4 strumenti di comunicazione devono avere per sbloccare la collaborazione
Sommario
Gli strumenti di comunicazione sono parte integrante della collaborazione efficace della squadra. In questo articolo, diamo un'occhiata alle cinque caratteristiche più importanti degli strumenti di comunicazione, rivedere i quattro tipi di strumenti di comunicazione dei quattro must-hanno bisogno del tuo team.
La comunicazione efficace è una delle parti più importanti di qualsiasi azienda. Abilitando una facile comunicazione, sblocchi la collaborazione e rendi più facile per i membri del team si concentrano sul lavoro che conta. Ma ci sono molti strumenti di comunicazione là fuori, e ognuno offrono qualcosa di leggermente diverso.
Cosa tu Vuoi è usare troppi strumenti.La ricerca mostrache i lavoratori della conoscenza passano tra una media di 10 strumenti fino a 25 volte al giorno. La commutazione tra le app riduce la produttività e l'efficienza degli impatti. Infatti, oltre un trimestre (27%) dei lavoratori affermano che mancano azioni e messaggi durante la commutazione delle app e il 26% ad esempio il sovraccarico di app li rende meno efficienti.
Ciò di cui hai bisogno sono efficaci strumenti aziendali che potenziano la comunicazione senza ostacolare il lavoro ad alto impatto. In questo articolo, daremo un'occhiata a ciò che rende uno strumento di comunicazione efficace, rivedere quattro strumenti di comunicazione per sbloccare una collaborazione efficace sulla tua squadra.
Cos'è uno strumento di comunicazione?
Uno strumento di comunicazione è costruito per aiutare i membri del tuo team a comunicare tra loro. Questi includono strumenti di comunicazione interna per comunicare con il team e gli strumenti di comunicazione esterni per comunicare con venditori, clienti e agenzie. Entrambi sono strumenti importanti per un'efficace comunicazione sul posto di lavoro.
Tutti gli strumenti di comunicazione sono anche divisi in due stili:
Comunicazione sincronaCome conversazioni faccia a faccia, messaggi istantanei e qualsiasi altra comunicazione che accade in tempo reale.
Comunicazione asincronaCome e-mail, report di progetto o messaggi registrati, in altre parole, qualsiasi tipo di comunicazione in cui non hai bisogno di una risposta immediata.
Non tutti gli strumenti sono strumenti di comunicazione
Ci sono una varietà di strumenti di business là fuori, progettati per migliorare la collaborazione, ma ciò non significa che siano ottimizzati per un'efficace comunicazione del team. Oggi, le squadre utilizzano strumenti aziendali come Adobe Creative Cloud, Google Docs e Salesforce come strumenti di comunicazione.
Il problema è che questi strumenti non sono costruiti per la comunicazione. Piuttosto, questi sistemi specializzati sono modi incredibili per ottenere un lavoro di alto impatto svolto, ma non sono costruiti per aiutare i team chiaramente comunicare le informazioni.
Cosa rende uno strumento di comunicazione efficace
Per sbloccare una comunicazione efficace sul tuo team, hai bisogno di un set di strumenti flessibile utensile o semplificato: questa offerta:
Easy Adozione di squadra
Nessuno di noi lavora in un vuoto. Affinché uno strumento di comunicazione sia efficace, deve essere accessibile e centralizzato. Questo strumento dovrebbe essere qualcosa a tutti nella tua squadra, o come il più vicino possibile, sta usando.
Cerca uno strumento che ha una buona guida per l'utente, l'impostazione e l'opzione di supporto del cliente, quindi tutti possono imparare come usarlo in modo efficace. Non è abbastanza per selezionare uno strumento che è buono per te. Piuttosto, cerca uno strumento che tutti nella tua squadra possono usare.
Condivisione delle informazioni centralizzate
Quando hai una fonte centrale di verità, la tua squadra sa esattamente dove andare e ha una chiara intuizione su chi sta facendo cosa da quando.Collaborazione e lavoro di squadrasono il fondamento di qualsiasi squadra efficace, ma queste relazioni interpersonali iniziano con-e dipendono dalla comunicazione efficace. Di seguito, parleremo dell'importanza delle integrazioni con gli strumenti di comunicazione, ma per ora è abbastanza da dire che questo strumento dovrebbe essere uno dei capisaldi del modo in cui la tua squadra interagisce.
