4 เครื่องมือการสื่อสารที่ต้องมีเพื่อปลดล็อกการทำงานร่วมกัน

สรุป

เครื่องมือสื่อสารเป็นส่วนสำคัญของการทำงานร่วมกันของทีมที่มีประสิทธิภาพ ในบทความนี้เราดูที่คุณสมบัติที่สำคัญที่สุดห้าประการของเครื่องมือสื่อสารจากนั้นตรวจสอบเครื่องมือสื่อสารสี่ประเภทต้องมีความต้องการของทีมของคุณ

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของธุรกิจใด ๆ ด้วยการเปิดใช้งานการสื่อสารที่ง่ายคุณจะปลดล็อกการทำงานร่วมกันและทำให้สมาชิกในทีมง่ายขึ้นเพื่อมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญ แต่มีเครื่องมือสื่อสารมากมายที่นั่นและพวกเขาแต่ละคนเสนอบางสิ่งที่แตกต่างกันเล็กน้อย

สิ่งที่คุณ ต้องการที่จะใช้เครื่องมือมากเกินไปการวิจัยแสดงให้เห็นว่าคนงานความรู้นั้นสลับไปมาระหว่าง 10 เครื่องมือ 10 ถึง 25 ครั้งต่อวัน การสลับระหว่างแอปช่วยลดผลผลิตและผลกระทบต่อประสิทธิภาพ ในความเป็นจริงกว่าหนึ่งในสี่ (27%) ของคนงานบอกว่าพวกเขาพลาดการกระทำและข้อความเมื่อสลับแอพและ 26% บอกว่าแอปเกินพิกัดทำให้มีประสิทธิภาพน้อยลง

สิ่งที่คุณต้องการคือเครื่องมือทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้การสื่อสารโดยไม่ได้รับผลงานที่มีแรงกระแทกสูง ในบทความนี้เราจะดูสิ่งที่ทำให้เครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพทบทวนเครื่องมือสื่อสารสี่เครื่องมือเพื่อปลดล็อกการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพในทีมของคุณ

เครื่องมือสื่อสารคืออะไร?

เครื่องมือสื่อสารถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสื่อสารกัน เหล่านี้รวมถึงเครื่องมือสื่อสารภายในเพื่อสื่อสารกับทีมงานของคุณและเครื่องมือสื่อสารภายนอกเพื่อสื่อสารกับผู้ขายลูกค้าและหน่วยงาน ทั้งสองเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสื่อสารในสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ

เครื่องมือสื่อสารทั้งหมดยังแบ่งออกเป็นสองรูปแบบ:

การสื่อสารแบบซิงโครนัสเช่นเดียวกับการสนทนาแบบตัวต่อตัวข้อความโต้ตอบแบบทันทีและการสื่อสารอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นในเวลาจริง

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเช่นเดียวกับอีเมลรายงานโครงการหรือข้อความที่บันทึกในคำอื่น ๆ การสื่อสารทุกประเภทที่คุณไม่ต้องการการตอบกลับทันที

เครื่องมือทั้งหมดไม่ใช่เครื่องมือสื่อสาร

มีเครื่องมือทางธุรกิจที่หลากหลายที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกัน - แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับการสื่อสารของทีมที่มีประสิทธิภาพ วันนี้ทีมกำลังใช้เครื่องมือทางธุรกิจเช่น Adobe Creative Cloud, Google Docs และ Salesforce เป็นเครื่องมือสื่อสาร

ปัญหาคือเครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อการสื่อสาร แต่ระบบพิเศษเหล่านี้เป็นวิธีที่น่าอัศจรรย์ในการทำงานที่มีผลกระทบสูง แต่พวกเขาไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อช่วยให้ทีมสื่อสารข้อมูลอย่างชัดเจน

อะไรทำให้เครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

หากต้องการปลดล็อกการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในทีมของคุณคุณต้องมีเครื่องมือที่มีความยืดหยุ่นหรือเครื่องมือที่มีความคล่องตัว - ข้อเสนอที่:

การยอมรับทั่วทั้งทีมง่าย

พวกเราไม่มีใครทำงานในสุญญากาศ เพื่อให้เครื่องมือสื่อสารมีประสิทธิภาพจะต้องมีการเข้าถึงและรวมศูนย์ เครื่องมือนี้ควรเป็นสิ่งที่ทุกคนในทีมของคุณ - หรือใกล้เคียงกับทุกคนที่เป็นไปได้ - ใช้

