4 Strategi untuk berurusan dengan pemangku kepentingan yang sulit

Jika Anda belum merasa senang berurusan dengan pemangku kepentingan yang sulit, jangan khawatir. Kamu akan segera. Ini berarti Anda harus mempersenjatai diri dengan strategi untuk mengelolanya secara damai dan terus bekerja padaproyekMeskipun memungkinkan penghalang jalan.

Kami ingin membantu. Berikut adalah empat tips untuk membantu Anda mengelola pemangku kepentingan dan mengubah situasi untuk kebaikan proyek.

Peran siapa itu untuk mengelola pemangku kepentingan pada suatu proyek?

Dengan begitu banyak individu dan tim yang terlibat dalam keberhasilan suatu proyek, Anda mungkin bertanya-tanya pekerjaan siapa yang mengelola pemangku kepentingan. Tanggung jawab itu tidak ada gunanya selain manajer proyek, tentu saja!

Sebagai manajer proyek, Anda perlu memberikan kepemimpinan dan panduan dan juga bertindak sebagai jembatan antara AndaStakeholder.Harapan dan kemampuan tim Anda untuk bertemu dengan mereka. Sementara penyelarasan pemangku kepentingan adalah tujuannya, itu tidak selalu menjadi kenyataan.

Menurut penelitianDilakukan oleh Geneca, hanya 23% pemangku kepentingan dan manajer proyek sesuai dengan proyek tersebut dilakukan.

Seorang manajer proyek yang baik harus bekerja sama dengan tim untuk menyelesaikan tugas, tetapi juga berkomunikasi dan berlatihManajemen Pemangku Kepentingan Proyekuntuk membangun hubungan dengan kepemimpinan senior.

Mengapa Mengelola Stakeholder penting bagi kesehatan suatu proyek

Aspek penting dari mengelola suatu proyek adalah mengembangkan hubungan positif dengan para pemangku kepentingannya.

Dengan mengembangkan pemahaman mendalam tentang pemangku kepentingan proyek Anda, manajer proyek dapat membuat rencana suara untuk menghilangkan penundaan, memitigasi risiko, dan lebih baik menyelaraskan proyek dengan tujuan bisnis yang lebih luas.

Menilai kepentingan pemangku kepentingan Anda juga memberikan dasar yang kuat untuk kepatuhan hukum, memungkinkan Anda untuk menempatkan protokol di tempat yang melindungi privasi para pemangku kepentingan.

Bendera Merah yang menandakan seorang pemangku kepentingan mungkin menjadi sulit

Menciptakan dan mengembangkan strategi untuk manajemen pemangku kepentingan proyek jauh lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Mengelola pemangku kepentingan dapat menjadi tantangan, terutama jika mereka mengambil tindakan yang merongrong penyebab umum.

Untuk membantu Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan yang bermasalah, kami telah mengumpulkan beberapa tanda-tanda teliti yang menunjukkan Anda mungkin berurusan dengan pemangku kepentingan yang sulit:

Komunikasi yang buruk

Salah satu aspek paling penting dari pengelolaan para pemangku kepentingan adalah menangkap harapan dan tujuan proyek mereka.

Pada titik ini selama proyek, Anda harus mengklarifikasi kriteria kinerja, proyekkendala, dan wawasan tambahan tentang bagaimana para pemangku kepentingan mendefinisikan keberhasilan proyek. Ini adalah cara untuk mendelegasikan tugas dengan kepercayaan diri yang lebih besar.

Komunikasi yang jelas dan konsisten sangat penting bagi organisasi yang efektif - terlepas dari lini kerja Anda. Dengan mengingat hal itu, para pemangku kepentingan yang gagal mengembalikan panggilan atau membalas email tepat waktu jangan membuat pekerjaan Anda lebih mudah. Kurangnya komunikasi ini juga dapat menyampaikan ketidaktertarikan mereka dalam proyek secara keseluruhan.

Mereka hanya berbagi komentar kritis

Lakukan pemangku kepentingan Anda sajaberkontribusi komentar negatifKapan mereka memberikan pendapat mereka? Ini adalah tanda peringatan lain bahwa Anda berurusan dengan para pemangku kepentingan yang sulit: Anda lebih cenderung mendengar komentar negatif dari pertemuan pemangku kepentingan selama proyek Anda.

Bisa sangat sulit untuk mencari tahuCara merespons klien yang tidak puas dengan laporan status proyek. Tentu, kritik konstruktif tidak pernah menyakiti siapa pun - dan Anda bahkan bisa mendapat manfaat dari kejujuran yang agak berani sesekali. Namun, beberapa pemangku kepentingan mungkin kasar dan tidak kooperatif tanpa alasan yang sebenarnya.

Mereka tidak memiliki rasa urgensi

Para pemangku kepentingan Anda harus berbagi rasa urgensi yang sama dari awal hingga akhir .. Lagi pula, semakin cepat Anda selesai, semakin banyak dolar di saku Anda! Jika pemangku kepentingan tampaknya memompa istirahat pada proyek Anda atau memberikan umpan balik yang tertunda, ini dapat mengisyaratkan bahwa tidak ada lagi rasa urgensi dalam pikiran mereka.