Integrazioni incorporate con i tuoi altri strumenti di business
Il tuo strumento di comunicazione è la pietra angolare della comunicazione della tua squadra, ma ci sono un'intera serie di strumenti là fuori che sono utili per il lavoro della tua squadra. Se questi sono strumenti di condivisione dei file o strumenti specifici per il lavoro della tua squadra, probabilmente hai già diversi strumenti nella casella degli strumenti del tuo team.
Il problema è,commutazione di app.Riduce la produttività, aumenta il lavoro duplicativo e rende più probabile che le informazioni siano perse. Per evitare ciò, cercare uno strumento di comunicazione che si integra con i tuoi strumenti aziendali preferiti. In questo modo, stai sempre comunicando sul lavoro nello stesso posto mentre ancora beneficiando di altri strumenti più specializzati.
Flussi di lavoro flessibili e scalabili
I migliori strumenti di comunicazione sono efficaci per le piccole imprese nonché le società aziendali. Assicurati che lo strumento selezioni bilancia ed è abbastanza flessibile perTutti i flussi di lavoro della tua squadra .
Questo include una varietà di modi per utilizzare lo strumento stesso, comprese le app Web,Applicazioni desktop e app mobili. Avere opzioni mobili è fondamentale per i membri del team per impegnarsi con lo strumento quando vogliono, dove vogliono.
Sicurezza di cui ti puoi fidare
Infine, nessun strumento di comunicazione è completo senza una revisione della sua sicurezza. Rivedi le pratiche di sicurezza dello strumento per assicurarsi che sia aOpzione affidabile. Parte di quella è la scalabilità, assicurati anche che lo strumento selezionato offre un modo per controllare le autorizzazioni e gli utenti come bilancia della squadra.
I primi 4 strumenti di comunicazione devono avere
Non esiste un approccio ad adatti a un solo taglia agli strumenti di comunicazione. Idealmente, cerca strumenti che offrono modi sincroni, asincroni e esterni per comunicare. Con strumenti sincroni, è possibile comunicare con le parti interessate in tempo reale. Gli strumenti asincroni sono un sistema informativo centralizzato che i membri del team possono accedere pur mantenendoStato di flusso. E gli strumenti esterni consentono la comunicazione con clienti, partner, appaltatori, agenzie e altro ancora.
Invia messaggi istantanei: team di allentamento o Microsoft
La comunicazione sincrona, o dal vivo, è un modo prezioso per interfacciarsi con la tua squadra in tempo reale. Questi strumenti di chat sono un modo efficace per comunicare con un singolo membro del team o per condividere aggiornamenti in una chat di gruppo.
Gli strumenti di comunicazione di messaggistica istantanea sono un modo prezioso per rimanere in contatto, soprattutto se si lavora su team distribuiti o remoti. Tuttavia, questi strumenti non sono efficaci per la risoluzione dei problemi su larga scala, invece, guarda ad altri strumenti di comunicazione sincrono o asincrona, come quelli elencati di seguito.
Comunicare Face-to-Face: Zoom, Google Meet o Skype
Anche se la tua squadra lavora per lo più di persona, devi ancora investire in uno strumento di videoconferenza. Questi strumenti sono in genere più efficaci delle telefonate e consentono al tuo team di collaborare se e quando non sono nello stesso spazio. Per soprattuttosquadre virtuali, le videoconferenze sono un ottimo modo per non soloBrainstorm Information., ma anche costruire relazioni,Eventi di costruzione del team hoste connettiti con i membri del tuo team.
Comunicazione sul lavoro:UDN Task Manager
L'opposto della comunicazione sincrona èComunicazione asincrona-Messaggi che non hanno bisogno di essere risolti in tempo reale. Questa è una parte incredibilmente importante del tuo toolkit di comunicazione, perché la comunicazione asincrona non interrompe lo stato di flusso e aumenta la produttività.
Strumenti di gestione del lavoro, come UDN Task Manager , rendi facile per la tua squadra comunicare sul lavoro in cui viene fatto il lavoro. La comunicazione è sempre collegata al contesto più ampio del lavoro della tua squadra, quindi i membri del team hanno tutte le informazioni di cui hanno bisogno a portata di mano. Inoltre, questi tipi di strumenti di comunicazione consentono ai membri del team di controllare le notifiche e rimanere in flusso.
