Hur man baka datahantering Bästa praxis till ditt projekt arbetsflöden

Datahantering Bästa praxis är jästen att baka de perfekta projekten varje gång. Utan denna jäst kan lag helt enkelt inte stiga och växa när säkerhetsutmaningar värmer upp.

Å andra sidan är transparens den hemliga ingrediensen som hjälper lag att fungera bättre och hålla intressenterna nöjda även när projekt är i brand.

Saken är att dessa två ingredienser måste balanseras för att baka upp den perfektaprojektsouffle. Så hur mäter du det och hittar den perfekta mixen mellan öppenhet och säkerhet?

(Hade tillräckligt med bakpengar än?)

Säkerhet växer allt viktigare och blir övertygande för företag i alla storlekar. I vår senasteProfessionell servicebranschundersökning, Rapporterade 60% av de svarande att datasäkerhetshänsyn håller dem från att vara flexibla och låta dem bygga bättre relationer med kunder.

Hanteringsprojekt kräver mycket detaljer och information om att data skickas internt eller externt. Här är 4 sätt att baka datahantering bästa praxis till dinprojektledningmed säkerhet i åtanke.

4 sätt att baka datahantering Bästa praxis till dina projekt arbetsflöden

1. Främja genomskinlighet genom att samarbeta inom en enda sanningskälla

Att ha en enda källa till sanning sparar lagmedlemmar tid spenderat lokaliserande arbete. Enligt aMcKinsey rapport, anställda spenderar 1,8 timmar varje dag - 9,3 timmar per vecka, i genomsnitt - söker och samlar information. Medan missbruk av tid är en uppenbar möjlighet här, överväga de säkerhetsutmaningar som ditt team står inför när de spenderar så mycket tid på att leta efter och dela dokument över settverktyg. Oavsett hur flitigt de är, är misstag att hända när lagmedlemmar är stressade för tiden och försöker dela data mellan verktyg.

Revolutionerande modehandlareStygnfixupplever samma utmaning som de upplevde explosiv tillväxt. Deras projekt föll bakom eftersom de kommunicerade över kalkylblad och settverktyg.UDN Task Managerhjälpte dem att konsolidera sina projekt arbetsflöden, samarbete, kommunikation och tillgång som delas in i en enda sanningskälla. Resultatet? De kunde frigöra 18 timmar per vecka över 6 chefer.

På toppen av att spara dyrbar tid, ha tillgångar och kommunikation på ett ställe istället för i e-post eller andra släckta verktyg, håller dem säkra så att de inte blir offer för cyberattacker eller mänskligt fel. Strömlining kommunikation innebär också att färre och mer produktiva, effektivare möten, eftersom all information lätt finns med allt det sammanhang som behövs, och det är allt uppdaterat i realtid. Färre e-post och sidokatser håller allt samarbete säkert inom ett verktyg där alla projektmedlemmar kan se nödvändig information.

En av de enklaste bästa praxis kring datahantering minimerar hur ofta ditt lag behöver hantera data. En enda källa till sanning för både tillgångsdelning och projektkommunikation ger lag med ett säkert utrymme där de kan fokusera på att samarbeta och optimera sitt arbete istället för att gräva via e-post eller verktyg. Denna centraliserade kommunikation gör det möjligt för intressenter att se till att inget glider genom sprickorna och all kommunikation läggs ut för alla att se.

2. Utveckla tydliga mappstrukturer som möjliggör flexibla åtkomstkontroller

Oavsett om du arbetar internt eller externt finns det vissa personer som ska och inte ha tillgång till känslig information. Att ha en klar mappstruktur hjälper dig att anpassa säkerhet och synlighet genom att skapa en enkel att anpassa grupp för att ställa in synlighetsregler för. Till exempel kan du organisera mappar efter avdelning eller lag och ange diskreta rollbaserade behörigheter. Om du vill ha intressenter för att få en hög nivå syn på uppgifter men hålla dem ur ogräs, nu kan du. Med organiserade mappar kan du enkelt stänga av ärftlig delning för att behålla kontext men skydda känsligt arbete.

Tänk dig att ditt team arbetar med en händelse men du måste få en känslig tillgång som godkänts av externa lagintressenter. Om du skulle maila arket, kan du föreställa dig säkerhetsriskerna? Oavsett hur mycket du kan lita på dina intressenter kan misstag hända. Det e-postmeddelandet kan till exempel vidarebefordras till fel person. Och om du samlar in sin feedback via e-post och har flera iterationer som går fram och tillbaka, är både samarbete och säkerhet på risk .

Den bästa praxis här är för säkerDatahantering för att vara en del av din företagskultur. Gör det allas ansvar att vara databehandlare. Förstå de områden där intressenter har synlighet så det finns mindre mänskligt fel.

