Vad är Eisenhower Matrix? Hur man använder den för att vara mer produktiv?
Stephanie är en hård arbetare när det gäller hennes professionella ansvar. Skjuter igenom dagen, hon ser till att hon blir klar vad hon förväntas, ofta mer. Att sitta sent på jobbet, dra en all-nighter, saknade personliga skyldigheter för professionella åtaganden är alltför vanligt en upplevelse för henne.
Och alla viktiga familjeåtaganden som hon har missat är en helt annan historia på egen hand. Men allt detta tar nu en vägtull på hennes hälsa (både mental och fysiskt) och hennes produktivitet.
Så, vad saknas exakt från hennes liv? Du gissade det - Eisenhower Matrix.
Ofta kan du inte inse det, men det enda du behöver i ditt liv är en liten organisation och prioritering av vad som behöver göras för att uppfylla de överlappande åtagandena.
Med det sagt, tycker du förmodligen att det inte är så svårt trots allt. Du har fel och rätt samtidigt. Fel på ett sätt som om du bara tror slumpmässigt att göra enatt göra listaKommer att arbeta underverk för dig, det kommer att fungera, men inte i ett sinne-blåser sätt.
Och du har rätt, med lite mer ansträngning och genom att använda Eisenhower Matrix, kommer ditt liv att få mycket bättre.
Vad är Eisenhower Matrix?
Eisenhower Matrix är ett sätt att prioritera dina uppgifter på grundval av sin brådska. Det bidrar till att bestämma de aktiviteter som är viktiga och de som inte förtjänar din uppmärksamhet alls. Brainchild bakom den berömda Eisenhower-matrisen är Dwight D. Eisenhower.
En av hans berömda citat är, "De flesta saker som är brådskande är inte viktiga, och de flesta saker som är viktiga är inte brådskande."
Denna citat sätter grunden för Dwights personligatidsplaneringför.
Kommer mot matrisen kategoriserar matrisen i grunden dina uppgifter i 4 kvadranter enligt vad du behöver göra vid en viss tid under din dag.
Dessa 4 kvadranter är:
1. Gör
Den första kvadranten i Eisenhower Matrix, består av dina viktigaste uppgifter. De aktiviteter sommåste görasenträget. Uppgifterna med en tidsfrist närmar sig eller de som inte kan försenas faller i allmänhet i denna kategori.
För att sätta upp uppgifter i den här kategorin måste du noggrant analysera dina prioriteringar först och sedan bestämma om det passar det nu kriterierna. Om uppgiften behöver göras inom en dag, eller inte längre än nästa dag är det en brådskande uppgift. Gör det nu!
Ett annat sätt att sätta detta i sammanhang är att komma ihåg den berömda "äta grodan första principen" avMark Twain, som är skyldig att du borde göra dina mest brådskande uppgifter för dagen den första på morgonen.
Låt oss ta ett konkret arbetsexempel här för att göra saker lätt för dig. I slutet av varje vecka delegeras du med ansvaret för att ge en omfattande rapport till din chef. Nu, dina helger på fredag. Det är torsdag morgon redan och du har inte förberett rapporten. Klassificerar detta som en brådskande uppgift? Absolut!
2. Bestäm
De 2 Kvadrant av Eisenhower-matrisen bestämmer. Det utgör för de uppgifter som är viktiga, men inte nödvändigtvis brådskande. Detta kan innefatta ett utbud av ansvarsområden som sträcker sig från professionella e-postmeddelanden, uppföljningar, till mer personliga möten och åtaganden.
Uppgifter i denna kvadrant måste vara planerad för någon annan gång. I allmänhet är dessa uppgifter i linje med dina långsiktiga mål och bidrar till din tillväxt. Ett vanligt vardagligt exempel kan vara att träna. Du vet att det är viktigt för god hälsa, men du kan inte ägna tid åt det. Så måste du bestämma tiden när du är redo att slå den.
Planera uppgifter på ett sätt som de inte överför till kategorin "Urgent". Se till att du har tillräckligt med tid för att utföra dem medan de fortfarande passar i den här divisionen.
Läs också:Hur man skriver företag OKR för effektiv målsättning?
3. Delegat
3 kvadrant av Eisenhower Matrix är delegat. Denna kategori avser de uppgifter som inte är viktigt, men brådskande. Även om det låter krånglig eftersom naturligt skulle din första instinkt vara att inte uppgifter som är brådskande, viktigt också? Inte nödvändigtvis!
Dessa aktiviteter ger i allmänhet bedrägeri att vara viktig, medan det i verkligheten är de egentligen inte bidrar mycket till din produktivitet. Du måste bestämma om du vill boka om den eller om någon annan kan göra det åt dig.
Några av exemplen kan inkludera schemaläggning intervjuer, svara på vissa e-post eller gruppmöten som kan utföras av någon annan, när du är upptagen verkställande din kvadrant 1 aktiviteter.
4. Eliminera
Den sista kategorin av Eisenhower Matrix är Eliminera. Dessa består av uppgifter som är i huvudsak dinproduktivitets killers. De bidrar inte alls till dina mål. Identifiera dessa aktiviteter och eliminera dem att ge din produktivitet ett uppsving.
Vanliga exempel på denna verksamhet omfatta mindless surfing på sociala medier, ständigt kontrollera telefonen för samtal eller meddelanden, spela videospel, eller allmänna aktiviteter som du använder för att förhala.
Se även:
15 Bästa Produktivitets Citat av produktivitet Gurus
Hur man använder Eisenhower Matrix för tidsplanering
Om nu du undrar ditt liv kommer magiskt bli organiseras med hjälp av denna matris, det är inte så lätt! Men genom att sätta in en liten bit av ansträngning, kan du skaffa dig på rätt spår.
Första saker först, måste du klassificera dina brådskande och viktiga aktiviteter. För att göra detta måste du ställa dina prioriteringar rätt och definiera brådskande nivåer.
Din brådskande uppgifter är oftast de som har en tidsbegränsning knutna till dem. Dessa aktiviteter har en ’gör det nu’ skrivet över dem och kräver din största uppmärksamhet.
Å andra sidan, din viktiga uppgifter är i allmänhet långsiktiga och ganska målinriktad. I allmänhet har de inte ge dig omedelbara resultat och är mer fokuserade på att göra bättre långsiktiga beslut.
När du är klar klassificera dina brådskande och viktiga uppgifter, de närmaste saker du behöver göra för att till fullo utnyttja potentialen i Eisenhower matris för time management är:
1. Ge färgkoder Quadrants
Tilldela färgkoder till dina kvadranter för att snabbt hjälpa dig att förstå allvaret i situationen. Genom att tilldela färger, kan du få en snabb blick på vad som behöver göras härnäst. Dessa färgkoder också hjälpa dig att prioritera dina arbetsuppgifter att fatta välgrundade beslut.
Till exempel;do kvadranten kan färgas röd för att indikera hur brådskande uppgifter.
2. Kategori dina yrkesmässiga och personliga TO-dos
För att undvika överlappande åtaganden göra separata matriser för dina yrkesmässiga och personliga uppgifter. Detta kommer att styra dig klara för vad som ligger framför och kommer att kraftigt påverka hur du hanterar din tid. En Tricket kan vara att ägna olika tider på dygnet för båda typerna av åtaganden och se hur det fungerar för dig.
3. begränsa antalet artiklar per Quadrant
Lägga alltför många objekt per kvadrant kommer över komplicera saker och syftet med att använda Eisenhower matris för tidsplanering kommer att gå förlorade. För att optimera den begränsa antalet åtgärder till 7 eller 8. På så sätt kommer du inte bli överväldigad med vad du behöver göra.
Se även:
De 25 bästa produktivitetsböckerna att släppa ut ditt absolut bästa
Använder enProject Management Toolatt Implementera Eisenhower Matrix
Låt oss bara erkänna det faktum att om du inte väljer professionella verktyg för tidshantering, saknar du mycket. För att denna matris ska fungera som en trollstav, behöver du ett projekthanteringsverktyg. Vid denna tidpunkt, låt oss presentera dig för UDN Task Manager .
Använda sig avUDN Task ManagerAtt hantera din tid effektivt utan rädsla för förskott. Följande funktioner i verktyget hjälper dig att förbättra produktiviteten drastiskt och eliminera tidsavbrott:
Gantt diagram iUDN Task ManagerMot. Eisenhower Matrix
Eftersom vi redan har upprepat några av variablerna i Eisenhower-matrisen är det dags att se saker på en djupare nivå.
Minns följande kvadranter i Eisenhower Matrix - dvs.
För det mesta har vissa uppgifter en brådskande natur. För detta ändamål kan det inte vara något brådskande under de ursprungliga faserna i ett projekt, men det kan hända när som helst. Tänk dig att falla tillbaka på en tidsfrist på grund av FN-leveranser eller ytterligare förfrågningar från klienten.
I så fall går Eisenhower Matrix Workflow genom metamorfosfasen. Detta händer eftersom du gör saker annorlunda på grund av sista minuten eller halvtidsprojektkraven på uppdrag av någon upp matförändringen.
I sådana fall, kom ihåg att kvadranterna i Eisenhower-matrisen förblir densamma. Det enda som förändras är uppgiftsberoende och många andra invecklade.
Tala om uppgiftsberoende, tillade vi interaktivaGanttdiagramanvändarupplevelse till UDN Task Manager . Det är en kraftfull inbyggd funktion där du kan se dessa beroenden i Grid View-läge. Du kan koppla samman ett antal uppgifter med andra om en uppgift är beroende av något annat.
Ibland blir dessa beroenden en del av projektet på grund av milstolpens natur. Till exempel kan utvecklarna vara skyldiga att leverera på en funktion, men de kan inte fortsätta om de inte har en design / ram för att gå med. I sådana scenarier spelar beroenden en viktig roll.
Att flytta på, utfärda eliminering är extremt bekvämt iUDN Task Manager. Eftersom "eliminering" är en del av Eisenhower Matrix-kvadranterna, kan du mildra problem genom att identifiera dem och överlämna dem till en innehavare i ditt lag.
Låter komplicerat, eller hur?
Tja, när du snubblar på ett antal problem, kan du höja röda flaggor och skapa problem. Därefter är allt du behöver göra tilldela någon till den "problemet" så att problemet kan åtgärdas i tid.
Detta är det bästa sättet att säkerställa ett smidigt arbetsflöde medan specifika personer arbetar för att "eliminera" problemet i bakgrunden.
Hantering av arbetsflöde baserat på Eisenhower Matrix var bara en del av ekvationen. Många andra element kommer i spel under projektets livstid. Du måste redogöra för oförutsedda omständigheter, till exempel semester, sjuka löv och andra katastrofer som lagmedlemmar skänker på projektledare från tid till annan!
Så vad väntar du på? Använd Eisenhower-matrisen nu och maximera din produktivitet nu. Låt oss veta hur det fungerar för dig.
