4 estrategias para tratar con las partes interesadas difíciles
Si aún no ha tenido el placer de tratar con las partes interesadas difíciles, aún no se preocupe. Tu pronto. Esto significa que debes armarte con estrategias para manejarlos amistosamente y continuar trabajando en elproyectoA pesar de los posibles obstáculos.
Queremos ayudar. Aquí hay cuatro consejos para ayudarlo a administrar las partes interesadas y convertir una situación por el bien del proyecto.
¿De quién es el papel para administrar las partes interesadas en un proyecto?
Con tantos individuos y equipos involucrados en el éxito de un proyecto, puede que se esté preguntando cuyo trabajo es administrar las partes interesadas. ¡Esa responsabilidad cae en ninguna otra cosa que el gerente del proyecto, por supuesto!
Como gerente de proyecto, debe proporcionar liderazgo y orientación y también actuar como el puente entre suInteresadoLas expectativas y la capacidad de tus equipos para conocerlos. Si bien la alineación de las partes interesadas es la meta, no siempre es la realidad.
Según estudiosRealizado por GEECA, solo el 23% de las partes interesadas y los gerentes de proyectos están de acuerdo en que se realiza el proyecto.
Un buen gerente de proyecto debe trabajar en estrecha colaboración con el equipo para lograr tareas, pero también comunicarse y practicar.Gestión de los interesados del proyectoPara construir una relación con el liderazgo superior.
¿Por qué administrar las partes interesadas es importante para la salud de un proyecto?
Un aspecto esencial de administrar un proyecto es desarrollar relaciones positivas con sus partes interesadas.
Al desarrollar una profunda comprensión de las partes interesadas de su proyecto, los gerentes de proyectos pueden crear planes sólidos para eliminar los retrasos, mitigar los riesgos y alinear mejor los proyectos con objetivos comerciales más amplios.
La evaluación de los intereses de su actitud también proporciona una base sólida para el cumplimiento legal, lo que le permite poner protocolos en su lugar que protegen la privacidad de las partes interesadas.
Las banderas rojas que significan un interesado pueden volverse difíciles
Crear y desarrollar una estrategia para la gestión de los interesados del proyecto es mucho más fácil que hacerlo. La gestión de las partes interesadas puede ser un desafío, especialmente si toman acciones que socavan la causa común.
Para ayudarlo a identificar a las partes interesadas problemáticas, hemos reunido algunos signos reveladores que indican que puede estar tratando con un interesado difícil:
Mala comunicación
Uno de los aspectos más críticos de la gestión de las partes interesadas es capturar sus expectativas y objetivos de proyecto.
En este punto durante el proyecto, tendrá que aclarar los criterios de rendimiento, el proyecto.restriccionese información adicional sobre cómo las partes interesadas definen el éxito del proyecto. Esta es la forma de delegar tareas con mayor confianza.
La comunicación clara y consistente es crucial para una organización efectiva, independientemente de su línea de trabajo. Con eso en mente, las partes interesadas que no devuelven llamadas o responden a los correos electrónicos a tiempo, no hagas más fácil su trabajo. Esta falta de comunicación también puede transmitir su desinterés en el proyecto en su conjunto.
Solo comparten comentarios críticos.
Haz tus partes interesadas solamenteContribuir comentarios negativos¿Cuándo dan sus opiniones? Esta es otra señal de advertencia que está tratando con las partes interesadas difíciles: es más probable que escuche comentarios negativos de las reuniones de los interesados durante su proyecto.
Puede ser muy difícil averiguarCómo responder a un cliente que no está satisfecho con el informe de estado del proyecto. Claras, las críticas constructivas nunca dañaron a nadie, y incluso podrías beneficiarse de una honestidad bastante audaz de vez en cuando. Sin embargo, algunas partes interesadas pueden ser groseras y poco cooperativas por ninguna razón real.
No comparten un sentido de urgencia
¡Sus partes interesadas deben compartir el mismo sentido de urgencia de principio a fin. Después de todo, cuanto antes termine, ¡más dólares en su bolsillo! Si las partes interesadas parecen estar bombeando los descansos en su proyecto o dando retroalimentación retrasados, esto puede hacer que no haya un sentido de urgencia en su mente.
