4 Must-ma narzędzia komunikacyjne, aby odblokować współpracę

Streszczenie

Narzędzia komunikacyjne są integralną częścią skutecznej współpracy zespołowej. W tym artykule spojrzeć na pięć najważniejszych funkcji narzędzi komunikacyjnych, a następnie przejrzymy cztery must-posiadające typy narzędzi komunikacyjnych Twoim potrzebom zespołu.

Skuteczna komunikacja jest jedną z najważniejszych części każdego biznesu. Umożliwiając łatwą komunikację, odblokowujesz współpracę i ułatwia członków zespołu skupić się na pracy, która ma znaczenie. Ale istnieje wiele narzędzi komunikacyjnych, a każda oferują coś nieznacznie innego.

Co ty Chcesz używać zbyt wielu narzędzi.Badania pokazująże pracownicy wiedzy przełączają się między średnią 10 narzędzi do 25 razy dziennie. Przełączanie między aplikacjami zmniejsza wydajność i efektywność wpływu. W rzeczywistości, ponad jedna czwarta (27%) pracowników twierdzi, że tęsknią za działania i wiadomości podczas przełączania aplikacji i 26% stwierdza, że ​​przeciążenie aplikacji sprawia, że ​​są rzadsze.

To, czego potrzebujesz skuteczne narzędzia biznesowe, które umożliwiają komunikację bez przeszkód w sposób na wysoki wpływ. W tym artykule zajmiemy się tym, co tworzy skuteczne narzędzie komunikacyjne, a następnie przejrzymy cztery narzędzia komunikacyjne, aby odblokować skuteczną współpracę w zespole.

Jakie jest narzędzie do komunikacji?

Narzędzie komunikacyjne jest zbudowane, aby pomóc członkom zespołu komunikować się ze sobą. Obejmują one wewnętrzne narzędzia komunikacyjne do komunikowania się z zespołem i zewnętrznymi narzędziami komunikacyjnymi, aby komunikować się z dostawcami, klientami i agencjami. Oba są ważnymi narzędziami do skutecznej komunikacji w miejscu pracy.

Wszystkie narzędzia komunikacyjne są również podzielone w dwóch stylach:

Komunikacja synchronicznaPodobnie jak rozmowy twarzą w twarz, wiadomości błyskawiczne i dowolna inna komunikacja, która dzieje się w czasie rzeczywistym.

Asynchroniczna komunikacjaJak e-mail, raporty projektowe lub nagrane wiadomości - innymi słowy, każdy rodzaj komunikacji, w której nie potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi.

Nie wszystkie narzędzia to narzędzia komunikacyjne

Istnieje wiele narzędzi biznesowych, mających na celu poprawę współpracy - ale to nie znaczy, że są zoptymalizowane dla skutecznej komunikacji zespołowej. Dziś zespoły korzystają z narzędzi biznesowych, takich jak Adobe Creative Cloud, Google Docs i Salesforce jako narzędzia komunikacyjne.

Problem polega na tym, że te narzędzia nie są zbudowane do komunikacji. Dotychczas te wyspecjalizowane systemy są niesamowite sposoby wykonywania wysokowydajnych prac, ale nie są zbudowane, aby pomóc zespołom wyraźnie komunikować się z informacjami.

Co sprawia, że ​​skuteczne narzędzie komunikacyjne

Aby odblokować skuteczną komunikację w swoim zespole, potrzebujesz elastycznego narzędzia lub usprawnionego zestaw narzędzi - oferta:

Łatwa adopcja na całym świecie

Żaden z nas nie pracuje w próżni. Aby narzędzie komunikacyjne było skuteczne, musi być dostępny i scentralizowany. To narzędzie powinno być czymś wszystkim w twoim zespole - lub tak blisko wszystkich, jak to możliwe - używa.

Szukaj narzędzia, który ma dobry przewodnik użytkownika, konfiguracja i opcję obsługi klienta, więc każdy może nauczyć się skutecznie korzystać z niego. Nie wystarczy wybrać narzędzie, które jest dobre dla Ciebie. Raczej szukaj narzędzia, którego mogą używać wszystkich w twoim zespole.

Scentralizowane udostępnianie informacji

Kiedy masz centralne źródło prawdy, twój zespół wie dokładnie, gdzie iść i ma wyraźny wgląd, który robi, co kiedy.Współpraca i praca zespołowaSą podstawą efektywnego zespołu, ale te interpersonalne relacje zaczynają się od - i zależą od skutecznej komunikacji. Poniżej porozmawiamy o znaczeniu integracji z narzędziami komunikacyjnymi, ale na razie wystarczy powiedzieć, że to narzędzie powinno być jednym z kryterii sposobu, w jaki zespół współdziała.

