Apa yang perlu Anda ketahui tentang membuat brief proyek?
Ada banyak elemen yang terlibat dalamMerencanakan proyek. Mereka termasuk menciptakan berbagai dokumentasi untuk tim dan semua pemangku kepentingan yang terlibat.
Salah satu dokumen tersebut adalah salah satu yang pertama kali dibuat dan digunakan sepanjang siklus hidup proyek adalah brief proyek.
Singkat proyek adalah dokumen penting karena menguraikan seluruh proyek dari get-go.
Namun, dokumen ini sering diabaikan atau bergegas. Oleh karena itu, kami membuat panduan ini untuk membantu membuat proyek paling efektif untuk proyek Anda berikutnya.
Apa itu Singkat Proyek?
Untuk menjelaskannya secara sederhana, brief proyek adalah dokumen yang menyediakanTinjauan proyek .
Dokumen menyoroti semua elemen penting dan penting dari proyek. Ini termasuk apa yang termasuk dalam lingkup proyek, apa tujuan proyek, apa yang bertujuan atauTujuan Proyek ingin dicapai .
Biasanya, dokumen semacam itu juga melampaui apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan ini dan jadwal atau jangka waktu yang diperlukan untuk melakukannya.
Sederhananya, brief proyek harus menguraikan apa, siapa, kapan, dan mengapa dari suatu proyek.
Tujuan Singkat Proyek
Ada banyak tujuan untuk menciptakan inijenis dokumen. Dokumen berfungsi sebagai kerangka kerja untuk proyek serta menawarkan kemampuan untuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan, tim, dan semua individu lain yang terlibat tentang apa proyek dan persyaratan serta tujuannya.
Dokumen menyoroti ruang lingkup proyek yang penting bagi semua yang terlibat untuk memahami apa yang perlu dilakukan dan apa yang termasuk dalam parameter proyek. Ini juga berfungsi sebagai sarana untuk memulai percakapan tentang apa cara paling efisien untuk mencapai tujuan.
Secara praktis, dokumen ini bertindak sebagai indikasi yang jelas tentang klienTujuan dan Tujuan., siapa audiens target untuk hasil akhir dari proyek ini, dan setiap pesaing di pasar.
Anda mungkin bertanya-tanya bahwa Anda telah membuat rencana proyek dan karena itu apakah perlu untuk membuat brief proyek dan apa yang sebenarnya adalah perbedaan antara keduanya.
Sederhananya, brief proyek pada dasarnya adalah ringkasan dari rencana proyek.
Rencana proyek menguraikan proyek secara rinci termasuk hal-hal seperti tujuan proyek, metrik apa untuk mengukur keberhasilan proyek dengan, anggaran proyek, apaTonggak sejarahdan hasilnya, siapa pemangku kepentingan,Jadwal proyek, dan bahkan proyekrencana komunikasi .
Singkat proyek adalah dokumen yang sempurna untuk pemangku kepentingan tingkat tinggi untuk mendapatkan gambaran umum. Ini juga merupakan dokumen hebat bagi tim Anda untuk merujuk kembali untuk melanjutkan seluruh proyek untuk mengetahui bahwa mereka memenuhi harapan.
Baca lebih lanjut tentang.Membuat Rencana Proyekuntuk mengetahui lebih lanjut.
Singkat proyek dan ringkasan eksekutif sering bingung juga. Dokumen mana yang Anda putuskan untuk membuat tergantung pada proyek yang tepat yang sedang Anda kerjakan.
Pertimbangkan apa yang termasuk dalam lingkup proyek Anda dan juga semua orang yang terlibat dalam proyek termasuksiapa pemangku kepentingan .
Kedua dokumen ini memiliki banyak kesamaan karena keduanya dapat dipandang sebagai gambaran umum proyek yang dihadapi. Namun, ringkasan eksekutif dirancang sedemikian rupa sehingga melayani lebih dari pemangku kepentingan eksekutif.
Oleh karena itu, untuk proyek-proyek yang eksekutif dengan eksekutif tingkat tinggi, Anda harus mempertimbangkan untuk membuat ringkasan eksekutif, jika tidak, lebih banyak proyek dengan lebih banyakkolaborator lintas fungsilebih cocok untuk brief proyek sebagai gantinya.
Belajar lebih tentangMembuat Ringkasan Eksekutifdi posting blog kami.
Singkat proyek ditujukan untuk menguraikan WHO, apa, kapan, di mana, dan mengapa elemen proyek.
Berikut adalah elemen-elemen tertentu yang khas untuk sebagian besar celana seperti itu meliputi:
Bagaimana cara membuat proyek singkat?
Cara Anda mendekati menulis brief untuk proyek Anda serta apa yang Anda sertakan dalam dokumen itu sendiri tergantung pada jenis proyek yang Anda kerjakan serta orang-orang yang terlibat dalam proyek tersebut.
Tidak peduli gaya atau detail singkat Anda, Anda ingin membuat dokumen efektif dengan memudahkan merujuk kembali oleh tim dan pemangku kepentingan Anda dan itu mengalir secara alami sehingga masuk akal.
Berikut adalah panduan dasar tentang bagaimana Anda dapat mendekati membuat brief proyek Anda:
Anda perlu menggambarkan siapa proyek yang sedang dibuat, apakah ini hanya menguraikan profil perusahaan Anda atau klien eksternal.
Memungkinkan manajer tim dan proyek Anda untuk mengetahui klien dan merek membantu merekabekerja lebih efisienMenjelang tujuan akhir serta memahami tujuan di balik proyek.
