¿Por qué un plan de comunicación claro es más importante de lo que crees?
Más a menudo, la comunicación clara puede hacer o romper proyectos exitosos. La comunicación clara en la gestión de proyectos no se trata solo de dónde debe comunicarse, también es sobre qué miembros del equipo deberían estar recibiendo qué tipos de mensajes.
La buena noticia es que, la creación de un plan de comunicación efectiva no es difícil. Todo lo que necesita hacer es definir sus canales de comunicación y alinearse cuando los miembros del equipo deben usar cada uno. En este artículo, lo guiaremos a través de cómo configurar un plan de comunicación y mostrarle una plantilla para que pueda crear su propio.
¿Qué es un plan de comunicación?
En gestión de proyectos , un plan de comunicación es un resumen de cómo va a comunicar información importante de proyectos en curso a las partes interesadas clave. Su plan de comunicación ayudará a su equipo a comprender quién debería estar obteniendo qué notificaciones y cuándo hacer bucle en las partes interesadas del proyecto. Como parte de su plan de comunicación, aclarará qué partes interesadas en los canales deben usar y cuándo, cuán frecuentemente se deben comunicar los detalles diferentes, y quién es responsable de cada uno de los diferentes canales.
Compartir un plan de comunicación puede brindarle a su equipo la claridad sobre qué herramientas usar cuándo y quién contactar con cada una de esas herramientas. Sin un plan de comunicación, es posible que tenga un miembro del equipo que intente hacer preguntas sobre el trabajo en una herramienta que otro miembro del equipo rara vez comprueba. En lugar de poder comunicarse y avanzar claramente con el trabajo, cada miembro del equipo terminaría frustrado, confundido y desconectado del trabajo que importa. Luego, si no tienen una idea clara de quién es responsable de cada canal, podrían terminar de llegar a un actor ejecutivo con las preguntas de que la persona no puede responder. Lo que comenzó como una simple incumplía en espiral en espiral en tres miembros frustrados del equipo, y todo el tiempo, el trabajo no está avanzando.
¿Qué debe incluir un plan de comunicación?
Su plan de comunicación es su tienda única para su estrategia de comunicación del proyecto. Los miembros del equipo deberían poder utilizar el plan de comunicación para responder preguntas del proyecto como:
¿Qué canales de comunicación estamos usando? ¿Para qué se usa cada canal?
¿Cuándo deberíamos comunicarnos en persona vs. de forma asíncrona?
¿Cuáles son los roles del proyecto? Quien es el gerente de proyecto ? ¿Quién está en el equipo del proyecto? Quiénes son los partes interesadas del proyecto ?
¿Cómo se pueden comunicar los detalles importantes del proyecto, como las actualizaciones de estado del proyecto? ¿Con qué frecuencia se compartirán estos?
¿Qué no debería ser incluido en un plan de comunicación?
Un plan de comunicación lo ayudará a aclarar cómo se comunicará con su equipo de proyectos y las partes interesadas del proyecto, ya sea que estos sean miembros del equipo interno que trabajan en su empresa, o partes interesadas externas como clientes o contratistas.
Un plan de comunicación en la gestión de proyectos no es un plan de relaciones públicas. Este plan no lo ayudará a alinearlo en su estrategia de redes sociales, identificará a una audiencia objetivo o establecerá mensajes clave para diferentes demografía. Si necesita desarrollar esos planes, considere crear un Calendario de contenido de medios sociales o un Plan de estrategia de negocios .
Los beneficios de un plan de comunicación.
Obviamente Comunicación clara en el lugar de trabajo. es algo bueno ¿Pero realmente necesitas un plan de comunicación escrito para hacer eso?
En una palabra: si. Un buen plan de comunicación puede ayudarlo a comunicar la información correcta a las partes interesadas del proyecto correcto. Las partes interesadas ejecutivas no necesitan ser notificadas sobre cada detalle del proyecto, de manera similar, cada miembro del equipo del proyecto podría no necesitar estar en una llamada de conferencia con sus socios externos. Al aclarar dónde y cómo se comunicará, puede reducir el juego de adivinanzas y desbloquear su equipo.
