Software di gestione del progetto

Panoramica del software di gestione del progetto

Unendo la tua squadra e prepararli a lavorare come unità è integrale per il successo dei tuoi progetti. Ma senza il proprio software di gestione del progetto, potresti raddoppiare i tuoi sforzi invece di ottimizzarli. Pensa a tutto il tempo che hai speso gioco di fogli di calcolo e gestisci la tua casella di posta in arrivo traboccante. Con gli strumenti giusti, puoi essere più strategico con le tue risorse.

Esistono due gruppi di strumenti progettati per la gestione del lavoro in modo più efficiente: gestione del lavoro / strumenti di collaborazione e strumenti di produttività personale.

Gli strumenti di gestione del progetto possono variare dalla squadra alla squadra, ma la maggior parte sono programmi per computer che aiutano gli utenti a pianificare, eseguire e gestire progetti in una posizione virtuale centralizzata.

È possibile utilizzare il software di gestione del progetto per uno dei seguenti:

Chi dovrebbe utilizzare gli strumenti di gestione del progetto?

Chiunque gestisce i progetti può beneficiare del software di gestione del progetto. Anche se non esegui progetti formali o hai il titolo di "Project Manager", il software di gestione del progetto può ancora essere utile.

Molte aziende che non eseguono progetti formali utilizzano software per pianificare, organizzare, tenere traccia, monitorare ed eseguire il loro lavoro.

Questi strumenti sono disponibili in molte forme diverse, proprio come i progetti stessi. Ad esempio, alcuni dei tuoi piani possono essere semplici processi che coinvolgono solo te e un'altra persona, mentre altri possono assumere più team mesi (o anche anni) da completare. Ecco tre tipi di strumenti che possono aiutare a gestire i compiti e il lavoro di squadra.

Uno strumento che consente alle persone di parlare o chat video con colleghi remoti in tempo reale è essenziale per qualsiasi attività commerciale. Hai bisogno di ascoltare i tuoi colleghi nelle riunioni, ed è ancora meglio se riesci a vederli anche (perché, come tutti sappiamo, la comunicazione non verbale è altrettanto importante in queste situazioni).

C'è una concorrenza intensa nel mercato della messaggistica istantanea. Lento, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter e Messenger di Facebook dominano il campo accanto a un numero crescente di applicazioni mobili.

I 5 WS della comunicazione virtuale

3 video conferenze storie horror & amp; Suggerimenti per evitarli

5 migliori videoconferenza e amplificatore; Riunione di app per la tua squadra

Immagina un posto per memorizzare la saggezza combinata della tua squadra, accessibile da tutti i membri tramite un database ricercabile. Puoi farlo con gli strumenti di knowledge base come blog interni o wiki (qualcosa UDN Task Manager.può fare molto bene). Questi strumenti ti consentono di documentare i processi e le competenze record o le migliori pratiche da condividere con il team, quindi le informazioni sono accessibili a tutti.

Come creare una base di conoscenze wiki usandoUDN Task Manager.

UDN Task Manager.Le funzionalità di gestione del progetto sono migliorate con Wiki

3 tipi di dati per evitare il fallimento della gestione dei progetti

Perché è necessario registrare le lezioni di gestione del progetto appreso: consigli e amplificatori; Modelli

Per lavorare in modo collaborativo, avrai bisogno di un modo per condividere facilmente i file.

Puoi allegare file alle e-mail, ma èmolto scoraggiatoDal momento che spesso porta a problemi e tempo sprecato. Gli strumenti di condivisione file consentono di salvare, sincronizzare, condividere facilmente file con il tuo team. Sono disponibili molte opzioni, tra cui scatola, Dropbox, Onedrive e Google Drive - tuttiintegrare direttamente conUDN Task Manager. . Se usiUDN Task Manager., è possibile collegare facilmente file da questi servizi alle tue attività.

5 errori di documentazione virtuale che stai facendo

Software di gestione del progetto cloud vs. Deposito file online: qual è la differenza?

Anteprima dei tuoi file prima di scaricare con la nostra finestra Visualizza integrazione

Attacca i tuoi file oneDrive direttamente aUDN Task Manager.Compiti con la nuova integrazione

UDN Task Manager.Aiuto: Allegamento dei file

Strumenti di produttività personale

L'operaio medio èdistratto ogni 11 minuti. Può essere difficile combattere le interruzioni e concentrarsi esclusivamente sul lavoro, motivo per cui molti turno a strumenti di produttività utili. Le app di produttività possono uccidere avvisi e notifiche, costringerti a concentrarti su una linguetta del browser alla volta, affogare fuori il rumore dell'ufficio (o dell'home office) intorno a te e organizza il tuo lavoro. Abbiamo elencato 10 strumenti utili qui: 10 app gratuite di produttività per aver fatto le cose .

