Ο τελικός οδηγός για την επιλογή ενός εργαλείου διαχείρισης εργασίας

Βοηθώντας την ομάδα σας να ευθυγραμμιστεί με την εργασία, να συνεργαστεί αποτελεσματικά και να παραδώσει τους στόχους τους είναι μια μεγάλη πρόκληση. Τα εργαλεία διαχείρισης της εργασίας μπορούν να σας βοηθήσουν να συντονίσετε να εργάζεστε σε ομάδες, ώστε να μπορείτε να αποκτήσετε σαφήνεια μέσα στο χάος και να ευθυγραμμίσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη στον οργανισμό σας.

Αλλά με τόσες πολλές επιλογές εκεί έξω, μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζετε τι να ψάξετε σε ένα εργαλείο. Στο τέλος αυτού του οδηγού, θα γνωρίζετε ακριβώς τι χρειάζεστε από ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας για να βοηθήσετε την ομάδα σας να παραμείνει στο συγχρονισμό, να φτάσει τις προθεσμίες και να χτυπήσετε τους στόχους σας.

Τι είναι η διαχείριση της εργασίας;

Η διαχείριση της εργασίας είναι μια συστηματική προσέγγιση για τη διαχείριση των ροών εργασίας της ομάδας σας - είτε πρόκειται για ένα έργο, μια συνεχιζόμενη διαδικασία ή τις συνήθεις εργασίες - να παρέχουν τη σαφήνεια τις ανάγκες της ομάδας σας ώστε να μπορούν να χτυπήσουν τους στόχους τους πιο γρήγορα. Με ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας, μπορείτε να εξασφαλίσετε ότι όλοι έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται-σε όλα τα επίπεδα του οργανισμού σας - έτσι ώστε να μπορούν να επιτύχουν το έργο που έχει σημασία το μεγαλύτερο μέρος.

Μπορεί να έχετε ακούσει λογισμικό διαχείρισης ή μεταχειρισμένων έργων στο παρελθόν. Ενώ το λογισμικό διαχείρισης έργου μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε αποτελεσματικά ένα ενιαίο έργο ή μια ad-hoc πρωτοβουλία, η διαχείριση της εργασίας το παίρνει στο επόμενο επίπεδο. Με ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας, η ομάδα σας μπορεί να δημιουργήσει ένα σύστημα και να διαχειριστεί διαδικασίες που δεν έχουν ημερομηνία έναρξης ή λήξης - παρέχοντας παράλληλα το πλαίσιο για τη σύνδεση αυτών των πρωτοβουλιών.

Ποια είναι τα οφέλη της διαχείρισης της εργασίας;

Όταν γνωρίζετε πού βρίσκονται όλα, εσείς και η ομάδα σας είναι πιο εξοπλισμένα για να κάνετε την καλύτερη δουλειά σας. Σήμερα, το 60% του χρόνου του υπαλλήλου δαπανάται γιαΕργασία για την εργασία- συναντήσεις, ενημερώσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διπλασιαστική εργασία και χειροκίνητη είσοδο - αντί για εξειδικευμένη εργασία.

Με τη διαχείριση της εργασίας, μπορείτε να ευθυγραμμίσετε την ομάδα σας - είτε είστεμακρινός, που διανέμονται ή στο γραφείο. Όχι μόνο μπορείτε να αποκτήσετε σαφήνεια σχετικά με το ποιος να κάνει ό, τι όταν, αλλά παίρνετε επίσης μια προβολή πουλιών για το πώς όλες οι πρωτοβουλίες της ομάδας σας έρχονται μαζί.

Πώς μπορώ να ξέρω αν η ομάδα μου χρειάζεται ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας;

Κάθε ομάδα μπορεί να επωφεληθεί από ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας, επειδή κάθε ομάδα μπορεί να επωφεληθεί από σαφέστερες διαδικασίες, πιο διασυνδεδεμένη εργασία και λιγότερη εργασία για την εργασία. Συγκεκριμένα, ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας:

Χάρτης έξω από τους στόχους μεγάλης εικόνας και τις εργασίες που χρειάζεστε για να φτάσετε εκεί

Μοιραστείτε μια κεντρική πηγή αλήθειας με την ομάδα σας και τα διασυνοριακά ενδιαφερόμενα μέρη

Επικοινωνήστε και μοιράζονται τα σχόλια δεξιά όπου γίνεται η εργασία

Αυτοματοποιήστε χειρωνακτικές εργασίες, ώστε η ομάδα σας να έχει περισσότερο χρόνο για το έργο που έχει σημασία