Oleh karena itu, pemangku kepentingan yang gagal menyampaikan rasa urgensi adalah bendera merah utama.

Mereka menarik sumber daya dari proyek sebelum waktunya

Jika manajer fungsional dan pemangku kepentingan lainnya menolak untuk melepaskan sumber daya yang diperlukan untuk memulai proyek, mereka mungkin tidak perlu melihat nilai dalam proyek.

Akibatnya, proyek Anda dapat menderitakualitasmasalah dan keterlambatan. Taruhan terbaik Anda di sini adalah membidik lengkapTransparansi kampanye, yang dapat membantu membangun kepercayaan pemangku kepentingan pada proyek.

Pengingat: Jangan membakar jembatan

Yang paling penting untuk diingat adalah bahwa pemangku kepentingan juga ingin proyek berhasil. Namun, cara mereka mengekspresikan keinginan ini dapat berubah selama proyek. Suatu hari mereka akan mendukung Anda, dan hari berikutnya mereka akan berdebat jika pekerjaan tidak dilakukan dengan cara tertentu. Tapi mereka bukan "switching side" -Their adalah kesuksesan proyek. Bukan kamu vs. mereka.

Jangan mengambil resistensi secara pribadi, dan ingat: bisnis adalah bisnis. Burning Bridges merugikan kesuksesan karir. Anda tidak dapat mengabaikan pemangku kepentingan yang sulit. Anda harus menemukan cara untuk bekerja dengan mereka (atau di sekitar mereka) dan meredakan situasinya.

Berikut adalah empat cara yang terbukti untuk menghadapi bahkan pemangku kepentingan yang paling sulit dan memastikan proyek Anda bergerak maju:

Empat strategi untuk berurusan dengan pemangku kepentingan yang sulit

1. Identifikasi mereka dan perhatikan dengan cermat

Langkah pertama adalah dengan jelas mengidentifikasi pemangku kepentingan Anda dan mencari tahu apa yang memotivasi mereka. Seorang pemangku kepentingan adalah siapa saja yang terkena dampak pekerjaan Anda, memiliki pengaruh atau kekuasaan atasnya, atau memiliki minat dalam keberhasilannya. Berikut adalah beberapa contoh umum individu atau kelompok pemangku kepentingan:

Anda dapat memisahkan pemangku kepentingan menjadi tiga kategori utama:

Orang yang langsung dipengaruhi oleh pekerjaan. Para pemangku kepentingan utama biasanya merupakan penerima manfaat proyek. Pelanggan sering jatuh ke dalam kategori ini.

Orang secara tidak langsung terkena dampak pekerjaan. Para pemangku kepentingan sekunder termasuk tim yang mendukung proyek dan / atau yang terkena dampak dari hasilnya.

Orang-orang dengan pengaruh kuat atas pekerjaan dan kepentingan pribadi dalam keberhasilannya. Grup ini termasuk eksekutif.

Setiap kelompok memiliki minat, tujuan, dan agenda yang berbeda - banyak yang bersaing. Identifikasi dan peringkat pengaruh dan minat mereka untuk menjaga proyek bergerak dan menghindari ditarik ke segala arah. Tidak semua pemangku kepentingan diciptakan sama, jadi mencari tahu siapa yang memegang Sway dan adalah juara terbaik Anda menghemat banyak tekanan.

Anda selanjutnya dapat mengklasifikasikan pemangku kepentingan menggunakan matriks sederhana ini:

Orang-orang ini memiliki minat besar pada pekerjaan Anda dan kekuatan untuk membantu Anda berhasil. Sangat penting untuk sepenuhnya melibatkan orang-orang ini dan memastikan mereka puas. Konsultasikan dengan mereka sebelumnyaMemulai proyek baru, perhatikan masukan mereka dan mengimplementasikan ide-ide mereka jika memungkinkan. Simpan di loop ketika ide orang lain dipilih dan beri tahu mereka mengapa.

Orang-orang ini memiliki sedikit keterlibatan atau kepentingan pribadi dalam pekerjaan Anda, tetapi sangat kuat. Lakukan yang terbaik untuk membuat mereka puas, tetapi jangan mengambil terlalu banyak waktu mereka. Mencari wawasan mereka sekitar keputusan besar dan pastikan mereka memahami bagaimana pekerjaan Anda akan mempengaruhi mereka secara positif. Orang-orang ini membuat juara yang kuat begitu Anda memenangkannya.

Orang-orang ini bersemangat tentang proyek dan menyuarakan dukungan mereka kepada orang lain, tetapi memiliki sedikit kekuatan atau pengaruh. Simpan di loop mereka dan beri tahu mereka tentang perkembangan besar. Pekerjaan Anda dapat langsung berdampak pada orang-orang ini, sehingga mereka biasanya lebih dari bersedia untuk menggulung lengan baju mereka dan membantu Anda keluar.