Tuttavia, molte organizzazioni scoprono che questi strumenti non sono abbastanza flessibili per soddisfare ogni tipo di progetto. L'utilizzo di un solo messaggio di posta elettronica e di gruppo per la gestione dei progetti conduce a informazioni perse, problemi di controllo delle versioni dei documenti e una mancanza di chiarezza sulle priorità e sulle dipendenze delle attività. Ecco dove arriva il software di gestione del progetto.

Incredibile risorse di produttività online per i procrastinatori

5 motivi per cui la tua squadra non sta facendo cose

3 famigerati assassini di produttività e come combatterli

50 Suggerimenti per la produttività per aumentare il tuo brainpower

16 consigli di motivazione semplici per ottenere di più

Dovremmo avere questo incontro?

4 modi strani per ingannarti in essere produttivi

5 Suggerimenti di produttività ispiratrici dal libro Gestisci il tuo giorno per giorno

Gestione e-mail: 10 trucchi intelligenti per colpire la casella di posta zero

Gli hack di produttività trasformano la procrastinazione in azione

Perché utilizzare il software di gestione del progetto?

Gestire un progetto senza software corretto è possibile, ma aumenterà il rischio di errori e inefficienze nel processo. Il software di gestione del progetto consente una facilità di visibilità e collaborazione.

Mentre è possibile utilizzare fogli di calcolo per il monitoraggio del progetto,Richiede un sacco di tempo e sforzi. Aggiornare manualmente i fogli di calcolo aumenta il rischio di errori e, per il resto del team per vedere l'aggiornamento, il foglio di calcolo deve essere ri-salvato e ricaricato in una posizione centrale.

Altri problemi I project manager possono avere con i fogli di calcolo sono:

Il software di gestione del progetto ti aiuterà a superare tutti questi problemi.

Ecco15 motivi aggiuntiviPerché le persone scelgono di utilizzare il software di gestione del progetto:

Come i fogli di calcolo ti stanno costando tempo e denaro

Caratteristiche del software di gestione dei progetti più ricercati: GetApp Report

Come le squadre di successo usano il software di gestione del progetto

Software di gestione del progetto cloud vs. Deposito file online: qual è la differenza?

Perché (e come) una piccola azienda sceglie il software di gestione del progetto

Quali sono i vantaggi del software di gestione del progetto?

Software di gestione del progettoè vantaggioso per tutte le aziendeche gestiscono progetti, indipendentemente dalle dimensioni o dall'industria organizzativa. Il software fornisce funzionalità di pianificazione del progetto e gestione delle risorse che chiunque può utilizzare, comprese le aziende che non eseguono progetti formali.

Qualsiasi azienda che richiede un metodo efficace per la stima, la pianificazione, il monitoraggio, la consegna e la fatturazione per i loro servizi possono beneficiare dell'adozione del software di gestione del progetto. Ti consente di creare, implementare e gestire processi efficienti e ottimizzati per il tuo team e business.

Ecco tre dei principali vantaggi dell'attuazione del software di gestione del progetto di implementazione:

Il software di gestione del progetto crea uno spazio di lavoro centrale e una base di conoscenza per la tua squadra. La centralizzazione rende più facile monitorare compiti e progetti, riducendo confusione e inesattezza.

Questa visibilitàmigliora la pianificazione e la stima dei progetti futuri. I registri del tempo ti consentono di rivedere i progetti passati e prevedere quanto prevederanno lunghi compiti specifici, aiutandoti a calcolare le ore fatturabili. Puoi anche utilizzare queste informazioni per determinare se i progetti potenziali saranno redditizi.

Il software del progetto riduce anche il lavoro e il tempo richiesto per tracciare e compilare i dati manualmente. Con i metodi manuali come i fogli di calcolo, c'è sempre il rischio di errore umano, ritardi negli aggiornamenti e aventi più versioni dello stesso file. Con il software, puoi facilmente mantenere una singola fonte della verità.

Il software di gestione del progetto può aiutare le squadre di coordinare le attività e automatizzare il flusso di lavoro. Notifica i membri del team quando hanno bisogno di iniziare a lavorare, il che riduce i ritardi e la necessità di go-betweens.