Ett projekthanteringsverktyg kan hjälpa ditt lag att använda bästa praxis även under bevis- och godkännandeprocesser. Till exempel,UDN Task Managergör det möjligt för administratörer att skapaUDN Task ManagerGrupper med en klar hierarki för att upprätthålla användargrupper och bildskärm som har tillgång till projektinformation. Admins kan tillåta kunder eller andra intressenter i provnings- och godkännandesprocessen samtidigt som de håller tillgångar eller andrauppgiftInformation säker.UDN Task Manageråstadkomma detta genom att använda lösenordsskyddade länkar som tar intressenter till en gated bild av den tillgång som bor inomUDN Task Manager. Admins kan skicka länkar för godkännande och muntligt ställa in lösenord för att säkerställa att ingen annan än de som borde se tillgången kan.

Den extra skönheten? Eftersom tillgången stannar inomUDN Task ManagerProjektledningsverktyg, när intressenterna markerar en tillgång med sin feedback, kan projektmedlemmarna enkelt vidta åtgärder. All feedback är säker och på ett ställe och samarbete är sömlös.

3. Leverera insikter och uppdateringar via automatiska rapporter och instrumentpaneler

Vissa intressenter vill veta varje detalj, medan andra vill ha en enkel snapshot att veta allt är i tid. Ibland är synligheten inte en preferens utan istället en säkerhetsfråga. Som projektledare måste du vara flexibel.

I vår professionella tjänster undersökningRespondenterna sa att "förmågan att balansera säkerhetsöverensstämmelse med kundsynlighet" var en av de bästa kapaciteterna som skulle ha den största positiva effekten på deras lag. Använda ett flexibelt, samarbetsprojekthanteringsverktyg för att hjälpa dig att hålla interna och externa intressenter uppdaterade dig, eller Project Admins, för att hålla alla i slingan samtidigt som du skyddar data.

Skapa en delad instrumentbräda eller kalender som både ditt lag och externa intressenter kan använda för att spåra projektets framsteg i realtid, vilket ger alla exakt den synlighet de behöver samtidigt som den är djupare information privat. Medan projektmedlemmarna kan behöva se detaljerna inom varje uppgift, kanske externa intressenter kanske inte behöver den informationen.

Granulära behörighetsmöjligheter innebär att projektledare kan bestämma hur djupt intressenter kan se i projektuppgifter. Gantt-diagram, till exempel, kan omvandlas till PDF-filer och kalendrar kan visa nyckelleveransdatum allt utan att exponera djupare, känslig information. Gantt-diagram kan ge en välbehövlig blandning avSynlighet, integritet och flexibilitet .

4. Håll det alla säkra och säkra i molnet med sömlösa integreringar

Det kan vara svårt attSamarbeta i skala med hjälp av verktyg som Excel och e-post. När ditt företag växer, oavsett om det blir fler lagmedlemmar, fler intressenter, eller hjälper fler kunder, behöver du en solid grund att bygga på. När du har flera lag, externa intressenter eller klienter med olika processer, kommunikationsstilar och säkerhetskrav, luckor i säkerhet snabbt.

Ironiskt nog är företag som är rädda för molnet på grund av säkerhet sannolikt att uppleva säkerhetsbrister.Api ger dig sömlöstPassera data fram och tillbaka mellan system, vilket möjliggör realtids samarbete och säkerställer att ditt företag är säkert och skalbart. Den API-drivna naturen hos Cloud hjälper lag att enkelt ansluta till olika verktyg som säkerställer att det inte finns några luckor i synlighet, kontroll eller säkerhet.

För att hålla dina data säkra inom ditt arbetsflöde, vill du se till att du har fullständig synlighet i ditt projekthanteringsverktygsårbarheter. Om du inte vet hur säkra ditt projekthanteringsverktyg är och hur detintegreras med andra verktyg, alla processer du bygger för att säkerställa öppenhet och säkerhet är för ingenting. Lyckligtvis har vi gjort läxorna och sammanställde en Projektledning Verktygssäkerhetschecklistatill dig. Tillsammans med att vara den ledande samarbetsplattformen,UDN Task ManagerLägger alltid nya verktyg och funktioner för att säkerställa att ditt team alltid kan ha fullt förtroende för säkerheten för ditt projekthanteringsverktyg.

Klar att få bakning?

I vår undersökning säger 77% av de professionella tjänsterna att de har verktyg för att säkerställa att deras kunders data är säkra. Men som de säger, "Om du inte kan ta värmen, gå ut ur köket." I dagens konkurrenskraftiga landskap har du råd att vara en del av 23% som kan bli bränt?

I slutändan är öppenhet och säkerhet både viktiga för att baka mycket samarbetande och optimalt utföra projekt. Du kanske måste gå igenom några recept för att hitta rätt kombination för ditt lag, men det är i sista hand värt det. Datahantering Bästa praxis kommer snart att vara en toppdifferentiator för företag. Med dessa tips kan du börja räkna ut vad som fungerar bäst för ditt lag och ditt företag - ochUDN Task Managerär här för att hjälpa!

Starta din 2-veckors gratis prov idag för att se hurUDN Task ManagerKan hjälpa dig att hitta "precis rätt" mellan datahanterings bästa praxis och öppenhet i alla dina projekt.

Vad är några av de data som hanterar bästa praxis ditt företag följer? Låt oss veta i kommentarerna nedan!