Por que um plano de comunicação claro é mais importante do que você pensa
Mais frequentemente do que não, a comunicação clara pode fazer ou quebrar projetos de sucesso. Limpar a comunicação no gerenciamento de projetos não é apenas sobre onde você deve estar se comunicando - também é sobre quais membros da equipe deverão receber quais tipos de mensagens.
A boa notícia é que criar um plano de comunicação eficaz não é difícil. Tudo o que você precisa fazer é definir seus canais de comunicação e alinhar quando os membros da equipe devem usar cada. Neste artigo, vamos percorrer como configurar um plano de comunicação e mostrar-lhe um modelo para que você possa criar o seu próprio.
O que é um plano de comunicação?
DentroGerenciamento de Projetos, Um plano de comunicação é um esboço de como você vai se comunicar informações importantes do projeto em curso para as principais partes interessadas. Seu plano de comunicação ajudará sua equipe a entender quem deve estar recebendo quais notificações e quando circular nos stakeholders do projeto. Como parte do seu plano de comunicação, você irá esclarecer quais partes interessadas devem usar e quando, com que frequência detalhes diferentes devem ser comunicados, e quem é responsável por cada um dos diferentes canais.
Compartilhar um plano de comunicação pode dar à sua equipe clareza sobre quais ferramentas usar quando e quem entrar em contato com cada uma dessas ferramentas. Sem um plano de comunicação, você pode ter um membro da equipe tentando fazer perguntas sobre o trabalho em uma ferramenta que outro membro da equipe raramente verifica. Em vez de poder comunicar e avançar claramente com o trabalho, cada membro da equipe acabaria frustrado, confuso e desconectado do trabalho que importa. Então, se eles não tiverem uma visão clara sobre quem é responsável por cada canal, eles podem acabar estendendo a mão para uma parte interessada executiva com perguntas que a pessoa não pode responder. O que começou como uma simples desconsunicação em espiral em três membros da equipe frustrados - e o tempo todo, o trabalho não está se movendo para frente.
O que um plano de comunicação deve incluir?
Seu plano de comunicação é seu único stop-shop para sua estratégia de comunicação de projetos. Os membros da equipe devem ser capazes de usar o plano de comunicação para responder a perguntas do projeto como:
Quais canais de comunicação estamos usando? O que cada canal é usado?
Quando devemos nos comunicar pessoalmente vs. de forma assíncrona?
Quais são os papéis do projeto? Quem é ogestor de projeto? Quem está na equipe do projeto? Quem são osStakeholders do projeto ?
Como são os detalhes importantes do projeto, como atualizações de status do projeto, indo ser comunicada? Com que frequência isso será compartilhado?
O que não deve ser incluído em um plano de comunicação?
Um plano de comunicação ajudará você a esclarecer como você vai se comunicar com sua equipe de projeto e os interessados do projeto - se estes são membros da equipe interna que trabalham em sua empresa, ou partes interessadas externas, como clientes ou empreiteiros.
Um plano de comunicação no gerenciamento de projetos não é um plano de relações públicas. Este plano não ajudará você a alinhar em sua estratégia de mídia social, identificar um público-alvo ou estabelecer mensagens-chave para diferentes demografias. Se você precisar construir esses planos, considere criar umCalendário de conteúdo de mídia socialou A.Plano de estratégia de negócios .
Os benefícios de um plano de comunicação
ObviamenteComunicação clara no local de trabalhoé uma coisa boa. Mas você realmente precisa de um plano de comunicação por escrito para fazer isso?
Em uma palavra: sim. Um bom plano de comunicação pode ajudá-lo a comunicar as informações certas aos stakeholders do projeto certo. As partes interessadas executivas não precisam ser notificadas sobre todos os detalhes do projeto - similarmente, cada membro da equipe do projeto pode não precisar estar em uma chamada de conferência com seus parceiros externos. Esclarecendo onde e como você estará se comunicando, você pode reduzir o jogo de adivinhação e desbloquear sua equipe.