Wbudowane integracje z innymi narzędziami biznesowymi

Narzędzie komunikacyjne jest kamieniem węgielnym komunikacji Twojej drużyny - ale istnieje cały szereg narzędzi, które są przydatne dla pracy twojego zespołu. Niezależnie od tego, czy są to narzędzia do udostępniania plików lub narzędzia specyficzne dla pracy zespołu, prawdopodobnie masz już kilka narzędzi w zestawie narzędzi twojego zespołu.

Problemem jest,Przełączanie aplikacji.Zmniejsza wydajność, zwiększa pracę duplikatywną i sprawia, że ​​jest bardziej prawdopodobne, że informacje zostaną utracone. Aby tego uniknąć, szukaj narzędzia komunikacyjnego, który integruje się z ulubionymi narzędziami biznesowymi. W ten sposób zawsze komunikujesz się z pracy w tym samym miejscu, wciąż korzystając z innych, bardziej wyspecjalizowanych narzędzi.

Elastyczne i skalowalne przepływy pracy

Najlepsze narzędzia komunikacyjne są skuteczne dla małych firm, a także korporacji przedsiębiorstw. Upewnij się, że narzędzie wybierasz się dobrze i jest wystarczająco elastyczneWszystkie przepływy pracy twojego zespołu .

Obejmuje to różnorodne sposoby korzystania z samego narzędzia, w tym aplikacji internetowych,Aplikacje pulpitu i aplikacje mobilne. Opcje mobilne ma kluczowe znaczenie dla członków zespołu, aby angażować się za pomocą narzędzia, kiedy chcą - gdzie chcą.

Bezpieczeństwo, którym możesz zaufać

Wreszcie nie jest kompletny narzędzie komunikacyjne bez przeglądu jego bezpieczeństwa. Przejrzyj praktyki bezpieczeństwa narzędzia, aby zapewnić, że towarunek zaufania. Część to jest skalowalność, zbyt - upewnij się, że narzędzie, które wybierzesz, oferuje sposób, aby kontrolować uprawnienia i użytkowników jako skalę zespołu.

Top 4 Must-Have Communication Tools

Nie ma żadnego rozmiaru do narzędzi komunikacyjnych. Idealnie poszukaj narzędzi, które oferują synchroniczne, asynchroniczne i zewnętrzne sposoby komunikowania się. Dzięki narzędzi synchronicznych możesz komunikować się z interesariuszami w czasie rzeczywistym. Narzędzia asynchroniczne są scentralizowanym systemem informacyjnym, które członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp podczas utrzymaniaStan przepływu.. I zewnętrzne narzędzia umożliwiają komunikację z klientami, partnerami, wykonawcami, agencjami i innymi.

Wyślij wiadomości błyskawiczne: luźne lub zespoły Microsoft

Komunikacja synchroniczna lub na żywo, jest cennym sposobem interfejsu z zespołem w czasie rzeczywistym. Te narzędzia czatu to skuteczny sposób komunikowania się z jednym członkiem zespołu lub udostępnić aktualizacje na czacie grupowym.

Narzędzia komunikacyjne wiadomości błyskawicznych są cennym sposobem na utrzymanie się, zwłaszcza jeśli pracujesz nad drużynami rozproszonymi lub zdalnymi. Narzędzia te nie są jednak tak skuteczne dla rozwiązywania problemów na dużą skalę - zamiast tego spójrz na inne synchroniczne lub asynchroniczne narzędzia komunikacyjne, podobnie jak te wymienione poniżej.

Komunikuj się twarzą w twarz: Zoom, Google Spotkaj się lub Skype

Nawet jeśli twój zespół pracuje głównie osobiście, nadal musisz zainwestować w narzędzie wideokonferencyjne. Narzędzia te są zazwyczaj bardziej skuteczne niż połączenia telefoniczne i umożliwiają współpracę zespołu, jeśli i gdy nie są w tej samej przestrzeni. Przeważnie.wirtualne drużyny, konferencje wideo są świetnym sposobem na nie tylkoInformacje brainstorm., ale także budować relacje,Wydarzenia budowlane zespołu gospodarzai połączyć się ze swoimi członkami zespołu.

Komunikacja o pracy:Menedżer zadań UDN.

Przeciwieństwo komunikacji synchronicznej jestasynchroniczna komunikacja-Meski, które nie muszą być odpowiedzi w czasie rzeczywistym. Jest to niezwykle ważna część zestawu narzędzi komunikacyjnych, ponieważ asynchroniczna komunikacja nie zakłóca stanu przepływu i zwiększa wydajność.

Narzędzia do zarządzania pracą, jak Menedżer zadań UDN. , ułatwiam swój zespół komunikować się o pracy, w której wykonuje się prace. Komunikacja jest zawsze podłączona do szerszego kontekstu pracy zespołu, więc członkowie zespołu mają wszystkie informacje potrzebne na palcach. Co więcej, te typy narzędzi komunikacyjnych pozwalają członkom zespołu kontrolować powiadomienia i pozostać w przepływie.

