13 Técnicas eficazes de gerenciamento de tempo para equipes ágeis
Atrasado para o trabalho novamente? Não é possível manter seu foco em uma tarefa por vez por causa de montes de carga de trabalho em você? Falha ao gerenciar efetivamente as recados diários e sempre fugir de tempo? Não é hora de uma consulta importante?
Estes são alguns dos cenários que a maioria de nós passou durante nossas vidas e cada vez que passamos por uma dessas situações, eles colocam um enorme ponto de interrogação em nossas habilidades de gerenciamento de tempo.
É altamente provável que você tenha tentado resolver essa questão ao longo do tempo, mas falhou a cada vez porque uma coisa ou outra não funcionou a seu favor. Por esta razão, você precisa continuar lendo, porque acabamos de reunir algumas das técnicas de gerenciamento de tempo mais eficazes para você!
Para sua facilidade, dividimos-lhes em duas categorias principais que acomodam suas necessidades pessoais e profissionais de gerenciamento de tempo.
Gestão de tempo eficaz no trabalho
Como você efetivamente gerencia o tempo diz muito sobre suas habilidades de utilização de tempo e é imperativo que você mostre alguns no seu local de trabalho para se deparar com uma pessoa confiável para o trabalho. Para algumas pessoas, o gerenciamento de tempo acaba por ser uma tarefa fácil, enquanto para outros, pode ser bastante um incômodo.
A lista a seguir consiste em algumas das dicas de gerenciamento de tempo mais eficazes que você pode acompanhar facilmente para aumentar sua produtividade de trabalho:
1. Priorize.
Comece seu dia no trabalho, priorizando as tarefas que estão à sua frente. Esta é uma ótima maneira de obter uma cabeça para o resto do seu dia.
Priorizando o trabalho de acordo com a urgência realmente ajudaria você a decidir o tempo que você precisa gastar em cada tarefa e é também uma maneira eficaz de decidir quais tarefas exigem sua maior atenção e quais podem ser atrasadas por algum tempo, essencialmente decolando o monte de tarefas.
Então, sem esperar mais, comece a priorizar agora! Uma dica útil para priorizar o que é importante é usar oMatriz Eisenhower.para a tomada de decisões.
2. Otimize o tempo gasto em mídias sociais
A vício em mídia social é real. UMAPesquisa de 1200 funcionáriosde diferentes empresas indicaram que 18% dos entrevistados admitiram usar a mídia social 10 vezes ou mais durante o dia.
Se você é uma daquelas pessoas que consistentemente gastam horas desnecessariamente longas em mídias sociais em nome de "obter uma pausa do trabalho", então meu querido amigo! Este é o problema. Você precisa se livrar desse hábito se quiser aumentar sua saída no trabalho.
Descubra quanto tempo você está gastando diariamente nas mídias sociais durante o horário de trabalho e analisa seus padrões diários de uso social da mídia. Esta avaliação irá ajudá-lo a analisar o tempo total gasto em mídias sociais, consequentemente ajudando você a diminuir dessa vez, tanto quanto possível para melhorar sua eficiência de trabalho.
3. Utilize horas de energia máxima
Cada pessoa tem um "relógio de corpo" que orienta a pessoa a comer, dormir ou trabalhar em momentos específicos e varia de pessoa para pessoa. Por exemplo; Meus padrões de dormir podem ser diferentes de você e vice-versa.
Da mesma forma, de acordo com este relógio do corpo, os níveis de produtividade em horas específicas do dia também diferem para cada indivíduo.De acordo com RedboothNormalmente, uma pessoa completaria a maioria das tarefas (9,7%) por volta das 11 da manhã. Depois, os níveis de produtividade provavelmente caírem.
Você pode ter ouvido falar de pessoas ao seu redor que não são pessoas de manhã ou trabalham melhor à noite. Isso é verdade porque para algumas das manhãs são glória e saída máxima é entregue durante o dia, enquanto para alguns outros, a noite é comparativamente mais produtiva para o trabalho e suas horas de pico são encontradas durante elas.
Para gerenciamento de tempo efetivo no trabalho, você precisa identificar suas horas de energia de pico e planejar seu dia em torno deles. Aproveite ao máximo o dia trabalhando em tarefas de alta prioridade durante essas horas. Ao fazer isso, você pode obter mais em menos tempo e pode dominar a habilidade de completar seu trabalho a tempo.
Então, não temer os prazos no trabalho e siga esta técnica simples para completar seu trabalho a tempo!
4. Otimizar
Observe o tempo necessário para tarefas-chave e otimize seus fluxos de trabalho para melhor gerenciamento do tempo. Tente automatizar suas tarefas. Uma maneira de fazer isso pode ser delegar os mais demorados em subtarefas menores para obter mais. Essa divisão em sub-tarefas menores também ajudaria você a entender as nuances da tarefa.