Menos conmutación de la aplicación
Recientemente nos entrevistamos Más de 13.000 trabajadores del conocimiento global. y encontró que el trabajador del conocimiento promedio cambia entre 10 aplicaciones hasta 25 veces al día. En lugar de centrarse en el trabajo de alto impacto o incluso colaborar de manera efectiva con los miembros de su equipo, los trabajadores del conocimiento se están hundiendo horas simplemente tratando de averiguar dónde deberían comunicarse.
Un plan de comunicación puede eliminar este juego de adivinanzas. Por ejemplo, si su equipo sabe que solo se comunica sobre el trabajo en un Herramienta de gestión de trabajo , pueden buscar información clave, en lugar de cavar a través de carpetas de documentos, mensajes flojos y varias cadenas de correo electrónico. De manera similar, cuando sepa que un miembro del equipo solo está trabajando tangencialmente en el proyecto, y solo se está realizando durante los informes de estado de alto nivel, no los molestará con una pregunta sobre cuándo la siguiente Proyecto entregable se debe.
Mayor colaboración
La colaboración del equipo no es un proceso sin esfuerzo que suceda por sí mismo, es una habilidad que usted y su equipo tienen que construir. Una parte de la creación efectiva Colaboración en equipo Está aclarando las convenciones de comunicación de su equipo. Eso se debe a que una gran barrera para una colaboración efectiva se siente cómoda de comunicarse, especialmente si trabaja en un Equipo remoto o distribuido . Si su equipo se siente inseguro porque todavía están tratando de averiguar cómo o dónde comunicarse, no estarán completamente cómodos hablando entre sí.
Su plan de comunicación es la posibilidad de aclarar dónde deberían comunicarse los miembros del equipo. Dependiendo del nivel de detalle, también puede incluir cuando los miembros del equipo deben comunicarse, y aclarar las convenciones del equipo para establecer el modo "no molestar" o las notificaciones de snoozing.
Al proporcionar estas directrices, está eliminando efectivamente una de las más grandes barreras para una fácil comunicación y colaboración entre los miembros del equipo. Cuando los miembros del equipo saben dónde comunicarse, y, por lo tanto, cuando no se comuniquen, pueden confiar en que están enviando el mensaje correcto en el momento adecuado.
Trabajo menos duplicativo
Actualmente, los trabajadores del conocimiento gastan. 60% de su tiempo en el trabajo sobre el trabajo. Como en la búsqueda de documentos, persiguiendo las aprobaciones, cambiando entre aplicaciones, siguiendo el estado del trabajo y, en general, está haciendo las cosas que se toman el tiempo del trabajo impactante. Parte de este trabajo sobre el trabajo no sabe dónde deben comunicarse las cosas.
Si los miembros del equipo no tienen un sentido claro de dónde se comparte la información, cosas como su plan de proyecto o línea de tiempo del proyecto -Entonces tendrán que cavar a través de múltiples herramientas o pedir a varios miembros del equipo solo encontrar la información correcta. Como resultado, los miembros del equipo que no están claros por dónde deben estar comunicados sobre el trabajo también tienen un tiempo más difícil simplemente encontrar el trabajo existente.
El trabajo sobre el trabajo conduce a un trabajo más manual, duplicativo y menos claridad en general. De hecho, según el Anatomía del índice de trabajo. , gastamos el 13% de nuestro tiempo-236 horas por año de trabajo que ya se ha completado. Al compartir su plan de comunicación, puede darle claridad a su equipo en exactamente dónde vive la vida laboral, por lo que no tienen que gastar todo ese tiempo encontrándolo a sí mismos.
Cómo escribir un plan de comunicación.
Un plan de comunicación es una herramienta poderosa, pero también es relativamente fácil de crear. Puede crear un plan de comunicación en cuatro pasos.