Il software di gestione del progetto fornisce anche informazioni sullo stato di avanzamento, dei roadblock e del successo. Il numero unoBeneficio del software di progetto per le piccole impreseè il tracciamento del tempo. Vedendo dove ogni minuto aiuta ai proprietari di piccole imprese a identificare e rimuovere i colli di bottiglia. Questa funzionalità consente anche l'identificazione precoce di ritardi e questioni.

Senza una base centralizzata per la coordinazione e la condivisione delle conoscenze, tu e il tuo team possono cadere vittima di documenti fuoriuscita di documenti, errori di comunicazione e congettura attorno alle responsabilità e ai progressi. Il software di gestione del progetto garantisce che la qualità non soffre e le attività non richiedono più del necessario.

La comunicazione semplificata è uno dei vantaggi più significativi del software di gestione del progetto. Le aziende sonoAffidarsi più che mai su team remoti, lavoratori contrattuali e liberi professionisti. Sta diventando sempre più importante che le aziende possanocomunicare efficacementecon i membri del team in ufficio e oltre.

Con il software di gestione del progetto basato su cloud, le squadre virtuali e gli stakeholder possono accedere al tuo spazio di lavoro centrale da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Questa connessione 24/7 consente di comunicare facilmente tra i paesi e le zone dei tempi.

Il software di gestione del progetto fornisce tutte le parti chiave con accesso immediato agli aggiornamenti, ai rapporti sui progressi e alle notifiche del progetto, non importa dove siano. Le parti interessate non dovranno mai aspettare che qualcuno li invii un rapporto stantio. Un hub centralizzato consente a tutti di lasciare un feedback sui compiti, eliminando i thread e-mail lunghe e difficili da seguire.

Come i fogli di calcolo ti stanno costando tempo e denaro

5 errori più comuni nella gestione di più progetti: software e amplificatore; Tecnologia

6 Vantaggi della gestione collaborativa del lavoro

Come selezionare il miglior software di gestione del progetto

Ci sono molti tipi di software di gestione del progetto sul mercato, ma scegliendo quello giusto per te e il tuo team è fondamentale. EccoAlcune domande da porreQuando si valutano le opzioni del software di gestione del progetto:

Una delle cose più importanti da pensare quando si seleziona il tuo software è la tua strategia a lungo termine. Ottenere la tua squadra familiare e confortevole con il software di gestione del progetto richiede tempo e risorse. Dovrai assicurarti di aver scelto uno che può crescere e adattarti con la tua squadra, non limitarla.

Quando dovresti investire nel software di gestione del progetto?

Ha senso investire nel software di gestione dei progetti quando vedi le scadenze mancate, processami che cadono a pezzi e si verificano errori di ramunicazione - ma a quel punto, potrebbe essere già troppo tardi. Dopotutto, quando hai ottenuto quella fase, stai già soffrendo gli effetti avversi.

Per i migliori risultati, dovresti investire in software prima che diventi critico. Mentre può essere difficile prevedere quando si sta per superare gli strumenti più rudimentali,come fogli di calcolo, Ecco tre segni che è il momento di investire.

Un fattore significativo della tua decisione di investire nel software del progetto èil tasso di crescitaLa tua attività è attualmente in fase di sviluppo. Se i tuoi progetti e team stanno crescendo in termini di dimensioni o numero, probabilmente avrete bisogno di software di gestione del progetto. La comunicazione diventa più difficile in quanto le squadre crescono e disperdono geograficamente. Potrebbe anche essere necessario adottare nuovi modi di collaborare, come ad esempioComunicazione asincrona, che è più difficile senza gli strumenti adeguati.

Il software di gestione del progetto è anche vantaggioso quando si progetta di ridimensionare la tua attività. Se stai assumendo progetti più grandi e più complessi, dovrai adottare più solidi strumenti di gestione del progetto. Crescere la tua attività richiede l'automazione di compiti amministrativi ripetitivi. Senza i mezzi per lavorare in modo efficiente mentre cresci, sprecherai inutilmente soldi e sforzi.

I processi diventano anche più complicati mentre cresci, quindi avere uno strumento per gestire tutti i pezzi e gli stakeholder è vitale. Non vuoi perdere compiti di progetto critici o trascurare qualsiasi problema - questa può essere la differenza tra il successo e il fallimento del progetto.

L'agilità è anche essenziale in quanto la tua azienda si evolve. È naturale che è necessario modificare processi e metodologie e il software di gestione del progetto può supportarti durante la riduzione minima e nessuna perdita di dati storici.

In piccole aziende, i dipendenti possono funzionare individualmente o in piccoli gruppi co-localizzati. Questo cambia come le aziende diventano più grandi e più diverse e le complessità e la necessità di aumento di collaborazione.

