4 strategie per affrontare le parti interessate difficili

Se non hai ancora il piacere di affrontare gli stakeholder difficili, non preoccuparti. Lo farai presto. Ciò significa che devi armarti con strategie per gestirli amichevolmente e continuare a lavorare sulprogettoNonostante i possibili blocchi di blocco.

Vogliamo aiutare. Ecco quattro suggerimenti per aiutarti a gestire gli stakeholder e trasformare una situazione per il bene del progetto.

Il cui ruolo è gestire gli stakeholder su un progetto?

Con così tanti individui e squadre coinvolti nel successo di un progetto, potresti chiederti il ​​cui compito è gestire gli stakeholder. Quella responsabilità non rientranze su nientemeno che il project manager, ovviamente!

Come project manager, è necessario fornire la leadership e la guida e funzioni anche come il ponte tra il tuoStakeholder.Le aspettative e la capacità della tua squadra di incontrarle. Mentre l'allineamento degli stakeholder è l'obiettivo, non è sempre la realtà.

Secondo la ricercaCondotto da Geneca, solo il 23% degli stakeholder e dei project manager è d'accordo quando il progetto è fatto.

Un buon project manager dovrebbe funzionare a stretto contatto con il team per realizzare compiti, ma anche comunicare e praticareGestione degli stakeholder del progettocostruire un rapporto con la leadership senior.

Perché la gestione degli stakeholder è importante per la salute di un progetto

Un aspetto essenziale della gestione di un progetto è quello di sviluppare relazioni positive con i suoi stakeholder.

Sviluppando una profonda comprensione dei vostri stakeholder del progetto, i project manager possono creare piani sonori per eliminare ritardi, mitigare rischi e migliori progetti di allineamento con obiettivi aziendali più ampi.

La valutazione degli interessi dei tuoi stakeholder fornisce anche una base forte per la conformità legale, consentendo di mettere in atto i protocolli che proteggono la privacy delle parti interessate.

Le bandiere rosse che significano un stakeholder possono diventare difficili

Creare e sviluppare una strategia per il progetto La gestione degli stakeholder è molto più semplice che ha detto. La gestione delle parti interessate può essere una sfida, specialmente se prendono azioni che minino la causa comune.

Per aiutarti a identificare le parti interessate problematiche, abbiamo messo insieme alcuni segnali rivelati che indicano che potresti trattare con un difficile stakeholder:

Povera comunicazione

Uno degli aspetti più critici della gestione degli stakeholder è catturare le loro aspettative e obiettivi di progetto.

A questo punto durante il progetto, dovrai chiarire i criteri di prestazione, il progettovincolie ulteriore intuizione di come le parti interessate definiscono il successo del progetto. Questo è il modo per delegare compiti con maggiore sicurezza.

La comunicazione chiara e coerente è cruciale per un'organizzazione efficace - indipendentemente dalla tua linea di lavoro. Con questo in mente, le parti interessate che non riescono a restituire le chiamate o rispondere alle e-mail in tempo, non semplificando il lavoro. Questa mancanza di comunicazione può anche trasmettere il loro disinteresse nel progetto nel suo complesso.

Condividono solo osservazioni critiche

Fai solo i tuoi stakeholderContribuire commenti negativiQuando danno le loro opinioni? Questo è ancora un altro segnale di pericolo che hai a che fare con le parti interessate difficili: hai più probabilità di ascoltare commenti negativi dalle riunioni degli stakeholder durante il tuo progetto.

Può essere molto difficile capireCome rispondere a un cliente che non è soddisfatto del rapporto di stato del progetto. Certo, le critiche costruttive non hanno mai danneggiato nessuno - e potresti anche beneficiare di un'onestà piuttosto audace ogni tanto. Tuttavia, alcuni stakeholder potrebbero essere scortesi e non cooperative per nessun motivo reale.

Non condividono un senso di urgenza

I tuoi stakeholder dovrebbero condividere lo stesso senso di urgenza dall'inizio alla fine .. Dopo tutto, prima finisci, più dollari in tasca! Se le parti interessate sembrano pompare le interruzioni sul tuo progetto o dare un feedback ritardato, questo può suggerire che non c'è più un senso di urgenza nella loro mente.

Pertanto, gli stakeholder che non riescono a trasmettere un senso di urgenza sono una bandiera rossa importante.

Tirano risorse dal progetto prematuramente

Se i gestori funzionali e altre parti interessate si rifiutano di rilasciare le risorse necessarie per avviare il progetto, potrebbero non essere necessariamente il valore nel progetto.

Di conseguenza, il tuo progetto può soffrirequalitàproblemi e ritardi. La tua migliore scommessa qui è da mirare per completaretrasparenza della campagna, che può aiutare a costruire la fiducia delle parti interessate nel progetto.

Promemoria: non bruciare i ponti

La cosa più importante da ricordare è che gli stakeholder vogliono anche che il progetto abbia successo. Tuttavia, il modo in cui esprimono questo desiderio possono cambiare nel corso del progetto. Un giorno ti supporterà, e il giorno dopo sosterrà se il lavoro non ha fatto un modo particolare. Ma non sono "lati di commutazione", il lato è il successo del progetto. Non sei tu vs. loro.

Non prendere la resistenza personalmente e ricorda: il business è business. Bruciare i ponti sono dannosi per il successo della carriera. Non puoi respingere le parti interessate difficili. Devi trovare un modo per lavorare con loro (o intorno a loro) e disinnescare la situazione.