Nie ważne któryNarzędzie do zarządzania projektamiTwój zespół wybiera, upewnij się, że masz jeden wspólny obszar roboczy dla wszystkich informacji o swoim zespole. Szukaj narzędzia, który pozwala zobaczyć pracę w różnych widokach, takich jakPłyty Kanban. , Wykresy gantta, Kalendarze i widoki w stylu spalin.

Zarządzaj komunikacją zewnętrzną: Gmail lub Outlook

E-mail to kwintesencja narzędzia do asynchronicznej komunikacji - zwłaszcza jeśli chodzi o komunikację zewnętrzną. Dostawcy, kontrahenci, agencje i klienci, których komunikujesz się z dostępem do wewnętrznych narzędzi komunikacyjnych twojego zespołu, więc narzędzia takie jak e-mail są krytyczne dla skutecznej komunikacji zewnętrznej.

Integracja narzędzi do współpracy ze stosem techniki komunikacyjnej

Rozwiązanie problemu komunikacji biznesowej nie jest narzędzia.Ostatnie badania sugerująTo, tym bardziej aplikacje używa zespołu, tym bardziej prawdopodobne jest, że praca jest powielona. W rzeczywistości druga i trzecia największa bariery dla produktywności muszą odpowiedzieć na e-maile i wiadomości oraz mając zbyt wiele spotkań i połączeń wideo.

Aby poprawić wydajność i umożliwić współpracę, upewnij się, że główne cztery narzędzia komunikacyjne oferują solidne integracje z innymi ważnymi narzędziami biznesowymi. W ten sposób możesz skorzystać z tych wyspecjalizowanych narzędzi bez konieczności komunikowania się bezpośrednio w narzędziach, które nie są zbudowaneSkuteczna komunikacja w miejscu pracy .

ZapamiętajŚredni pracownik wiedzy.Przełącza między 10 aplikacjami do 25 razy dziennie - a tym problemem zwiększa tylko tym wyższy łańcuch. Raporty C-Suite przełączające między 14 aplikacjami 31 razy dziennie. Integracje są korzystne, ponieważ twój zespół może uzyskać dostęp do informacji w jednym miejscu, wciąż korzystając z narzędzi do użytku dostosowanego do indywidualnego zespołu.

Integracja wewnętrznych narzędzi komunikacyjnych

Wewnętrzne narzędzia komunikacyjne to narzędzia, których używasz do komunikowania się z zespołem wewnętrznym. Obejmuje to każdy z małego zespołu projektowego aż do całej firmy. Zwykle narzędzia te mają zabezpieczenia w miejscu, więc partnerzy zewnętrzni nie mogą do nich dostępu.

Wewnętrzne narzędzia komunikacyjne obejmują:

Narzędzia udostępniania plików:Google Drive, Dropbox, Box i OneDrive

Narzędzia zaręczynowe pracowników:Bambusowy, dzień roboczy, kratownicy i wzmacniacz kultury

Udostępnianie ekranu lub narzędzia do nagrywania:Vimeo i Loom.

Inne narzędzia, których twój zespół może korzystać z wewnętrznej komunikacji, obejmują:

Narzędzia synchronizacji kalendarza:Kalendarz Google i Microsoft Outlook

Narzędzia specyficzne dla drużyn:Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, Semrush i Figma

Narzędzia analityczne:Google Analytics, Tableau, Looker i PowerBI

Narzędzia te są krytyczną częścią uzyskania dobrej pracy, ale nie są zbudowane do komunikacji. Zamiast komunikować się w samych narzędzi, szukaj centralnego narzędzia, który integruje się z tymi narzędziami, dzięki czemu można uzyskać dostęp do wszystkich informacji o pracy w jednym miejscu.

Integracja zewnętrznych narzędzi komunikacyjnych

Zewnętrzne narzędzia komunikacyjne to narzędzia, których używasz do interakcji z ludźmi, którzy nie są częścią Twojej organizacji. Obejmuje to klientów, freelancerzy, wykonawcy, agencje i inni partnerzy.

Narzędzia do komunikacji zewnętrznej obejmują:

Narzędzia obsługi klienta:Endesk i servicenow.

Narzędzia społecznościowe:LinkedIn i Glassdoor.

Forum publiczne i narzędzia hostingowe webinarne:Zwierząt i zoom

Inne narzędzia, które Twój zespół może wykorzystywać do zarządzania komunikatem zewnętrznym, obejmuje:

Narzędzia do zarządzania mediami społecznościowymi:Kiełkować społeczeństwo, bufor i hootsuite

Narzędzia do śledzenia czasu:Clugify, zbiorów i Everhour

Wyjaśnić oczekiwania z planem komunikacji

Gdy masz efektywne narzędzia komunikacyjne na miejscu, upewnij się, że twój zespół wie, które narzędzie do użycia, gdy. Najlepszym sposobem na to jest plan komunikacji. Plany komunikacyjne Kontur jak i gdzie twój zespół powinien komunikować informacje. Dowiedz się więcej, przeczytaj nasz artykułCztery kroki, aby utworzyć plan komunikacji .