4 должны иметь инструменты связи, чтобы разблокировать сотрудничество

Резюме

Инструменты связи являются неотъемлемой частью эффективного сотрудничества в команде. В этой статье мы посмотрим на пять самых важных особенностей коммуникационных инструментов, а затем обзор четырех обязательных типов коммуникационных инструментов вашей команды.

Эффективное сообщение является одной из самых важных частей любого бизнеса. Включая легкую связь, вы разблокируете сотрудничество и упростить членов команды сосредоточиться на работе, которая имеет значение. Но там есть много коммуникационных инструментов, и каждый из них предлагает что-то немного по-другому.

Что ты Хотите использовать слишком много инструментов.Исследование показываетЭтот знания переключается между в среднем 10 инструментов до 25 раз в день. Переключение между приложениями снижает производительность и эффективность воздействия. На самом деле, более чем в четверти (27%) работников говорят, что они пропускают действия и сообщения при коммутации приложений и 26% говорят, что перегрузка приложений делает их менее эффективными.

То, что вам нужно, являются эффективными бизнес-инструментами, которые расширяют возможности общения, не получавшихся на пути к высокой ударной работе. В этой статье мы посмотрим, что делает эффективный инструмент связи, затем просмотрите четыре инструмента связи, чтобы разблокировать эффективное сотрудничество в вашей команде.

Что такое инструмент связи?

Инструмент связи построен, чтобы помочь членам вашей команды общаться друг с другом. К ним относятся внутренние инструменты связи для связи с вашей командой и внешними инструментами связи для общения с поставщиками, клиентами и агентствами. Оба являются важными инструментами для эффективной связи на рабочем месте.

Все инструменты связи также разделены в два стиля:

Синхронное общениеКак разговоры с лицом к лицу, мгновенные сообщения и любая другая связь, которая происходит в режиме реального времени.

Асинхронное общениеКак адрес электронной почты, отчеты проекта или записанные сообщения - другими словами, любой тип общения, в котором вам не нужен немедленный ответ.

Не все инструменты являются коммуникационными инструментами

Существует множество бизнес-инструментов, предназначенных для улучшения совместной работы - но это не означает, что они оптимизированы для эффективной коммуникации команды. Сегодня команды используют бизнес-инструменты, такие как Adobe Creative Cloud, Google Docs и Salesforce в качестве коммуникационных инструментов.

Проблема в том, что эти инструменты не построены для связи. Скорее, эти специализированные системы являются удивительными способами получения высокой ударной работы, но они не созданы, чтобы помочь командам четко сообщать информацию.

Что делает эффективный инструмент связи

Чтобы разблокировать эффективное общение в вашей команде, вам нужен гибкий инструмент или упорядоченный набор инструментов - это предложение:

Простое усыновление в команде

Никто из нас не работает в вакууме. Для того, чтобы инструмент связи был эффективен, он должен быть доступен и централизован. Этот инструмент должен быть о чем-то в вашей команде - или как можно ближе к каждому, как это можно использовать.

Ищите инструмент, который имеет хорошее руководство пользователя, настройку и опцию поддержки клиентов, поэтому каждый может научиться эффективно использовать его. Недостаточно выбрать инструмент, который хорошо для вас. Скорее, ищите инструмент, который может использовать все в вашей команде.

Централизованный обмен информацией

Когда у вас есть центральный источник правды, ваша команда точно знает, куда идти и у меня есть понимание того, кто делает то, что когда.Сотрудничество и командная работаявляются основой любой эффективной команды, но эти межличностные отношения начинаются с - и зависят от эффективной связи. Ниже мы поговорим о важности интеграции с инструментами связи, но на данный момент достаточно сказать, что этот инструмент должен быть одним из краеугольных камней того, как ваша команда взаимодействует.

Встроенные интеграции с другими бизнес-инструментами

Ваш коммуникационный инструмент является краеугольным камнем связи вашей команды - но есть целый хост инструментов, которые полезны для работы вашей команды. Будь то инструменты обмена файлами или инструменты, относящиеся к работе вашей команды, у вас, вероятно, уже есть несколько инструментов в инструментарии вашей команды.