Συνδέστε απρόσκοπτα την εργασία σε όλα τα αγαπημένα σας επιχειρηματικά εργαλεία

Αλλά όχι κάθε εργαλείο διαχείρισης εργασίας είναι ίσο. Έτσι, αν νομίζετε ότι η ομάδα σας θα μπορούσε να επωφεληθεί από τη σύνδεση και τη σαφήνεια ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας μπορεί να φέρει, εδώ είναι τα χαρακτηριστικά που πρέπει να προσέξουμε:

Πρέπει να έχει ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας

1. Απλό στην ανάπτυξη και εύκολο να υιοθετηθεί

Το πιο αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης της εργασίας είναι ότι όλοι χρησιμοποιούν. Με αυτόν τον τρόπο, η ομάδα σας έχει μια κεντρική πηγή αλήθειας για το πού συμβαίνει το έργο. Εάν ψάχνετε για ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να αντιστοιχίσετε την εργασία και να αποκτήσετε σαφήνεια στο πάτημα ενός κουμπιού. Αναζητήστε ένα εργαλείο με πόρους, όπως ένας ειδικός χρήστηςοδηγός ή Βίντεο, για να βοηθήσετε την ομάδα σας να ξεκινήσει.

2. Προσαρμόσιμη και ευέλικτη για τις ανάγκες της ομάδας σας

Το εργαλείο διαχείρισης της εργασίας σας πρέπει να εργάζεται για όλους. Όχι μόνο πρέπει να τρυπήσετε σε μεμονωμένες εργασίες, να δώσετε ανατροφοδότηση και να ευθυγραμμίσετε τις λεπτομέρειες - πρέπει επίσης να είστε σε θέση να δείτε πώς οι εργασίες συνδέονται μαζί, ποια είναι η πρόοδος ολόκληρου του έργου ή της ομάδας έργων και πώς μπορείτε Οδηγήστε που επεξεργάζονται. Οι μεμονωμένοι συνεισφέροντες, οι διαχειριστές ομάδων και οι διασυνοριακοί ενδιαφερόμενοι χρειάζονται ένα εργαλείο που ταιριάζει στις ανάγκες τους.

Αυτό σημαίνει ότι δεν πρέπει να είναι μια προσέγγιση ενός μεγέθους. Αντ 'αυτού, το εργαλείο διαχείρισης της εργασίας σας πρέπει να παρέχειδιαφορετικές απόψεις και τα χαρακτηριστικά που όλοι στην ομάδα σας μπορούν να έχουν πρόσβαση σε ό, τι χρειάζονται. Για παράδειγμα, θέλετε ένα εργαλείο όπου:

Οι μεμονωμένοι συνεισφέροντες μπορούν να βουτήξουν σε λεπτομέρειες, να εντοπίσουνεξαρτήσειςκαι να αποκτήσετε σαφήνεια σχετικά με το ποιος κάνει τι όταν.

Οι διαχειριστές μπορούν να μετρήσουντο εύρος ζώνης ομάδας και την υπερβολική εργασία, Spot Bottlenecks και κατανοήστε εύκολα εάν ένα έργο βρίσκεται σε καλό δρόμο, καθυστερεί ή χρειάζεται κάποια TLC.

Οι ανώτεροι ηγέτες μπορούν να δουν έναΠροβολή υψηλού επιπέδουτι συμβαίνει, αποφεύγωΕνημερώσεις κατάστασηςκαι να ακονιστεί σε σχετικές πρωτοβουλίες.

3. Να μειωθεί η διπλωματική εργασία

Το λογισμικό διαχείρισης εργασίας δεν είναι μόνο κατασκευασμένο για να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε έργα και εργασίες. Σας βοηθά επίσης και την ομάδα σας να δημιουργήσετε διαδικασίες και να συντονίσετε έργα, ώστε να μπορείτε να κάνετε το πιο σημαντικό έργο σας.

Αλλά η πολλαπλή εργασία γίνεται με τον τρόπο αυτό. Στην πραγματικότητα, ο μέσος υπάλληλος ξοδεύει4,5 ώρες την εβδομάδακάνοντας εργασία που έχει ήδη γίνει. Αντ 'αυτού, το εργαλείο διαχείρισης της εργασίας σας θα πρέπει να προσφέρει λεωφόρους για να μειώσετε το διπλασιαστικό έργο. Για παράδειγμα, αναζητήστε ένα εργαλείο που προσφέρει:

Προκαταρκτικά και προσαρμοσμένα πρότυπα , Έτσι, μπορείτε να πάρετε έργα από το έδαφος ταχύτερα ή να μετατρέψετε τις δικές σας διεργασίες σε επαναχρησιμοποιούμενα πρότυπα.

