Почему четкий план связи важнее, чем вы думаете

Чаще всего, четкая связь может сделать или разбить успешные проекты. Очистить связь в управлении проектами - это не только о том, где вы должны быть общение - это также о том, какие члены команды должны получать какие виды сообщений.

Хорошая новость в том, что создание эффективного плана связи не сложно. Все, что вам нужно сделать, это определить каналы связи и выровнять, когда члены команды должны использовать каждый. В этой статье мы будем проходить вас через то, как настроить план связи и показать вам шаблон, чтобы вы могли создать свой собственный.

Что такое план связи?

В управление проектомПлан коммуникации является контуром того, как вы собираетесь обмениваться важным, постоянным информацией о проекте к ключевым заинтересованным сторонам. Ваш коммуникационный план поможет вашей команде понять, кто должен получить какие уведомления и когда в петле в заинтересованных сторонах проекта. В рамках вашего коммуникационного плана вы уточняете, какие заинтересованные стороны каналов должны использовать и когда следует сообщать о том, как часто разные детали должны быть переданы, а кто отвечает за каждый из различных каналов.

Совместное использование плана связи может дать вашу командную ясность о том, какие инструменты использовать, когда и кто связаться с каждым из этих инструментов. Без плана связи у вас может быть один член команды, пытаясь задать вопросы о работе в инструменте, что другой член команды редко проверяет. Вместо того, чтобы быть в состоянии четко общаться и двигаться вперед с работой, каждый член команды окажется разочарованным, запутанным и отключен от работы, которая имеет значение. Затем, если у них нет четкого понимания, который несет ответственность за каждый канал, они могут в конечном итоге обратиться к исполнительной заинтересованности с вопросами, которыми человек не может ответить. То, что началось как простая несоответствие, впитывается в три разочарованных членов команды - и все время работы не продвигаются вперед.

Какой план коммуникации должен включать?

Ваш коммуникационный план - ваш однократный магазин для вашей проектной коммуникационной стратегии. Члены команды должны иметь возможность использовать план связи, чтобы ответить на вопросы проекта, как:

Какие каналы связи мы используем? Для чего используется каждый канал?

Когда мы должны общаться лично против асинхронно?

Каковы роли проекта? Кторуководитель проекта? Кто находится в команде проекта? КтоЗаинтересованные стороны проекта ?

Как важные детали проекта, такие как обновления состояния проекта, будут переданы? Насколько часто они будут переданы?

Что не должно быть включено в план связи?

План связи поможет вам уточнить, как вы собираетесь общаться с вашей командой проекта и заинтересованными сторонами проекта - независимо от того, являются ли это внутренние члены команды, которые работают на вашей компании, или внешних заинтересованных сторон, таких как клиенты или подрядчики.

План связи в управлении проектами не является планом PR. Этот план не поможет вам выравнивать в стратегии социальных сетей, определить целевую аудиторию или установить ключевые сообщения для разной демографии. Если вам нужно построить эти планы, рассмотрите возможность созданияКалендарь контента в социальных сетяхили аПлан бизнес-стратегииОтказ

Преимущества плана связи

ОчевидноОчистить связь на рабочем местеЭто хорошая вещь. Но вам действительно нужен письменный план связи, чтобы сделать это?

Одним словом: Да. Хороший план связи может помочь вам сообщить правильную информацию правильному заинтересованным сторонам проекта. Исполнительные заинтересованные стороны не должны получать уведомления о каждом проекте. Уточняя, где и как вы будете общаться, вы можете уменьшить игру угадывания и разблокировать свою команду.

Меньше коммутации приложения

Мы недавно взяли интервью уБолее 13 000 мировых работников знанийИ обнаружил, что средний работник знаний переключается между 10 приложениями до 25 раз в день. Вместо того, чтобы сосредоточить внимание на высокой ударной работе или даже эффективно сотрудничать со своими членами команды, работники знаний опускают часы, чтобы просто пытались выяснить, где они должны быть общаться.

План связи может устранить эту игру угадывания. Например, если ваша команда знает, что вы только общаетесь о работе вИнструмент управления работой, они могут искать ключевую информацию там - вместо того, чтобы копать через папки документов, слабые сообщения и несколько цепей электронной почты. Точно так же, когда вы знаете, что член команды является только тангенциально работать над проектом - и зацикливается только во время отчетов о состоянии высокого уровня - вы не будете беспокоить их с вопросом, когда следующийДоставление проектадолжен быть.

Увеличение сотрудничества

Сотрудничество в команде не легкий процесс, который происходит сам по себе - это навык, который вы и ваша команда должны построить. Одна часть создания эффективныхСотрудничество командыуточняет соглашения об общении вашей команды. Это потому, что большой барьер для эффективного сотрудничества чувствует себя комфортно, особенно если вы работаете наУдаленная или распределенная командаОтказ Если ваша команда не уверена, потому что они все еще пытаются выяснить, как или где общаться, они не будут полностью комфортно разговаривать друг с другом.

Ваш план связи - это возможность уточнить, где члены команды должны быть общаться. В зависимости от уровня детализации, вы также можете включить, когда члены команды должны быть общаться - и уточнить конвенции команды по отношению к установке «Не беспокоить» режим или перенапряжения.

