کیوں ایک واضح مواصلات کی منصوبہ بندی آپ کو لگتا ہے کے مقابلے میں زیادہ اہم ہے
زیادہ کثرت سے نہیں کے مقابلے، واضح مواصلات بنانے کے لئے یا کامیاب منصوبوں کو توڑ سکتا ہے. پراجیکٹ مینجمنٹ میں واضح مواصلات بس کے بارے میں آپ کہاں چیت-یہ ہونا چاہئے جس کے بارے میں ٹیم کے ارکان کے پیغامات میں سے کس قسم کے وصول کیا جانا چاہئے بھی ہے نہیں ہے.
اچھی خبر ایک مؤثر مواصلات کی منصوبہ بندی مشکل نہیں ہے پیدا کرتا ہے. آپ کو صرف اتنا کرنا ٹیم کے ارکان میں سے ہر ایک کا استعمال کرنا چاہئے جب آپ مواصلات کے ذرائع اور سیدھ وضاحت ہے. اس مضمون میں، ہم نے ایک مواصلات کی منصوبہ بندی قائم ہے اور آپ ایک ٹیمپلیٹ کو دکھانے کے لئے کس طرح آپ کو آپ کی اپنی تخلیق کر سکتے ہیں، تاکہ آپ کے ذریعے چلنے دیں گے.
ایک مواصلات کی منصوبہ بندی کیا ہے؟
میںکام کی ترتیب لگاناایک مواصلات کی منصوبہ بندی آپ کو ان کلیدی اسٹیک ہولڈرز کے لئے اہم ہے، جاری منصوبے معلومات چیت کرنے جا رہے ہیں کہ کس طرح کا ایک خاکہ ہے. آپ کی بات چیت کی منصوبہ بندی آپ کی ٹیم کو سمجھنے کے منصوبے کے اسٹیک ہولڈرز میں لوپ کے لئے، جس اطلاعات اور جب مل رہا کیا جانا چاہئے جو میں مدد ملے گی. آپ کی بات چیت کی منصوبہ بندی کے ایک حصے کے طور پر، آپ کے چینل اسٹیک ہولڈرز استعمال کرتے ہیں اور کس طرح بار بار مختلف تفصیلات مطلع کیا جانا چاہئے جب چاہئے جس میں واضح کریں گے، اور جنہوں نے مختلف چینلز میں سے ہر ایک کے لئے ذمہ دار ہے.
ایک مواصلات کی منصوبہ بندی ان ٹولز میں سے ہر ایک کے ساتھ رابطہ کرنے کے لئے استعمال کرتے ہیں تو ہے جس کے لئے آلات اور جو کے بارے میں آپ کی ٹیم وضاحت دے سکتے ہیں اشتراک. ایک مواصلات کی منصوبہ بندی کے بغیر، آپ کو ایک ٹیم کے رکن ایک اور ٹیم کے رکن شاذ و نادر ہی چیک کرتا ہے کہ ایک آلے میں کام کے بارے میں سوالات کرنے کی کوشش کر رہے ہیں ہو سکتا ہے. بلکہ واضح طور پر بات چیت اور کام کے ساتھ آگے بڑھنے کے قابل ہونے کی وجہ سے، ہر ٹیم کے رکن ختم ہو گی مایوس، الجھن، اور اس کا کام معاملات سے منقطع. اس کے بعد، وہ ہر چینل کے لئے کون ذمہ دار ہے میں واضح بصیرت نہیں ہے تو، وہ اپ کے سوالات اس شخص کو جواب نہیں دے سکتا ساتھ ایک ایگزیکٹو فریقین تک پہنچنے ختم ہو سکتا ہے. کے طور پر ایک سادہ miscommunication تین مایوس ٹیم کے ارکان اور ہر وقت میں spiraled ہے باہر شروع کیا، کام آگے بڑھنے نہیں ہے.
