4 must-have εργαλεία επικοινωνίας για να ξεκλειδώσετε τη συνεργασία

Περίληψη

Εργαλεία επικοινωνίας αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της αποτελεσματικής συνεργασίας ομάδας. Σε αυτό το άρθρο, θα ρίξουμε μια ματιά στις πέντε πιο σημαντικά χαρακτηριστικά των εργαλείων επικοινωνίας, στη συνέχεια, εξετάστε τις τέσσερις must-have είδη των εργαλείων επικοινωνίας ανάγκες της ομάδας σας.

Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι ένα από τα πιο σημαντικά τμήματα της κάθε επιχείρησης. Με την ενεργοποίηση εύκολη επικοινωνία, μπορείτε να ξεκλειδώσετε τη συνεργασία και να το καταστήσει ευκολότερο για τα μέλη της ομάδας να επικεντρωθεί στο έργο που έχει σημασία. Αλλά υπάρχουν πολλά εργαλεία επικοινωνίας εκεί έξω, και ο καθένας κάτι προσφορά ελαφρώς διαφορετική.

Τι εσύ θέλουν είναι να χρησιμοποιήσετε πάρα πολλά εργαλεία.ΕΡΕΥΝΑ ΕΚΘΕΣΕΙΣότι οι εργάτες της γνώσης εναλλαγή μεταξύ μέσο όρο 10 εργαλείων έως και 25 φορές την ημέρα. Εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών μειώνει την παραγωγικότητα και τις επιπτώσεις της αποτελεσματικότητας. Στην πραγματικότητα, πάνω από το ένα τέταρτο (27%) των εργαζομένων δηλώνουν ότι λείπει ενέργειες και μηνύματα, όταν οι εφαρμογές μεταγωγής και 26% ας πούμε υπερφόρτωση εφαρμογή τους καθιστά λιγότερο αποτελεσματικό.

Αυτό που χρειάζεστε είναι αποτελεσματικά εργαλεία για τις επιχειρήσεις ότι η επικοινωνία ενδυνάμωση χωρίς να πάρει με τον τρόπο εργασίας με μεγάλο αντίκτυπο. Σε αυτό το άρθρο, θα ρίξουμε μια ματιά σε αυτό που κάνει ένα αποτελεσματικό εργαλείο επικοινωνίας, στη συνέχεια, εξετάστε τέσσερα εργαλεία επικοινωνίας για να ξεκλειδώσει την αποτελεσματική συνεργασία στην ομάδα σας.

Τι είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας;

Ένα εργαλείο επικοινωνίας είναι φτιαγμένο για να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας σας να επικοινωνούν μεταξύ τους. Αυτές περιλαμβάνουν εσωτερική εργαλεία επικοινωνίας για να επικοινωνούν με την ομάδα σας και εξωτερικά εργαλεία επικοινωνίας για να επικοινωνούν με τους προμηθευτές, τους πελάτες και υπηρεσίες. Και τα δύο είναι σημαντικά εργαλεία για την αποτελεσματική επικοινωνία στο χώρο εργασίας.

Όλα τα εργαλεία επικοινωνίας είναι επίσης χωρίζονται σε δύο μορφές:

σύγχρονη επικοινωνίαόπως πρόσωπο με πρόσωπο συνομιλίες, άμεσα μηνύματα, καθώς και κάθε άλλη επικοινωνία που συμβαίνει σε πραγματικό χρόνο.

Ασύγχρονη επικοινωνίαόπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εκθέσεις έργων ή ηχογραφημένα μηνύματα, με άλλα λόγια, κάθε είδους επικοινωνία, όπου δεν χρειάζεται μια άμεση απάντηση.

Δεν είναι όλα τα εργαλεία είναι εργαλεία επικοινωνίας

Υπάρχει μια ποικιλία των επιχειρηματικών εργαλείων εκεί έξω που αποσκοπούν στη βελτίωση της συνεργασίας, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι έχουν βελτιστοποιηθεί για την αποτελεσματική επικοινωνία της ομάδας. Σήμερα, οι ομάδες που χρησιμοποιούν εργαλεία των επιχειρήσεων, όπως το Adobe Creative Cloud, τα Έγγραφα Google και Salesforce ως εργαλεία επικοινωνίας.