Предоставляя эти руководящие принципы, вы эффективно удаляете один из крупнейших барьеров для легкой связи и сотрудничества между членами команды. Когда члены команды знают, где общаться - и так же важно, где не общаться - они могут быть уверены, что они отправляют правильное сообщение в нужное время.

Менее дублирующая работа

В настоящее время рабочие знания тратят60% их времени на работу о работеКак поиск документов, преследование утверждений, переключения между приложениями, выполняя статус работы, и, как правило, делают вещи, которые занимают время от ударной работы. Часть этой работы о работе не знает, где все должно быть сообщено.

Если члены команды не имеют четкого смысла, где информация распространяется - это как вашаплан проэктаилисроки реализации проекта-Это им придется копать несколько инструментов или попросить нескольких членов команды просто найти правильную информацию. В результате члены команды, которые неясны, где они должны общаться о работе, также оказывают труднее время просто найти существующую работу.

Работа о работе приводит к большему руководству, дублирующей работе и менее ясности в целом. На самом деле, согласноАнатомия рабочего индексаМы тратим 13% нашего времени - 236 часов в год на работу, которая уже была завершена. Поделив план связи, вы можете дать вашу командную ясность именно там, где жизнь жизни, поэтому им не нужно тратить все это время, находя самих.

Как написать план связи

План связи является мощным инструментом, но это также относительно легко создавать. Вы можете создать план связи в четыре шага.

1. Установите свои методы коммуникации

Первый шаг к созданию коммуникационного плана, чтобы решить, где ваша команда будет общаться, и о чем. Это включает в себя, когда использовать, какие инструменты и когда общаться живой vs. асинхронно. Живая, синхронная связь является общение, что происходит в реальном времени. С другой стороны, асинхронная передача, когда вы отправляете сообщение, не ожидая кого-то, чтобы ответить сразу. Мы все используем асинхронной связи каждый день, не осознавая этого, в первую очередь, каждый раз, когда мы отправляем по электронной почте.

Как определить свой план коммуникации, определить, что использовать каждый инструмент. Например, вы можете решить использовать:

Эл. адресобщаться с любыми внешними заинтересованными сторонами.

РасслабитьсяДля синхронного общения о повседневных обновлениях и быстрых вопросах.

Диспетчер задач UDN общаться асинхронно о работе, как детали задач,Обновления состояния проектаили ключевые проектные документы.

Zoom.илиGoogle AltureДля любых командных собраний, таких как проектные мозговые штурма или ваш проект пост в Мортеме.

2. Выровнять связь

Теперь, когда вы знаете, где вы будете общаться, вам также приходится идентифицировать, как часто вы будете общаться. Ваша связь CADENCE - ваш план действий по обновлению различных заинтересованных сторон о различных деталях проекта.

Например, вы можете решить расписание:

Еженедельные обновления статуса проекта размещены вДиспетчер задач UDNВсем заинтересованным сторонам проекта и спонсоров.

Ежемесячные встречи команды проекта, чтобы разблокировать любую работу или мозговой штурм следующих шагов.

АсинхронныйВеха проектаобновляется вДиспетчер задач UDNпо мере необходимости.

3. Добавьте план управления заинтересованными сторонами

Запуск успешного проекта часто зависит от получения поддержки заинтересованных сторон и Buy-In. В начале проекта вы сделаете это во времяЗаседание проекта Kickoff- Но также имеет решающее значение для поддержания поддержки заинтересованных сторон на протяжении всего вашего проекта.

Займите некоторое время, когда вы собираетесь разработать свой план связи для деталей, когда общаться с каждым заинтересованным сторонам проекта, а о том, что. Некоторые люди, как и ваши ключевые члены команды проекта, регулярно связываются об этом проекте - может быть, даже ежедневно. Другие заинтересованные стороны проекта могут быть затерены только во время обновлений состояния проекта или, возможно, просто в окончательном показателе.

Перечислив, как вы будете управлять связью с заинтересованными сторонами, вы можете убедиться, что они связались в нужное время о правильных вещах. Общение, которую они получают, должны отвечать на вопросы на своем уровне деталей и с акцентом на бизнес-результаты и в целом, высокого уровня.

4. Поделитесь своим планом связи и обновите его по мере необходимости

После того, как вы создали свой план связи, пришло время поделиться им с вашей командой проекта. Убедитесь, что ваш коммуникационный план доступен в вашем центральном источнике истины для всей информации о проекте. Мы рекомендуем использовать Диспетчер задач UDN Отслеживать все проектные связи и работу, чтобы вы могли говорить о работе, где вы работаете.

Если какие-либо изменения влияют на ваш план связи проекта, убедитесь, что вы обновите его и сообщите об этих изменениях. Таким образом, члены команды всегда имеют доступ к самому актуальному дату информации.

Пример плана связи

Шаблон плана связи

Описание связи

Частота

Канал

Аудитория

Владелец

Хорошее общение начинается с плана связи

Очистить связь может помочь вам отправить правильное сообщение в нужное время. Расширение возможностей без усилий совместной работы, а также гарантируя каждый член команды в правильном времени. Таким образом, ваша команда может потратить меньше времени, общаясь о работе и больше времени на высокую ударную работу.