4 Στρατηγικές για την αντιμετώπιση δύσκολων ενδιαφερομένων

Εάν δεν έχετε την ευχαρίστηση να ασχοληθείτε ακόμα με τους δύσκολους ενδιαφερόμενους, μην ανησυχείτε. Σύντομα θα. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να χτυπήσετε τον εαυτό σας με στρατηγικές για να τις διαχειριστείτε φιλικά και να συνεχίσετε να εργάζεστε στοέργοπαρά τα πιθανά οδοφράγματα.

Θέλουμε να βοηθήσουμε. Εδώ είναι τέσσερις συμβουλές για να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τα ενδιαφερόμενα μέρη και να μετατρέψετε μια κατάσταση γύρω από το καλό του έργου.

Ποιος είναι ο ρόλος που διαχειρίζεται τα ενδιαφερόμενα μέρη σε ένα έργο;

Με τόσα πολλά άτομα και ομάδες που εμπλέκονται στην επιτυχία ενός έργου, ίσως να αναρωτιέστε ποια δουλειά είναι να διαχειριστείτε τα ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτή η ευθύνη δεν εμπίπτει σε κανένα άλλο από το διαχειριστή του έργου, φυσικά!

Ως διαχειριστής έργου, πρέπει να παρέχετε ηγεσία και καθοδήγηση και επίσης να ενεργήσετε ως τη γέφυρα μεταξύ σαςφαίοςΟι προσδοκίες και η ικανότητα των ομάδων σας να τις συναντήσουν. Ενώ η ευθυγράμμιση των ενδιαφερομένων είναι ο στόχος, δεν είναι πάντα η πραγματικότητα.

Σύμφωνα με έρευναπου διεξάγονται από την GENECA, μόλις το 23% των ενδιαφερομένων και των διαχειριστών έργων συμφωνούν όταν το έργο γίνεται.

Ένας καλός διαχειριστής έργου θα πρέπει να συνεργάζεται στενά με την ομάδα για να επιτύχει καθήκοντα, αλλά και να επικοινωνεί και να εξασκηθείΔιαχείρηση των ενδιαφερομένων έργωνγια την οικοδόμηση σχέσεων με ανώτερη ηγεσία.

Γιατί η διαχείριση των ενδιαφερομένων είναι σημαντική για την υγεία ενός έργου

Μια βασική πτυχή της διαχείρισης ενός έργου είναι η ανάπτυξη θετικών σχέσεων με τους ενδιαφερόμενους.

Με την ανάπτυξη μιας βαθιάς κατανόησης των ενδιαφερομένων έργων, οι διαχειριστές έργων μπορούν να δημιουργήσουν ηχητικά σχέδια για την εξάλειψη των καθυστερήσεων, των κίνδυνων μετριασμού και καλύτερη ευθυγράμμιση έργων με ευρύτερους επιχειρηματικούς στόχους.

Η αξιολόγηση των συμφερόντων του ενδιαφερομένου παρέχει επίσης ισχυρή βάση για τη νομική συμμόρφωση, επιτρέποντάς σας να θέτετε να θέσετε πρωτόκολλα που προστατεύουν την προστασία της ιδιωτικής ζωής των ενδιαφερομένων.

Οι κόκκινες σημαίες που υποδηλώνουν έναν ενδιαφερόμενο ενδιαφερόμενο μπορεί να γίνουν δύσκολες

Η δημιουργία και η ανάπτυξη μιας στρατηγικής για τη διαχείριση των ενδιαφερομένων μερών είναι πολύ πιο εύκολο να αναφερθεί από ό, τι έγινε. Η διαχείριση των ενδιαφερομένων μπορεί να αποτελέσει πρόκληση, ειδικά αν λάβουν ενέργειες που υπονομεύουν την κοινή αιτία.

Για να σας βοηθήσουμε να εντοπίσετε προβληματικές ενδιαφερόμενες φορείς, έχουμε συγκεντρώσει κάποιες συμπληρωματικές πινακίδες που δείχνουν ότι μπορεί να αντιμετωπίσετε ένα δύσκολο φορέα:

Φτωχή επικοινωνία

Μία από τις πιο κρίσιμες πτυχές της διαχείρισης των ενδιαφερομένων συλλαμβάνει τις προσδοκίες και τους στόχους του έργου.

