Warum ist ein klarer Kommunikationsplan wichtiger, als Sie denken

Noch nicht, kann eine klare Kommunikation erfolgreiche Projekte erstellen oder brechen. Clear Communication im Projektmanagement ist nicht gerade darum, wo Sie miteinander kommunizieren sollten

Die gute Nachricht ist, dass ein effektiver Kommunikationsplan nicht schwer ist. Alles, was Sie tun müssen, ist, Ihre Kommunikationskanäle zu definieren und anzurufen, wenn Teammitglieder jeweils verwenden sollten. In diesem Artikel gehen wir durch, wie Sie einen Kommunikationsplan einrichten und Ihnen eine Vorlage zeigen, damit Sie Ihre eigenen erstellen können.

Was ist ein Kommunikationsplan?

Im Projektmanagement Ein Kommunikationsplan ist ein Umriss, wie Sie wichtige, laufende Projektinformationen an die wichtigsten Stakeholder kommunizieren. Ihr Kommunikationsplan wird Ihrem Team dabei helfen, zu verstehen, wer welche Benachrichtigungen ergibt, und wann in Projekt-Stakeholder einreichen. Im Rahmen Ihres Kommunikationsplans klären Sie, welche Channel-Stakeholder verwenden sollen, und wann, wie oft verschiedene Details mitgeteilt werden sollten, und der für jeden der verschiedenen Kanäle verantwortlich ist.

Das Teilen eines Kommunikationsplans kann Ihrem Team Klarheit darüber geben, welche Werkzeuge verwendet werden, wann und wer mit jedem dieser Werkzeuge Kontakt aufnehmen soll. Ohne einen Kommunikationsplan haben Sie möglicherweise ein Teammitglied, das versucht, Fragen zur Arbeit in einem Werkzeug zu stellen, in dem ein anderes Teammitglied selten prüft. Anstatt eindeutig mit der Arbeit klar kommunizieren und weiterzumachen, würde jedes Teammitglied frustriert, verwirrt und von der Arbeit von der Arbeit ablehnen, die ankommt. Wenn sie dann keinen klaren Einblick in die, der für jeden Kanal verantwortlich ist, ist, könnten sie am Ende einem Executive-Stakeholder mit Fragen erreichbar sein, mit denen die Person nicht antworten kann. Was als einfache Miskunikation begann, ist in drei frustrierte Teammitglieder spiralst - und die ganze Zeit bewegt sich die Arbeit nicht voran.

Was soll ein Kommunikationsplan einschließen?

Ihr Kommunikationsplan ist Ihr One-Stop-Shop für Ihre Projektkommunikationsstrategie. Teammitglieder sollten den Kommunikationsplan verwenden können, um Projektfragen zu beantworten, wie:

Welche Kommunikationskanäle verwenden wir? Wofür wird jeder Kanal verwendet?

Wann sollten wir in Person vs. asynchron kommunizieren?

Was sind die Projektrollen? Wer ist der Projektmanager ? Wer ist auf dem Projektteam? Wer sind die Projekt Stakeholder ?

Wie sind wichtige Projektdetails, wie Projektstatusaktualisierungen, kommuniziert? Wie häufig werden diese geteilt?

Was sollte nicht in einen Kommunikationsplan aufgenommen werden?

Ein Kommunikationsplan hilft Ihnen, zu klären, wie Sie mit Ihrem Projektteam und Projekt-Stakeholder kommunizieren, ob dies interne Teammitglieder sind, die in Ihrem Unternehmen arbeiten, oder externe Stakeholder wie Kunden oder Auftragnehmer.

Ein Kommunikationsplan im Projektmanagement ist kein PR-Plan. Dieser Plan hilft Ihnen nicht, sich auf Ihrer Social-Media-Strategie auszurichten, ein Ziel-Publikum zu identifizieren oder Schlüsselnachrichten für verschiedene Demographien festzulegen. Wenn Sie diese Pläne aufbauen müssen, sollten Sie a erstellen Social-Media-Inhaltskalender oder ein Business Strategy Plan. .

Die Vorteile eines Kommunikationsplans

Offensichtlich Klare Kommunikation am Arbeitsplatz ist eine gute Sache. Aber brauchen Sie wirklich einen schriftlichen Kommunikationsplan, um das zu tun?

In einem Wort: ja. Ein guter Kommunikationsplan kann Ihnen dabei helfen, die richtigen Informationen an die richtigen Projektinhaber zu kommunizieren. Executive-Stakeholder müssen nicht über jedes Projekt details benachrichtigt werden, sondern jedes Projektteammitglied muss möglicherweise nicht mit Ihren externen Partnern auf einem Telefonkonferenz sein. Wenn Sie klarstellen, wo und wie Sie kommunizieren, können Sie das Ratenspiel reduzieren und Ihr Team entsperren.