ค้นหาเครื่องมือที่มีคู่มือผู้ใช้การตั้งค่าและตัวเลือกการสนับสนุนลูกค้าดังนั้นทุกคนสามารถเรียนรู้วิธีการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มันไม่เพียงพอที่จะเลือกเครื่องมือที่ดีสำหรับคุณ ค่อนข้างมองหาเครื่องมือที่ทุกคนในทีมของคุณสามารถใช้งานได้

การแบ่งปันข้อมูลส่วนกลาง

เมื่อคุณมีแหล่งที่มาของความจริงกลางทีมของคุณรู้ว่าจะไปที่ไหนและมีข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนว่าใครกำลังทำอะไรอยู่เมื่อใดการทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีมเป็นรากฐานของทีมที่มีประสิทธิภาพ แต่ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลเหล่านี้เริ่มต้นด้วยและขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ด้านล่างเราจะพูดถึงความสำคัญของการบูรณาการกับเครื่องมือสื่อสาร แต่ตอนนี้ก็เพียงพอที่จะบอกว่าเครื่องมือนี้ควรเป็นหนึ่งใน cornersones ของวิธีการที่ทีมของคุณมีปฏิสัมพันธ์

บูรณาการในตัวกับเครื่องมือทางธุรกิจอื่น ๆ ของคุณ

เครื่องมือสื่อสารของคุณเป็นรากฐานที่สำคัญของการสื่อสารของทีมของคุณ - แต่มีเครื่องมือทั้งหมดที่มีประโยชน์สำหรับงานของทีมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือแบ่งปันไฟล์หรือเครื่องมือที่เฉพาะเจาะจงกับงานของทีมของคุณ แต่คุณอาจมีเครื่องมือมากมายในกล่องเครื่องมือของทีมของคุณ

ปัญหาคือ,การสลับแอปลดผลผลิตเพิ่มการทำงานซ้ำซ้อนและทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่ข้อมูลจะหายไป เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนั้นให้มองหาเครื่องมือสื่อสารที่รวมเข้ากับเครื่องมือทางธุรกิจที่คุณชื่นชอบ ด้วยวิธีนี้คุณมักจะสื่อสารเกี่ยวกับงานในที่เดียวกันในขณะที่ยังคงได้รับประโยชน์จากเครื่องมืออื่น ๆ ที่มีความเชี่ยวชาญมากขึ้น

เวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่นและปรับขนาดได้

เครื่องมือสื่อสารที่ดีที่สุดมีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจขนาดเล็กเช่นเดียวกับองค์กรขององค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณเลือกเครื่องชั่งได้ดีและมีความยืดหยุ่นเพียงพอสำหรับเวิร์กโฟลว์ของทีมทั้งหมดของคุณ .

ซึ่งรวมถึงความหลากหลายของวิธีการใช้เครื่องมือเองรวมถึงเว็บแอปแอปพลิเคชั่นเดสก์ท็อปและแอพมือถือ. การมีตัวเลือกมือถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับสมาชิกในทีมที่จะมีส่วนร่วมกับเครื่องมือเมื่อพวกเขาต้องการ - ที่ต้องการ

ความปลอดภัยที่คุณเชื่อถือได้

ในที่สุดจะไม่มีเครื่องมือสื่อสารเสร็จสมบูรณ์หากไม่มีการตรวจสอบความปลอดภัย ตรวจสอบแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยของเครื่องมือเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นตัวเลือกที่น่าเชื่อถือ. ส่วนหนึ่งของความสามารถในการปรับขยายได้เกินไป - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณเลือกเสนอวิธีสำหรับคุณในการควบคุมสิทธิ์และผู้ใช้เป็นเครื่องชั่งทีมของคุณ

4 อันดับแรกต้องมีเครื่องมือสื่อสาร

ไม่มีเครื่องมือสื่อสารที่เหมาะกับการสื่อสารเพียงขนาดเดียว เป็นการดีที่มองหาเครื่องมือที่มีวิธีการสื่อสารแบบซิงโครนัสและภายนอก ด้วยเครื่องมือซิงโครนัสคุณสามารถสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแบบเรียลไทม์ เครื่องมือแบบอะซิงโครนัสเป็นระบบข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงได้ในขณะที่ยังคงรักษาไว้สถานะการไหล. และเครื่องมือภายนอกเปิดใช้งานการสื่อสารกับลูกค้าพันธมิตรผู้รับเหมาหน่วยงานและอื่น ๆ

ส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที: ทีม Slack หรือ Microsoft

