4 ferramentas de comunicação obrigatórias para desbloquear a colaboração
Resumo
As ferramentas de comunicação são parte integrante da colaboração efetiva da equipe. Neste artigo, analisamos as cinco características mais importantes das ferramentas de comunicação e revisamos os quatro tipos obrigatórios de ferramentas de comunicação que suas necessidades de equipe.
A comunicação eficaz é uma das partes mais importantes de qualquer negócio. Ao habilitar a comunicação fácil, você desbloqueia a colaboração e facilita que os membros da equipe se concentrem no trabalho que importa. Mas há muitas ferramentas de comunicação lá fora, e cada um oferecem algo ligeiramente diferente.
O que você quer é usar muitas ferramentas.Shows de pesquisa.Que os trabalhadores do conhecimento alternam entre uma média de 10 ferramentas até 25 vezes por dia. O comutação entre aplicativos reduz a eficiência de produtividade e impactos. De fato, mais de um quarto (27%) dos trabalhadores dizem que perdem ações e mensagens ao alternar aplicativos e 26% dizem que sobrecarga de aplicativos torna-as menos eficientes.
O que você precisa são ferramentas de negócios eficazes que capacitam a comunicação sem atrapalhar o trabalho de alto impacto. Neste artigo, vamos dar uma olhada no que faz uma ferramenta de comunicação eficaz e revise quatro ferramentas de comunicação para desbloquear a colaboração efetiva em sua equipe.
O que é uma ferramenta de comunicação?
Uma ferramenta de comunicação é construída para ajudar seus membros da equipe a se comunicarem uns com os outros. Estes incluem ferramentas internas de comunicação para se comunicar com sua equipe e ferramentas de comunicação externas para se comunicar com fornecedores, clientes e agências. Ambos são ferramentas importantes para uma comunicação eficaz no local de trabalho.
Todas as ferramentas de comunicação também são divididas em dois estilos:
Comunicação síncronaComo conversas face-a-face, mensagens instantâneas e qualquer outra comunicação que acontece em tempo real.
Comunicação assíncronaComo e-mail, relatórios de projeto ou mensagens gravadas - em outras palavras, qualquer tipo de comunicação onde você não precisa de uma resposta imediata.
Nem todas as ferramentas são ferramentas de comunicação
Há uma variedade de ferramentas de negócios, projetadas para melhorar a colaboração - mas isso não significa que sejam otimizados para uma comunicação de equipe eficaz. Hoje, as equipes estão usando ferramentas de negócios como a Adobe Creative Cloud, o Google Docs e o Salesforce como ferramentas de comunicação.
O problema é que essas ferramentas não são construídas para comunicação. Em vez disso, esses sistemas especializados são maneiras incríveis de obter trabalho de alto impacto, mas eles não são construídos para ajudar as equipes comunicarem claramente informações.
O que faz uma ferramenta de comunicação eficaz
Para desbloquear comunicação eficaz em sua equipe, você precisa de uma ferramenta flexível - ou conjunto de ferramentas simplificadas - que ofereça:
Adoção fácil de toda a equipe
Nenhum de nós trabalha no vácuo. Para que uma ferramenta de comunicação seja eficaz, deve ser acessível e centralizada. Esta ferramenta deve ser algo de todos em sua equipe - ou o mais próximo possível de todos possível - está usando.
Procure uma ferramenta que tenha uma boa opção de usuário, configuração e suporte ao cliente, para que todos possam aprender a usá-lo de forma eficaz. Não é suficiente para selecionar uma ferramenta que seja boa para você. Em vez disso, procure uma ferramenta que todos em sua equipe possam usar.
Compartilhamento de informações centralizadas
Quando você tem uma fonte central de verdade, sua equipe sabe exatamente para onde ir e tem uma visão clara sobre quem está fazendo o que, quando.Colaboração e trabalho em equipesão a base de qualquer equipe eficaz, mas essas relações interpessoais começam com - e dependem de comunicação efetiva. Abaixo, vamos falar sobre a importância das integrações com ferramentas de comunicação, mas por enquanto é o suficiente para dizer que esta ferramenta deve ser uma das cinturões da maneira como sua equipe interage.