ایک مواصلاتی منصوبہ بندی کیا شامل ہونا چاہئے؟
آپ کی بات چیت کی منصوبہ بندی آپ کے منصوبے مواصلات کی حکمت عملی کے لئے آپ کی ایک سٹاپ دکان ہے. ٹیم کے ارکان کی طرح اس منصوبے میں سوالات کا جواب دینے مواصلات کی منصوبہ بندی کو استعمال کرنے کے قابل ہونا چاہئے:
ہم کیا مواصلاتی چینلز کا استعمال کرتے ہوئے کر رہے ہیں؟ کے لئے استعمال کیا ہر چینل کیا ہے؟
ہم asynchronously شخص بمقابلہ میں بات چیت کرنا چاہئے جب؟
منصوبے کے کردار کیا ہے؟ کون ہےپروجیکٹ مینیجر؟ کون پروجیکٹ ٹیم پر ہے؟ کون ہیںپروجیکٹ اسٹیک ہولڈرز ؟
کس طرح مطلع کیا جا رہا، اس منصوبے کی حیثیت کے اپ ڈیٹس، جیسے اہم منصوبے تفصیلات ہیں؟ ان کے لئے کس طرح اکثر دوسروں کو مہیا کی جائے گی؟
کیا ایک مواصلات کی منصوبہ بندی میں شامل نہیں کیا جانا چاہئے؟
A مواصلات کی منصوبہ بندی آپ کو واضح آپ کے منصوبے کی ٹیم اور اس منصوبے کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے جا رہے ہیں کہ کس طرح مدد کرے گا اسٹیک ہولڈرز چاہے ان داخلی ٹیم کے ارکان ہیں کہ آپ کی کمپنی، یا گاہکوں یا ٹھیکیداروں کی طرح بیرونی اسٹیک ہولڈرز پر کام کرتے ہیں.
منصوبے کے انتظام میں ایک مواصلات کی منصوبہ بندی ایک PR منصوبہ بندی نہیں ہے. یہ منصوبہ آپ کے سوشل میڈیا حکمت عملی پر آپ سیدھ میں مدد ملے گی نہ کہ ایک ہدف شائقین کی شناخت، یا مختلف آبادیات کے اہم پیغامات قائم. آپ ان منصوبوں کو تعمیر کرنے کی ضرورت ہے، ایک کی تخلیق پر غورسوشل میڈیا مواد کے کیلنڈریا A.کاروباری حکمت عملی کی منصوبہ بندی .
ایک مواصلات کی منصوبہ بندی کے فوائد
ظاہر ہےکام کی جگہ میں واضح مواصلاتایک اچھی بات ہے. لیکن اگر آپ واقعی ایسا کرنا ایک تحریری مواصلات کی منصوبہ بندی کی ضرورت ہے؟
ایک لفظ میں: جی ہاں. ایک اچھا مواصلات کی منصوبہ بندی آپ کو صحیح منصوبے کے اسٹیک ہولڈرز کو صحیح معلومات چیت کرنے میں مدد کر سکتے ہیں. ایگزیکٹو اسٹیک ہولڈرز تفصیل-اسی طرح ہر منصوبے کے بارے میں مطلع کیا جا کرنے کی ضرورت نہیں، ہر منصوبے ٹیم کے رکن اپنے بیرونی شراکت داروں کے ساتھ ایک کانفرنس کال پر ہونے کی ضرورت نہیں ہو سکتا ہے. وضاحت کہاں اور آپ کو بات چیت کی جائے گی کہ کس طرح کی طرف سے، آپ کو اندازہ کھیل کو کم کرنے اور آپ کی ٹیم کو غیر مسدود کر سکتے ہیں.
کم ایپ سوئچنگ
ہم نے حال کا انٹرویوسے زیادہ 13،000 گلوبل علم کے کارکنوںاور پتہ چلا کہ اوسط علم کارکن فی دن 10 اطلاقات کے درمیان سوئچ کرتا ہے. اعلی اثرات کے کام پر توجہ مرکوز کرنے کے بجائے ان کی ٹیم کے ارکان کے ساتھ مؤثر طریقے سے تعاون کرنے کے بجائے، علم کارکنوں کو صرف اس بات کا پتہ لگانے کی کوشش کر رہا ہے کہ وہ کہاں سے بات چیت کرنا چاہئے.