Menos comutação de aplicativos
Nós recentemente entrevistadosMais de 13.000 trabalhadores globais de conhecimentoe descobriu que o trabalhador médio do conhecimento muda entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia. Em vez de se concentrar no trabalho de alto impacto ou até mesmo colaborar efetivamente com seus membros da equipe, os trabalhadores do conhecimento estão afundando as horas para simplesmente tentar descobrir onde devem estar se comunicando.
Um plano de comunicação pode eliminar este jogo de adivinhação. Por exemplo, se sua equipe sabe que você só se comunica sobre o trabalho em umferramenta de gerenciamento de trabalho., eles podem procurar informações-chave lá - em vez de cavar as pastas de documentos, mensagens de folga e várias cadeias de e-mail. Da mesma forma, quando você sabe que um membro da equipe é apenas tangencialmente trabalhando no projeto - e está sendo apenas em loop durante os relatórios de status de alto nível - você não os incomoda com uma pergunta sobre quando a próximaProjeto entregueé devido.
Aumento da colaboração
A colaboração em equipe não é um processo sem esforço que acontece sozinho - é uma habilidade que você e sua equipe têm que construir. Uma parte da criação eficazColaboração em equipeestá esclarecendo as convenções de comunicação da sua equipe. Isso porque uma grande barreira à colaboração efetiva está se sentindo confortável em comunicação - especialmente se você trabalha em umequipe remota ou distribuída. Se sua equipe se sentir insegura porque eles ainda estão tentando descobrir como ou onde se comunicar, eles não serão totalmente confortáveis conversando um com o outro.
Seu plano de comunicação é uma chance de esclarecer onde os membros da equipe deveriam estar se comunicando. Dependendo do nível de detalhe, você também pode incluir quando os membros da equipe devem estar se comunicando - e esclarecer as convenções da equipe para definir o modo "Não perturbar" ou notificações de snoozing.
Ao fornecer essas diretrizes, você está efetivamente removendo uma das maiores barreiras para fácil comunicação e colaboração entre os membros da equipe. Quando os membros da equipe sabem onde se comunicar - e tão importante, onde não se comunicar - eles podem estar confiantes de que estão enviando a mensagem certa no momento certo.
Trabalho menos duplicativo
Atualmente, os trabalhadores do conhecimento gastam60% do seu tempo no trabalho sobre o trabalhoComo procurar documentos, perseguindo aprovações, alternando entre aplicativos, acompanhando o status do trabalho, e geralmente fazendo coisas que tiram tempo longe do trabalho impactado. Parte deste trabalho sobre o trabalho não é saber onde as coisas devem ser comunicadas.
Se os membros da equipe não tiverem um sentido claro de onde as informações são compartilhadas - coisas como o seuplano de projeto ou cronograma do projeto-Então eles terão que cavar várias ferramentas ou pedir a vários membros da equipe apenas para encontrar a informação certa. Como resultado, os membros da equipe que não estão claros sobre onde devem estar se comunicando sobre o trabalho também têm um tempo mais difícil simplesmente encontrar o trabalho existente.
Trabalhar sobre o trabalho leva a mais trabalho manual e duplicativo e menos clareza geral. De fato, de acordo com oAnatomia do Índice de Trabalho, Gastamos 13% do nosso tempo - 236 horas por ano de trabalho que já foi concluído. Ao compartilhar seu plano de comunicação, você pode dar à sua equipe clareza em exatamente onde o trabalho vive, então eles não precisam passar todo esse tempo para encontrá-lo.
Como escrever um plano de comunicação
Um plano de comunicação é uma ferramenta poderosa - mas também é relativamente fácil de criar. Você pode criar um plano de comunicação em quatro etapas.