Το πρόβλημα είναι, αυτά τα εργαλεία δεν έχουν κατασκευαστεί για την επικοινωνία. Αντίθετα, αυτά τα εξειδικευμένα συστήματα είναι καταπληκτικά τρόπους για να κάνει τη δουλειά με μεγάλο αντίκτυπο, αλλά δεν έχουν κατασκευαστεί για να ομάδες βοήθεια επικοινωνούν με σαφήνεια τις πληροφορίες.

Αυτό που κάνει ένα αποτελεσματικό εργαλείο επικοινωνίας

Για να ξεκλειδώσετε την αποτελεσματική επικοινωνία στην ομάδα σας, θα πρέπει να έχετε ένα ευέλικτο εργαλείο, ή βελτιωμένο σύνολο εργαλείων, την προσφορά:

Εύκολη έκδοση της ομάδας σε επίπεδο

Κανείς από εμάς δεν λειτουργεί στο κενό. Για ένα εργαλείο επικοινωνίας για να είναι αποτελεσματική, πρέπει να είναι προσβάσιμο και κεντρικό επίπεδο. Αυτό το εργαλείο θα πρέπει να είναι κάτι που ο καθένας στην ομάδα σας, ή όσο πιο κοντά σε όλους όσο το δυνατόν-χρησιμοποιεί.

Ψάξτε για ένα εργαλείο που έχει ένα καλό οδηγό χρήσης, ρύθμιση και επιλογή υποστήριξης πελατών, έτσι ώστε ο καθένας μπορεί να μάθει πώς να το χρησιμοποιήσουν αποτελεσματικά. Δεν είναι αρκετό για να επιλέξετε ένα εργαλείο που καλό για σας. Αντίθετα, ψάξτε για ένα εργαλείο που ο καθένας στην ομάδα σας μπορεί να χρησιμοποιήσει.

Κεντρική ανταλλαγή πληροφοριών

Όταν έχετε μια κεντρική πηγή της αλήθειας, η ομάδα σας ξέρει ακριβώς πού να πάτε και να έχει σαφή εικόνα για το ποιος κάνει τι από πότε.Συνεργασία και την ομαδική εργασίαείναι το θεμέλιο κάθε αποτελεσματική ομάδα, αλλά αυτές οι διαπροσωπικές σχέσεις ξεκινούν με-και εξαρτάται από την αποτελεσματική επικοινωνία. Παρακάτω, θα μιλήσουμε για τη σημασία της ενοποίησης με τα εργαλεία επικοινωνίας, αλλά προς το παρόν είναι αρκετό να πούμε ότι αυτό το εργαλείο θα πρέπει να είναι ένας από τους ακρογωνιαίους λίθους του τρόπου αλληλεπιδρά ομάδα σας.

Built-in ολοκληρώσεις με άλλα επιχειρηματικά εργαλεία σας

Το εργαλείο επικοινωνίας σας είναι ο ακρογωνιαίος λίθος της επικοινωνίας της ομάδας σας - αλλά υπάρχει μια ολόκληρη σειρά εργαλείων εκεί έξω που είναι χρήσιμες για το έργο της ομάδας σας. Είτε πρόκειται για εργαλεία ανταλλαγής αρχείων ή εργαλεία που σχετίζονται με την εργασία της ομάδας σας, πιθανότατα έχετε ήδη πολλά εργαλεία στην εργαλειοθήκη της ομάδας σας.

Το ΠΡΟΒΛΗΜΑ ΕΙΝΑΙ,Ενεργοποίηση εφαρμογήςΜειώνει την παραγωγικότητα, αυξάνει το διπλασιαστικό έργο και καθιστά πιθανότερο ότι οι πληροφορίες χάθηκαν. Για να αποφύγετε αυτό, αναζητήστε ένα εργαλείο επικοινωνίας που ενσωματώνεται με τα αγαπημένα σας επιχειρηματικά εργαλεία. Με αυτόν τον τρόπο, επικοινωνείτε πάντα για την εργασία στον ίδιο χώρο, ενώ εξακολουθείτε να επωφεληθείτε από άλλα, πιο εξειδικευμένα εργαλεία.