Dica de bônus: Usando ferramentas de gerenciamento de tempo profissional
Vamos apenas admitir que sem ferramentas ou softwares adequados, torna-se um incômodo para gerenciar eficientemente todas as tarefas individuais e de equipe no trabalho, o que, como resultado, dificulta a gestão do tempo.
Existem numerososFerramentas de gerenciamento de projetosDisponível na Internet que pode ser usado para gerenciar e controlar todas as suas atividades relacionadas ao trabalho, mas da minha experiência pessoal, há uma ferramenta de gerenciamento de projetos que pode facilitar sua vida e é amigável ao orçamento também.
Gerenciador de tarefas UDN. é novo no mercado, mas tem todos os recursos para gerenciar seus projetos e tarefas inteligentes para você. Existem placas separadas para todos os problemas e riscos, o que torna o rastreamento extremamente conveniente para você.
Algumas das outras ferramentas populares de gerenciamento de projetos que você pode usar sãoTrello , Asana., eWike, etc.
5. Evite multitarefa
Sim, você ouviu direito! Multitarefa é A.mito. Enquanto você está tentando realizar várias tarefas de uma só vez, você realmente está falhando em todos eles. Para elaborar ainda mais neste ponto, houve uma série interessante deexperimentos.Feito pelos especialistas da Universidade de Stanford, onde eles queriam descobrir o que a Edge os multitarros têm. Surpreendentemente, eles não tinham nenhum!
Os pesquisadores concluíram o estudo dizendo que, tentando manter o foco em várias coisas, os multitarros estão sempre distraídos e não conseguem manter seu foco em uma coisa, danificando seu controle cognitivo.
Quando você tenta multitarefa, não está totalmente engajado na tarefa em mãos e está constantemente se movendo para frente e para trás entre as tarefas, portanto, você não pode dar em seu esforço máximo para uma tarefa. Isso resulta em diminuição da produtividade e tempo desperdício.
Então, é seguro dizer que a multitarefa não é a melhor maneira de gerenciar seu tempo. Em vez de apertar mais tarefas em seu horário de trabalho, tente realizar pequenos significativos que mais importam e gerenciam o seu tempo de uma maneira melhor.
Leia também:
Qual é a matriz de Eisenhower? Como usá-lo para ser mais produtivo?
6. Faça tarefas relacionadas juntas
É altamente provável que você tenha mais de uma tarefa na fila para o dia. Para fazer com que todos eles fizessem no momento certo, junte as tarefas semelhantes ou relacionadas. Uma simples razão para fazer isso é que diferentes tipos de tarefas exigem diferentes habilidades. Ao fazer tarefas semelhantes, seu cérebro não alterna modos - mantendo você alerta e focado.
Esta técnica de gerenciamento de tempo simples para o trabalho é eficaz de uma maneira que possa ajudá-lo a manter todas as suas tarefas organizadas e impede a exaustão mental que geralmente resulta em tentar realizar várias tarefas durante o dia.
7. Tome intervalos regulares
Você está em sua estação de trabalho, sentindo todos produtivos e energizados, as idéias estão fluindo e tudo parece estar funcionando bem, mas isso não dura para sempre. Chegará um momento em que você vai zirar e se sentir desfocado. Essa é a hora em que você precisa de uma pequena pausa!
Uma das técnicas efetivas de gerenciamento de tempo no trabalho é fazer pequenas rupturas regulares ao longo de suas horas de trabalho, como essas pequenas pausasajudá-lo a permanecer focado. Tirar uma pequena pausa durante uma tarefa é uma ótima maneira de mantê-lo concentrado nessa tarefa específica por períodos mais longos.
Um fenômeno interessante associado à gestão eficaz do tempo é a fadiga da decisão. A tomada de decisão contínua durante o dia, sem quaisquer lacunas regulares, pode resultar na fadiga de decisão, onde a qualidade das decisões tomadas por uma pessoa é afetada negativamente. Citando um famosoestudeAqui, os juízes israelenses eram mais propensos a conceder liberdade condicional aos prisioneiros no início do dia de trabalho ou depois de terem tomado uma pausa alimentar. Veja o significado de fazer uma pausa?
Além dos benefícios mentais, breves diversões do trabalho também podem ser extremamente saudáveis para a saúde física também. Sentado prolongado no local de trabalho coloca você em face demaior risco de saúde.
Então, apenas levante-se e leve5 minutos para quebrarDepois de cada hora para refrescar sua mente e levantar o seu humor para atingir o gerenciamento efetivo do tempo no trabalho.