Κανόνες , Έτσι, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη χειρωνακτική εργασία και να δημιουργήσετε διαδικασίες απόδειξης σφαλμάτων που μειώνουν τα σημεία συμφόρησης.

Έντυπα πρόσληψης , Έτσι μπορείτε να τυποποιήσετε τη διαδικασία αιτήματος εισαγωγής. Πάρτε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να ξεκινήσετε ένα έργο ή μια εργασία χωρίς κόπο.

4. Χτισμένο με εσωτερική δομή

Για να είναι αποτελεσματική, το εργαλείο διαχείρισης της εργασίας σας πρέπει να είναι κάτι παραπάνω από ένα σύστημα διαχείρισης έργου. Δεν χρειάζεστε μόνο ένα εργαλείο για να σας βοηθήσει να συντονίσετε έργα σε κενό και να χειριστείτε κάθε κατάσταση σαν να είναι ad-hoc.

Αντ 'αυτού, για την οικοδόμηση διαδικασιών και εργασίας σταυροσβεστικά, το εργαλείο διαχείρισης της εργασίας σας θα πρέπει να έχει ένασαφής δομήπου συνδέει το μικρότερο κομμάτι της εργασίας μέχρι τις πρωτοβουλίες του οργανισμού σας. Για παράδειγμα, στοUDN Task Manager, η μεμονωμένη εργασία γίνεται μέσακαθήκοντα, που έχουν εκχωρητές και οφειλόμενες ημερομηνίες. Οι εργασίες ζουνέργα, το οποίο περιλαμβάνει μια μεγαλύτερη πρωτοβουλία (όπως ένα προϊόν εκκίνησης) ή συνεχής διαδικασία (όπως ένα πρόγραμμα ιστολογίου). Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετεΧαρτοφυλάκιοτων έργων - για παράδειγμα, για να συλλάβει όλη την εργασία, η ομάδα μάρκετινγκ κάνει, ή όλα τα έργα που ολοκληρώνονται το 2020.

Η εσωτερική δομή δεν είναι μόνο ένα ωραίο να έχει σε ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας. Σύμφωνα με τηνΑνατομία του δείκτη εργασίαςΌταν οι εργαζόμενοι έχουν σαφήνεια σχετικά με το πώς οι μεμονωμένες εργασίες τους σκάλες μέχρι τους στόχους του οργανισμού τους, είναι 2 φορές πιο πιθανό να αισθάνονται κίνητρα.

5. Είναι σε θέση να ενσωματώσει τα αγαπημένα σας επιχειρηματικά εργαλεία

Ο μέσος υπάλληλος χρησιμοποιεί10 διαφορετικά εργαλεία ανά ημέρα. Η εναλλαγή της εφαρμογής δεν είναι μόνο εξαντλητική - σημαίνει επίσης ότι οι πληροφορίες είναι διάσπαρτες και δύσκολο να βρεθούν. Η ομάδα σας δεν πρέπει να έχει να σκάψει 10 εργαλεία για να βρει τις πληροφορίες ή το πλαίσιο που χρειάζονται για να είναι επιτυχείς.

Ψάξτε για ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας πουενσωματώνειΜε τα αγαπημένα σας επαγγελματικά εργαλεία, ώστε να μπορείτε να συντονίσετε όλη την εργασία σας σε ένα μέρος.

6. Ασφαλής και αξιόπιστη

Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο διαχείρισης εργασίας που επιλέγετε έχει τα μέτρα ασφαλείας που υπάρχουν για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ιδιωτικά. Ελέγξτε τοTRUST & AMP; Σελίδα ασφαλείαςΓια να επιβεβαιώσετε ότι υποστηρίζουν σωστά τα ισχύοντα δεδομένα. Όχι μόνο εάν το εργαλείο διαχείρισης της εργασίας σας προστατεύει το απόρρητό σας - θα πρέπει να σας δώσει τα εργαλεία για τον έλεγχο των δικαιωμάτων χρήστη και του αντικειμένου, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας καθορισμού που οι εφαρμογές τρίτου μέρους είναι προσβάσιμες στην ομάδα σας.

Έτοιμο να δοκιμάσετε ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας;

Υπάρχει ένα έβδομο πρέπει να έχει χαρακτηριστικό για να αναζητήσετε σε ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας: θα πρέπει να είστε σε θέση να το δοκιμάσετε για τον εαυτό σας.

Πάρτε τις εικασίες από την εργασία, ώστε να μπορείτε να διατηρήσετε την ομάδα σας συντονισμένη - όπου κι αν βρίσκεστε. Προσπαθήστε UDN Task ManagerΔΩΡΕΑΝ σήμερα.