Non importa qualeStrumento di gestione del progettoLa tua squadra seleziona, assicurati di avere un spazio di lavoro condiviso per tutte le informazioni del tuo team. Cerca uno strumento che ti permette di vedere il lavoro in diversi punti di vista, comeKanban Boards. , Gants Gant., Calendari e viste in stile foglio di calcolo.
Gestire la comunicazione esterna: Gmail o Outlook
L'e-mail è lo strumento per eccellenza per la comunicazione asincrona, specialmente quando si tratta di comunicazione esterna. I venditori, gli appaltatori, le agenzie e i clienti che comunichi con non avranno accesso agli strumenti di comunicazione interna del tuo team, quindi gli strumenti come l'e-mail sono fondamentali per una comunicazione esterna efficace.
Integrazione degli strumenti di collaborazione con la tua tecnica di comunicazione
La soluzione al problema della comunicazione aziendale non lo è utensili.Recensioni recenti suggerisconoQuello, più app utilizza una squadra, più è probabile che il lavoro sia duplicato. Infatti, il secondo e il terzo più grande ostacolo alla produttività devono rispondere a e-mail e messaggi e avere troppe riunioni e videochiamate.
Per migliorare la produttività e abilitare la collaborazione, assicurarsi che i principali quattro strumenti di comunicazione offrano solide integrazioni con gli altri importanti strumenti aziendali. In questo modo, è possibile beneficiare di questi strumenti specializzati senza bisogno di comunicare direttamente in strumenti che non sono costruitiComunicazione efficace del posto di lavoro .
Ricorda ilConoscenza mediaPassa tra 10 app fino a 25 volte al giorno, e questo problema aumenta solo più in alto sulla catena che vai. Il C-Suite segnala la commutazione tra 14 app 31 volte al giorno. Le integrazioni sono vantaggiose perché il tuo team può accedere alle informazioni in un posto mentre è ancora a beneficiare degli strumenti su misura per specifici usi del team.
Integrazione degli strumenti di comunicazione interna
Gli strumenti di comunicazione interna sono strumenti che usi per comunicare con il tuo team interno. Questo include chiunque dal tuo piccolo team di progetto fino alla tua intera azienda. Di solito, questi strumenti hanno protezioni in posizione in modo che i partner esterni non possano accedervi.
Gli strumenti di comunicazione interna includono:
Strumenti di condivisione file:Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive
Strumenti di fidanzamento dei dipendenti:Bamboohr, giorni lavorativi, reticolo e amplificatore di cultura
Strumenti di condivisione o registrazione dello schermo:Vimeo e telaio
Altri strumenti che il tuo team può utilizzare per la comunicazione interna include:
Strumenti di sincronizzazione del calendario:Google Calendar e Microsoft Outlook
Strumenti specifici della squadra:Adobe Creative Nube, Salesforce, GitHub, Semrush e Figma
Strumenti di analisi:Google Analytics, Tableau, Looker e Powerbi
Questi strumenti sono una parte fondamentale di ottenere un buon lavoro svolto, ma non sono costruiti per la comunicazione. Invece di comunicare all'interno degli strumenti stessi, cerca uno strumento centrale che si integra con questi strumenti in modo da poter accedere a tutte le informazioni del lavoro in un unico posto.
Integrazione degli strumenti di comunicazione esterni
Gli strumenti di comunicazione esterni sono strumenti che usi per interagire con le persone che non fanno parte della tua organizzazione. Ciò include clienti, freelance, appaltatori, agenzie e altri partner.
Gli strumenti di comunicazione esterni includono:
Strumenti di supporto clienti:Zendesk e servicenow.
Strumenti di social networking:LinkedIn e Glassdoor.
Forum pubblici e strumenti di hosting webinar:Livestorm e Zoom.
Altri strumenti che il tuo team può utilizzare per gestire la comunicazione esterna includere:
Strumenti di gestione dei media sociali:Germogliare sociali, buffer e hootsuite
Strumenti di tracciamento del tempo:CLOCKIFY, HARVEST, E EVERHOUR
Chiarire le aspettative con un piano di comunicazione
Una volta che si dispongono di strumenti di comunicazione efficaci, assicurati che il tuo team sappia quale strumento usare quando. Il modo migliore per farlo è con un piano di comunicazione. I piani di comunicazione delineano come e dove la tua squadra dovrebbe comunicare le informazioni. Per saperne di più, leggere il nostro articolo perQuattro passaggi per creare un piano di comunicazione .
