ytterligare sammanhang om hur projektuppgifter ansluter till varandra, vilka de är tilldelade, och vilka viktiga tidsfrister och milstolpar kommer upp. Med ett dynamiskt Gantt-diagram har lagmedlemmarna inblick i vad de är ansvariga för och hur deras arbete påverkar projektet som helhet.

Kritisk väg för Gantt-diagram

När det gäller att skapa Gantt-diagram är det viktigt att förstå rollen som en kritisk väg. Akritisk vägDet är ett tillvägagångssätt som hjälper till att mildra instanser där en individuell uppgift kan orsaka en försening i de efterföljande uppgifterna - därför orsakar en försening i det övergripande projektet och eventuellt missade tidsfrister.

Du kan använda Gantt-diagram för att bestämma vilka uppgifter du behöver slutföra för hela projektet som ska lyckas och avsluta i tid. Den kritiska vägen.

Historia av Gantt-diagrammet

Den tidigaste versionen av ett Gantt-diagram uppfanns avKarol Adamiecki, som uppfann vad han kallade År 1896. Adamiecki publicerade sina fynd på ryska och polska, vilket gjorde dem svåra att komma åt i engelsktalande länder. 1910,Henry ganttOberoende populariserade ett liknande diagram i USA, som han utformade för att representera hur länge fabriksarbetare spenderade på en viss uppgift. Dessa två system har sedan dess blivit sammanslagna för att skapa det vi känner till idag som det dagliga Gantt-diagrammet.

Från spårningsfabrikens anställdas uppgifter blev Gantt-diagrammen då ett populärt sätt att spåraProjektscheman. Ursprungligen drogs Gantt-diagrammen på papper - vilket innebar att, när schemat ändrades, måste diagrammen återföras. Senare använde projektledare bitar av papper eller block för att representera Gantt-diagramstängerna, så de kunde flytta dem efter behov.

Vad används ett Gantt-diagram för?

Medan du kan använda ett Gantt-diagram för en mängd olika projekt och program, är det bra att förstå vad Gantt-diagram ofta används för och varför:

Bygg och hantera komplexa projekt:Ju större projektet, desto fler uppgifter finns det att hantera. Gantt-diagram kan hjälpa projektledare enkelt visualisera ett projekt och bryta ner det i mindre uppgifter.

Övervaka uppgiftsberoende:Projektförseningar händer. Gantt-diagram hjälper projektledare att automatisera uppgiftsberoende, vilket säkerställer att nästa fas eller uppgift inte startar förrän den föregående är klar.

Håll reda på projektets framsteg:Gantt-diagram gör att du kan övervaka framsteg och milstolpar, vilket gör det enkelt att justera din projekt planom det behövs.

Nedan är tre vanliga sätt att använda ett Gantt-diagram.

1. Kartläggning av en marknadsföringskampanj

Större marknadsföringskampanjer kräver mycket samarbete och samordning - och det är lätt att förlora spår av alla rörliga bitar. Gantt-diagrammen effektiviserar processen genom att beskriva en sekvens av uppgifter med en innehavare och hur länge varje kommer att ta. På så sätt vet lagen inte bara vem som är ansvarig för vad, men också hur deras arbete påverkar andra eller det större målet.

2. Kreditera leveranser för en klient

Ett Gantt-diagram kan hjälpa till att visa kunder en tidslinje på alla dinaleveransoch ställa förväntningar om hur länge varje kommer att ta. Genom att beskriva planer på det sättet kan du ge intressenter och kunder en tydlig uppfattning om räckvidden av dina leveranser, och hur länge var och en tar för att uppnå - så kommer de inte bara veta när du levererar ett objekt, men också när Du kommer att arbeta med det.

3. Planera en produktlansering

För produktlanseringar kan du använda ett Gantt-diagram för att kartlägga hela planen från ideation för att starta och bortom. Genom att visualisera detta i ett Gantt-diagram kan du lättare stå i konflikter innan du börjar, se beroenden mellan steg och få en tydlig översikt över allt som händer som leder upp till lanseringen, och när.

Hur man gör ett Gantt-diagram

Medan inga två Gantt-diagram ser exakt lika, finns det några grundläggande steg som du behöver ta för att få dig från marken, oavsett vilken programvara du använder.

1. Definiera tidsintervallet

Ditt Gantt-diagram ska vara ett projekt med en start- och slutdatum. Tänk på ditt Gantt-diagram som ett sätt att representera ditt projekt över en tidslinje - din tidslinje behöver en början och slutpunkt.

Dricks:Även om alla projekt ska ha en tydlig slutpunkt är det troligt att du får några ytterligare uppföljningsuppgifter med din klient efter att ha passerat målstrecket, så du kan behöva lägga till i vissa datum efter det att de här är.

2. Lägg till uppgifter med start- och slutdatum

Inom den bredare projektets tidslinje fungerar Gantt-diagrammen bäst när enskilda uppgifter har angivit början och slutdatum-det här sättet kan de enkelt visualiseras på ett stapeldiagram. Om du inte lägger till uppgiftsstartdatum, kommer dina uppgifter att dyka upp som ögonblick i tid, vilket kan vara svårare att visualisera inom den större bilden.

Dricks:Rensa start- och slutdatum gör det också enkelt för ditt lag att förstå när de ska börja arbeta med en uppgift. På det sättet är de inte fångade av ett stort projekt som är i morgon.

3. Förtydliga beroenden

Med stora projekt är det naturligt att ha några uppgifter som inte kan komma igång tills andra uppgifter är färdiga. För att hålla projektet fungera smidigt, och varje lag på samma sida kan du visualiseraberoendenmellan uppgifter i ditt Gantt-diagram.