Veja também:
9 técnicas de gerenciamento de equipe eficazes para gerentes de projeto
Gestão de tempo eficaz na vida pessoal
Tanto quanto o gerenciamento de tempo é crítico no local de trabalho, é altamente significativo para sua rotina diária também. Algumas das técnicas de gerenciamento de tempo que você pode incorporar em suas recados diárias são:
8. Alavancar as listas de tarefas
Listas de tarefasVenha a mão para quase todas as ocasiões. Planejando seu dia ou semana antes de dar uma vantagem para executar suas atividades a tempo.
Crie uma lista de tarefas para todas as coisas que você precisa realizar durante o dia ou semana, e observe como tudo se encaixa com esta dica de planejamento proativa. Esta lista também ajuda você a entender as tarefas que você não precisa fazer ou quer eliminar de sua rotina diária.
Comece a fazer uma lista de tarefas para sua vida pessoal e sua rotina seria toda resolvida com tudo que sendo feito de acordo com a coordenação adequada.
9. Adicione um buffer
Adicionar um buffer ao seu horário de tempo, basicamente, a compra de algum tempo extra entre as atividades para ajudá-lo a gerenciar seu tempo de uma maneira melhor.
Vamos dar um exemplo aqui; Você precisa chegar a um compromisso de um médico a partir de agora. Considerando que o comuto leva cerca de 30 minutos, você não sairá após uma hora e meia.
Você adicionará um buffer e deixará um pouco mais cedo para que você tenha comprado tempo suficiente para estar lá a tempo, no caso de qualquer outra coisa se aproximar ou está preso no trânsito.
Adicionando buffers a suas tarefas diárias ou quaisquer outros compromissos diários economizará substancialmente seu tempo, porque, no final do dia, esses buffers levariam a todo o trabalho sendo feito a tempo e como um bônus, você acabará com Algum tempo extra em suas mãos também!
10. Manter um cronograma de sono saudável
Descubra o suficiente durante o seu ciclo diário de sono-wake é importante para manter seus níveis de concentração intactos. Identifique o seu ciclo de sono e escolha o tempo que lhe convier bem de acordo com suas necessidades do corpo, faça todo o trabalho com maior foco.
Essa técnica irá ajudá-lo a ter maiores energias para cumprir suas tarefas diárias com sucesso e com mais pontualidade.
11. meditar ou exercitar frequentemente
Meditando ou se exercitando por alguns minutos durante o dia regularmente pode ajudar muito na redução de estresse e ansiedade, umestudesugere. Você pode pensar que isso não será benéfico para o gerenciamento efetivo de tempo, mas fazer isso regularmente oferece equilíbrio e controle sobre suas capacidades mentais, facilitando o foco geral nas tarefas.
Cortar as toxinas do seu corpo eleva a resistência e os níveis de energia - colocando você em uma condição melhor para gerenciar efetivamente o seu tempo total. Além de exercícios, existem alguns tipos de meditações que levam a uma perspectiva positiva da vida e ajudam a melhorar a auto-estima de uma pessoa. Invista seu tempo neles.
A linha inferior? Defina algum tempo de lado todos os dias para meditação ou um pequeno treino e testemunhar as drásticas mudanças internas que traz.
12. Desenvolver hábitos keystone
Desenvolver hábitos keystone leva ao desenvolvimento de outros hábitos valiosos. Mas, o que exatamente são os hábitos de Keystone? Você pode estar se perguntando! Um hábito keystone atua como uma pedra central, apoiando outros hábitos. Ao instilar até mesmo um hábito de keystone em sua rotina diária, você pode dar lugar a outros produtivos sem esforço.
Por exemplo; Desenvolver um hábito keystone de ler pelo menos dois capítulos de um livro diariamente à noite irá ajudá-lo a gastar com sabedoria e poupar algum tempo para esse hábito. Ele também resultará em mitigar o rolamento inútil das mídias sociais à noite e ajudá-lo a dormir em paz.
Esses hábitos podem pavimentar maneiras de gerenciamento efetivo de tempo, porque, através de um hábito keystone, outros hábitos extremamente benéficos são gerados, levando a resultados não intencionais e positivos.
13. Revise seu dia
A última técnica de gerenciamento de tempo efetiva em nossa lista está revendo seu dia. Pode parecer um pouco infantil, mas confie nisso! Depois de um longo dia de executar recados, sente-se em um lugar tranquilo e reflita sobre o seu dia. Tome notas, se necessário! Anote todas as tarefas que você realizou e também aquelas que você não poderia ter uma escassez de tempo ou qualquer que seja a razão.
Praticar isso diariamente irá ajudá-lo a avaliar sua rotina diária e analisar suas despesas de tempo para planejar melhor o seu dia seguinte e tomar decisões melhores.
Em poucas palavras, a gestão eficaz do tempo não é tão complicada quanto parece e você definitivamente concordar comigo se você começar a seguir algumas das técnicas acima mencionadas.