Проблема в,Переключение приложенияУменьшает производительность, увеличивает дублирующую работу и делает его более вероятной, что информация теряется. Чтобы избежать этого, ищите инструмент связи, который интегрируется с вашими любимыми бизнес-инструментами. Таким образом, вы всегда общаетесь о работе в том же месте, пока все еще пользуетесь другими, более специализированными инструментами.

Гибкие и масштабируемые рабочие процессы

Лучшие инструменты связи эффективны для малых предприятий, а также корпораций предприятия. Убедитесь, что инструмент вы выбираете масштабию хорошо, и достаточно гибкоВсе рабочие процессы вашей командыОтказ

Это включает в себя различные способы использования самого инструмента, включая веб-приложения,Настольные приложения и мобильные приложенияОтказ Наличие вариантов мобильных устройств имеет решающее значение для членов команды для участия в инструменте, когда они хотят - куда они хотят.

Безопасность, которую вы можете доверять

Наконец, ни один инструмент связи не завершен без обзора его безопасности. Просмотрите практику безопасности инструмента, чтобы обеспечитьДоверительный вариантОтказ Часть этого является масштабируемость, тоже убедитесь, что инструмент вы выбираете, предлагает возможность контролировать разрешения и пользователей в качестве масштабов вашей команды.

Топ 4 должны иметь коммуникационные инструменты

Там нет ни одного размера - все подходы к инструментам связи. В идеале ищите инструменты, которые предлагают синхронные, асинхронные и внешние способы общаться. С помощью синхронных инструментов вы можете общаться с заинтересованными сторонами в режиме реального времени. Asynchronous Tools - это централизованная информационная система, которую члены команды могут получить доступ, пока поддерживаясостояние потокаОтказ И внешние инструменты позволяют общаться с клиентами, партнерами, подрядчиками, агентствами и многое другое.

Отправить мгновенные сообщения: Slack или Microsoft Teams

Синхронная или живая связь, является ценным способом интерфейса с вашей командой в режиме реального времени. Эти инструменты чата являются эффективным способом связи с одним членом команды или делиться обновлениями в групповом чате.

Инструменты связи обмена мгновенными сообщениями являются ценным способом оставаться на связи, особенно если вы работаете над распределенными или удаленными командами. Тем не менее, эти инструменты не так эффективны для широкомасштабных решений проблем - вместо этого обращайтесь к другим синхронным или асинхронным инструментам связи, подобно перечисленным ниже.

Общаться лицом к лицу: Zoom, Google Meet, или Skype

Даже если ваша команда в основном работает лично, вам все равно нужно инвестировать в инструмент для конференц-связи. Эти инструменты обычно более эффективны, чем телефонные звонки, и позволяет вашей команде сотрудничать, если они не в том же пространстве. Для в основномВиртуальные командыВидеоконференции - отличный способ не толькоИнформация о мозговой штуре, но и построить отношения,Хост команда здания событийи связаться с членами вашей команды.

Общение о работе:Диспетчер задач UDN

Противоположность синхронному общениюасинхронное общение-Мессаги, которые не нужно отвечать в режиме реального времени. Это невероятно важная часть вашего коммуникационного инструментария, потому что асинхронная связь не нарушает состояние потока и увеличивает производительность.

Инструменты управления работой, как Диспетчер задач UDN Убедитесь, что ваша команда легко сообщить о работе, где делается работа. Общение всегда связано с более широким контекстом работы вашей команды, поэтому члены команды имеют все необходимую информацию по их кончикам. Более того, эти типы инструментов связи позволяют членам команды контролировать уведомления и оставаться в потоке.

Независимо от того, какойИнструмент управления проектамиВаша команда выбирает, убедитесь, что у вас есть одно общее рабочее пространство для всей информации вашей команды. Ищите инструмент, который позволяет вам увидеть работу на разных видах, какКанбанские доски С ГАНТТ ГрафикиПросмотры, календари и списка в стиле электронных таблиц.

