4 strategie radzenia sobie z trudnymi zainteresowanymi stronami

Jeśli jeszcze nie miałeś przyjemności radzić sobie z trudnymi interesariuszami, nie martw się. Wkrótce będziesz. Oznacza to, że należy uzbroić się w strategie, aby zarządzać ich polubownie i kontynuować pracę nadprojektpomimo możliwych bloków drogowych.

Chcemy pomóc. Oto cztery wskazówki, które pomogą Ci zarządzać interesariuszami i przekształcić sytuację dla dobra projektu.

Czyja rola jest zarządzać interesariuszami w projekcie?

Z tak wielu osobami i zespołami zaangażowanymi w sukces projektu, możesz się zastanawiać, którego zadaniem jest zarządzanie interesariuszami. Ta odpowiedzialność spada oczywiście poza kierownikiem projektu!

Jako kierownik projektu musisz zapewnić przywództwo i wskazówki, a także działać jako most między swoiminteresariusze.oczekiwania i zdolność twoich zespołów do ich spotkań. Podczas gdy wyrównanie interesariuszy jest celem, nie zawsze jest rzeczywistością.

Zgodnie z badaniamiProwadzony przez Geneca, zaledwie 23% interesariuszy i zarządców projektu są zgodne z myślą o zakończeniu projektu.

Dobry menedżer projektu powinien ściśle współpracować z zespołem, aby wykonać zadania, ale także komunikować się i praktykowaćZarządzanie interesariuszami projektuzbudować kontakt z wyższym przywództwem.

Dlaczego zarządzanie interesariuszami jest ważne dla zdrowia projektu

Istotnym aspektem zarządzania projektem jest opracowanie pozytywnych relacji z interesariuszami.

Rozwijając głębokie zrozumienie zainteresowanych stron projektu, menedżerowie projektu mogą tworzyć plany dźwięku, aby wyeliminować opóźnienia, złagodzić ryzyko i lepsze dostosowanie projekty z szerszymi celami biznesowymi.

Ocena zainteresowań interesariuszy zapewnia również silną podstawę do zgodności prawnej, umożliwiając umieszczenie protokołów na miejscu, które chronią prywatność interesariuszy.

Czerwone flagi, które oznaczają interesariusze, mogą stać się trudne

Tworzenie i rozwijanie strategii zarządzania interesariuszami projektu jest znacznie łatwiej powiedzieć niż zrobione. Zarządzający interesariuszami może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli podejmują działania, które podważają wspólną przyczynę.

Aby pomóc Ci zidentyfikować problematyczne zainteresowane strony, zgromadziliśmy pewne znaki wiertniające, które wskazują, że możesz mieć do czynienia z trudnym zainteresowanym stronami:

Słaba komunikacja

Jednym z najbardziej krytycznych aspektów zarządzających interesariuszami jest uchwycenie ich oczekiwań i celów projektu.

W tym momencie podczas projektu będziesz musiał wyjaśnić kryteria wydajności, projektograniczeniai dodatkowy wgląd w to, jak interesariusze definiują sukces projektów. Jest to sposób na delegowanie zadań z większą pewnością.

Clear i spójna komunikacja ma kluczowe znaczenie dla skutecznej organizacji - niezależnie od twojej linii pracy. Mając to na uwadze, zainteresowane strony, które nie zwracają połączeń lub odpowiedzi na e-maile na czas, nie ułatwiają pracy. Ten brak komunikacji może również przekazać swoje nieinteresowane w projekcie jako całości.

Udziałają tylko uwagi krytyczne

Wykonaj tylko interesariuszyprzyczyniają się do negatywnych komentarzyKiedy dają swoje opinie? Jest to kolejny znak ostrzegawczy, który zajmujesz się trudnymi interesariuszami: bardziej prawdopodobne jest usłyszeć negatywne komentarze z posiedzeń interesariuszy podczas projektu.

Może to być bardzo trudneJak odpowiedzieć klientowi, który jest niezadowolony z raportu o stanie projektu. Jasne, konstruktywna krytyka nigdy nie zaszkodziła nikomu - i mogłaby nawet skorzystać z raczej śmiałej uczciwości każdego razu. Jednak niektórzy interesariusze mogą być niegrzeczne i niechętne do współpracy bez rzeczywistego powodu.

Nie dzielą poczucia pilności

Twoi interesariusze powinni dzielić się tym samym poczuciem pilności od początku do końca. W końcu, tym szybciej skończysz, tym więcej dolarów w kieszeni! Jeśli interesariusze wydają się pompować przerwy w projekcie lub dając opóźnioną informację zwrotną, może to wskazywać, że nie ma już poczucia pilności w ich umyśle.

