Hoe de bestrijding van gegevens te bakken in uw projectworkflows

Gegevensbehandeling Beste praktijken zijn de gist om elke keer de perfecte projecten te bakken. Zonder deze gist kunnen teams gewoon niet stijgen en groeien wanneer de veiligheid opwarmen.

Aan de andere kant is transparantie het geheime ingrediënt dat teams helpt beter presteren en stakeholders blijt, zelfs wanneer projecten in brand staan.

Het ding is, deze twee ingrediënten moeten in evenwicht zijn om het perfecte te bakkenprojectsoufflé. Dus hoe meet je het allemaal uit en vind je de perfecte mix tussen transparantie en beveiliging?

(Had al genoeg bakken?)

Beveiliging groeit steeds belangrijker en wordt de bovenkant van de geest voor bedrijven van alle maten. In onze recenteProfessionele dienstverleningsequête, 60% van de respondenten meldde dat de betreffende gegevensbeveiliging ervan om ze flexibel te houden en hen toe te staan ​​betere relaties met klanten op te bouwen.

Het beheren van projecten vereist veel details en informatie of die gegevens intern of extern worden doorgegeven. Hier zijn 4 manieren om gegevensbehandeling van beste praktijken in uw te handelenproject managementmet veiligheid in gedachten.

4 manieren om gegevensbehandeling van best practices in uw projectworkflows te bakken

1. Bevordering van transparantie door samen te werken binnen een enkele bron van de waarheid

Het hebben van een enkele bron van waarheid redt teamleden tijd besteed aan het lokaliseren van werk. Volgens eenMcKinsey-rapport, Medewerkers brengen elke dag 1,8 uur door - 9.3 uur per week, gemiddeld - zoeken en verzamelen van informatie. Hoewel het misbruik van tijd hier een voor de hand liggende kans is, overweeg dan de veiligheidsuitdagingen die uw team geconfronteerd wordt wanneer ze zoveel tijd doorbrengen met het zoeken en delen van documenten over gestilde gereedschappen. Het maakt niet uit hoe ijverig ze zijn, fouten zijn gebonden om te gebeuren wanneer teamleden voor tijd worden gestrest en proberen gegevens tussen gereedschappen te delen.

Revolutionaire mode-detailhandelaarSteekfixervaarde dezelfde uitdaging omdat ze explosieve groei ervoeren. Hun projecten vielen achter omdat ze over spreadsheets en gestoken gereedschappen communiceerden.Udn taakmanagerhielp hen hun projectworkflows, samenwerking, communicatie en activa te consolideren, delen allemaal in één enkele bron van waarheid. Het resultaat? Ze waren in staat om 18 uur per week meer dan 6 managers vrij te maken.

Bovenop het bewaren van kostbare tijd, houdt het hebben van activa en communicatie op één plek in plaats van in e-mails of andere gestoine gereedschappen ze veilig zodat ze niet slachtoffer vallen van cyberaanvallen of menselijke fouten. Het stroomlijnen van de communicatie betekent ook het hebben van minder en meer productieve, effectievere vergaderingen, omdat alle informatie gemakkelijk te vinden is met alle benodigde context, en het is allemaal in realtime bijgewerkt. Minder e-mails en zijchats houden alle samenwerking veilig binnen één gereedschap waar alle projectorganen de nodige informatie kunnen zien.

Een van de eenvoudigste best practices rond gegevensverwerking is minimaliseren hoe vaak uw team de gegevens moet verwerken. Een enkele bron van waarheid voor zowel activa delen als projectcommunicatie biedt teams met een beveiligde ruimte waar ze zich kunnen concentreren op het samenwerken en optimaliseren van hun werk in plaats van door e-mails of gereedschappen te graven. Deze gecentraliseerde communicatie maakt stakeholders in staat om ervoor te zorgen dat niets door de scheuren glijdt en alle communicatie is aangelegd voor iedereen om te zien.

2. Ontwikkel duidelijke mapstructuren die flexibele toegangscontroles inschakelen

Of u nu intern of extern werkt, er zijn bepaalde mensen die en geen toegang moeten hebben tot gevoelige informatie. Met een duidelijke mapstructuur helpt u bij het aanpassen van beveiliging en zichtbaarheid door een eenvoudig te maken groep te creëren om zichtbaarheidsregels voor te stellen. U kunt bijvoorbeeld mappen per afdeling of team organiseren en discrete rollengerelateerde machtigingen invoeren. Als u stakeholders wilt om een ​​opzicht van taken op hoog niveau te krijgen, maar ze uit het onkruid kunnen houden, kunt u dat nu. Met georganiseerde mappen kunt u eenvoudig geërfd delen uitschakelen om de context te behouden, maar het gevoelige werk ervan beschermen.

Stel je voor je team werkt aan een evenement, maar je moet een gevoelige actief door stakeholders extern team goedgekeurd te krijgen. Als je aan het vel e-mail, kunt u de beveiligingsrisico's voorstellen? Het maakt niet uit hoeveel u uw stakeholders kunnen vertrouwen, kunnen fouten gebeuren. Dat e-mail kan worden doorgestuurd naar de verkeerde persoon, bijvoorbeeld. En als je hun feedback te verzamelen via e-mail en hebben meerdere iteraties heen en weer, zowel de samenwerking en veiligheid zijn bij risico .

De best practice is hier voor een veiligegegevensverwerking om een deel van uw bedrijfscultuur te zijn. Maak tot deze iedereen verantwoordelijkheid om data stewards zijn. Begrijp de gebieden waar stakeholders zicht hebben zodat er minder menselijke fouten.