Por lo tanto, las partes interesadas que no transmiten un sentido de urgencia son una bandera roja importante.
Tiran los recursos del proyecto prematuramente.
Si los gerentes funcionales y otras partes interesadas se niegan a liberar los recursos necesarios para iniciar el proyecto, es posible que no necesariamente vean el valor en el proyecto.
En consecuencia, su proyecto puede sufrir.calidadProblemas y retrasos. Tu mejor apuesta aquí es apuntar a completar.Campaña Transparencia, que puede ayudar a construir la confianza de las partes interesadas en el proyecto.
Recordatorio: No queme puentes
Lo más importante que debe recordar es que las partes interesadas también quieren que el proyecto tenga éxito. Sin embargo, la forma en que expresan este deseo puede cambiar a lo largo del proyecto. Un día te apoyarán, y al día siguiente argumentarán si el trabajo no se hace una manera particular. Pero no están "camisando lados", el aspecto del proyecto es el éxito del proyecto. No es usted vs. ellos.
No tome resistencia personalmente, y recuerde: el negocio es comercial. Los puentes ardientes son perjudiciales para el éxito profesional. No puedes descartar las partes interesadas difíciles. Debe encontrar una manera de trabajar con ellos (o alrededor de ellos) y desactivar la situación.
Aquí hay cuatro formas probadas de tratar incluso con las partes interesadas más difíciles y aseguran que sus proyectos avanzen:
Cuatro estrategias para tratar con las partes interesadas difíciles.
1. Identificarlos y verlos de cerca.
El primer paso es identificar claramente a sus partes interesadas y averiguar qué los motiva. Un interesado es cualquiera que se vea afectado por su trabajo, tiene influencia o poder sobre ella, o tiene un interés en su éxito. Aquí hay algunos ejemplos comunes de individuos o grupos de partes interesadas:
Puede separar a las partes interesadas en tres categorías principales:
Personas directamente afectadas por el trabajo. Las partes interesadas primarias suelen ser beneficiarios del proyecto. Los clientes a menudo caen en esta categoría.
Personas indirectamente afectadas por el trabajo. Las partes interesadas secundarias incluyen equipos que apoyan el proyecto y / o los impactados por su resultado.
Personas con una fuerte influencia sobre el trabajo y un interés personal en su éxito. Este grupo incluye ejecutivos.
Cada grupo tiene diferentes intereses, objetivos y agendas, muchos están compitiendo. Identifique y clasifique su influencia e interés para mantener los proyectos que se muevan y evitan que se saquen en todas direcciones. No todas las partes interesadas son creadas iguales, así que, por lo que descubren quién sostiene a Sway y es su mejor campeón le ahorra mucho estrés.
Puede clasificar más a las partes interesadas utilizando esta simple matriz:
Estas personas tienen un gran interés en su trabajo y el poder de ayudarlo a tener éxito. Es fundamental para comprometer a estas personas y asegurarse de que estén satisfechos. Consúltelos antescomenzando un nuevo proyecto, preste atención a sus aportes e implementa sus ideas cuando sea posible. Manténgalos en el bucle cuando se eligen las ideas de otra persona y hágales saber por qué.
Estas personas tienen poca participación o un interés creado en su trabajo, pero son muy poderosos. Haga lo mejor que pueda para mantenerlos satisfechos, pero no tome mucho tiempo. Busque sus ideas sobre las grandes decisiones y asegúrese de que entiendan cómo su trabajo los afectará positivamente. Estas personas hacen campeones poderosos una vez que los ganas.
Estas personas son apasionadas por el proyecto y expresan su apoyo a otros, pero tienen poco poder o influencia. Manténgalos en el bucle e infórmelos de cualquier evolución importante. Su trabajo puede afectar directamente a estas personas, por lo que generalmente están más que dispuestos a enrollar las mangas y ayudarlo.
