Proč jasná komunikační plán je mnohem důležitější, než si myslíte

Více často než ne, jasná komunikace může zlomit, nebo úspěšných projektů. Jasná komunikace v řízení projektů není jen o tom, kde byste měli komunikovat, je to také o tom, které členové týmu by měla být poskytována, jaké typy zpráv.

Dobrou zprávou je, vytvářet efektivní komunikační plán není nijak složité. Vše, co musíte udělat, je definovat své komunikační kanály a srovnejte o tom, kdy by se členové týmu používat každý. V tomto článku se budeme vás provede, jak nastavit komunikační plán a ukázat vám šablony, takže si můžete vytvořit svůj vlastní.

Co je to komunikační plán?

v projektový management, Komunikační plán je nástin toho, jak budete komunikovat důležité, průběžné informace o projektu na hlavní zúčastněné strany. Vaše komunikační plán pomůže vašemu týmu pochopit, kdo by měl být stále které oznámení a kdy se smyčkou účastníků projektu. Jako součást svého komunikačního plánu, budete objasnit, které zúčastněné strany kanál by měl použít a kdy, jak často by měl být různé údaje sděleny, a kdo je odpovědný za každou z různých kanálů.

Sdílení komunikačního plánu může dát svůj tým jasnost o tom, které nástroje k použití, kdo a kdy do styku s každou z těchto nástrojů. Bez komunikačního plánu, můžete mít jeden člen týmu se snaží klást otázky týkající se práce v nástroji, že další člen týmu zřídka kontroly. Spíše než být schopen jasně komunikovat a pokročit s prací, každý člen týmu by skončit frustrovaní, zmatený, a odpojen od práce, která vadí. Pak, když nemají jasnou představu o tom, kdo je zodpovědný za každý kanál, mohli by skončit natáhl na výkonnou zainteresovaných stran s otázkami, které člověk nemůže odpovědět. To, co začalo jako jednoduchá nedorozumění se točily do tří frustrovaných členy-a týmů po celou dobu práce se nepohybuje dopředu.

Co by měl nový komunikační plán obsahovat?

Vaše komunikační plán je vaše one-stop-shop pro váš projekt komunikační strategii. Členové týmu by měli být schopni používat komunikační plán odpovídat projektové otázky typu:

Jaké komunikační kanály budeme používat? Co je každý kanál používá?

Kdy bychom měli komunikovat osob oproti asynchronně?

Jaké jsou role projektu? Kdo jeprojektový manažer? Kdo je na projektovém týmu? Kdo jsouZúčastněné strany projektu ?

Jak jsou důležité detaily projektu, jako aktualizace stavu projektu, bude sděleno? Jak často budou tyto být sdíleny?

To, co by neměly být zahrnuty do komunikačního plánu?

Komunikační plán vám pomůže objasnit, jak budete komunikovat se svými projektového týmu a projektových zúčastněných stran, ať už se jedná o interní členové týmu, že práce ve vaší společnosti, nebo externích zúčastněných stran, jako jsou zákazníci nebo dodavatelé.

Komunikační plán v oblasti projektového řízení není PR plán. Tento plán vám nepomůže align na strategii sociálních médií, určit cílovou skupinu, nebo vytvořit klíčová sdělení pro různé demografie. Pokud potřebujete vytvořit z těchto plánů, zvažte vytvořeníKalendář obsahu sociálních médiínebo A.obchodní strategický plán .

Výhody komunikačního plánu

Očividnějasná komunikace na pracovištiJe to dobrá věc. Ale to, co skutečně potřebují písemný komunikační plán k tomu, že?

Jedním slovem: Ano. Dobrý komunikační plán vám může pomoci komunikovat správné informace zainteresovaných stran správných projektů. Výkonné zainteresované strany nemusí být informováni o každém projektu detail, stejně tak by mohl každý člen projektového týmu nemusí být na konferenčním hovoru se svými externími partnery. Objasněním, kde a jak budete komunikovat, můžete snížit tipovací hru a odblokovat svůj tým.

Méně přepínání app

Nedávno jsme rozhovorvíce než 13.000 globální znalostní pracovníciA zjistil, že průměrný pracovník znalostí přepíná mezi 10 aplikací až 25 krát denně. Namísto se zaměření na práci s vysokým dopadem nebo dokonce spolupracovat účinně s jejich členy týmu, znalostní pracovníci se potopí hodiny, aby se jednoduše snažili zjistit, kde by měly být komunikují.

Komunikační plán může eliminovat tento hádání hry. Pokud například váš tým ví, že komunikujete pouze o práci vnástroj pro správu práce, Mohou hledat klíčové informace zde namísto kopání prostřednictvím složek dokumentů, slack zpráv a více e-mailových řetězců. Podobně, když víte, že člen týmu je jen tangenciálně pracuje na projektu - a je pouze smyčkou při vysokých úrovních statusových zpráv - nebudete je obtěžovat s otázkou o tom, kdy dalšíDodávka projektuje splatný.

Zvýšená spolupráce

Týmová spolupráce není snadný proces, který se stane sám - je to dovednost, kterou vy a váš tým musí stavět. Jedna část vytváření účinnostitýmová spoluprácevyjasňuje komunikační konvence vašeho týmu. To proto, že velká překážka k efektivní spolupráci se cítí pohodlně komunikovat - zejména pokud pracujete naDálkový nebo distribuovaný tým. Pokud se váš tým cítí nejistý, protože se stále snaží zjistit, jak nebo kde komunikovat, nebudou s sebou plně pohodlné mluvit.

Váš komunikační plán je šancí objasnit, kde členové týmu by měli sdělit. V závislosti na úrovni detailu můžete také zahrnout, když měli členové týmu komunikují - a objasnit konvence týmu směrem k nastavení "Nerušit" režim nebo snoozing oznámení.