Weniger App-Switching.

Wir haben kürzlich interviewt Über 13.000 globale Wissensarbeiter und stellte fest, dass der durchschnittliche Wissensarbeiter bis zu 25 Mal pro Tag zwischen 10 Apps wechselt. Anstatt sich auf große Wirkungsarbeiten zu konzentrieren oder sogar effektiv mit ihren Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, sinken Wissensarbeiter Stunden, um einfach zu erfahren, wo sie kommunizieren sollten.

Ein Kommunikationsplan kann dieses Rätselspiel beseitigen. Wenn Ihr Team beispielsweise weiß, dass Sie nur über die Arbeit in einem kommunizieren Arbeitsmanagement-Tool , können sie dort nach Schlüsselinformationen suchen - anstelle von Dokumentordnern, Slacknachrichten und mehreren E-Mail-Ketten. Ebenso, wenn Sie wissen, dass ein Teammitglied nur tangential an dem Projekt tätig ist Projekt lieferbar ist fällig.

Erhöhte Zusammenarbeit

Die Teamcollaboration ist kein müheloser Prozess, der von selbst geschieht - es ist eine Fähigkeit, die Sie und Ihr Team bauen müssen. Ein Teil des Erstellens wirksam Gruppenarbeit Verdeutlichung der Kommunikationskonventionen Ihres Teams. Das liegt daran, dass sich eine große Barriere für eine wirksame Zusammenarbeit wohlfühlt - insbesondere wenn Sie an einem zusammenarbeiten Remote- oder verteiltes Team . Wenn sich Ihr Team nicht sicher anfühlt, weil sie immer noch versuchen, herauszufinden, wie oder wo Sie kommunizieren können, werden sie nicht vollständig miteinander sprechen.

Ihr Kommunikationsplan ist eine Chance, zu klären, wo Teammitglieder kommunizieren sollten. Je nach Detailniveau können Sie auch einschließen, wenn Teammitglieder miteinander kommunizieren und Teamkonventionen in Richtung der Einstellung "Nicht stören" -Modus oder Snoozing-Benachrichtigungen.

Durch die Bereitstellung dieser Richtlinien entfernen Sie effektiv eine der größten Barrieren für eine einfache Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Wenn Teammitglieder wissen, wohin ich kommunizieren sollen - und genauso wichtig sind, wo nicht kommunizieren

Weniger duplizierte Arbeit.

Derzeit geben Wissensarbeiter aus 60% ihrer Zeit für die Arbeit über die Arbeit Wie nach Dokumenten suchen, die Zulassungen jagen, zwischen Apps wechseln, auf den Status der Arbeit und im Allgemeinen Dinge tätigen, die sich von der auswirkungsvollen Arbeit fernden. Ein Teil dieser Arbeit über die Arbeit ist nicht bekannt, wohin die Dinge kommuniziert werden sollten.

Wenn Teammitglieder kein klares Gefühl dafür haben, wo Informationen gemeinsam genutzt werden Projektplan oder Projekt Zeitleiste -Dann müssen sie mehrere Tools ausgraben oder mehrere Teammitglieder fragen, um die richtigen Informationen zu finden. Infolgedessen haben Teammitglieder, die unklar sind, wo sie über die Arbeit kommunizieren sollten, auch eine schwierige Zeit, einfach nur vorhandene Arbeit zu finden.

Die Arbeit an der Arbeit führt zu mehr manueller, duplizierender Arbeit und weniger Klarheit insgesamt. In der Tat laut an Anatomie des Arbeitsindex , wir verbringen 13% unserer Zeit - 236 Stunden pro Jahr, die bereits abgeschlossen sind. Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan teilen, können Sie Ihrem Team Klarheit genau dort geben, wo die Arbeit lebt, damit sie nicht die ganze Zeit damit verbringen müssen, es selbst zu finden.

So schreiben Sie einen Kommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan ist ein leistungsstarkes Werkzeug - aber es ist auch relativ einfach zu erstellen. Sie können einen Kommunikationsplan in vier Schritten erstellen.

1. Stellen Sie Ihre Kommunikationsmethoden fest

Der erste Schritt zum Erstellen eines Kommunikationsplans besteht darin, zu entscheiden, wohin Ihr Team kommunizieren wird - und was. Dies beinhaltet, wann Sie welchen Werkzeugen verwenden, und wenn Sie live vs. asynchron kommunizieren können. Live, synchrone Kommunikation ist Kommunikation, die in Echtzeit passiert. Umgekehrt ist die asynchrone Kommunikation, wenn Sie eine Nachricht senden, ohne zu erwarten, dass jemand sofort antwortet. Wir alle verwenden jeden Tag asynchrone Kommunikation, ohne es zu realisieren - vor allem, wenn wir eine E-Mail senden.

Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan definieren, ermitteln Sie, was für jedes Werkzeug verwendet werden soll. Sie können zum Beispiel entscheiden, dass Sie verwenden können:

Email mit allen externen Stakeholdern kommunizieren.

Locker Für die synchrone Kommunikation über tägliche Updates und schnelle Fragen.

UDN-Task-Manager asynchron über die Arbeit, wie Taskdetails, kommunizieren, Projektstatus-Updates oder wichtige Projektdokumente.

Zoomen oder Google Meet. Für alle Team-Meetings, wie Projekt Brainstorms oder Ihr Projekt nach Mortem.

2. Richten Sie auf Kommunikationskadenz an

Jetzt, wo Sie wissen, wo Sie kommunizieren, müssen Sie auch feststellen, wie oft Sie kommunizieren. Ihre Kommunikationskadenz ist Ihr Aktionsplan für die Aktualisierung verschiedener Stakeholder über verschiedene Projektdetails.

Sie können beispielsweise entscheiden, zu planen:

Wöchentliche Projektstatusaktualisierungen UDN-Task-Manager an alle Projekte Stakeholder und Sponsoren.

Monats-Projekt-Team-Meetings, um die nächsten Schritte für die Arbeit oder Brainstorming zu entsperren.

Asynchron Meilenstein des Projekts Updates in. UDN-Task-Manager wie benötigt.

3. Fügen Sie einen Plan für das Stakeholder-Management hinzu

Durch das Durchführen eines erfolgreichen Projekts hängt häufig von der Unterstützung von Stakeholdern und Buy-In ab. Zu Beginn des Projekts erfahren Sie das während der Projekt Kickoff-Meeting. - Aber es ist auch wichtig, die Unterstützung der Stakeholder in Ihrem gesamten Projekt aufrechtzuerhalten.

Nehmen Sie sich einige Zeit, wenn Sie Ihren Kommunikationsplan zum Detail erstellen, wann Sie mit jedem Projektinhaber kommunizieren, und was. Einige Leute, wie Ihre wichtigsten Projektteam-Mitglieder, werden regelmäßig über dieses Projekt kommunizieren - vielleicht sogar täglich. Andere Projektinstallateure müssen nur während der Projektstatus-Updates oder vielleicht nur an der endgültigen Anzeige eingeschlossen werden.

Wenn Sie auflisten, wie Sie die Kommunikation mit den Stakeholdern verwalten, können Sie sicherstellen, dass sie zur richtigen Zeit mit den richtigen Sachen kontaktiert werden. Die Kommunikation, die sie erhalten, sollten Fragen auf ihrem detaillierten Niveau beantworten und mit einem Fokus auf Geschäftsergebnisse und insgesamt hohe Auswirkungen auf hohem Niveau.

4. Teilen Sie Ihren Kommunikationsplan und aktualisieren Sie sie nach Bedarf

Sobald Sie Ihren Kommunikationsplan erstellt haben, ist es an der Zeit, es mit Ihrem Projektteam zu teilen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Kommunikationsplan in Ihrer zentralen Quelle der Wahrheit für alle Projektinformationen zugänglich ist. Wir empfehlen die Verwendung. UDN-Task-Manager Um alle Projektkommunikation und Arbeit zu verfolgen, können Sie also über die Arbeit sprechen, in der Sie arbeiten.

Wenn Sie Änderungen auf Ihren Projektkommunikationsplan beeinflussen, stellen Sie sicher, dass Sie diese aktualisieren und diese Änderungen miteinander kommunizieren. Auf diese Weise haben Teammitglieder immer Zugriff auf die aktuellsten Informationen.

Beispielkommunikationsplan.

Kommunikationsplan-Vorlage.

Beschreibung der Kommunikation.

Frequenz

Kanal

Publikum

Eigentümer

Gute Kommunikation beginnt mit einem Kommunikationsplan

Clear Communication kann Ihnen helfen, die richtige Nachricht zur richtigen Zeit zu senden. Empower mühelosen Zusammenarbeit, während auch sichergestellt wird, dass jedes Teammitglied zu den richtigen Zeiten eingerollt wird. Auf diese Weise kann Ihr Team weniger Zeit damit verbringen, sich mit der Arbeit und mehr Zeit mit hoher Wirkung mit hoher Auswirkungen zu kommunizieren.