Ευέλικτες και κλιμακωτές ροές εργασίας

Τα καλύτερα εργαλεία επικοινωνίας είναι αποτελεσματικά για τις μικρές επιχειρήσεις καθώς και τις επιχειρήσεις επιχειρήσεων. Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο που επιλέγετε καλά και είναι αρκετά ευέλικτο γιαΌλες οι ροές εργασίας της ομάδας σας .

Αυτό περιλαμβάνει διάφορους τρόπους για τη χρήση του ίδιου του εργαλείου, συμπεριλαμβανομένων των εφαρμογών Web,Εφαρμογές επιφάνειας εργασίας και εφαρμογές για κινητά. Η κατοχή κινητών επιλογών είναι κρίσιμη για τα μέλη της ομάδας να συμμετάσχουν με το εργαλείο όταν θέλουν - όπου θέλουν.

Ασφάλεια που μπορείτε να εμπιστευτείτε

Τέλος, κανένα εργαλείο επικοινωνίας δεν ολοκληρώνεται χωρίς επανεξέταση της ασφάλειας του. Ελέγξτε τις πρακτικές ασφαλείας του εργαλείου για να βεβαιωθείτε ότι είναι ααξιόπιστη επιλογή. Μέρος αυτού είναι η επεκτασιμότητα, σιγουρευτείτε ότι το εργαλείο που επιλέγετε προσφέρει έναν τρόπο για να ελέγξετε τα δικαιώματα και τους χρήστες όπως η ομάδα σας ζυγίζει.

Τα κορυφαία 4 πρέπει να έχουν εργαλεία επικοινωνίας

Δεν υπάρχει προσέγγιση ενιαίου μεγέθους-όλα τα εργαλεία επικοινωνίας. Στην ιδανική περίπτωση, αναζητήστε εργαλεία που προσφέρουν συγχρονισμένους, ασύγχρονους και εξωτερικούς τρόπους επικοινωνίας. Με σύγχρονα εργαλεία, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τα ενδιαφερόμενα μέρη σε πραγματικό χρόνο. Τα ασύγχρονα εργαλεία αποτελούν ένα κεντρικό σύστημα πληροφοριών που μπορούν να έχουν πρόσβαση τα μέλη της ομάδας ενώ διατηρείται ακόμακατάσταση ροής. Και τα εξωτερικά εργαλεία επιτρέπουν την επικοινωνία με τους πελάτες, τους εταίρους, τους εργολάβους, τους οργανισμούς, και πολλά άλλα.

Αποστολή άμεσων μηνυμάτων: ομάδες χαλάρωσης ή Microsoft

Η σύγχρονη ή η ζωντανή επικοινωνία, είναι ένας πολύτιμος τρόπος για τη διασύνδεση με την ομάδα σας σε πραγματικό χρόνο. Αυτά τα εργαλεία συνομιλίας είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος επικοινωνίας με ένα μέλος της ομάδας ή να μοιράζονται ενημερώσεις σε μια ομαδική συνομιλία.

Τα εργαλεία επικοινωνίας άμεσων μηνυμάτων είναι ένας πολύτιμος τρόπος για να παραμείνετε συνδεδεμένοι, ειδικά αν εργάζεστε σε κατανεμημένες ή απομακρυσμένες ομάδες. Ωστόσο, αυτά τα εργαλεία δεν είναι τόσο αποτελεσματικά για την επίλυση προβλημάτων μεγάλης κλίμακας - αντ 'αυτού, κοιτάξτε σε άλλα σύγχρονα ή ασύγχρονα εργαλεία επικοινωνίας, όπως αυτά που αναφέρονται παρακάτω.

Επικοινωνήστε με πρόσωπο με πρόσωπο: ζουμ, Γνωρίστε το Google ή το Skype

Ακόμα κι αν η ομάδα σας λειτουργεί ως επί το πλείστον αυτοπροσώπως, πρέπει ακόμα να επενδύσετε σε ένα εργαλείο τηλεδιάσκεψης. Αυτά τα εργαλεία είναι συνήθως πιο αποτελεσματικά από τις τηλεφωνικές κλήσεις και επιτρέπουν την ομάδα σας να συνεργαστεί αν και όταν δεν είναι στον ίδιο χώρο. Για κυρίωςΕικονικές ομάδες, οι ενδείξεις βίντεο είναι ένας πολύ καλός τρόπος για όχι μόνοΠληροφορίες Brainstorm, αλλά και οικοδόμηση σχέσεων,Εκδηλώσεις οικοδόμησης ομάδας υποδοχήςκαι να συνδεθείτε με τα μέλη της ομάδας σας.