Een project management tool kan helpen uw team gebruik van beste praktijken, zelfs tijdens proofing en goedkeuringsprocessen. Bijvoorbeeld,Udn taakmanagerstelt admins te creërenUdn taakmanagergroepen met een duidelijke hiërarchie aan gebruikersgroepen te handhaven en te controleren wie toegang heeft tot informatie over het project heeft. Beheerders kunnen klanten of andere belanghebbenden toe te laten in de proofing en goedkeuringen proces terwijl activa of anderetaakinformatie te beveiligen.Udn taakmanagerdoet dit door het gebruik van een wachtwoord beveiligde links die stakeholders nemen om een gated uitzicht op de activa die het leven binnenUdn taakmanager. Admins kunnen links voor goedkeuring en verbaal ingesteld wachtwoorden te sturen om ervoor te zorgen dat niemand anders dan zij die het actief zou moeten zien.

De toegevoegde schoonheid? Omdat het actief blijft binnen deUdn taakmanagerproject management tool, wanneer stakeholders markeren een actief met hun feedback, projectleden kan gemakkelijk actie te ondernemen. Alle feedback is veilig en op een plaats en samenwerking is naadloos.

3. Lever inzichten en updates via geautomatiseerde rapportages en dashboards

Sommige belanghebbenden willen elk detail te kennen, terwijl anderen willen een eenvoudige momentopname alles te weten is op tijd. Soms is het zicht is niet een voorkeur, maar in plaats daarvan een beveiligingsprobleem. Als projectmanager, moet je flexibel zijn.

In onze Professional Services-enquêteDe respondenten zei dat “het vermogen om de balans security compliance met de klant zicht”, was een van de beste mogelijkheden die de grootste positieve impact op hun team zou hebben. Met behulp van een flexibele, collaboratieve project management tool om u te helpen toezien op interne en externe stakeholders aan jou date machtigt, of project admins, om iedereen op de hoogte te houden, terwijl ook de bescherming van data.

Maak een gedeelde dashboard of kalender die zowel uw team en externe stakeholders kunnen gebruiken om de voortgang van het project in real time te volgen, zodat iedereen precies de zichtbaarheid die ze nodig hebben terwijl diepere informatie privé. Terwijl de leden project kan het nodig zijn om de gegevens binnen elke taak zien, misschien externe stakeholders die informatie niet nodig.

Granular toestemming mogelijkheden betekenen dat project managers kunnen beslissen hoe diep stakeholders kan zien in project taken. Gantt-grafieken, bijvoorbeeld, kan worden omgezet in PDF's en agenda's kunnen key levering datums weer allemaal zonder bloot dieper, gevoelige informatie. Gantt-diagrammen kunnen een broodnodige mix van te verstrekkenzichtbaarheid, privacy en flexibiliteit .

4. Houd alle veilig in de cloud met naadloze integraties

Het kan moeilijk zijnsamen te werken op schaal met behulp van tools zoals Excel en e-mail. Naarmate uw bedrijf groeit, of het nu steeds meer teamleden, meer stakeholders, of het helpen van meer klanten, moet je een solide basis om op te bouwen. Wanneer u meerdere teams, externe stakeholders, of cliënten met verschillende processen, communicatie stijlen en veiligheidseisen, gaten in de beveiliging te vormen snel.

Ironisch genoeg bedrijven die bang zijn voor de cloud als gevolg van veiligheid zijn hebben meer kans om hiaten ervaring veiligheid.API's stellen u naadloospasseren data heen en weer tussen systemen, die real-time samenwerking mogelijk is en zorgt ervoor zorgt dat uw bedrijf veilig en schaalbaar. De API-gedreven karakter van de cloud kunnen teams eenvoudig verbinding maken met verschillende hulpmiddelen die ervoor zorgen dat er geen gaten in zichtbaarheid, controle, of beveiliging.

Om te zorgen dat uw gegevens te beveiligen binnen uw workflow, zult u willen ervoor zorgen dat u volledig inzicht in uw project management toolkwetsbaarheden. Als je niet weet hoe veilig uw project management tool is en hoe hetintegreert met andere instrumenten, alle processen die u bouwt om te zorgen voor transparantie en beveiliging voor niets. Gelukkig hebben we het huiswerk gedaan en een gecompileerd Project Management Tool Security Checklistvoor jou. Samen met het zijn het toonaangevende samenwerkingsbeheersingsplatform,Udn taakmanagerVoegt altijd nieuwe tools en functies toe om ervoor te zorgen dat uw team altijd volledig vertrouwen kan hebben in de beveiliging van uw projectmanagementtool.

Klaar om te bakken?

In onze enquête zegt 77% van de professionele dienstenteams dat ze gereedschap op zijn plaats hebben om ervoor te zorgen dat de gegevens van hun klanten veilig zijn. Maar zoals ze zeggen: "Als je de hitte niet kunt nemen, ga dan uit de keuken." In het huidige concurrerende landschap, kunt u het zich veroorloven om deel uit te maken van de 23% die mogelijk is verbrand?

Uiteindelijk zijn transparantie en veiligheid zowel essentieel voor het bakken van zeer gezamenlijke en optimaal presterende projecten. Misschien moet je een paar recepten doorlopen om de juiste combinatie voor je team te vinden, maar het is uiteindelijk de moeite waard. Data-handling beste praktijken zullen binnenkort een top-differentiator zijn voor bedrijven. Met deze tips kun je beginnen uit te zoeken wat het beste werkt voor je team en je bedrijf - enUdn taakmanageris hier om te helpen!

Start vandaag nog uw gratis proefperiode van 2 weken om te zien hoeUdn taakmanagerKan u helpen bij het vinden van het "rechtvaardig" tussen gegevensbehandeling van best practices en transparantie in al uw projecten.

Wat zijn enkele van de gegevensbehandeling van beste praktijken die uw bedrijf volgt? Laat het ons weten in de reacties hieronder!