ایک مواصلاتی منصوبہ اس اندازے سے کھیل کو ختم کر سکتا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ کی ٹیم جانتا ہے کہ آپ صرف ایک کام کے بارے میں بات چیت کرتے ہیںکام مینجمنٹ کا آلہ، وہ دستاویز فولڈرز، سلیک پیغامات، اور ایک سے زیادہ ای میل زنجیروں کے ذریعہ کھدائی کے بجائے کلیدی معلومات تلاش کرسکتے ہیں. اسی طرح، جب آپ جانتے ہیں کہ ایک ٹیم کے رکن صرف اس منصوبے پر کام کررہے ہیں اور صرف اعلی درجے کی حیثیت کی رپورٹوں کے دوران صرف لوپ کیا جا رہا ہے - آپ اگلے وقت کے بارے میں ایک سوال کے ساتھ پریشان نہیں کریں گےپروجیکٹ فراہم کنندہکی وجہ سے ہے.
تعاون میں اضافہ
ٹیم تعاون ایک آسان عمل نہیں ہے جو خود کی طرف سے ہوتا ہے - یہ ایک مہارت ہے کہ آپ اور آپ کی ٹیم کی تعمیر کرنا ہے. مؤثر بنانے کا ایک حصہٹیم تعاونآپ کی ٹیم کے مواصلات کنونشن کو واضح کر رہا ہے. یہی وجہ ہے کہ مؤثر تعاون کے لئے ایک بڑا رکاوٹ آرام دہ اور پرسکون بات چیت محسوس کر رہا ہے - خاص طور پر اگر آپ کام کرتے ہیںدور دراز یا تقسیم کردہ ٹیم. اگر آپ کی ٹیم کو یقین نہیں لگتا ہے کیونکہ وہ اب بھی اس بات کا اندازہ کرنے کی کوشش کر رہے ہیں کہ کس طرح یا کہاں سے بات چیت کرنے کے لئے، وہ ایک دوسرے سے بات کرنے میں مکمل طور پر آرام دہ اور پرسکون نہیں رہیں گے.
آپ کے مواصلاتی منصوبہ یہ واضح کرنے کا ایک موقع ہے کہ ٹیم کے اراکین کو بات چیت کرنا چاہئے. تفصیل کی سطح پر منحصر ہے، آپ اس میں بھی شامل ہوسکتے ہیں جب ٹیم کے ارکان کو بات چیت کرنا چاہئے اور ٹیم کے کنونشنوں کو ترتیب دینے کے لۓ "پریشان نہ کریں" موڈ یا سنیجنگ اطلاعات.
ان ہدایات کو فراہم کرنے سے، آپ کو مؤثر طریقے سے ٹیم کے ارکان کے درمیان آسان مواصلات اور تعاون کے لئے سب سے بڑا رکاوٹوں میں سے ایک کو ہٹا دیا جا رہا ہے. جب ٹیم کے اراکین کو معلوم ہوتا ہے کہ کہاں سے بات چیت کریں اور جیسے ہی اہم بات یہ ہے کہ، جہاں بات چیت کرنے کے لئے نہیں - وہ اعتماد ہوسکتے ہیں کہ وہ صحیح وقت پر صحیح پیغام بھیج رہے ہیں.
کم ڈپلیکیٹک کام
فی الحال، علم کارکنوں کو خرچکام کے بارے میں کام پر 60٪ وقتدستاویزات کی تلاش کی طرح، منظوری کا پیچھا کرنے، اطلاقات کے درمیان سوئچنگ، کام کی حیثیت کے بعد، اور عام طور پر چیزیں جو اثر انداز کام سے دور ہوتے ہیں. کام کے بارے میں اس کام کا حصہ یہ نہیں جانتا کہ چیزوں کو کہاں سے بات چیت کی جانی چاہئے.
اگر ٹیم کے ارکان کو واضح احساس نہیں ہے کہ آپ کی طرح معلومات مشترکہ چیزیں ہیںپراجیکٹ منصوبہ یا پروجیکٹ ٹائم لائنیہ وہ ایک سے زیادہ اوزار کے ذریعے کھودنے یا کئی ٹیم کے ارکان سے صرف صحیح معلومات کو تلاش کرنے کے لئے پڑے گا. نتیجے کے طور پر، ٹیم کے ارکان جو ان کے بارے میں واضح نہیں ہیں وہ کام کے بارے میں بات چیت کرنا چاہتے ہیں جہاں بھی موجودہ کام کو تلاش کرنے میں مشکل وقت ہے.