Σε αυτό το σημείο κατά τη διάρκεια του έργου, θα πρέπει να διευκρινίσετε τα κριτήρια απόδοσης, το έργοπεριορισμοίκαι πρόσθετη εικόνα για τον τρόπο με τον οποίο οι ενδιαφερόμενοι ορίζουν την επιτυχία του έργου. Αυτός είναι ο τρόπος για να αναθέσετε καθήκοντα με μεγαλύτερη εμπιστοσύνη.

Η σαφής και συνεπής επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για μια αποτελεσματική οργάνωση - ανεξάρτητα από τη γραμμή εργασίας σας. Με αυτό το μυαλό, τα ενδιαφερόμενα μέρη που δεν επιστρέφουν κλήσεις ή απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εγκαίρως δεν κάνουν την εργασία σας πιο εύκολη. Αυτή η έλλειψη επικοινωνίας μπορεί επίσης να μεταφέρει την αδιαφορία τους στο έργο στο σύνολό του.

Μοιράζονται μόνο κρίσιμες παρατηρήσεις

Κάνετε μόνο τα ενδιαφερόμενα μέρη σαςΣυμβάλλετε αρνητικά σχόλιαόταν δίνουν τις απόψεις τους; Αυτό είναι ένα ακόμη προειδοποιητικό σήμα που ασχολείστε με τους δύσκολους ενδιαφερόμενους: είστε πιο πιθανό να ακούσετε αρνητικά σχόλια από συναντήσεις των ενδιαφερομένων κατά τη διάρκεια του έργου σας.

Μπορεί να είναι πολύ δύσκολο να καταλάβουμεΠώς να απαντήσετε σε έναν πελάτη που είναι δυσαρεστημένος με την έκθεση κατάστασης του έργου. Σίγουρα, η εποικοδομητική κριτική δεν έβλαψε ποτέ κανέναν - και θα μπορούσατε ακόμη να επωφεληθείτε από μάλλον τολμηρή ειλικρίνεια κάθε φορά σε μια στιγμή. Ωστόσο, ορισμένοι ενδιαφερόμενοι ενδέχεται να είναι αγενείς και μη συνεργάτες χωρίς πραγματικό λόγο.

Δεν μοιράζονται την αίσθηση επείγουσας ανάγκης

Οι ενδιαφερόμενοι σας θα πρέπει να μοιράζονται την ίδια αίσθηση επείγουσας ανάγκης από την αρχή μέχρι το τέλος .. Μετά από όλα, όσο πιο γρήγορα τελειώσατε, τα περισσότερα δολάρια στην τσέπη σας! Εάν οι ενδιαφερόμενοι φαίνονται να αντλούν τα διαλείμματα στο έργο σας ή να δώσουν καθυστερημένη ανατροφοδότηση, αυτό μπορεί να υπονοεί ότι δεν υπάρχει πλέον μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης στο μυαλό τους.

Ως εκ τούτου, οι ενδιαφερόμενοι που αποτυγχάνουν να μεταφέρουν μια αίσθηση επείγουσας ανάγκης είναι μια μεγάλη κόκκινη σημαία.

Τραβουν πόρους από το έργο πρόωρα

Εάν οι λειτουργικοί διαχειριστές και άλλοι ενδιαφερόμενοι αρνούνται να απελευθερώσουν τους πόρους που απαιτούνται για την έναρξη του έργου, μπορεί να μην βλέπουν αναγκαστικά την αξία του έργου.

Κατά συνέπεια, το έργο σας μπορεί να υποφέρειποιότηταθέματα και καθυστερήσεις. Το καλύτερο στοίχημά σας εδώ είναι να στοχεύσετε πλήρειςδιαφάνεια καμπάνιας, που μπορούν να συμβάλουν στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης των ενδιαφερομένων στο έργο.