ซิงโครนัสหรือการสื่อสารสดเป็นวิธีที่มีค่าในการเชื่อมต่อกับทีมของคุณแบบเรียลไทม์ เครื่องมือการแชทเหล่านี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารกับสมาชิกในทีมเดียวหรือแบ่งปันการอัปเดตในการแชทกลุ่ม

เครื่องมือสื่อสารการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเป็นวิธีที่มีค่าในการเชื่อมต่อโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณทำงานกับทีมกระจายหรือระยะไกล อย่างไรก็ตามเครื่องมือเหล่านี้ไม่ได้มีประสิทธิภาพสำหรับการแก้ปัญหาขนาดใหญ่ - แทนที่จะมองไปที่เครื่องมือสื่อสารแบบซิงโครนัสหรือแบบอะซิงโครนัสเช่นเดียวกับรายการด้านล่าง

สื่อสารแบบตัวต่อตัว: ซูม, Google พบหรือ skype

แม้ว่าทีมของคุณจะทำงานเป็นคนส่วนใหญ่คุณยังต้องลงทุนในเครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ เครื่องมือเหล่านี้มักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการโทรศัพท์และเปิดใช้งานทีมของคุณเพื่อทำงานร่วมกันหากและเมื่อพวกเขาไม่ได้อยู่ในพื้นที่เดียวกัน เป็นส่วนใหญ่ทีมเสมือนจริงการประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการไม่เพียงข้อมูลระดมสมองแต่ยังสร้างความสัมพันธ์กิจกรรมการสร้างทีมโฮสต์และเชื่อมต่อกับสมาชิกในทีมของคุณ

การสื่อสารเกี่ยวกับงาน:ผู้จัดการงาน UDN

ตรงกันข้ามกับการสื่อสารแบบซิงโครนัสคือการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส-Messages ที่ไม่จำเป็นต้องตอบแบบเรียลไทม์ นี่เป็นส่วนที่สำคัญอย่างไม่น่าเชื่อของชุดเครื่องมือการสื่อสารของคุณเนื่องจากการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสไม่รบกวนสถานะการไหลและเพิ่มผลผลิต

เครื่องมือการจัดการงานเช่น ผู้จัดการงาน UDN ทำให้ง่ายสำหรับทีมของคุณในการสื่อสารเกี่ยวกับงานที่ทำงานอยู่ การสื่อสารเชื่อมต่อกับบริบทที่กว้างขึ้นของงานของทีมของคุณดังนั้นสมาชิกในทีมจึงมีข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาต้องการเพียงปลายนิ้วสัมผัส ยิ่งไปกว่านั้นเครื่องมือสื่อสารประเภทนี้ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถควบคุมการแจ้งเตือนและอยู่ในกระแส

ไม่ว่าอะไรก็ตามเครื่องมือการจัดการโครงการทีมของคุณเลือกตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่ทำงานที่ใช้ร่วมกันสำหรับข้อมูลของทีมทั้งหมดของคุณ ค้นหาเครื่องมือที่ให้คุณดูการทำงานในมุมมองที่แตกต่างกันเช่นKanban Boards , แผนภูมิ Ganttมุมมองปฏิทินและมุมมองรายการสเปรดชีต

จัดการการสื่อสารภายนอก: Gmail หรือ Outlook

อีเมลเป็นเครื่องมือที่เป็นแก่นสารสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการสื่อสารภายนอก ผู้ขายผู้รับเหมาหน่วยงานและลูกค้าที่คุณสื่อสารด้วยจะไม่สามารถเข้าถึงเครื่องมือสื่อสารภายในของทีมได้ดังนั้นเครื่องมือเช่นอีเมลจึงมีความสำคัญต่อการสื่อสารภายนอกที่มีประสิทธิภาพ

การบูรณาการเครื่องมือการทำงานร่วมกันด้วยสแต็กเทคโนโลยีการสื่อสารของคุณ

การแก้ปัญหาการสื่อสารทางธุรกิจไม่ใช่ เครื่องมือ.การวิจัยล่าสุดแนะนำยิ่งไปกว่านั้นการใช้งานของแอปมากเท่าไหร่งานที่มีโอกาสซ้ำซ้อนก็ยิ่งทำซ้ำ ในความเป็นจริงอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดที่สองและสามในการผลิตจะต้องตอบกลับอีเมลและข้อความและมีการประชุมและการโทรวิดีโอมากเกินไป

เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตและเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือการสื่อสารสี่หลักของคุณมีการบูรณาการที่แข็งแกร่งกับเครื่องมือทางธุรกิจที่สำคัญอื่น ๆ ของคุณ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถได้รับประโยชน์จากเครื่องมือพิเศษเหล่านี้โดยไม่จำเป็นต้องสื่อสารกับเครื่องมือที่ไม่ได้สร้างขึ้นโดยตรงการสื่อสารในสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ .

จำไว้ว่า:คนงานความรู้โดยเฉลี่ยสวิทช์ระหว่าง 10 แอปสูงสุด 25 ครั้งต่อวัน - และปัญหานี้จะเพิ่มขึ้นมากขึ้นในห่วงโซ่ที่คุณไปเท่านั้น รายงาน C-Suite กำลังสลับระหว่าง 14 แอป 31 ครั้งต่อวัน การบูรณาการเป็นประโยชน์เพราะทีมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลในที่เดียวในขณะที่ยังคงได้รับประโยชน์จากเครื่องมือที่ปรับแต่งสำหรับการใช้งานของทีมเฉพาะ

การบูรณาการเครื่องมือสื่อสารภายใน

เครื่องมือสื่อสารภายในเป็นเครื่องมือที่คุณใช้ในการสื่อสารกับทีมภายในของคุณ ซึ่งรวมถึงทุกคนจากทีมงานโครงการขนาดเล็กของคุณไปจนถึง บริษัท ของคุณทั้งหมด โดยปกติแล้วเครื่องมือเหล่านี้มีการป้องกันในสถานที่ดังนั้นพันธมิตรภายนอกจึงไม่สามารถเข้าถึงได้

เครื่องมือสื่อสารภายในรวมถึง:

เครื่องมือแบ่งปันไฟล์:Google Drive, Dropbox, กล่องและ OneDrive

เครื่องมือการมีส่วนร่วมของพนักงาน:Bamboohr, วันทำงาน, lattice และแอมป์วัฒนธรรม

การแชร์หน้าจอหรือเครื่องมือบันทึก:vimeo และกี่

เครื่องมืออื่น ๆ ที่ทีมงานของคุณอาจใช้สำหรับการสื่อสารภายในรวมถึง:

เครื่องมือการซิงโครไนซ์ปฏิทิน:Google Calendar และ Microsoft Outlook

เครื่องมือเฉพาะของทีม:Adobe Creative Cloud, Salesforce, GitHub, Semrush, และ Figma

เครื่องมือวิเคราะห์:Google Analytics, Tableau, Looker และ Powerbi

เครื่องมือเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญในการทำงานที่ดี แต่พวกเขาไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อการสื่อสาร แทนที่จะสื่อสารภายในเครื่องมือตัวเองให้มองหาเครื่องมือส่วนกลางที่รวมกับเครื่องมือเหล่านี้เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลงานทั้งหมดของคุณได้ในที่เดียว

การบูรณาการเครื่องมือสื่อสารภายนอก

เครื่องมือสื่อสารภายนอกเป็นเครื่องมือที่คุณใช้ในการโต้ตอบกับผู้ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรของคุณ รวมถึงลูกค้า, มืออาชีพ, ผู้รับเหมา, หน่วยงานและพันธมิตรอื่น ๆ

เครื่องมือสื่อสารภายนอกรวมถึง:

เครื่องมือสนับสนุนลูกค้า:Zendesk และ ServiceNow

เครื่องมือเครือข่ายสังคมออนไลน์:LinkedIn และ GlassDoor

ฟอรัมสาธารณะและเครื่องมือการโฮสต์ Webinar:livestorm และซูม

เครื่องมืออื่น ๆ ที่ทีมงานของคุณอาจใช้ในการจัดการการสื่อสารภายนอกรวมถึง:

เครื่องมือการจัดการโซเชียลมีเดีย:งอกสังคมบัฟเฟอร์และ Hootsuite

เครื่องมือติดตามเวลา:คลี่คลายเก็บเกี่ยวและเนินเขา

ชี้แจงความคาดหวังด้วยแผนการสื่อสาร

เมื่อคุณมีเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพให้แน่ใจว่าทีมของคุณรู้ว่าเครื่องมือใดที่จะใช้เมื่อใด วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนั้นคือแผนการสื่อสาร แผนการสื่อสารสรุปวิธีการที่ทีมของคุณควรสื่อสารข้อมูล หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมอ่านบทความของเราสำหรับสี่ขั้นตอนในการสร้างแผนการสื่อสาร .