1. Establecer sus métodos de comunicación.
El primer paso para crear un plan de comunicación es decidir dónde se comunicará su equipo, y sobre qué. Esto incluye cuándo usar qué herramientas y cuándo comunicar a Live vs. de forma asíncrona. La comunicación viva, síncrona es la comunicación que sucede en tiempo real. A la inversa, la comunicación asíncrona es cuando envía un mensaje sin esperar que alguien responda de inmediato. Todos usamos la comunicación asíncrona todos los días sin darse cuenta, especialmente, en particular, cada vez que enviamos un correo electrónico.
A medida que defina su plan de comunicación, identifique qué usar cada herramienta para. Por ejemplo, puede decidir usar:
Correo electrónico Para comunicarse con cualquier partes interesadas externas.
Flojo Para la comunicación sincrónica sobre las actualizaciones del día a día y las preguntas rápidas.
Gestor de tareas UDN Para comunicarse de forma asíncrona sobre el trabajo, como los detalles de la tarea, Actualizaciones de estado del proyecto , o documentos clave del proyecto.
Zoom o Encuentro de Google Para las reuniones de cualquier equipo, como la lluvia de ideas de proyectos o su proyecto Post Mortem.
2. Alinearse en la cadencia de la comunicación.
Ahora que sabe a dónde estará comunicado, también debe identificar la frecuencia con la que se comunique. Su cadencia de comunicación es su plan de acción para actualizar diferentes partes interesadas sobre diferentes detalles del proyecto.
Por ejemplo, puede decidir programar:
Actualizaciones de estado semanal de proyecto publicado en Gestor de tareas UDN A todos los interesados y patrocinadores del proyecto.
Reuniones mensuales del equipo del proyecto para desbloquear cualquier trabajo o lluvia de ideas por los próximos pasos.
Asincrónico hito del proyecto Actualizaciones en Gestor de tareas UDN según sea necesario.
3. Agregue un plan para la gestión de las partes interesadas
Ejecutar un proyecto exitoso a menudo depende de obtener el apoyo y la compra de los interesados. Al comienzo del proyecto, harás esto durante el Reunión de inicio del proyecto -Pero también es fundamental mantener el apoyo de las partes interesadas a lo largo de su proyecto.
Tómese un tiempo, ya que está redactando su plan de comunicación para que se delenen cuándo se comuniquen con cada actitud del proyecto, y sobre qué. Algunas personas, como los miembros de su equipo de proyectos clave, se comunicarán con este proyecto regularmente, tal vez incluso diariamente. Otras partes interesadas del proyecto solo pueden necesitar en bucle durante las actualizaciones de estado del proyecto o tal vez solo en la lectura final.
Al indicar cómo estará administrando la comunicación con las partes interesadas, puede asegurarse de que se están contactando en el momento adecuado sobre las cosas correctas. La comunicación que reciben deben responder preguntas a su nivel de detalle y con un enfoque en los resultados del negocio y el impacto general de alto nivel.
4. Comparta su plan de comunicación y actualícelo según sea necesario.
Una vez que haya creado su plan de comunicación, es hora de compartirlo con su equipo de proyecto. Asegúrese de que su plan de comunicación sea accesible en su fuente central de verdad para toda la información del proyecto. Recomendamos usar Gestor de tareas UDN Para rastrear toda la comunicación y el trabajo del proyecto, para que pueda hablar sobre el trabajo donde esté trabajando.
Si algún cambio afecta su plan de comunicación del proyecto, asegúrese de actualizarlo y comunicar esos cambios. De esa manera, los miembros del equipo siempre tienen acceso a la información más actualizada.
Ejemplo de plan de comunicación
Plantilla de plan de comunicación
Descripción de la comunicación
Frecuencia
Canal
Audiencia
Dueño
Buena comunicación comienza con un plan de comunicación.
La comunicación clara puede ayudarlo a enviar el mensaje correcto en el momento adecuado. Capacitar la colaboración sin esfuerzo, al tiempo que garantiza que todos los miembros del equipo se encuentre en los horarios adecuados. De esa manera, su equipo puede pasar menos tiempo comunicándose sobre el trabajo y más tiempo en el trabajo de alto impacto.