Управление внешней связь: Gmail или Outlook

Электронная почта - это Quintessential Tool для асинхронного общения, особенно когда речь идет о внешней связи. Продавцы, подрядчики, агентства и клиенты, которые вы общаетесь с доступом к внутренним коммуникациям вашей команды, поэтому инструменты, такие как электронная почта, имеют решающее значение для эффективной внешней связи.

Интеграция инструментов совместной работы с вашим технологическим стеком связи

Решение проблемы деловой связи не инструменты.Недавние исследования предлагаютЭто, тем больше приложений команда использует, тем более вероятно, что работа дублируется. Фактически, второй и третий крупнейшие барьеры для производительности, должны отвечать на электронные письма и сообщения и иметь слишком много встреч и видеозвонков.

Для повышения производительности и включения совместной работы убедитесь, что ваши основные четырех коммуникационных инструментов предлагают надежные интеграции с другими важными бизнес-инструментами. Таким образом, вы можете извлечь выгоду из этих специализированных инструментов, не требуя от общения напрямую в инструментах, которые не созданы дляЭффективное общение на рабочем местеОтказ

Помните: тосредний работник знанийВыключатели от 10 приложений до 25 раз в день - и эта проблема увеличивается только чем выше цепочка, которую вы идете. Сообщает C-Suite отключения от 14 приложений 31 раз в день. Интеграции полезны, поскольку ваша команда может получить доступ к информации в одном месте, пока все еще приносит пользу от индивидуальных инструментов для конкретной команды.

Интеграция внутренних инструментов связи

Внутренние коммуникационные инструменты - это инструменты, которые вы используете для связи с вашей внутренней командой. Это включает в себя кого-либо из вашей команды небольшого проекта до всей вашей компании. Обычно эти инструменты имеют ограждения на месте, поэтому внешние партнеры не могут получить доступ к ним.

Внутренние инструменты связи включают в себя:

Инструменты для совместного использования файлов:Google Drive, Dropbox, Box и OneDrive

Инструменты взаимодействия сотрудников:Бамбук, рабочий день, решетка и культура AMP

Соблюдение экрана или инструменты записи:Vimeo and Peoom.

Другие инструменты, которые ваша команда может использовать для внутренней связи, включают в себя:

Инструменты синхронизации календаря:Календарь Google и Microsoft Outlook

Инструменты для конкретных команд:Adobe Creative Cloud, Salesforce, GitHub, Semrush и Figma

Инструменты аналитики:Google Analytics, Cableau, Soceer и PowerBi

Эти инструменты являются критически важной частью получения хорошей работы, но они не построены для связи. Вместо того, чтобы общаться в самих инструментах, ищите центральный инструмент, который интегрируется с этими инструментами, чтобы вы могли получить доступ к всей вашей рабочей информации в одном месте.

Интеграция инструментов внешних коммуникаций

Инструменты внешних коммуникаций - это инструменты, которые вы используете для взаимодействия с людьми, которые не являются частью вашей организации. Это включает клиентов, фрилансеры, подрядчики, агентства и другие партнеры.

Инструменты внешних коммуникаций включают в себя:

Инструменты поддержки клиентов:Zendesk и ServicEnow

Инструменты социальных сетей:LinkedIn и GlassDoor

Общественные форумы и инструменты хостинга Webinar:Живохол и масштабирование

Другие инструменты, которые ваша команда может использовать для управления внешней связью, включают в себя:

Инструменты управления социальными сетями:Ростка социальный, буфер и гудок

Инструменты отслеживания времени:Clocify, урожай и вечно

Уточнить ожидания с планом связи

Как только у вас есть эффективные коммуникационные инструменты на месте, убедитесь, что ваша команда знает, какой инструмент использовать, когда. Лучший способ сделать это с планом связи. Планы связи контур, как и где ваша команда должна сообщить информацию. Чтобы узнать больше, прочитайте нашу статью дляЧетыре шага для создания плана связиОтказ