Stakeholder, anggota tim, dan manajer proyek semua perlu mengetahui ikhtisar proyek sehingga mereka tahu apa yang diperlukan dan apa yang akan mereka kerjakan atau harapkan.
Anda dapat membuat bagian singkat Anda sebagai rinci seperti yang Anda inginkan, meskipun ingat bahwa masuk ke detail yang tepat akan membuat singkat terlalu lama dan mengalahkan tujuan di baliknya.
Anda dapat menjelaskan pemangku kepentingan mana yang akan bertanggung jawab untuk mengimplementasikan proyek serta apa yang akan dibutuhkanimplementasi proyek .
Pengaturan Tujuan dalam.UDN Task Manager.aplikasi
Penuh artiapa tujuannyaDan bagaimana mereka terhubung dengan tujuan perusahaan dapat menjadi cara yang bagus untuk menjaga anggota tim tetap termotivasi.
Ini juga membuat semua orang tetap di jalurnya memastikan seluruh tim bekerja menuju tujuan yang sama.
Tujuan proyek tersebut idealnya harus menjadi bagian dari semua perencanaan dan dokumen proyek awal Anda.
Anda dapat menggunakan prinsip cerdas untuk membantu Anda meletakkan tujuan proyek. Smart Stand untuk spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan tepat waktu.
Baca lebih lanjut tentang.menetapkan sasaran pintarposting blog.
Pos terkait:
Mudah mengatur timeline diUDN Task Manager.
Apakah Anda memenuhi tujuan proyek Anda dalam jangka waktu tertentu adalah elemen kunci untuk memberikan proyek yang sukses dan karenanya harus dimasukkan dalam brief.
Menguraikan timeline Anda dalam brief Anda memungkinkan anggota tim dan manajer proyek menyadari tanggal dan tonggak utama dalam proyek.
Terus-menerus merujuk kembali ke timeline proyek Anda garis besar juga membantu menghindari yang tidak perluPenundaan proyek .
Anda juga dapat memilih untuk menggabungkan Andaanggaran proyekNamun, ke dalam singkat, ini tidak dilakukan oleh semua orang.
Anda ingin memastikan bahwa Anda memberikan proyek yang memenuhi tuntutan audiens target Anda.
Siapa produk, layanan, atau pembaruan yang ditujukan?
Mengetahui target audiens akan membantu memahami dan memberikan wawasan penting tentang cara terbaik memenuhi kebutuhan mereka.
Tidak masalahnyajenis proyekAnda adalah bagian dari, mengetahui siapa audiens target, penting dan karenanya harus menjadi bagian dari brief Anda.
Lingkup creep.adalah faktor utama dalam mengapa banyak proyek tertunda, perbaikan anggaran, atau bahkanakhirnya gagal .
Menjabarkan dari awal proyek Anda, yaitu dalam brief, persis apa yang terjadi dan tidak jatuh dalam ruang lingkup proyek membantu menghindari cakupan creep ketika proyek berkembang.
Garis besar apa hasil proyek, fitur apa yang diharapkan, tugas apa yang harus dilakukan, dan tenggat waktu apa yang diharapkan dapat dipenuhi.
Ingat ini hanyalah panduan tentang cara mendekati membuat brief Anda, apa dan bagaimana Anda melakukannya tergantung pada apa yang cocok untuk Anda, tim Anda, organisasi Anda, dan pemangku kepentingan yang terlibat.
Siapa yang bertugas membuat brief proyek?
Orang utama yang bertanggung jawab untuk membuat brief ini adalah manajer proyek karena sifat dokumen yang menjadi bagian mendasar dari fase inisiasi aLifecycle proyek .
Dengan menciptakan brief proyek, manajer proyek juga dibantu dalam penciptaan dokumen lain yang bertanggung jawab untuk menciptakan seperti rencana proyek, jadwal proyek, dan manajemen sumber daya.
Sejak singkatnya proyek berkisar pada ruang lingkup proyek dan tujuan yang diharapkan dapat dicapai dengan penyelesaian proyek, manajer proyek akan beralih ke pemangku kepentingan dan klien untuk mendapatkan informasi yang diperlukan untuk membuat dokumen.
Oleh karena itu, sementara manajer proyek bertanggung jawab untuk merumuskan dokumen ini ia tidak bekerja sendiri dan melibatkan dan mengacu pada individu penting lainnya yang terlibat dalam proyek seperti tim yang akan mengerjakannya.
Semakin banyak penelitian yang dimasukkan ke dalam penciptaan dokumen dan persiapan tersebut yang memperbarui brief yang lebih efektif dan semakin besar kemungkinan dirujuk kembali ke seluruh siklus hidup proyek.
UDN Task Manager.dan brief proyek Anda
Fitur bagan GanttUDN Task Manager.
UDN Task Manager.Menawarkan fitur grafik Gantt yang hebat yang dapat membantu Anda dengan pembuatan dokumen Anda.
Memiliki representasi grafis dari proyek Anda dan tenggat waktu proyek Anda memberi Anda garis besar untuk membuat brief Anda. Ini dapat membantu Anda merumuskan apa tonggak utama, apa yang harus dipenuhi, serta apa yang timeline proyek.
Lihat apa UDN Task Manager.Grafik Ganttuntuk mengelola alur kerja Anda dengan lancar.
Lebih banyak blog yang mungkin Anda sukai:
