Projektets synlighet

Förbättra projektets synlighet för professionella tjänster

I projekt ochProfessional Services Management, misslyckande är en del av spelet. Tyvärr kan det misslyckandet vara dyrt.En studieFunnet att 2004, var priset på informationssystemprojektfel i hela EU ett ögonblick som vattnar 142 miljarder euro. "Otillräckligt kommunikation" och oklara kravdefinitioner identifierades båda som hinder, vilket innebär att projektets synlighet och informationsflödet är avgörande.

Projektets synlighet är ett effektivt sätt att företag kan bygga in insyn, ansvarsskyldighet och informationsdelning i sina arbetsflöden.

Vad är synlighet i projektledning?

"Projektets synlighet" kan låta bred och icke-teknisk, men det handlar om hur viktigt informationen delas inom organisationer. Tidigt i projektets livscykel, syftet med dokument somprojektcharterär att tydligt definiera omfattning, intressenter och roller. Denna tidiga synlighet garanterar att individer är medvetna om hur deras arbete påverkar projekt och portföljmål.

När projektet fortskrider, ger regelbundna statusrapporter och delade instrumentbrädor synlighet i initiativets hälsa.

UDN Task ManagerS dashboards, till exempel, kan konfigureras för att ge A-blickuppdateringar om uppgiftsstatuser,Förfrågan intag , Team Medlem Tillgänglighet,och mer.

Projektets synlighet kan förbättra hur lag kommunicerar, optimerar processer ochHantera resurser. Förprofessionella tjänsterLag, synlighet är kritisk eftersom den stöder viktiga aktiviteter som kapacitetsplanering och kundrelationshantering.

Om en resurschef inte har synlighet i vilken lagmedlemmar kommer att finnas tillgängliga och när det är svårt att avgöra om det finns tillräckligt med resurser för att möta kundernas dynamiska behov. Efterfrågan Förvaltning är i synnerhet beroende av prognoser och tillgänglighet av historiska data eftersom det innebär analys av tidigare affärsverksamhet. Brist på tillräcklig synlighet i sådana siffror kan leda till att resurs- och projektledare fattar beslut baserat på föråldrad, felaktig eller ofullständig information.

Synlighet är inte bara värdefull för PMS och deras lag. Synlighet i projektledning är också viktigt för kundrelationer och tillfredsställelse eftersom det tillåter kunder att spåra löptiden för sina projekt, upprätthålla öppna kommunikationslinjer och ge feedback efter behov.

I Sarah Coleman och Donnie Macnicols "Projektledarskap" (2016) definieras ett högt synlighetsprojekt som en som är "kritisk för marknadsposition" eller en där risken för misslyckande är hög eller kan medföra "rykte skada". Dessa projekt kan ofta bjuda in stor uppmärksamhet åt projektledarna spearheading dem.

affärsrecension från Harvardnoterade att delta i projekt med hög synlighet citerades som en av de mest "kritiska faktorerna" som främjades till en position i en organisation.

Låt oss till exempel säga att ett relativt litet reklamföretag säkrar företaget i ett företag som kommer att flyga en nationell kommersiell under superbowl - den första SB-annonsen i bolagets historia. Avtalet är att reklamföretaget kommer att komma med det kreativa konceptet och samordna alla delar av produktionen. Insatserna är höga och annonsen är ännu högre, så strategin är nyckeln.

Detta kan betraktas som ett högt synlighetsprojekt, inte bara för att annonsen kommer att flyga under superbowl, men också för att det sannolikt kommer att få stor uppmärksamhet, internt, för dem som leder och leder initiativet. Ett sådant projekt skulle dra nytta av den ökade insynen att veckovisa statusrapporter och anpassningsbara instrumentpaneler i ett verktyg somUDN Task Managerkan tillhandahålla.

Hur en brist på synlighet synligt skadar ditt lag

Hur man planerar resurser för ditt operationsgrupp

Vad är en projektstatusrapport?

En projektstatusrapport är ett dokument som briefs teammedlemmar och intressenter på viktigaProjekt KPI. Projektledning Statusrapporter är ett sätt att säkerställa effektiv kommunikation under hela projektets livscykel. Om ett projekt är som en vägresa är statusrapporten GPS-systemet som ger regelbundna uppdateringar om trafikförhållanden, ungefärlig tid kvar på resan och utgångar att ta.

Projektstatusrapporter bör levereras med viss grad av regelbundenhet (även om det kan bestämmas från fall till fall) beroende på vem som är informerad. Lagmedlemmar, kunder och andra intressenter bör få dessa projektstatusrapporter över projektets livscykel.

En projektledare kan behöva ta hänsyn till variabler vid bestämning av den frekvens som de ska ge projektstatusrapporter till kunder och lagmedlemmar. Till exempel kan en klient bestämma att de är glada att ta emot rapporter en gång per månad, medan en mer praktisk kund kan begära veckovis statusrapportering.

För interna projektstatusrapporter kan en projektledare också anta att VD för ett stort företag inte behöver veckovisa uppdateringar om ganska små projekt.

En projektstatusrapportkommer att innehålla informationDet kommunicerar tydligt var projektet för närvarande står på kartan till leverans. En informativ och effektiv projektstatusrapport bör innehålla:

Projektstatusrapporter Med denna nivå av synlighet garanterar att lag och kunder har tydlig, exakt och aktuell information under hela projektets livscykel.

Hur man förbättrar förändringshanteringsprocessen för 7 viktiga personlighetstyper

Hur man effektiviserar projektuppgifter med automatiserade arbetsflöden

Använda projektdashboards

Projekthantering Dashboards använder realtidsdata för att ge upp uppdateringar av uppgifter, milstolpar, resurser och mer.Projektdashboards är värdefullaTill projektledningsprocessen eftersom de är ett annat sätt PMS och lagledare kan bygga öppenhet och effektivitet i sina arbetsflöden.

Projektdashboards är en resurs för lag, kunder och intressenter eftersom de ser till att information inte går vilse eller förvrängt. En av fördelarna med att använda instrumentpaneler för att öka projektets synlighet är att det gör lag medvetna om vad de har kommit upp, vad som är försenat, och vem ansvarar för vilka uppgifter.

UDN Task ManagerProjektets instrumentpaneler är mycket anpassningsbara, vilket gör det möjligt för lag att ställa upp dem enligt de information och arbetsflöden de behöver spåra. Till exempel, iUDN Task Manager, Individer kan konfigurera instrumentpaneler som spårar sin egen aktivitet, laguppgifter, förfallna uppgifter, uppgifter som tilldelats dem och mer. När det används korrekt kan detta ge en hel del synlighet och lägga till enormt värde när man övervakar ett visst team eller ett projekt.

Trots deras uppenbara värde är projektpaneler inte projektstatusrapporter. De ger uppdateringar av A-blick men ger inte det sammanhang eller detalj som helst som helst skulle ingå i en statusrapport. Även om en klient har tillgång till projektdashboards, måste de fortfarande informeras regelbundet.

När lag avges med en instrumentbräda somUDN Task ManagerS, de saknar ett verktyg som gör det möjligt för dem att hålla sig informerade och aktuella på viktiga uppgifter.

Vidare läsning:

Varför ska jag använda en instrumentpanel i projekthanteringsprogram?

4 sätt att mäta fli av arbetshanteringsverktyg

4 sätt att mäta fli av arbetshanteringsverktyg

Varför ska jag använda en instrumentpanel i projekthanteringsprogram?

Client Management & Amp; bibehållande

EnligtForskning som bedrivs av Bain & Amp; Företag, förbättra klientretentionsräntorna med bara 5% kan positivt påverka vinsten med upp till 25%. Det innebär att prioritering av klienthantering och retention är bra för både verksamheten och bottenlinjen.

Professionella tjänster Företag uppfyller klientkrav genom att använda de nödvändiga resurserna för att arbeta med en överenskommelse om projekt och initiativ. Dessa företag måste också vara proaktiva i sin klienthantering och behållning. Trots allt,82% av företagen sägerKundretention är billigare än förvärvet, vilket gör det till ett strategiskt affärsbrist.

Bra projekt synlighet är ett sätt PS-lag kan optimera sin kundhantering och retention. Detta kan åstadkommas genom att skapa en detaljeradProjektdefinitiontidigt, att vara transparent omprojektets omfattning , tillhandahålla veckovisa statusrapporter och tillåta kunder tillgång till dina projekthanteringsblåsor och uppgifter så att de kan ge sin feedback efter behov.

Att vara proaktiv om att ta itu med kundens behov är också en bra strategi för klienthantering och retention. Till exempel kan ett SaaS-företag märka att en nyckelklient uppleverLåganvändningsräntorbland anställda. Detta kan ha framtida inverkan på retentionen eftersom kunden kan bestämma att produkten inte är användbar eller relevant för sina anställdas behov.

Förutse detta vägspärr kan SaaS-företaget tilldela deployeringsspecialister som kan förklara produktens värde, ge vägledning om hur man använder sina funktioner och integrerar produkten till arbetstagarnas arbetsflöden.

Denna typ av klienthantering tar hänsyn till kundens behov, förväntar sig fallet om de inte behandlas och distribuerar resurser för att ta itu med utmaningarna.

Tydlig kommunikation om saker som risk- och ledarskapsändringar gör det också möjligt för kunder att förutse förseningar och hålla sig informerade om sina projekts hälsa.

Klienthantering är en pågående process som involverar öppenhet, kommunikation och starka resultat. Var och en av dessa element arbetar i tandem för att odla ett förhållande som är ömsesidigt fördelaktigt för både kunden och organisationen som levererar tjänsterna.

Vad framtiden för klienthantering kan se ut

Varför projekthanteringsverktyg är nyckeln till Great Customer Relationship Management