I exemplet nedan är förmågan att publicera produktbloggposten beroende av att granska blogginlägget, som i sig är beroende av att utforma blogginlägget. På samma sätt kan laget inte starta e-postkampanjen tills den har utarbetats. Ritningsberoende mellan dessa uppgifter kommer att hjälpa nästa lag att hålla dig uppdaterad om vad de kan börja arbeta i sin fas av projektet.

4. Peka på milstolpar

Till skillnad från de flesta uppgifter i ett Gantt-diagram,milstolparär fasta poäng i tid. Tänk på dem som kontrollpunkter för att beteckna att stora bitar av arbetet är färdiga. De hjälper ditt team att veta vad man ska prioritera, och kan vara bra stunder av firande när de är färdiga.

Dricks:Milstolpar äger ofta rum i slutet av projektfaser, men det finns inget enskilt sätt att skapa milstolpar för ditt lag, särskilt eftersom varje lag och projekt ser annorlunda ut. Exempel på milstolpar kan se ut:

Möten

Projektgodkännanden

Uppgiftsutgångspunkter

Mellanfas check ins

Fasavslutningspunkter

5. Ändra arbete som planer ändras

Planer kommer oundvikligen att förändras, varför din Gantt-diagramprogram ska kunna anpassa sig till dina behov. Leta efter ett verktyg som låter dig enkelt dra och släppa upp uppgifter, och som automatiskt uppdaterar beroenden i realtid. På det sättet kan du alltid hålla ditt projekt på rätt spår, även som planerskifte.

Fördelar och nackdelar med Gantt-diagram

Medan Gantt-diagram kan vara till hjälp, är de inte alltid de bästa för varje projekt. För att bättre förstå om ett Gantt-diagram är rätt för dig och ditt projekt vs. en tidslinje, här är några överväganden innan du hoppar in i att skapa en.

Fördelar

Få en fågelperspektiv på din Project Timeline:Ett Gantt-diagram är enVägmappen i ditt projekt. Det här verktyget hjälper dig att spåra när du ska nå varje milstolpe-och huruvida du är på väg att göra det eller inte. Eftersom ett Gantt-diagram erbjuder en fågelperspektiv är det ett särskilt användbart verktyg att presentera till ledande befattningshavare eller kunder för en snabb översikt.

Se hur uppgifter relaterar till varandra:Genom att lägga till start och avsluta datum till varje uppgift och ritningsberoende kan du visualisera hur varje bit av arbete påverkar en annan. Detta hjälper dig att identifiera problem och fixa beroendekonflikter innan du börjar.

Förbättra Team Resource Management : Att lägga till en ägare till varje bit av arbetet kan hjälpa dig att se vem som gör vad och när du ska bättre hantera enskilda arbetsbelastningar. Eftersom allt är plottat i följd, kommer du att kunna se om en enskild lagkamrat eller lag har för mycket att göra på en gång, sedan omplacera eller omplacera uppgifter efter behov.

Nackdelar

Mer tidskrävande att ställa in:Att ställa in ett Gantt-diagram kan vara tidskrävande, speciellt om du använder ett Microsoft Excel-kalkylblad. Även om du använder en mall, kanske du fortfarande måste göra justeringar för att anpassa den till ditt lags specifika behov.

Svårt att hantera projektet på samma ställe du planerade det:Traditionella Gantt-diagram är mest användbara i planeringsfasen i ett projekt. När du har mappat ditt arbete måste du troligen använda ett annat verktyg eller plattform för att hantera dagliga aktiviteter, vilket gör det svårt att veta var ditt lags enda sanningskälla är.

Lägga till mer information blir rörigt:Lägga till sammanhang kring tidsfrister och samarbetspartners till din projektplan på ett Gantt-diagram kan vända det från lätt att visa karta till överväldigande ark av kaos.

Alternativ till traditionella Gantt-diagram

Lyckligtvis finns det alternativ till Gantt-diagram som fortfarande ger dig en fågelperspektiv av hur allt ditt arbete passar ihop - utan de typiska begränsningarna i ett traditionellt, kalkylbladsbaserat Gantt-diagram.

Bättre verktyg för att bygga din plan

A Arbetsprojekthanteringsverktygtycka omUDN Task Managerkan hjälpa dig att hantera, koordinera och lägga till detaljer i ditt arbete på samma ställe du planerar det - samtidigt som du spenderar mindre tid på att ställa in allt.

Du kan till exempel ställa in din projektplan med UDN Task Manager'S tidslinje, ett Gantt-diagram som vy som låter dig kartlägga hur alla delar av ditt projekt passar ihop. Liksom ett Gantt-diagram visar tidslinjen dig när varje steg kommer att hända, hur länge det tar, och vem är ansvarig. Till skillnad från ett Gantt-diagram är tidslinjen lätt att konfigurera, underhålla och låter ditt lag samarbeta på jobbet på samma ställe du planerade det.

Andra typer av visuell projektledning

Beroende på vilken typ av arbete du hanterar, en kalender eller enKanban Boardkan fungera som en smidigare och snabbare för att skapa alternativ för att visualisera din projektplan i entidslinje. MedUDN Task Manager, Du kan också byta mellan projektvyer. Visa alla projekt i antingen tidslinjen, lista, brädor eller kalenderutsikt, så ditt lag kan se sitt arbete på det sätt de föredrar. Du kan testa alla dessa synpunkter med aGratis Premium Trial .

Planera projekt som ett PRO medUDN Task Manager

Oavsett om du slutar med ett Gantt-diagram eller ett liknande alternativ, är visualisering av din projektplan ett viktigt steg för varje lag - oavsett om du är en projektledare eller inte. Det låter dig visa hur alla delar av ditt projekt passar ihop, dela det med ditt lag och anpassa din plan när arbetet fortskrider för att hålla allt på rätt spår.