Ecco quattro modi comprovati per affrontare anche le parti interessate più difficili e garantire i tuoi progetti andare avanti:

Quattro strategie per affrontare le parti interessate difficili

1. Identificarli e guardarli da vicino

Il primo passo è identificare chiaramente i tuoi stakeholder e capire ciò che li motiva. Un stakeholder è chiunque sia influenzato dal tuo lavoro, ha influenza o potere sopra di esso, o ha un interesse per il suo successo. Ecco alcuni esempi comuni di individui o gruppi di stakeholder:

È possibile separare gli stakeholder in tre categorie principali:

Persone direttamente colpite dal lavoro. Le parti interessate primarie sono di solito i beneficiari del progetto. I clienti spesso cadono in questa categoria.

Persone indirettamente influenzate dal lavoro. Le parti interessate secondarie includono squadre che sostengono il progetto e / o quelle interessate dal suo risultato.

Le persone con una forte influenza sul lavoro e un interesse acquisito per il suo successo. Questo gruppo include i dirigenti.

Ogni gruppo ha interessi, obiettivi e agende diversi: molti sono in competizione. Identificare e classificare la loro influenza e l'interesse per mantenere i progetti in movimento ed evitare di essere tirati in ogni direzione. Non tutte le parti interessate sono create uguali, quindi capire chi tiene l'oscillazione e il tuo miglior campione ti fa risparmiare un sacco di stress.

È possibile classificare ulteriormente le parti interessate usando questa semplice matrice:

Queste persone hanno un grande interesse per il tuo lavoro e il potere di aiutarti ad avere successo. È fondamentale impegnarsi pienamente a queste persone e assicurarsi che siano soddisfatti. Consultali primaAvvio di un nuovo progetto, prestare attenzione al loro contributo e attuare le loro idee quando possibile. Tienili nel ciclo quando le idee di qualcun altro sono scelte e faranno sapere loro perché.

Queste persone hanno poco coinvolgimento o interesse acquisito nel tuo lavoro, ma sono molto potenti. Fai del tuo meglio per tenerli soddisfatti, ma non prendere troppo il loro tempo. Cerca le loro intuizioni attorno alle grandi decisioni e assicurati che capiscano come il tuo lavoro li influenzerà positivamente. Queste persone fanno potenti campioni una volta che li vinci.

Queste persone sono appassionate del progetto e vocali il loro sostegno agli altri, ma hanno poca potenza o influenza. Tienili nel loop e informali di eventuali importanti sviluppi. Il tuo lavoro può influenzare direttamente queste persone, quindi di solito sono più che disposti a arrotolare le maniche e aiutarti.

Il più apatico del gruppo, queste persone sono le meno colpite dal tuo lavoro e dovrebbero richiedere poco tempo e attenzione. Non appoggiare le loro piume e rimarranno fuori dalla tua strada.

Utilizzare la matrice sopra riportata per identificare rapidamente i tuoi campioni e potenziali detrattori. Ma essere consigliato: un campione attivo potrebbe diventare un blocco pedonale durante la notte. Gestire le parti interessate e monitora le loro e-mail di revisione dello stato o commenti per anticipare la svolta della marea. Mantieni i canali di comunicazione aperti a capovolta da qualsiasi crescita negatività.

2. Ascolta quello che dicono

Non chiudere i canali di comunicazione perché non ti piace quello che senti. Cerca di vedere dove provengono le parti interessate difficili e mettiti nelle loro scarpe per capire meglio la loro motivazione e obiettivi.

Fare uno sforzo per capire il loro punto di vista. Se quello che stanno dicendo è frustrante, chiediti: fai allineare i loro bisogni con gli obiettivi del tuo progetto? Vogliono semplicemente che le cose hanno fatto un modo diverso? Prova a trovare terreno comune.

Soprattutto, la gente vuole sentirsi capita e sentire che le loro opinioni contano. Ecco alcuni modi per gestire gli stakeholder e mostrarli che contano:

3. incontrali uno su uno

Pianificare il tempo per incontrare individualmente le parti interessate difficili.

L'incontro senza che altri stakeholder nella stanza prende la pressione e li fa sentire più a proprio agio. Questo porta a conversazioni più chiari e calme.

Prendi questo momento per esplorare il loro punto di vista e le soluzioni preferite. Tuttavia, non chiedere sfacciatamente perché non amano il tuo piano. Invece, chiedi domande aperte sulle loro opinioni e chiedi come sentono il progetto progredendo.

Gestire gli stakeholder One-On-Ons impedisce anche le loro opinioni negative di influenzare gli altri sul progetto. Quando il feedback attraversa la linea da Costruttive a Pure Negatività, è meglio isolare la situazione e gestirla una sola.

4. Determina la loro motivazione

Cosa sta causando la resistenza improvvisa dei tuoi stakeholder? Sono preoccupati di andare oltre il budget? Ansioso il progetto non sta diventando il modo in cui immaginavano? Stanno rispondendo a un consiglio di amministrazione che hanno i loro dubbi?

La chiave per gestire gli stakeholder è quella di affrontare la motivazione alla base della loro resistenza ti aiuterà a spot a compromessi, creare una soluzione Win / Win e finisci il progetto.

Chiediti le seguenti domande per raggiungere il fondo delle loro motivazioni:

Il lavoro investigativo ti farà solo finora: non aver paura di porre i tuoi stakeholder direttamente queste domande. Tenere aperta le linee di comunicazione per anticipare qualsiasi resistenza e regolare di conseguenza.

Tieni le persone che vanno avanti

Ascolta i tuoi stakeholder e si sforza di soddisfare le loro esigenze - difficile o meno. Garantire che si sentono ascoltati, valutati e apprezzati credono fiducia e sostegno. Costruire relazioni e comprensione della motivazione richiede tempo e sforzi ma renderà il tuo lavoro più facile a lungo termine. I progetti hanno più successo quando tutti sono a bordo e sulla stessa pagina!

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