Integrações internas com suas outras ferramentas de negócios
Sua ferramenta de comunicação é a pedra angular da comunicação da sua equipe - mas há uma série de ferramentas que são úteis para o trabalho de sua equipe. Quer estas são ferramentas de compartilhamento de arquivos ou ferramentas específicas para o trabalho de sua equipe, você provavelmente já tem várias ferramentas na caixa de ferramentas da sua equipe.
O problema é,Comutação de aplicativosReduz a produtividade, aumenta o trabalho duplicativo e torna mais provável que as informações sejam perdidas. Para evitar isso, procure uma ferramenta de comunicação que integre suas ferramentas de negócios favoritas. Dessa forma, você está sempre se comunicando sobre o trabalho no mesmo lugar enquanto ainda se beneficia de outras ferramentas mais especializadas.
Fluxos de trabalho flexíveis e escaláveis
As melhores ferramentas de comunicação são eficazes para pequenas empresas, bem como empresas corporativas. Certifique-se de que a ferramenta selecione balanças bem e é flexível o suficiente paraTodos os fluxos de trabalho do seu time .
Isso inclui uma variedade de maneiras de usar a própria ferramenta, incluindo aplicativos da Web,Aplicativos de desktop e aplicativos móveis. Ter opções móveis é fundamental para os membros da equipe se envolverem com a ferramenta quando quiserem, onde querem.
Segurança que você pode confiar
Finalmente, nenhuma ferramenta de comunicação é completa sem uma revisão de sua segurança. Revise as práticas de segurança da ferramenta para garantir que seja umOpção confiável. Parte disso é escalabilidade, também - Certifique-se de que a ferramenta selecione oferece uma maneira de controlar permissões e usuários como suas escalas de equipe.
Top 4 ferramentas de comunicação obrigatórias
Não há abordagem de tamanho único para ferramentas de comunicação. Idealmente, procure ferramentas que ofereçam maneiras síncronas, assíncronas e externas de se comunicar. Com ferramentas síncronas, você pode se comunicar com as partes interessadas em tempo real. As ferramentas assíncronas são um sistema de informação centralizado que os membros da equipe podem acessar enquanto ainda mantêmestado de fluxo. E ferramentas externas permitem a comunicação com clientes, parceiros, contratados, agências e muito mais.
Enviar mensagens instantâneas: Slack ou Microsoft Teams
Synchronous, ou comunicação ao vivo, é uma maneira valiosa de interface com sua equipe em tempo real. Essas ferramentas de bate-papo são uma maneira eficaz de se comunicar com um único membro da equipe ou compartilhar atualizações em um bate-papo em grupo.
As ferramentas de comunicação instantânea de mensagens são uma maneira valiosa de permanecer conectadas, especialmente se você trabalha em equipes distribuídas ou remotas. No entanto, essas ferramentas não são tão eficazes para a solução de problemas de grande escala - em vez disso, procurem outras ferramentas de comunicação síncronas ou assíncronas, como as listadas abaixo.
Comunique-se cara a cara: Zoom, Google Rede ou Skype
Mesmo que sua equipe trabalhe principalmente pessoalmente, você ainda precisa investir em uma ferramenta de videoconferência. Essas ferramentas são tipicamente mais eficazes que as chamadas telefônicas e permitem que sua equipe colabore se e quando não estiverem no mesmo espaço. Para principalmentetimes virtuais, as videoconferências são uma ótima maneira de não apenasBrainstorm informações, mas também construir relacionamentos,Eventos de construção de equipe de hospedageme conecte-se com os membros da sua equipe.
Comunicação sobre o trabalho:Gerenciador de tarefas UDN.
O oposto da comunicação síncrona éComunicação assíncrona-Missagens que não precisam ser respondidas em tempo real. Esta é uma parte incrivelmente importante do seu kit de ferramentas de comunicação, porque a comunicação assíncrona não perturba o estado de fluxo e aumenta a produtividade.
Ferramentas de gerenciamento de trabalho, como Gerenciador de tarefas UDN. , tornar mais fácil para sua equipe se comunicar sobre o trabalho onde o trabalho está sendo feito. A comunicação é sempre conectada ao contexto mais amplo do trabalho de sua equipe, então os membros da equipe têm todas as informações que precisam na ponta dos dedos. Além disso, esses tipos de ferramentas de comunicação permitem que os membros da equipe controlem notificações e permaneçam no fluxo.