Υπενθύμιση: Μην καίτε γέφυρες

Το πιο σημαντικό πράγμα που θυμάται είναι ότι οι ενδιαφερόμενοι θέλουν επίσης το έργο να πετύχει. Ωστόσο, ο τρόπος που εκφράζουν αυτή την επιθυμία ενδέχεται να αλλάξουν κατά τη διάρκεια του έργου. Μια μέρα θα σας υποστηρίξουν και την επόμενη μέρα θα υποστηρίξουν αν η εργασία δεν έχει γίνει ένας συγκεκριμένος τρόπος. Αλλά δεν "αλλάζουν πλευρές" - η πλευρά της πλευράς είναι η επιτυχία του έργου. Δεν είσαι εναντίον τους.

Μην παίρνετε προσωπικά αντίσταση, και θυμηθείτε: Η επιχείρηση είναι η επιχείρηση. Η καύση γέφυρες είναι επιζήμια για την επιτυχία της σταδιοδρομίας. Δεν μπορείτε να απορρίψετε τους δύσκολους ενδιαφερόμενους. Πρέπει να βρείτε έναν τρόπο να συνεργαστείτε μαζί τους (ή γύρω τους) και να αποφύγετε την κατάσταση.

Εδώ είναι τέσσερις αποδεδειγμένοι τρόποι αντιμετώπισης ακόμη και των πιο δύσκολων ενδιαφερομένων και να διασφαλίσουν τα έργα σας να προχωρήσουν προς τα εμπρός:

Τέσσερις στρατηγικές για την αντιμετώπιση των δύσκολων φορέων

1. Προσδιορίστε τα και να τα παρακολουθήσετε στενά

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε σαφώς τα ενδιαφερόμενα μέρη σας και να καταλάβετε τι τους παρακινήσει. Ένας ενδιαφερόμενος είναι ο καθένας που επηρεάζεται από την εργασία σας, έχει επιρροή ή εξουσία πάνω από αυτό ή έχει ενδιαφέρον για την επιτυχία του. Ακολουθούν ορισμένα κοινά παραδείγματα ατόμων ή ομάδων ενδιαφερομένων:

Μπορείτε να διαχωρίσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη σε τρεις κύριες κατηγορίες:

Οι άνθρωποι που επηρεάζονται άμεσα από το έργο. Οι κύριοι ενδιαφερόμενοι είναι συνήθως δικαιούχοι έργων. Οι πελάτες συχνά εμπίπτουν σε αυτή την κατηγορία.

Άτομα που επηρεάζονται έμμεσα από το έργο. Οι δευτερεύοντες ενδιαφερόμενοι περιλαμβάνουν ομάδες που υποστηρίζουν το έργο ή / και εκείνων που επηρεάζονται από το αποτέλεσμα της.

Άτομα με έντονη επιρροή για το έργο και ένα κεκτημένο ενδιαφέρον για την επιτυχία του. Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει στελέχη.

Κάθε ομάδα έχει διαφορετικά συμφέροντα, στόχους και ατζέντες - πολλοί ανταγωνίζονται. Προσδιορίστε και κατατάσσουν την επιρροή τους και το ενδιαφέρον τους για να διατηρήσουν τα έργα να κινούνται και να αποφύγετε να τραβήξετε κάθε φορά. Όχι όλοι οι ενδιαφερόμενοι δημιουργούνται ίσοι, έτσι ώστε να υπολογίσετε ποιος κρατάει κυριαρχεί και ο καλύτερος πρωταθλητής σας σώζει πολύ άγχος.

Μπορείτε να ταξινομήσετε περαιτέρω τα ενδιαφερόμενα μέρη χρησιμοποιώντας αυτό το απλό Matrix:

Αυτοί οι άνθρωποι έχουν μεγάλο ενδιαφέρον για την εργασία σας και τη δύναμη να σας βοηθήσουν να πετύχετε. Είναι κρίσιμο να εμπλακεί πλήρως αυτούς τους ανθρώπους και να βεβαιωθείτε ότι είναι ικανοποιημένοι. Συμβουλευτείτε τους πρινΞεκινώντας ένα νέο έργο, δώστε προσοχή στην εισροή τους και να εφαρμόζουν τις ιδέες τους όταν είναι δυνατόν. Κρατήστε τα στο βρόχο όταν οι ιδέες κάποιου άλλου επιλέγονται και ενημερώστε τους γιατί.

