Qual é a matriz de Eisenhower? Como usá-lo para ser mais produtivo?
Stephanie é um trabalhador esforçado quando se trata de suas responsabilidades profissionais. Empurrando o dia, ela garante que ela seja feito o que espera, muitas vezes mais. Sentado no final do trabalho, puxando as obrigações pessoais mais nítidas e mais nítidas para compromissos profissionais é muito comum uma experiência para ela.
E todos os importantes compromissos familiares que ela perdeu é uma história totalmente diferente por conta própria. Mas tudo isso agora está tomando um pedágio em sua saúde (ambos mentais e físicos) e sua produtividade.
Então, o que exatamente está faltando de sua vida? Você adivinhou - Eisenhower Matrix.
Muitas vezes, você pode não perceber, mas a única coisa que você precisa em sua vida é um pouco de organização e priorização do que precisa ser feito para cumprir os compromissos sobrepostos.
Com isso sendo dito, você provavelmente está pensando que não é tão difícil depois de tudo. Você está errado e bem ao mesmo tempo. Errado de uma forma que se você pensa apenas fazendo umlista de afazeresVai funcionar maravilhas para você, isso funcionará, mas não de maneira mental.
E você está certo, com um pouco mais de esforço e usando a Matriz Eisenhower, sua vida ficará muito melhor.
Qual é a matriz de Eisenhower?
A matriz Eisenhower é um método de priorizar suas tarefas com base em sua urgência. Ajuda a determinar as atividades que são importantes e as que não merecem sua atenção. O idiota por trás da famosa Matriz Eisenhower é Dwight D. Eisenhower.
Uma de suas citações famosas é: "A maioria das coisas que são urgentes não são importantes, e a maioria das coisas que são importantes não são urgentes".
Esta citação define a base para a Dwight's Pessoalgerenciamento de tempotambém.
Vindo para a matriz, a matriz categoriza basicamente suas tarefas em 4 quadrantes de acordo com o que você precisa fazer em um determinado momento durante o dia.
Esses 4 quadrantes são:
1. Faça.
O primeiro quadrante da matriz Eisenhower, consiste em suas tarefas mais importantes. As atividades quePrecisa ser feitourgentemente. As tarefas com um prazo se aproximando ou as que não podem ser atrasadas geralmente caem nesta categoria.
Para colocar tarefas nesta categoria, você precisa analisar minuciosamente suas prioridades primeiro e depois decidir se ele se encaixa com os critérios agora. Se a tarefa precisar ser feita dentro de um dia, ou não mais do que no dia seguinte, é uma tarefa urgente. Faça isso agora!
Outra maneira de colocar isso no contexto é ter em mente o famoso 'comer o primeiro princípio do sapo' deMark Twain, conotando que você deve fazer suas tarefas mais urgentes para o dia a primeira da manhã.
Vamos dar um exemplo de trabalho concreto aqui para tornar as coisas fáceis para você. No final de cada semana, você está delegado com a responsabilidade de fornecer um relatório abrangente ao seu gerente. Agora, seus fins de semana na sexta-feira. É uma manhã de quinta-feira e você não preparou o relatório. Isso classifica como uma tarefa urgente? Absolutamente!
2. Decida
O 2 Quadrante da matriz Eisenhower é decidir. Constitui as tarefas que são importantes, mas não necessariamente urgentes. Isso pode incluir uma matriz de responsabilidades que vão desde e-mails profissionais, acompanhamentos, compromissos e compromissos mais pessoais.
Tarefas neste quadrante precisam ser agendadas para outro momento. Geralmente, essas tarefas estão alinhadas com seus objetivos de longo prazo e contribuem para o seu crescimento. Um exemplo comum todos os dias poderia ser exercer. Você sabe que é crucial para uma boa saúde, mas você não pode dedicar tempo a isso. Então, você precisa decidir o tempo quando estiver pronto para bater nele.
Agendar tarefas de uma maneira que eles não se transformam para a categoria "urgente". Certifique-se de ter tempo suficiente para executá-los enquanto eles ainda se encaixam nessa divisão.
Leia também:Como escrever empresa OKRS para definição de metas eficazes?
3. Delegar.
3. quadrante da matriz Eisenhower é delegada. Esta categoria refere-se às tarefas que não são importantes, mas urgentes. Embora pareça contra-intuitivo porque naturalmente, seu primeiro instinto seria que não são tarefas que são urgentes, importantes também? Não necessariamente!
Essas atividades geralmente lhe dão o engano de ser importante, enquanto na realidade, eles realmente não contribuem muito para sua produtividade. Você precisa decidir se precisa reprogramá-lo ou se alguém puder fazer isso por você.
Alguns dos exemplos podem incluir entrevistas de agendamento, respondendo a determinados e-mails, ou reuniões de equipe que podem ser conduzidas por outra pessoa, enquanto estiver ocupado executando suas atividades do quadrante 1.
4. Eliminar
A última categoria da matriz Eisenhower é eliminada. Estes consistem em tarefas que são essencialmenteassassadores de produtividade. Eles não contribuem para todos os seus objetivos. Identifique essas atividades e eliminá-las para dar a sua produtividade um impulso.
Exemplos comuns dessas atividades incluem surf da mídia social, verificando constantemente o seu telefone para chamadas ou mensagens, jogando videogames ou atividades gerais que você usa para procrastinar.
Veja também:
15 as melhores citações de produtividade por gurus de produtividade
Como usar a matriz de Eisenhower para gerenciamento de tempo
Se agora você está se perguntando sua vida, magicamente se organiza usando esta matriz, não é tão fácil! Mas, colocando um pouco de esforço, você pode ficar no caminho certo.