Anche quando la tua organizzazione non è in crescita, i cambiamenti nelle strutture funzionali o nelle posizioni fisiche possono segnalare la necessità di software di gestione del progetto. La comunicazione e l'integrazione diventano più impegnative se inizi a impiegare appaltatori o lavoratori remoti.

Un aumento delle partnership esterne con parti interessate come venditori, fornitori e clienti possono anche aggiungere complessità ai propri progetti. Ad esempio, se si intraprende un progetto che richiede un subappaltatore per completare il 35% del lavoro, la gestione e la supervisione può diventare rapidamente difficile senza il giusto software e processi in atto.

Senza software di gestione del progetto, i dipendenti passano più tempo a fare attività manuali come l'immissione di dati in fogli di calcolo. Non solo prende più tempo in anticipo, ma aumenta anche la probabilità di rilavorare a causa di errori e dati ertate.

Il software di gestione del progetto riduce la necessità di compiti manuali e ripetitivi, liberando il tuo team per ulteriori analisi e pianificazione del grande immagine. Questa funzionalità aiuta anche a garantire che non siano sovraccaricati e che le persone siano fidanzate e felici.

Dopotutto, le persone tendono ad essere più soddisfatte nel loro lavoroQuando stanno facendo qualcosa di valore, piuttosto che completare compiti piccoli e ripetitivi finiti e oltre. Nessuno è felice quando il loro foglio di calcolo si schianta, e perdono il rapporto che hanno trascorso le ultime tre ore di sporgenza.

Se i membri del tuo team stanno lottando sempre di più con i carichi di lavoro aumentati e gli strumenti semplici che si sbriciolano sotto il peso dei file grandi e complessi, è ora di investire nel software di gestione del progetto.

6 domande da chiedere durante la valutazione del miglior software per la gestione del progetto

Usalo o perderlo! I migliori consigli di adozione del software di gestione dei progetti

Perché il tuo team creativo non utilizza il tuo software di gestione del progetto

Quanto costa il software di gestione del lavoro?

Il prezzo del software di gestione del progetto o del software di gestione del lavoro in quanto a volte chiamato, varia. I fattori includono:

La maggior parte dei fornitori di software di gestione dei progetti offrono diverse opzioni di imballaggio, separate da dimensioni aziendali o funzionalità aggiuntive. GuardareI migliori fornitori di softwareE rivedere i loro prezzi per vedere quale pacchetto soddisfa le tue esigenze.

Ci sono molte opzioni del software di gestione dei progetti gratuite sul mercato, ma queste spesso vengono concosti nascosti. Molte opzioni libere non offrono formazione e supporto, il che significa che dovrai spendere di più sull'attuazione e il mantenimento del sistema rispetto a una soluzione a pagamento.

Ci sono anche i costi di non avere un software di gestione del progetto. Come abbiamo parlato nell'ultima sezione, senza software di gestione dei progetti, aumenterai sia il tempo trascorso completato compiti e la possibilità di errori, che ti costa denaro.

Il software di gestione del progetto rende la comunicazione e la collaborazione senza sforzo. E quando consideri quella scarsa collaborazione e comunicazionepuò costare la tua azienda fino a $ 62,4 milioniall'anno, anche il software di gestione dei progetti più costoso inizia a sembrare molto conveniente.

Il costo nascosto del software GRATUITO GESTION GESTION

I costi di avere la tecnologia di gestione del lavoro sbagliata

Non fare nulla per migliorare la gestione del lavoro ti costa denaro

Caratteristiche principali Quando si seleziona un software di gestione del progetto

La tua squadra potrebbe aver bisogno di uno strumento con alcune caratteristiche specifiche in quanto adottano i flussi di lavoro di gestione dei progetti. Ecco alcune cose da cercare:

50 Caratteristiche del software di gestione dei progetti chiave

Maggiore visibilità con i dashboard nuovi e migliorati

Crea, trova & amp; Usa i file giusti più velocemente conUDN Task Manager.

Così a lungo, silos! 5 strumenti i marketer dovrebbero centralizzare tramite la gestione del lavoro

Caratteristiche del software di gestione dei progetti più ricercati: GetApp Report

Getapp & amp; Classifica finanziaria.UDN Task Manager.Come il miglior software di gestione del progetto

Conclusione

Il software di gestione del progetto può fornire benefici significativi e risparmi sui costi per la tua attività. Se sei pronto a provare tutti i vantaggi del software di gestione del progetto semplice ma potente, assicurati di scegliere uno strumento che vale il tuo investimento.