Los más apáticos del grupo, estas personas son las menos afectadas por su trabajo y deben tomar poco tiempo y atención. No llenen sus plumas y se mantendrán fuera de su camino.
Use la matriz anterior para identificar rápidamente a sus campeones y detractores potenciales. Pero ser aconsejado: un campeón activo podría convertirse en un obstáculo durante la noche. Administre las partes interesadas y monitoree sus correos electrónicos de revisión de estado o comentarios para anticipar el giro de la marea. Mantenga los canales de comunicación abiertos para encabezar cualquier negatividad en crecimiento.
2. Escucha lo que dicen.
No cierre los canales de comunicación porque no le guste lo que oye. Trate de ver de dónde vienen las partes interesadas difíciles y se pongan en sus zapatos para comprender mejor su motivación y objetivos.
Haz un esfuerzo para entender su punto de vista. Si lo que dicen son frustrantes, pregúntese: ¿Sus necesidades se alinean con los objetivos de su proyecto? ¿Simplemente quieren que las cosas se hagan de una manera diferente? Trate de encontrar un terreno común.
Por encima de todo, la gente quiere sentirse entendida y sentir que sus opiniones importan. Aquí hay algunas formas de administrar las partes interesadas y mostrarles que importan:
3. Conozca con ellos uno en uno
Horario de tiempo para reunirse con partes interesadas difíciles individualmente.
La reunión sin otras partes interesadas en la sala se quita la presión y las hace sentirse más cómodos. Esto lleva a conversaciones más claras y tranquilas.
Tómese este tiempo para explorar su punto de vista y las soluciones preferidas. Sin embargo, no preguntes descaradamente por qué no les gusta su plan. En su lugar, haga preguntas abiertas sobre sus opiniones y pregunte cómo sienten que el proyecto está progresando.
Administrar a las partes interesadas, uno a uno, también evita que sus opiniones negativas influyan en el proyecto. Cuando la retroalimentación cruza la línea de la negatividad constructiva a la pura, es mejor aislar la situación y manejarla uno a uno.
4. Determinar su motivación.
¿Qué está causando la repentina resistencia de sus partes interesadas? ¿Están preocupados por pasar por el presupuesto? Ansioso El proyecto no está saliendo de la forma en que se imaginaron? ¿Están respondiendo a una junta directiva que tienen sus propias dudas?
La clave para administrar las partes interesadas es abordar la motivación que subyace a su resistencia lo ayudará a incluir compromisos, crear una solución de ganar / ganar y terminar el proyecto.
Pregúntese las siguientes preguntas para llegar al fondo de sus motivaciones:
El trabajo de detective solo lo llevará hasta ahora: no tenga miedo de preguntar a sus partes interesadas estas preguntas directamente. Mantenga las líneas de comunicación abiertas para anticipar cualquier resistencia y ajuste en consecuencia.
Mantener a las personas avanzando
Escuche a sus partes interesadas y se esfuerzan por satisfacer sus necesidades, difícil o no. Asegurarse de que se sientan escuchados, valorados y apreciados cultivan confianza y apoyo. La construcción de relaciones y la comprensión de la motivación lleva tiempo y esfuerzo, pero hará que su trabajo sea más fácil a largo plazo. ¡Los proyectos son más exitosos cuando todos están a bordo y en la misma página!
Cómo utilizarGestor de tareas UDNCuando se trata de partes interesadas difíciles.
Visualizar los plazos y los objetivos del proyecto son solo uno de los muchos aspectos de la gerencia exitosa de las partes interesadas. ConGestor de tareas UDNLas herramientas avanzadas de informes, los gerentes de proyectos pueden aprovechar una mayor visibilidad en la productividad y la presión de la carga de trabajo de sus equipos.
La automatización, los informes en tiempo real y los paneles personalizables le permiten eliminar los retrasos de comunicación y garantizar que su equipo y partes interesadas puedan lograr objetivos comerciales juntos. Centralizargestión de proyectosEn una sola plataforma para que usted y sus partes interesadas del proyecto estén siempre en la misma página.
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