Primeiras coisas primeiro, você precisa classificar suas atividades urgentes e importantes. Para isso, você precisa definir suas prioridades corretamente e definir níveis de urgência.
Seu tarefas urgentes são geralmente os que têm uma restrição de tempo anexados a eles. Essas atividades têm um 'fazer agora' escrito em cima deles e exigem sua maior atenção.
Por outro lado, o seu tarefas importantes são geralmente a longo prazo e bastante orientados para o objetivo. Geralmente, eles não te dão resultados imediatos e são mais focados em tomar decisões melhores de longo prazo.
Depois que você terminar de classificar suas tarefas urgentes e importantes, as próximas coisas que você precisa fazer para utilizar plenamente o potencial da matriz de Eisenhower para o gerenciamento de tempo são:
1. Dê códigos de cores a quadrantes
Atribuir códigos de cores aos quadrantes para ajudá-lo rapidamente a entender a gravidade da situação. Ao alocar cores, você pode obter uma rápida olhada no que precisa ser feito a seguir. Esses códigos de cores também ajudam você a priorizar suas tarefas a tomar decisões informadas.
Por exemplo;O quadrante pode ser vermelho para indicar a urgência das tarefas.
2. Categorize seu profissional e pessoal para o
Para evitar compromissos excessivos, faça matrizes separadas para suas tarefas profissionais e pessoais. Isso irá direcionar você claro para o que está à frente e irá influenciar grandemente como você gerencia seu tempo. Um truque aqui pode ser dedicar horas distintas do dia para ambos os tipos de compromissos e ver como isso funciona para você.
3. Limite o número de itens por quadrante
Adicionar muitos itens por quadrante complicará excessivamente as coisas e a finalidade de usar a matriz de Eisenhower para o gerenciamento de tempo será perdida. Para otimizá-lo, limite o número de ações a 7 ou 8. Dessa forma que você não será sobrecarregado com o que precisa fazer.
Veja também:
Os 25 melhores livros de produtividade para liberar seu melhor absoluto
Usando umFerramenta de gerenciamento de projetosPara implementar a matriz de Eisenhower
Vamos apenas admitir o fato de que, se você não optar por ferramentas profissionais para o gerenciamento de tempo, está perdendo muito. Para que esta matriz funcione como uma varinha mágica, você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Nesta conjuntura, vamos apresentar-lhe Gerenciador de tarefas UDN. .
UsarGerenciador de tarefas UDN.para gerenciar seu tempo de forma eficaz sem qualquer medo de procrastinação. A seguir os recursos da ferramenta irá ajudá-lo a melhorar sua produtividade drasticamente e eliminar os desperdícios de tempo:
Gráficos Gantt dentroGerenciador de tarefas UDN.Vs. Matriz Eisenhower.
Como já reiteramos algumas das variáveis da matriz Eisenhower, é hora de ver as coisas em um nível mais profundo.
Lembre-se dos seguintes quadrantes da matriz Eisenhower - isto é,
Na maioria das vezes, algumas tarefas têm uma natureza urgente. Para esse fim, pode não haver qualquer urgência durante as fases iniciais de um projeto, mas pode acontecer a qualquer momento. Imagine cair de volta em um prazo devido a entregas não ofertas ou solicitações adicionais do cliente.
Nesse caso, o fluxo de trabalho da matriz de Eisenhower passa pela fase de metamorfose. Isso acontece porque você está fazendo coisas de maneira diferente devido a requisitos de projeto de última hora ou intermediários em nome de qualquer um da mudança de alimentos.
Em tais casos, lembre-se de que os quadrantes da matriz de Eisenhower permanecem os mesmos. A única coisa que muda é dependências de tarefas e muitas outras complexas.
Falando de dependências da tarefa, adicionamos interativosGráfico de GanttExperiência do usuário para Gerenciador de tarefas UDN. . É um recurso interno poderoso, onde você pode ver essas dependências no modo de visualização de grade. Você pode interligar qualquer número de tarefas com outras pessoas se uma tarefa depende de outra coisa.
Às vezes, essas dependências se tornam parte do projeto por causa da natureza dos marcos. Por exemplo, os desenvolvedores podem ser obrigados a entregar em um recurso, mas não podem prosseguir se não tiverem um projeto / estrutura para passar. Nesses cenários, as dependências desempenham um papel vital.
Em movimento, a eliminação de emissão é extremamente conveniente noGerenciador de tarefas UDN.. Como a "eliminação" faz parte dos quadrantes da matriz de Eisenhower, você pode mitigar problemas identificando-os e entregando-os para um cessionário em sua equipe.
Parece complicado, certo?
Bem, quando você tropeça em qualquer número de problemas, você pode levantar bandeiras vermelhas e criar problemas. Depois, tudo que você precisa fazer é atribuir alguém a esse "problema" para que o problema possa ser corrigido a tempo.
Esta é a melhor maneira de garantir um fluxo de trabalho suave enquanto as pessoas específicas trabalham para "eliminar" a questão no fundo.
Gerenciando o fluxo de trabalho baseado na matriz Eisenhower foi apenas uma parte da equação. Muitos outros elementos entram em jogo durante a vida útil de um projeto. Você precisa explicar as circunstâncias imprevistas, como férias, folhas doentes e outros desastres que os membros da equipe concedem aos gerentes de projeto de vez em quando!
Então, o que você está esperando? Use a matriz Eisenhower agora e maximize sua produtividade agora. Nos diga como isto funciona para você.