Dlatego interesariusze, które nie przekazują poczucia pilności, są główną czerwoną flagą.

Przedwcześnie ciągną zasoby z projektu

Jeśli kierownicy funkcjonalni i inni interesariusze odmawiają zwolnienia zasobów wymaganych do zainicjowania projektu, mogą niekoniecznie zobaczyć wartość w projekcie.

W związku z tym twój projekt może cierpiećjakośćproblemy i opóźnienia. Najlepszy zakład jest tutaj, aby celowaćPrzejrzystość kampanii., co może pomóc w budowaniu zaufania interesariuszy w projekcie.

Przypomnienie: Nie palaj mostów

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że interesariusze również chcą, aby projekt odnieść sukces. Jednak sposób, w jaki wyrażają to pragnienie, mogą się zmienić w trakcie projektu. Pewnego dnia cię wspierają, a następnego dnia będą kłócić się, jeśli praca nie została wykonana określony sposób. Ale nie są "przełączającymi boków" - strona jest sukcesem projektu. To nie ty vs.

Nie przyjmuj oporu osobiście i pamiętaj: Biznes to firma. Burning Mosty jest szkodliwe dla sukcesu zawodowego. Nie możesz odrzucić trudnych interesariuszy. Musisz znaleźć sposób na pracę z nimi (lub wokół nich) i rozbroić sytuację.

Oto cztery sprawdzone sposoby radzenia sobie z nawet najtrudniejszymi interesariuszami i upewnić się, że Twoje projekty poruszają się do przodu:

Cztery strategie radzenia sobie z trudnymi zainteresowanymi stronami

1. Zidentyfikuj je i uważnie obserwuj

Pierwszym krokiem jest jasno zidentyfikować interesariuszy i dowiedzieć się, co ich motywuje. Interesariuszem jest każdy, kto jest dotknięty twoją pracą, ma wpływ lub moc nad nim, lub interesuje się jego sukcesem. Oto kilka wspólnych przykładów osób lub grup interesariuszy:

Możesz oddzielić interesariusze na trzy główne kategorie:

Ludzie bezpośrednio dotknięci pracą. Podstawowe interesariusze są zazwyczaj beneficjentami projektu. Klienci często wpadają w tę kategorię.

Ludzie pośrednio dotknięci pracą. Interesariusze drugorzędne obejmują zespoły wspierające projekt i / lub te dotknięte jego wynikiem.

Ludzie z silnym wpływem na pracę i podane zainteresowanie w jej sukcesie. Ta grupa obejmuje kierownictwo.

Każda grupa ma różne interesy, cele, a agendy rywalizują wiele. Zidentyfikuj i oceniaj ich wpływ i odsetki, aby utrzymać projekty poruszające się i uniknąć ciągnięcia w każdym kierunku. Nie wszystkie interesariusze są tworzone równe, więc dowiedz się, kto trzyma kołysanie się i jest twoim najlepszym mistrzem oszczędza ci dużo stresu.

Możesz dalej klasyfikować interesariuszy za pomocą tej prostej matrycy:

Ci ludzie mają ogromne zainteresowanie twoją pracą i moc, aby pomóc Ci odnieść sukces. To krytyczne, aby w pełni zaangażować tych ludzi i upewnić się, że są zadowoleni. Skonsultuj się z nimi wcześniejRozpoczęcie nowego projektu, zwracaj uwagę na ich wejście i wdrożyć swoje pomysły, jeśli to możliwe. Trzymaj je w pętli, gdy wybrane są pomysły innej osoby i daj im znać dlaczego.

Ci ludzie mają niewielkie zaangażowanie lub podawane zainteresowanie twoją pracą, ale są bardzo potężne. Zrób wszystko, co najlepiej zachować ich zadowolenie, ale nie zajmuj się zbytnio czasu. Szukaj swoich spostrzeżeń wokół dużych decyzji i upewnij się, że rozumieją, jak twoja praca pozytywnie wpływa na nich. Ci ludzie robią potężnych mistrzów, gdy wygrasz je.

Ci ludzie są pasjonatami projektu i głosu ich wsparcia dla innych, ale mają małą moc lub wpływ. Trzymaj je w pętli i poinformować ich o wszelkich najważniejszych wydarzeń. Twoja praca może bezpośrednio wpłynąć na tych ludzi, więc zazwyczaj są bardziej niż gotowi rzucić rękawy i pomóc ci.

Najbardziej apatyczny z grupy, ci ludzie są najmniej dotknięci twoją pracą i powinni podjąć mało czasu i uwagi. Nie Wzburzaj swoich piór i pozostają poza drogą.