Poskytnutím těchto pokynů budete účinně odstranit jeden z největších překážek pro snadnou komunikaci a spolupráci mezi členy týmu. Když členové týmu vědí, kde komunikovat, a stejně tak stejně, kde není komunikovat - mohou být jisti, že posílají správnou zprávu ve správný čas.

Méně duplicitní práce

V současné době tráví znalostní pracovníci60% z jejich práce o práciStejně jako hledání dokumentů, honění schválení, přepínání mezi aplikacemi, sledováním stavu práce a obecně dělat věci, které vyžadují čas od impaktační práce. Součástí práce o práci není vědět, kde by měly být sděleny věci.

Pokud členové týmu nemají jasný smysl, kde jsou informace sdílené - věci jako vašeplán projektuneboČasová osa projektu- Budou muset kopat přes více nástrojů nebo se zeptat několika členů týmu, aby našli správné informace. V důsledku toho členové týmu, kteří nejsou jasnější, že by měli sdělit o práci, mají také těžší čas jednoduše najít stávající práci.

Práce o práci vede k dalšímu manuálu, duplicitní práci a celkově méně jasnosti. Ve skutečnosti, podleAnatomie pracovního indexu, Strávíme 13% našeho času-236 hodin za rok, který je již dokončena. Sdílením svého komunikačního plánu můžete dát svému týmu jasnost do přesně tam, kde pracuje, takže nemusí strávit celou dobu, že ho najdou sami.

Jak napsat komunikační plán

Komunikační plán je výkonný nástroj, ale je také relativně snadné vytvořit. Můžete vytvořit komunikační plán ve čtyřech krocích.

1. Zřídit vaše komunikační metody

Prvním krokem k vytvoření komunikačního plánu je rozhodnout, kde váš tým komunikovat - a o čem. To zahrnuje, kdy používat, které nástroje a kdy komunikovat živě vs. asynchronně. Živá, synchronní komunikace je komunikace, která se děje v reálném čase. Naopak asynchronní komunikace je, když posíláte zprávu, aniž byste očekávali, že někdo odpoví hned. Všichni používáme asynchronní komunikaci každý den, aniž bychom si to uskutečnili, pokaždé, když pošleme e-mail.

Jak definujete svůj komunikační plán, identifikovat, co použít každý nástroj pro. Můžete se například rozhodnout použít:

E-mailemkomunikovat s externími zúčastněnými stranami.

Slack.synchronní komunikace o day-to-day aktualizací a rychlých otázek.

Správce úloh UDN asynchronně komunikovat o práci, stejně jako podrobnosti úkolu,Aktualizace stavu projektunebo klíčové projektové dokumenty.

ZvětšeníneboGoogle splnitza jakýchkoli setkání týmů, jako jsou projektové brainstormingu nebo váš projekt po porážce.

2. Vyrovnejte na komunikační kadenci

Nyní, když víte, kde budete komunikovat, musíte také zjistit, jak často budete komunikovat. Vaše komunikace kadence je váš akční plán pro aktualizaci různých zainteresovaných stran o různých detailech projektu.

Například, můžete se rozhodnout harmonogramu:

Týdenní aktualizace stavu projektu přispíval vSprávce úloh UDNvšem zúčastněným stranám a sponzory projektů.

Měsíční setkání projektového týmu pro odblokování žádnou práci nebo prodiskutovat další postup.

Asynchronníprojektový milníkaktualizace doSprávce úloh UDNpodle potřeby.

3. Přidejte plán se zúčastněnými stranami řízení

Běh úspěšného projektu, často závisí na získávání podpory zúčastněných stran a buy-in. Na začátku projektu, budete-li to provést v průběhuProject Kickoff setkání-ale to je také velmi důležité pro udržení zúčastněných stran podporu v průběhu projektu.

Trvat nějaký čas, jak budete tvořit svůj komunikační plán pro detail, kdy komunikovat s každým dalším projektem zúčastněných stran, a o čem. Někteří lidé, jako je vaše klíčové členy projektového týmu, budou komunikovat o tomto projektu pravidelně, možná dokonce denně. Ostatní zúčastněné strany projektu může jen je třeba smyčce v průběhu aktualizace stavu projektu nebo možná jen při závěrečné odečtu.

Uvedením na to, jak budete řídící komunikaci s účastníky, můžete si zajistit, že bude někdo kontaktoval ve správný čas o správné věci. Toto sdělení, které obdrží, aby odpověděl na otázky, které mají k úrovni detailu a se zaměřením na obchodní výsledky a celkové vysoké úrovni, dopad.

4. Podělte se o svůj plán komunikace a aktualizovat ho podle potřeby

Poté, co jste vytvořili svůj komunikační plán, je čas se o něj podělit s projektovým týmem. Ujistěte se, že komunikační plán je přístupný v centrální zdroj pravdy pro všech informací o projektu. Doporučujeme použít Správce úloh UDN sledovat veškerou komunikaci projektu a práce, takže můžete mluvit o práci, kde budete pracovat.

V případě jakékoliv změny ovlivní váš projekt komunikační plán, ujistěte se, že jej aktualizovat a sdělit tyto změny. Tak, členové týmu mají vždy přístup k informacím o nejaktuálnější.

Příklad komunikační plán

Komunikační plán šablona

Popis komunikace

Frekvence

Kanál

Publikum

Majitel

Dobrá komunikace začíná komunikačního plánu

Jasná komunikace vám pomůže poslat správnou zprávu v pravý čas. Vybavte bezproblémové spolupráce a zároveň zajistit každý člen týmu je ve smyčce v ve správný čas. Tímto způsobem může váš tým tráví méně času komunikovat o práci a více času na houževnatým práce.