Επικοινωνία σχετικά με την εργασία:UDN Task Manager

Το αντίθετο της σύγχρονης επικοινωνίας είναιασύγχρονη επικοινωνία- τα οποία δεν χρειάζεται να απαντηθούν σε πραγματικό χρόνο. Αυτό είναι ένα απίστευτα σημαντικό μέρος της επικοινωνίας σας εργαλείων, επειδή η ασύγχρονη επικοινωνία δεν διαταράσσει την κατάσταση ροής και αυξάνει την παραγωγικότητα.

Εργαλεία διαχείρισης εργασίας, όπως UDN Task Manager , να είναι εύκολο για την ομάδα σας να επικοινωνήσει για την εργασία όπου γίνεται εργασία. Η επικοινωνία είναι πάντα συνδεδεμένη με το ευρύτερο πλαίσιο της δουλειάς της ομάδας σας, οπότε τα μέλη της ομάδας έχουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται στα χέρια τους. Επιπλέον, αυτοί οι τύποι εργαλείων επικοινωνίας επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να ελέγχουν τις ειδοποιήσεις και να παραμείνουν σε ροή.

Δεν έχει σημασία το οποίοΕργαλείο διαχείρισης έργουΗ ομάδα σας επιλέγει, βεβαιωθείτε ότι έχετε έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας για όλες τις πληροφορίες της ομάδας σας. Αναζητήστε ένα εργαλείο που σας επιτρέπει να δείτε την εργασία σε διαφορετικές προβολές, όπωςKanban Boards , Gantt charts, ημερολόγια και προβολές λίστας στυλ υπολογιστικού φύλλου.

Διαχειριστείτε την εξωτερική επικοινωνία: Gmail ή Outlook

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το συστατικό εργαλείο για ασύγχρονη επικοινωνία - ειδικά όταν πρόκειται για εξωτερική επικοινωνία. Οι προμηθευτές, οι εργολάβοι, οι οργανισμοί και οι πελάτες που επικοινωνούν με δεν θα έχουν πρόσβαση στα εσωτερικά εργαλεία επικοινωνίας της ομάδας σας, οπότε τα εργαλεία όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι κρίσιμες για την αποτελεσματική εξωτερική επικοινωνία.

Ενσωμάτωση εργαλείων συνεργασίας με την τεχνολογία επικοινωνίας σας

Η λύση στο πρόβλημα της επικοινωνίας των επιχειρήσεων δεν είναι εργαλεία.Πρόσφατες έρευνες δείχνουνΑυτό, όσο περισσότερες εφαρμογές μια ομάδα χρησιμοποιεί μια ομάδα, τόσο πιο πιθανό είναι ότι η εργασία αντιγράφεται. Στην πραγματικότητα, το δεύτερο και το τρίτο μεγαλύτερο εμπόδιο στην παραγωγικότητα πρέπει να ανταποκρίνονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνύματα και έχουν πάρα πολλές συναντήσεις και βιντεοκλήσεις.

Για να βελτιωθεί η παραγωγικότητα και η ενεργοποίηση της συνεργασίας, βεβαιωθείτε ότι τα κύρια τέσσερα εργαλεία επικοινωνίας σας προσφέρουν ισχυρές ενσωματώσεις με τα άλλα σημαντικά επιχειρηματικά εργαλεία σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επωφεληθείτε από αυτά τα εξειδικευμένα εργαλεία χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνήσετε απευθείας στα εργαλεία που δεν είναι κατασκευασμέναΑποτελεσματική επικοινωνία στο χώρο εργασίας .