Αυτοί οι άνθρωποι έχουν ελάχιστη συμμετοχή ή ενδιαφέρον για την εργασία σας, αλλά είναι πολύ ισχυρές. Κάνετε το καλύτερό σας για να τους κρατήσετε ικανοποιημένους, αλλά μην πάρετε πάρα πολύ το χρόνο τους. Ζητήστε τις γνώσεις τους γύρω από τις μεγάλες αποφάσεις και βεβαιωθείτε ότι καταλαβαίνουν πώς η δουλειά σας θα τους επηρεάσει θετικά. Αυτοί οι λαοί κάνουν ισχυρούς πρωταθλητές μόλις κερδίσετε τους.

Αυτοί οι άνθρωποι είναι παθιασμένοι με το έργο και φωνίζουν την υποστήριξή τους σε άλλους, αλλά έχουν μικρή δύναμη ή επιρροή. Κρατήστε τα στο βρόχο και ενημερώστε τους για οποιεσδήποτε σημαντικές εξελίξεις. Η δουλειά σας μπορεί να επηρεάσει άμεσα αυτούς τους ανθρώπους, έτσι ώστε να είναι συνήθως περισσότερο από πρόθυμοι να κυλήσουν τα μανίκια τους και να σας βοηθήσουν.

Το πιο απογοητευτικό της δέσμης, αυτοί οι άνθρωποι επηρεάζονται λιγότερο από το έργο σας και πρέπει να αναλάβουν λίγο χρόνο και προσοχή. Μην κλαπεί τα φτερά τους και θα μείνουν έξω από το δρόμο σας.

Χρησιμοποιήστε την παραπάνω μήτρα για να προσδιορίσετε γρήγορα τους πρωταθλητές και τους πιθανούς δυσκολίες σας. Αλλά να συμβουλεύεται: Ένας ενεργός πρωταθλητής μπορεί να γίνει οδός κατά τη διάρκεια της νύχτας. Διαχειριστείτε τα ενδιαφερόμενα μέρη και παρακολουθήστε την κατάστασή τους τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή τα σχόλια για την πρόβλεψη της στροφής της παλίρροιας. Κρατήστε τα κανάλια επικοινωνίας ανοιχτά για να απομακρύνετε οποιαδήποτε αυξανόμενη αρνητικότητα.

2. Ακούστε τι λένε

Μην κλείνετε κανάλια επικοινωνίας επειδή δεν σας αρέσει αυτό που ακούτε. Προσπαθήστε να δείτε πού προέρχονται οι δύσκολοι φορείς και βάζετε τον εαυτό σας στα παπούτσια τους για να κατανοήσουν καλύτερα τα κίνητρά και τους στόχους τους.

Προσπαθήστε να κατανοήσετε την άποψή τους. Αν αυτό που λένε είναι απογοητευτικό, ρωτήστε τον εαυτό σας: Οι ανάγκες τους ευθυγραμμίζονται με τους στόχους του έργου σας; Απλά θέλουν τα πράγματα να κάνουν διαφορετικό τρόπο; Προσπαθήστε να βρείτε κοινό έδαφος.

Πάνω απ 'όλα, οι άνθρωποι θέλουν να αισθάνονται κατανοητές και να αισθάνονται ότι οι απόψεις τους έχουν σημασία. Εδώ είναι μερικοί τρόποι να διαχειριστείτε τα ενδιαφερόμενα μέρη και να τους δείξουν ότι έχουν σημασία:

3. Γνωρίστε τους ένα σε ένα

Πρόγραμμα χρόνου για να συναντηθείτε με τους δύσκολους ενδιαφερόμενους μεμονωμένα.

Η συνάντηση χωρίς άλλους ενδιαφερόμενους στο δωμάτιο παίρνει την πίεση μακριά και τους κάνει να αισθάνονται πιο άνετα. Αυτό οδηγεί σε πιο σαφείς και ήρεμες συνομιλίες.

Πάρτε αυτή τη φορά για να εξερευνήσετε την άποψή τους και τις προτιμώμενες λύσεις. Ωστόσο, μην ρωτάτε κατάφωρα γιατί δεν τους αρέσει το σχέδιό σας. Αντ 'αυτού, ρωτήστε τις ανοικτές ερωτήσεις σχετικά με τις απόψεις τους και ρωτήστε πώς αισθάνονται το έργο προχωράει.