کام کے بارے میں کام زیادہ دستی، نقل و حرکت کے کام اور مجموعی طور پر کم وضاحت کی طرف جاتا ہے. حقیقت میں، کے مطابقکام انڈیکس کی اناتومی، ہم پہلے سے ہی مکمل طور پر مکمل طور پر مکمل طور پر مکمل طور پر مکمل طور پر کام کرنے والے ہمارے وقت کے 13٪ گھنٹے خرچ کرتے ہیں. آپ کی مواصلات کی منصوبہ بندی کا اشتراک کرکے، آپ اپنی ٹیم کی وضاحت بالکل ٹھیک ہے جہاں کام کی زندگی میں رہتی ہے، لہذا انہیں اس وقت خود کو تلاش کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
مواصلات کی منصوبہ بندی کیسے کریں
ایک مواصلاتی منصوبہ ایک طاقتور آلے ہے - لیکن یہ بھی تخلیق کرنے کے لئے نسبتا آسان ہے. آپ چار مراحل میں مواصلاتی منصوبہ بنا سکتے ہیں.
1. اپنے مواصلات کے طریقوں کو قائم کریں
مواصلاتی منصوبہ بنانے کا پہلا قدم یہ فیصلہ کرنا ہے کہ آپ کی ٹیم کہاں سے بات چیت کرے گی اور اس کے بارے میں. اس میں شامل ہوتا ہے جب اس کے اوزار اور جب لائیو بمقابلہ زندہ بمقابلہ بات چیت کرنے کے لئے. لائیو، ہم آہنگی مواصلات مواصلات ہے جو حقیقی وقت میں ہوتا ہے. اس کے برعکس، غیر جانبدار مواصلات یہ ہے جب آپ کسی شخص کو جواب دینے کے بغیر کسی پیغام کو بھیجنے کے لۓ بھیجتے ہیں. ہم سب کو ہر روز ہر روز غیر معمولی مواصلات کا استعمال کرتے ہیں- سب سے زیادہ خاص طور پر، ہر بار ہم ایک ای میل بھیجتے ہیں.
جیسا کہ آپ اپنی مواصلاتی منصوبہ کی وضاحت کرتے ہیں، اس بات کی شناخت کریں کہ ہر آلہ کے لئے کیا استعمال کرنا ہے. مثال کے طور پر، آپ استعمال کرنے کا فیصلہ کر سکتے ہیں:
ای میلکسی بھی بیرونی حصول داروں کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے.
سستدن سے اپ ڈیٹس اور فوری سوالات کے بارے میں ہم آہنگی مواصلات کے لئے.
UDN ٹاسک مینیجر کام کی تفصیلات کی طرح کام کے بارے میں غیر معمولی طور پر بات چیت کرنے کے لئے،پروجیکٹ کی حیثیت کی تازہ ترین معلومات، یا کلیدی منصوبے کے دستاویزات.
زوم یا Google سے ملاقاتکسی بھی ٹیم کے اجلاسوں کے لئے، جیسے پراجیکٹ دماغی طوفان یا آپ کے پروجیکٹ پوسٹ مارٹم.
2. مواصلات کی تعاقب پر سیدھا
اب آپ جانتے ہیں کہ آپ کہاں بات چیت کریں گے، آپ کو بھی شناخت کرنا ہوگا کہ آپ کتنی بار بات چیت کریں گے. مختلف منصوبوں کی تفصیلات کے بارے میں مختلف اسٹیک ہولڈرز کو اپ ڈیٹ کرنے کے لئے آپ کا مواصلات کیڈیشن آپ کی کارروائی کا منصوبہ ہے.
مثال کے طور پر، آپ شیڈول کا فیصلہ کر سکتے ہیں:
ہفتہ وار پروجیکٹ کی حیثیت کے اپ ڈیٹس میں پوسٹ کیا گیاUDN ٹاسک مینیجرتمام منصوبوں کے حصول داروں اور اسپانسرز کو.