Não importa qualFerramenta de gerenciamento de projetosSua equipe seleciona, certifique-se de ter um espaço de trabalho compartilhado para todas as informações da sua equipe. Procure uma ferramenta que permita que você veja o trabalho em diferentes visões, comoPlacas Kanban. , Gráficos de gantt, calendários e visualizações de lista de estilo de planilha.
Gerenciar comunicação externa: Gmail ou Outlook
E-mail é a ferramenta quintessencial para comunicação assíncrona - especialmente quando se trata de comunicação externa. Os fornecedores, contratados, agências e clientes que você se comunica não terão acesso às ferramentas internas de comunicação da sua equipe, portanto, ferramentas como e-mail são críticas para uma comunicação externa eficaz.
Integrando ferramentas de colaboração com sua pilha de tecnologia de comunicação
A solução para o problema de comunicação empresarial não é Ferramentas.Pesquisas recentes sugeremIsso, quanto mais aplicativos uma equipe usa, mais provável é que o trabalho seja duplicado. Na verdade, a segunda e terceira maior barreiras à produtividade estão tendo que responder a e-mails e mensagens, e ter muitas reuniões e videochamadas.
Para melhorar a produtividade e permitir a colaboração, verifique se suas principais ferramentas de comunicação oferecem integrações robustas com suas outras ferramentas de negócios importantes. Dessa forma, você pode se beneficiar dessas ferramentas especializadas sem precisar se comunicar diretamente em ferramentas que não são construídas paraComunicação eficaz no local de trabalho .
Lembre otrabalhador médio do conhecimentoSwitches entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia - e esse problema só aumenta a maior parte da corrente que você vai. O C-Suite informa a mudança entre 14 aplicativos 31 vezes por dia. As integrações são benéficas porque sua equipe pode acessar informações em um só lugar, enquanto ainda se beneficia de ferramentas personalizadas para usos específicos da equipe.
Integrando ferramentas internas de comunicação
As ferramentas internas de comunicação são ferramentas que você usa para se comunicar com sua equipe interna. Isso inclui qualquer pessoa da sua pequena equipe de projeto até toda a sua empresa. Normalmente, essas ferramentas têm proteções no lugar para que os parceiros externos não possam acessá-los.
As ferramentas internas de comunicação incluem:
Ferramentas de compartilhamento de arquivos:Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive
Ferramentas de engajamento de funcionários:Bamboohr, dias de trabalho, treliça e cultura amp
Ferramentas de compartilhamento ou gravação de tela:Vimeo e tear
Outras ferramentas que sua equipe pode usar para a comunicação interna incluem:
Ferramentas de sincronização de calendário:Google Calendar e Microsoft Outlook
Ferramentas específicas da equipe:Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, Semruush e Figma
Ferramentas de Analytics:Google Analytics, Tableau, Looker e Powerbi
Essas ferramentas são uma parte crítica de fazer um bom trabalho, mas eles não são construídos para comunicação. Em vez de se comunicar dentro das próprias ferramentas, procure uma ferramenta central que integre essas ferramentas para acessar todas as suas informações de trabalho em um só lugar.
Integrando ferramentas de comunicação externas
Ferramentas de comunicação externas são ferramentas que você usa para interagir com pessoas que não fazem parte de sua organização. Isso inclui clientes, freelancers, contratados, agências e outros parceiros.
Ferramentas de comunicação externas incluem:
Ferramentas de suporte ao cliente:Zendesk e Servicenow.
Ferramentas de rede social:LinkedIn e Glassdoor
Fóruns públicos e ferramentas de hospedagem webinar:Livestorm e Zoom.
Outras ferramentas que sua equipe pode usar para gerenciar a comunicação externa incluem:
Ferramentas de gerenciamento de mídia social:Sprout Social, Buffer e Hootsuite
Ferramentas de rastreamento de tempo:Clockify, colheita e sempre
Esclarecer expectativas com um plano de comunicação
Depois de ter ferramentas de comunicação eficazes no lugar, verifique se sua equipe sabe qual ferramenta usar quando. A melhor maneira de fazer isso é com um plano de comunicação. Planos de comunicação descrevem como e onde sua equipe deve comunicar informações. Para saber mais, leia nosso artigo paraQuatro etapas para criar um plano de comunicação .