Η διαχείριση των ενδιαφερομένων που εμποδίζει το One-on-One επίσης εμποδίζει τις αρνητικές τους απόψεις να επηρεάσουν τους άλλους στο έργο. Όταν η ανατροφοδότηση διασχίζει τη γραμμή από την εποικοδομητική στην καθαρή αρνητικότητα, είναι καλύτερο να απομονώσετε την κατάσταση και να το χειριστείτε το one-on-one.

4. Καθορίστε το κίνητρό τους

Τι προκαλεί την ξαφνική αντίσταση των ενδιαφερομένων; Ανησυχούν για τη μετάβαση στον προϋπολογισμό; Άγχος Το έργο δεν κλείνει τον τρόπο που οραματίστηκαν; Απαντούν σε ένα Διοικητικό Συμβούλιο που έχουν τις δικές τους αμφιβολίες;

Το κλειδί για τη διαχείριση των ενδιαφερομένων είναι η αντιμετώπιση των κινήτρων που υποστηρίζουν ότι η αντίσταση τους θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε συμβιβασμούς, να δημιουργήσετε μια λύση Win / Win και να ολοκληρώσετε το έργο.

Ρωτήστε τον εαυτό σας τις ακόλουθες ερωτήσεις για να φτάσετε στο κάτω μέρος των κινήτρων τους:

Η λειτουργία ντετέκτιβ θα σας πάρει μόνο μέχρι τώρα: μην φοβάστε να ρωτήσετε τους ενδιαφερόμενους σας αυτές τις ερωτήσεις άμεσα. Κρατήστε τις γραμμές επικοινωνίας ανοιχτές για να προβλέψετε οποιαδήποτε αντίσταση και να προσαρμόσετε ανάλογα.

Κρατήστε τους ανθρώπους να κινούνται προς τα εμπρός

Ακούστε τους ενδιαφερόμενους και προσπαθήστε να καλύψετε τις ανάγκες τους - δύσκολες ή όχι. Εξασφαλίζοντας ότι αισθάνονται ότι ακούγονται, εκτιμάται και εκτιμάται ότι μεγαλώνει εμπιστοσύνη και υποστήριξη. Οι οικοδομικές σχέσεις και το κίνητρο κατανόησης απαιτεί χρόνο και προσπάθεια, αλλά θα κάνει τη δουλειά σας ευκολότερη μακροπρόθεσμα. Τα έργα είναι πιο επιτυχημένα όταν όλοι είναι επί του σκάφους και στην ίδια σελίδα!

Πώς να χρησιμοποιήσετεUDN Task ManagerΚατά την αντιμετώπιση δύσκολων ενδιαφερομένων

Η οπτικοποίηση των προθεσμιών και των στόχων του έργου είναι μόνο μία από τις πολλές πτυχές της επιτυχημένης διαχείρισης των ενδιαφερομένων. ΜεUDN Task ManagerΤα προηγμένα εργαλεία αναφοράς, οι διαχειριστές έργων μπορούν να αξιοποιήσουν μεγαλύτερη προβολή στην παραγωγικότητα και την πίεση του φόρτου εργασίας των ομάδων τους.

Η αυτοματοποίηση, η αναφορά σε πραγματικό χρόνο και οι προσαρμόσιμοι πίνακες ελέγχου σας επιτρέπουν να εξαλείψετε τις καθυστερήσεις επικοινωνίας και να διασφαλίσετε ότι η ομάδα και τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να επιτύχουν επιχειρηματικούς στόχους μαζί. Συγκεντρώνωδιαχείριση έργουΣε μια ενιαία πλατφόρμα, ώστε εσείς και τα ενδιαφερόμενα μέρη σας είναι πάντα στην ίδια σελίδα.

Ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα; Ελέγξτε μαςΟδηγός επαγγελματικών υπηρεσιώνγια τους εμπεριστατωμένους πόρους σε ό, τι συμβαίνει στη διαχείριση μιας επαγγελματικής υπηρεσίας. Εγγραφείτε για έναΔωρεάν δοκιμή δύο εβδομάδωνΓια να δείτε πώς μπορείτε να αρχίσετε να διαχειρίζεστε τα ενδιαφερόμενα μέρη πιο αποτελεσματικά και αποτελεσματικά.