1. Estabeleça seus métodos de comunicação
O primeiro passo para criar um plano de comunicação é decidir onde sua equipe se comunicará - e sobre o que. Isso inclui quando usar quais ferramentas e quando se comunicar vivos vs. de forma assíncrona. Comunicação Live, Synchronous é a comunicação que acontece em tempo real. Por outro lado, a comunicação assíncrona é quando você envia uma mensagem sem esperar que alguém responda imediatamente. Todos nós usamos comunicação assíncrona todos os dias sem perceber - mais notavelmente, toda vez que enviamos um email.
Ao definir seu plano de comunicação, identifique o que usar cada ferramenta para. Por exemplo, você pode decidir usar:
E-mailpara se comunicar com quaisquer partes interessadas externas.
Folgapara comunicação síncrona sobre atualizações do dia-a-dia e perguntas rápidas.
Gerenciador de tarefas UDN. para se comunicar de forma assíncrona sobre o trabalho, como detalhes da tarefa,Atualizações de status do projetoou documentos principais do projeto.
Ampliação ou Google se reencadePara quaisquer reuniões de equipe, como o Project Brainstorms ou seu projeto Post Mortem.
2. Alinhar na cadência de comunicação
Agora que você sabe onde você estará se comunicando, também tem que identificar com que frequência você estará se comunicando. Sua comunicação Cadence é o seu plano de ação para atualizar diferentes partes interessadas sobre detalhes diferentes do projeto.
Por exemplo, você pode decidir agendar:
Atualizações semanais de status do projeto postaram emGerenciador de tarefas UDN.para todos os interessados e patrocinadores do projeto.
Reuniões mensais da equipe do projeto para desbloquear qualquer trabalho ou debate os próximos passos.
AssíncronoMarco do projetoAtualizações dentroGerenciador de tarefas UDN.como necessário.
3. Adicione um plano para gerenciamento de partes interessadas
Executar um projeto bem-sucedido, muitas vezes depende de obter suporte de stakeholder e buy-in. No início do projeto, você fará isso durante oReunião de pontapé do projeto- Mas também é fundamental manter o suporte às partes interessadas em todo o seu projeto.
Tire algum tempo como você está elaborando seu plano de comunicação para detalhar quando se comunicar com cada stakeholder do projeto e sobre o que. Algumas pessoas, como os principais membros da equipe do projeto, estarão se comunicando sobre este projeto regularmente - talvez até diariamente. Outros stakeholders de projetos só precisam ser colocados em loop durante as atualizações de status do projeto ou talvez apenas na leitura final.
Ao listar como você vai gerenciar a comunicação com as partes interessadas, você pode garantir que eles estão sendo contatados no momento certo sobre as coisas certas. A comunicação que eles recebem devem responder a perguntas em seu nível de detalhe e com foco nos resultados do negócio e no impacto geral, alto nível.
4. Compartilhe seu plano de comunicação e atualize-o conforme necessário
Depois de criar seu plano de comunicação, é hora de compartilhá-lo com sua equipe de projeto. Certifique-se de que seu plano de comunicação esteja acessível em sua fonte central de verdade para todas as informações do projeto. Recomendamos o uso Gerenciador de tarefas UDN. Para acompanhar toda a comunicação e o trabalho do projeto, então você pode falar sobre o trabalho onde você está trabalhando.
Se alguma alteração afetar o plano de comunicação do seu projeto, certifique-se de atualizá-lo e comunicar essas alterações. Dessa forma, os membros da equipe sempre têm acesso às informações mais atualizadas.
Exemplo Plano de Comunicação.
Modelo de plano de comunicação.
Descrição da comunicação
Frequência
Canal
Público
Proprietário
Boa comunicação começa com um plano de comunicação
Comunicação clara pode ajudá-lo a enviar a mensagem certa no momento certo. Capacite a colaboração sem esforço, também garantindo que todos os membros da equipe estejam em loop nos momentos certos. Dessa forma, sua equipe pode gastar menos tempo se comunicando sobre o trabalho e mais tempo em trabalho de alto impacto.
