De ultieme gids voor het kiezen van een werkmanagementtool

Het helpen van uw team op elkaar op het werk, werkzaam samen te werken en hun doelen te leveren is een grote uitdaging. Werkbeheersinstrumenten kunnen u helpen bij het coördineren van het werk in teams, zodat u duidelijkheid kunt behalen tussen de chaos en stakeholders uitlijnen in uw organisatie.

Maar met zoveel opties die er zijn, kan het moeilijk zijn om te weten waar ik in een tool moet zoeken. Aan het einde van deze handleiding weet u precies wat u nodig hebt bij een werkmanagementtool om uw team te helpen in synchronisatie, de deadlines te bereiken en uw doelen te raken.

Wat is werkmanagement?

Udn taakmanagertransformeert uw werk met toonaangevende functies

Werkmanagement is een systematische benadering om de workflows van uw team te beheren - of dat een project is, een lopende proces of routinematige taken - om de duidelijkheid te bieden die uw team nodig heeft, zodat ze hun doelen sneller kunnen raken. Met een werkmanagementhulpmiddel, kunt u ervoor zorgen dat iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben - over alle niveaus van uw organisatie - zodat ze het werk kunnen bereiken dat het meest belangrijk is.

Mogelijk hebt u in het verleden van of gebruikte projectbeheersoftware gehoord. Hoewel projectmanagementsoftware u kan helpen bij het effectief een enkel project of ad-hocinitiatief te beheren, neemt het werkbeheer het naar het volgende niveau. Met een werkmanagementhulpmiddel kan uw team een systeem maken en processen beheren die geen begin- of einddatum hebben - terwijl u ook de context verstrekt om die initiatieven aan te sluiten.

Wat zijn de voordelen van werkmanagement?

Als je weet waar alles staat, zijn jij en je team het meest uitgerust om je beste werk gedaan te krijgen. Tegenwoordig wordt er 60% van de tijd van een werknemer aan besteedWerk over het werk-Status-bijeenkomsten, e-mailupdates, duplicatief werk en handmatige invoer-in plaats van geschoold werk.

Met werkmanagement kunt u uw team uitlijnen - of u nu bentop afstand, gedistribueerd of op kantoor. Niet alleen kun je duidelijkheid krijgen over wie het doet waar bij wanneer, maar je krijgt ook een vogel-oogweergave van hoe al je initiatieven van je team samenkomen.

Hoe weet ik of mijn team een werkmanagementtool nodig heeft?

Elk team kan profiteren van een werkmanagementtool, omdat elk team kan profiteren van duidelijkere processen, meer onderling verbonden werk, en minder werk over werk. In het bijzonder kan een werkmanagementtool uw team helpen:

Kaart uit uw grote beelddoelen en de taken die u nodig hebt om er te komen

Deel een centrale bron van waarheid met uw team en cross-functionele stakeholders

Communiceer en deel feedback recht waar het werk wordt gedaan

Automatiseer handmatige taken zodat uw team meer tijd heeft voor het werk dat telt

Sluit het werk naadloos aan over al uw favoriete zakelijke gereedschappen

Maar niet elk werkbeheerstool wordt gelijk gemaakt. Dus als u denkt dat uw team kan profiteren van de verbinding en de duidelijkheid, kan een werkmanagementtool kunnen brengen, hier zijn de functies om op te letten:

Must-haves voor elk werkbeheer

1. Eenvoudig te implementeren en gemakkelijk te adopteren

De meest effectieve werkmanagementtool is er een die iedereen gebruikt. Op die manier heeft je team een centrale bron van waarheid voor waar het werk gebeurt. Als u op zoek bent naar een werkmanagementtool, moet u ervoor zorgen dat u werk kunt toewijzen en duidelijkheid kunt krijgen in de klik op een knop. Zoek naar een hulpmiddel met middelen, zoals een speciale gebruikergids of videos, om je team te helpen aan de slag.

2. Aanpasbaar en flexibel voor de behoeften van uw team

Uw werkbeheerder moet voor iedereen werken. U hoeft niet alleen in afzonderlijke taken te boren, feedback te geven en op de details uit te lijnen - u moet ook kunnen zien hoe werk aansluit, wat de voortgang van het hele project of een groep van projecten is, en hoe u kunt rijden die naar voren werkt. Individuele bijdragers, teammanagers en cross-functionele stakeholders hebben een hulpmiddel nodig die bij hun behoeften past.