Użyj powyższej matrycy, aby szybko zidentyfikować mistrzów i potencjalnych detraktorów. Ale być doradzanym: Aktywny mistrz może stać się blokadą drogą nocą. Zarządzaj interesariuszami i monitoruj e-maile lub komentarze ich statusu, aby przewidzieć obracanie fali. Zachowaj kanały komunikacyjne otwarte, aby udać się na rosnącą negatywność.

2. Słuchaj tego, co mówią

Nie zamykaj kanałów komunikacyjnych, ponieważ nie lubisz tego, co słyszysz. Spróbuj zobaczyć, skąd pochodzą trudnych interesariuszy i umieścić się w butach, aby lepiej zrozumieć ich motywację i cele.

Staraj się zrozumieć ich punkt widzenia. Jeśli co mówią, jest frustrujące, zadaj sobie pytanie: Czy ich potrzeby dostosowują się do celów projektu? Czy po prostu chcą rzeczy zrobić inny sposób? Spróbuj znaleźć wspólną ziemię.

Przede wszystkim ludzie chcą czuć się zrozumieć i czuć, że ich opinie mają znaczenie. Oto kilka sposobów zarządzania interesariuszami i pokazuje im znaczenie:

3. Poznaj je na jednym

Zaplanuj czas, aby spotkać się z trudnymi interesariuszami indywidualnie.

Spotkanie bez innych interesariuszy w pokoju zabiera presję i sprawia, że ​​czują się bardziej komfortowo. Prowadzi to do bardziej jasnych i spokojnych rozmów.

Poświęć tym razem, aby zbadać swój punkt widzenia i preferowane rozwiązania. Jednak nie rażąco pytaj, dlaczego nie lubią twojego planu. Zamiast tego poproś pytania o swoje opinie i zapytaj, jak się czują, jak postępuje projekt.

Zarządzanie interesariuszami One-on-One również zapobiega ich negatywnym opinie wpływającym na innych w projekcie. Gdy sprzężenie zwrotne przekraczają linię z konstruktywnej do czystej negatywności, najlepiej jest izolować sytuację i obsługiwać go jedno na jeden.

4. Określ ich motywację

Co powoduje nagły opór twojego interesariuszy? Czy martwią się o przechodzenie nad budżetem? Niespokojny projekt nie odwraca się sposobu, w jaki przewidywali? Czy odpowiadają na radę dyrektorów, którzy mają własne wątpliwości?

Kluczem do zarządzania interesariuszami jest rozwiązanie motywacji leżącej u podstaw ich oporu pomoże Ci uzyskać kompromisy, utwórz rozwiązanie Win / Win i zakończyć projekt.

Zadaj sobie następujące pytania, aby dotrzeć do dołu swoich motywacji:

Praca detektywistyczna doprowadzi do tej pory tylko: nie bój się poprosić zainteresowanych stron bezpośrednio. Utrzymuj linie komunikacji otwarte, aby przewidzieć dowolną opór i odpowiednio dostosować.

Trzymaj ludzi poruszających się do przodu

Słuchaj swoich interesariuszy i starają się spełniać swoje potrzeby - trudne lub nie. Zapewnienie, że czują się słyszeni, cenione i doceniane rośnie zaufanie i wsparcie. Budowanie relacji i zrozumienia motywacji wymaga czasu i wysiłku, ale ułatwiają pracę na dłuższą metę. Projekty są bardziej udane, gdy wszyscy są na pokładzie i na tej samej stronie!

Jak używaćMenedżer zadań UDN.W przypadku trudnych interesariuszy

Wizualizującym terminy i cele to tylko jeden z wielu aspektów udanego zarządzania interesariuszami. ZMenedżer zadań UDN.Zaawansowane narzędzia do raportowania, menedżerowie projektów mogą wykorzystać większą widoczność w wydajności i nacisku obciążenia swoich zespołów.

Automatyzacja, raportowanie w czasie rzeczywistym i konfigurowalne pulpity nawigacyjne umożliwiają wyeliminowanie opóźnień komunikacyjnych i upewnić się, że zespół i zainteresowane strony mogą razem osiągnąć cele biznesowe. ScentralizowaćZarządzanie projektamiNa jednej platformie, dzięki czemu ty i Twoi interesariusze są zawsze na tej samej stronie.

Zainteresowany uczeniem się więcej? Sprawdź nasząProfesjonalny przewodnikW przypadku dogłębnych zasobów na wszystko, co prowadzi do zarządzania profesjonalną obsługę. Zarejestruj sięBezpłatny dwusektygodniowy procesAby zobaczyć, jak możesz zacząć zarządzać interesariuszami bardziej efektywnie i skutecznie.