ماہانہ پروجیکٹ ٹیم کے اجلاسوں کو کسی بھی کام یا دماغ کے اگلے مرحلے کو روکنے کے لئے ملاقاتیں.
asynchronousپروجیکٹ سنگ میلاپ ڈیٹسUDN ٹاسک مینیجرضرورت کے مطابق.
3. اسٹیک ہولڈر مینجمنٹ کے لئے ایک منصوبہ شامل کریں
ایک کامیاب منصوبے چل رہا ہے اکثر اکثر اسٹیک ہولڈر کی حمایت اور خرید میں حاصل کرنے پر منحصر ہے. منصوبے کے آغاز میں، آپ اس کے دوران ایسا کریں گےپروجیکٹ کک آف اجلاسلیکن آپ کے منصوبے میں اسٹیک ہولڈر کی حمایت کو برقرار رکھنے کے لئے یہ بھی اہم ہے.
ہر وقت لے لو کیونکہ آپ اپنے مواصلات کی منصوبہ بندی کو مسودہ کر رہے ہیں جب ہر منصوبے کے حصول کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے، اور اس کے بارے میں کیا بات ہے. کچھ لوگ، آپ کی کلیدی پروجیکٹ ٹیم کے ارکان کی طرح، اس منصوبے کے بارے میں باقاعدگی سے اس منصوبے کے بارے میں بات چیت کریں گے. دیگر منصوبے کے حصول داروں کو صرف منصوبے کی حیثیت کی اپ ڈیٹس کے دوران یا شاید حتمی پڑھنے کے دوران صرف لوپ کی ضرورت ہوسکتی ہے.
لسٹنگ کی طرف سے آپ کو اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ مواصلات کا انتظام کیسے کریں گے، آپ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ وہ صحیح چیزوں کے بارے میں صحیح وقت پر رابطہ کر رہے ہیں. مواصلات وہ وصول کرتے ہیں ان کی سطح پر سوالات کا جواب دیں اور کاروباری نتائج اور مجموعی طور پر، اعلی سطح کے اثرات پر توجہ مرکوز کریں.
4. اپنی مواصلات کی منصوبہ بندی کا اشتراک کریں اور اسے ضرورت کے طور پر اپ ڈیٹ کریں
ایک بار جب آپ نے اپنی مواصلات کی منصوبہ بندی کی ہے، تو یہ آپ کے پراجیکٹ ٹیم کے ساتھ اشتراک کرنے کا وقت ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے مواصلاتی منصوبہ تمام منصوبوں کی معلومات کے لئے سچ کے مرکزی ذریعہ میں قابل رسائی ہے. ہم استعمال کرتے ہیں UDN ٹاسک مینیجر تمام پراجیکٹ مواصلات اور کام کو ٹریک کرنے کے لئے، لہذا آپ کام کے بارے میں بات کر سکتے ہیں جہاں آپ کام کر رہے ہیں.
اگر کوئی تبدیلی آپ کے پراجیکٹ مواصلاتی منصوبہ پر اثر انداز کرتی ہے، تو اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اسے اپ ڈیٹ کریں اور ان تبدیلیوں کو بات چیت کریں. اس طرح، ٹیم کے ارکان ہمیشہ تازہ ترین معلومات تک رسائی حاصل کرتے ہیں.
مثال کے طور پر مواصلات کی منصوبہ بندی
مواصلاتی منصوبہ سانچے
مواصلات کی تفصیل
تعدد
چینل
سامعین
مالک
مواصلاتی منصوبہ کے ساتھ اچھا مواصلات شروع ہوتا ہے
واضح مواصلات صحیح وقت پر صحیح پیغام بھیجنے میں مدد مل سکتی ہے. ہر ٹیم کے رکن کو یقینی طور پر صحیح وقت میں اس بات کو یقینی بنانے کے دوران ممکنہ تعاون کو بااختیار بنانے کے لۓ. اس طرح، آپ کی ٹیم اعلی اثرات کے کام پر کام اور زیادہ وقت کے بارے میں بات چیت کم وقت خرچ کر سکتی ہے.