Θυμηθείτε: τομέσος εργαζόμενος στη γνώσηΔιακόπτει μεταξύ 10 εφαρμογών έως 25 φορές την ημέρα - και αυτό το πρόβλημα αυξάνει μόνο την υψηλότερη μέχρι την αλυσίδα που πηγαίνετε. Η C-Suite αναφέρει ότι μεταβαίνει μεταξύ 14 εφαρμογών 31 φορές την ημέρα. Οι ενσωματώσεις είναι επωφελείς επειδή η ομάδα σας μπορεί να έχει πρόσβαση σε πληροφορίες σε ένα μέρος ενώ παράλληλα επωφελείται από τα εξατομικευμένα εργαλεία για συγκεκριμένες χρήσεις ομάδας.

Ενσωμάτωση εσωτερικών εργαλείων επικοινωνίας

Εργαλεία εσωτερικής επικοινωνίας είναι εργαλεία που χρησιμοποιείτε για να επικοινωνήσετε με την εσωτερική σας ομάδα. Αυτό περιλαμβάνει οποιονδήποτε από την ομάδα μικρών έργων σας μέχρι ολόκληρη την εταιρεία σας. Συνήθως, αυτά τα εργαλεία έχουν προστασία στη θέση τους, έτσι οι εξωτερικοί εταίροι δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά.

Εσωτερικά εργαλεία επικοινωνίας περιλαμβάνουν:

Εργαλεία κοινής χρήσης αρχείων:Google Drive, Dropbox, Box και Onedrive

Εργαλεία δέσμευσης εργαζομένων:Μπαμπούχ, εργάσιμη ημέρα, πλέγμα και καλλιέργεια amp

Συμμετοχή οθόνης ή Εργαλεία εγγραφής:Vimeo και Loom

Άλλα εργαλεία που η ομάδα σας μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εσωτερική επικοινωνία περιλαμβάνει:

Εργαλεία συγχρονισμού ημερολογίου:Ημερολόγιο Google και το Microsoft Outlook

Εργαλεία συγκεκριμένων ομάδων:Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, Semrush, και Figma

Εργαλεία Analytics:Το Google Analytics, Tableau, Looker, και Powerbi

Αυτά τα εργαλεία είναι ένα κρίσιμο μέρος της επίτευξης καλής εργασίας, αλλά δεν κατασκευάζονται για επικοινωνία. Αντί να επικοινωνήσετε μέσα στα ίδιους τα εργαλεία, αναζητήστε ένα κεντρικό εργαλείο που ενσωματώνεται με αυτά τα εργαλεία, ώστε να έχετε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες εργασίας σας σε ένα μέρος.

Ενσωμάτωση εξωτερικών εργαλείων επικοινωνίας

Τα εξωτερικά εργαλεία επικοινωνίας είναι εργαλεία που χρησιμοποιείτε για να αλληλεπιδράσετε με άτομα που δεν αποτελούν μέρος του οργανισμού σας. Αυτό περιλαμβάνει πελάτες, ελεύθερους επαγγελματίες, εργολάβους, οργανισμούς και άλλους εταίρους.

Τα εξωτερικά εργαλεία επικοινωνίας περιλαμβάνουν:

Εργαλεία υποστήριξης πελατών:Zendesk και Servicenow

Εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης:Linkedin και glassdoor

Δημόσια φόρουμ και εργαλεία φιλοξενίας webinar:Ζωβοθήκη και ζουμ

Άλλα εργαλεία που η ομάδα σας μπορεί να χρησιμοποιήσει για τη διαχείριση της εξωτερικής επικοινωνίας περιλαμβάνει:

Εργαλεία διαχείρισης κοινωνικών μέσων:Sprout Κοινωνική, Buffer και Hootsuite

Εργαλεία παρακολούθησης χρόνου:Ρολόι, συγκομιδή και everhour

Διευκρινίστε τις προσδοκίες με ένα σχέδιο επικοινωνίας

Μόλις έχετε αποτελεσματικά εργαλεία επικοινωνίας, βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας ξέρει ποιο εργαλείο θα χρησιμοποιήσει πότε. Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι με ένα σχέδιο επικοινωνίας. Σχέδια επικοινωνίας Περιγράψτε πώς και όπου η ομάδα σας θα πρέπει να κοινοποιήσει πληροφορίες. Για να μάθετε περισσότερα, διαβάστε το άρθρο μας γιατέσσερα βήματα για τη δημιουργία ενός σχεδίου επικοινωνίας .