Yang paling apatis dari sekelompok, orang-orang ini yang paling tidak terpengaruh oleh pekerjaan Anda dan harus mengambil sedikit waktu dan perhatian. Jangan mengacaukan bulu mereka dan mereka akan keluar dari jalan Anda.

Gunakan matriks di atas untuk dengan cepat mengidentifikasi juara dan pencela potensial Anda. Tetapi disarankan: juara aktif mungkin menjadi penghalang jalan semalam. Kelola pemangku kepentingan dan memantau status tinjauan email atau komentar mereka untuk mengantisipasi pergantian pasang. Simpan saluran komunikasi terbuka untuk memimpin negativitas yang tumbuh.

2. Dengarkan apa yang mereka katakan

Jangan tutup saluran komunikasi karena Anda tidak menyukai apa yang Anda dengar. Cobalah untuk melihat di mana para pemangku kepentingan yang sulit berasal dan menempatkan diri Anda pada posisi mereka untuk lebih memahami motivasi dan tujuan mereka.

Berusaha untuk memahami sudut pandang mereka. Jika apa yang mereka katakan membuat frustrasi, tanyakan pada diri sendiri: lakukan kebutuhan mereka sejalan dengan tujuan proyek Anda? Apakah mereka hanya menginginkan sesuatu dilakukan dengan cara yang berbeda? Cobalah untuk menemukan tempat bersama.

Di atas segalanya, orang ingin merasa dipahami dan merasa bahwa pendapat mereka penting. Berikut adalah beberapa cara untuk mengelola pemangku kepentingan dan menunjukkan kepada mereka mereka penting:

3. Temui mereka satu lawan satu

Jadwalkan waktu untuk bertemu dengan para pemangku kepentingan yang sulit secara individual.

Pertemuan tanpa pemangku kepentingan lain di kamar mengambil tekanan dan membuat mereka merasa lebih nyaman. Ini mengarah pada percakapan yang lebih jelas dan tenang.

Luangkan waktu ini untuk mengeksplorasi solusi sudut pandang dan pilihan mereka. Namun, jangan terang-terangan bertanya mengapa mereka tidak menyukai rencana Anda. Sebagai gantinya, tanyakan pertanyaan terbuka tentang pendapat mereka dan tanyakan bagaimana perasaan mereka berkembang.

Mengelola pemangku kepentingan satu-satu juga mencegah pendapat negatif mereka mempengaruhi orang lain pada proyek. Ketika umpan balik melintasi garis dari negativitas konstruktif ke murni, yang terbaik adalah mengisolasi situasi dan menanganinya satu lawan satu.

4. Tentukan motivasi mereka

Apa yang menyebabkan resistensi mendadak pemangku kepentingan Anda? Apakah mereka khawatir tentang mengatasi anggaran? Cemas proyek tidak berubah seperti yang mereka bayangkan? Apakah mereka menjawab ke dewan direksi yang memiliki keraguan mereka sendiri?

Kunci untuk mengelola pemangku kepentingan adalah untuk mengatasi motivasi yang mendasari perlawanan mereka akan membantu Anda melihat kompromi, membuat solusi win / win, dan menyelesaikan proyek.

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut untuk sampai ke bagian bawah motivasi mereka:

Pekerjaan detektif hanya akan membuat Anda sejauh ini: jangan takut untuk meminta pemangku kepentingan Anda pertanyaan-pertanyaan ini secara langsung. Jaga agar garis komunikasi terbuka untuk mengantisipasi perlawanan dan sesuaikan.

Jauhkan orang maju

Dengarkan pemangku kepentingan Anda dan berusaha untuk memenuhi kebutuhan mereka - sulit atau tidak. Memastikan mereka merasa terdengar, dihargai, dan menghargai kepercayaan dan dukungan Grows. Membangun hubungan dan memahami motivasi membutuhkan waktu dan usaha tetapi akan membuat pekerjaan Anda lebih mudah dalam jangka panjang. Proyek lebih sukses ketika semua orang berada di papan dan di halaman yang sama!

Cara PenggunaanUDN Task Manager.Saat berhadapan dengan pemangku kepentingan yang sulit

Memvisualisasikan tenggat waktu dan tujuan proyek hanyalah salah satu dari banyak aspek manajemen pemangku kepentingan yang sukses. DenganUDN Task Manager.Alat pelaporan canggih, manajer proyek dapat memanfaatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam produktivitas dan tekanan beban kerja tim mereka.

Otomasi, pelaporan waktu-nyata, dan dasbor yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda untuk menghilangkan penundaan komunikasi dan memastikan bahwa tim dan pemangku kepentingan Anda dapat mencapai tujuan bisnis bersama. Memusatkanmanajemen proyekPada satu platform sehingga Anda dan pemangku kepentingan proyek Anda selalu berada di halaman yang sama.

Tertarik belajar lebih banyak? LihatlahPanduan Layanan ProfesionalUntuk sumber daya mendalam tentang segala sesuatu yang masuk ke dalam mengelola layanan profesional. Mendaftar untuk auji coba dua minggu gratisUntuk melihat bagaimana Anda dapat mulai mengelola pemangku kepentingan secara lebih efektif dan efisien.