Dat betekent dat het geen één-size-fits-all-aanpak zou moeten zijn. In plaats daarvan moet uw werkbeheerstool verstrekkenverschillende meningen en functies zodat iedereen in je team toegang heeft tot wat ze nodig hebben. U wilt bijvoorbeeld een tool waar:

Individuele bijdragers kunnen in details duiken, vastafhankelijkheden, en krijg duidelijkheid over wie doet wat door wanneer.

Managers kunnen metenTeambandbreedte en overwerk, spot knelpunten, en gemakkelijk begrijpen of een project op schema ligt, vertraagd of wat TLC nodig heeft.

Senior leiders kunnen eenBekijken op hoog niveauvan wat er aan de hand is, skimstatus updates, en schakel zich in op relevante initiatieven.

3. Gemaakt om duplicatief werk te verminderen

Werkbeheersoftware is niet alleen gebouwd om u te helpen projecten en taken te beheren. Het helpt u ook en uw team bouwprocessen en coördinaatprojecten zodat u uw belangrijkste werkzaamheden kunt krijgen.

Maar duplicatief werk krijgt dat in de weg. In feite blijkt de gemiddelde werknemer4,5 uur per weekwerk doen dat al is gedaan. In plaats daarvan moet uw werkmanagementtool omheen wegen aanbieden om het duplicatieve werk te verminderen. Zoek bijvoorbeeld naar een tool die biedt:

Voorgebouwde en aangepaste sjablonen , U kunt dus sneller projecten van de grond krijgen of uw eigen processen veranderen in herbruikbare sjablonen.

Reglement , U kunt dus handmatig werken automatiseren en foutbestendige processen maken die knelpunten verminderen.

Intake-formulieren , dus u kunt het proces van het inlaataanvraag standaardiseren. Krijg alle informatie die u nodig hebt om moeiteloos een project of taak te starten.

4. Gebouwd met een interne structuur

Om effectief te zijn, moet uw werkmanagementtool meer zijn dan een projectbeheersysteem. U hebt niet alleen een hulpmiddel nodig om u te helpen bij het coördineren van projecten in een vacuüm en elke situatie om te gaan alsof het ad-hoc is.

In plaats daarvan, om processen te bouwen en te werken cross-functioneel, moet uw werkmanagementtool eenduidelijke structuurDat verbindt het kleinste stukje werk aan de initiatieven van uw organisatie. Bijvoorbeeld inUdn taakmanager, individueel werk gebeurt intaken, die toestemming en verschuldigde datums hebben. Taken wonen inprojecten, dat een groter initiatief (zoals een productlancering) of het lopende proces omvat (zoals een blogschema). Dan kunt u makenPortefeuillesvan projecten - bijvoorbeeld, om al het werk vast te leggen dat het marketingteam aan het doen is, of alle projecten die in 2020 zijn voltooid.

Interne structuur is niet alleen een leuk-to-have in een werkmanagementtool. Volgens deAnatomie van werkindex, wanneer werknemers duidelijkheid hebben over hoe hun individuele werkladders naar de doelen van hun organisatie zijn, zijn ze 2x meer kans om zich gemotiveerd te voelen.

5. In staat om te integreren met uw favoriete zakelijke gereedschappen

De gemiddelde werknemer gebruikt10 verschillende gereedschappen per dag. De app-switching is niet alleen uitputten - het betekent ook dat informatie verspreid is en moeilijk te vinden is. Uw team hoeft niet tot 10 gereedschap te graven om de informatie of context te vinden die ze nodig hebben om succesvol te zijn.

Zoek naar een werkmanagementtool datintegrerenMet je favoriete bedrijfstools, zodat je al je werk op één plek kunt coördineren.

6. Veilig en betrouwbaar

Zorg ervoor dat de werkmanagementtool die u kiest, de beveiligingsmaatregelen heeft om uw gegevens privé te houden. Controleer hunTrust & Amp; beveiligingspaginaOm te bevestigen dat ze een back-up maken van toepasselijke gegevens. Niet alleen moet uw werkmanagementtool uw privacy beschermen - ze moeten u de tools geven om zowel de machtigingen van de gebruiker als de objectniveau te beheersen, inclusief de mogelijkheid om te definiëren welke applicaties van derden toegankelijk zijn voor uw team.