การจัดการเวิร์กโฟลว์เทียบกับการจัดการโครงการ: แตกต่างกัน แต่ทั้งสองอย่างสำคัญ

คำ "เวิร์กโฟลว์" และ "โครงการ"มีแนวโน้มที่จะใช้แทนกันได้ และในขณะที่พวกเขามีจำนวนมากเหมือนกันพวกเขาแต่ละคนมีจุดประสงค์ที่ไม่เหมือนใคร การรู้ว่าสิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณเลือกระบบที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดนำเครื่องมือที่เหมาะสมและในที่สุดช่วยให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จ ตอนนี้ลองดำดิ่งลึกลงไปในการจัดการเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการและทุกอย่างในระหว่าง

การจัดการเวิร์กโฟลว์คืออะไร

เข้าใจอะไรการจัดการเวิร์กโฟลว์หมายความว่าเราต้องดูอย่างใกล้ชิดที่เวิร์กโฟลว์ (และไม่ใช่) ตามคำนิยามเวิร์กโฟลว์เป็นชุดของขั้นตอนที่เกิดขึ้นระหว่างจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของใด ๆงาน. ไม่ว่าขั้นตอนเหล่านั้นจะถูกกำหนดโดยขั้นตอนเกิดมาจากนิสัยหรือทำขึ้นไปพร้อมกันเวิร์กโฟลว์แสดงถึงกระบวนการของการทำสิ่งต่าง ๆ

ดังนั้นการจัดการเวิร์กโฟลว์จึงเป็นวิธีที่เราวางแผนจัดระเบียบและดำเนินการตามขั้นตอนที่ใช้ในการบรรลุเป้าหมาย ฟังดูมากเช่นการจัดการโครงการใช่ไหม? ในขณะที่ทั้งสองมีจำนวนมากในการจัดการเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดเกี่ยวกับลำดับที่เกิดขึ้น ความคืบหน้าเป็นเส้นตรง; เมื่อหนึ่งขั้นตอนเสร็จสมบูรณ์คนต่อไปก็สามารถเริ่มต้นได้และอื่น ๆ กระบวนการที่เกิดขึ้นประจำและวัตถุประสงค์ประจำเป็นไปได้ดีที่สุดโดยการจัดการเวิร์กโฟลว์เพราะมันซ้ำซาก

เพราะการจัดการเวิร์กโฟลว์ขององค์กรสร้างกระบวนการที่ทำซ้ำได้อย่างไม่ จำกัดมันจะเป็นประโยชน์มากกับการมอบหมายอัตโนมัติทุกวันทำให้ทีมมีประสิทธิภาพมากขึ้นและลดสิ่งกีดขวางบนถนน การดำเนินธุรกิจแบบวันต่อวันมักใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์ของทีมดำเนินการในระดับสูงสุดและร่ำรวยที่สุด. และมันควรจะไม่แปลกใจที่รายการตรวจสอบและการจัดการเวิร์กโฟลว์รายวันไปจับมือกัน

แต่ส่วนที่ดีที่สุดคือเมื่อมีการกำหนดเวิร์กโฟลว์จะไม่ถูกขัดจังหวะโดยการเปลี่ยนแปลงของพนักงานหรือการขาดงานที่ไม่คาดคิดเพราะสิ่งที่จำเป็นต้องทำส่วนใหญ่สามารถกำหนดใหม่หรืออัตโนมัติ นอกจากนี้กระบวนการทางธุรกิจที่อาศัยการจัดการเวิร์กโฟลว์สามารถพบได้ที่ บริษัท ใด ๆ โดยไม่คำนึงถึงขนาดอุตสาหกรรมหรือผลิตภัณฑ์ / บริการ และในขณะที่สิ่งเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะแตกต่างกันไปในความซับซ้อนคุณอาจมีความคิดเกี่ยวกับการดำเนินงานประจำวันแล้วคุณสามารถปรับปรุงได้

ตอนนี้ถึงเวลาที่จะดูการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการคืออะไร?

โครงการนี้เป็นแผนการที่ทำให้บรรลุเป้าหมายอย่างระมัดระวัง ไม่ว่าจะเป็นการดำเนินการโดยบุคคลหรือทั้งทีมโครงการมีแนวโน้มที่จะเกี่ยวข้องกับชุดงาน งานเหล่านี้มักจะเป็นเอกลักษณ์ของวัตถุประสงค์ของโครงการและสามารถเปลี่ยนแปลงโครงการได้อย่างมาก ถึงกระนั้นงานแต่ละงานที่กำหนดไว้อย่างดีตรวจสอบและประเมินทุกขั้นตอนของวิธีการ

แม้ว่าขั้นตอนอาจจะติดต่อกันเช่นเดียวกับในเวิร์กโฟลว์โครงการมีแนวโน้มที่จะมีโครงสร้างที่ยืดหยุ่นพร้อมการมอบหมายแบบเปิดพร้อมกันและห้องสำหรับการแก้ไขหรือการเปลี่ยนแปลงและมาพร้อมกับข้อ จำกัด ในรูปแบบของระยะเวลางบประมาณและทรัพยากร นอกจากนี้ยังเป็นที่น่าสังเกตว่าโครงการมีแนวโน้มที่จะชั่วคราว เมื่อมีวัตถุประสงค์แล้วโครงการจะสิ้นสุดลง ซึ่งแตกต่างจากลักษณะวัฏจักรของเวิร์กโฟลว์แต่ละโครงการมีอายุการใช้งานที่ จำกัด ซึ่งสรุปได้ด้วยบางประเภทส่งมอบได้ .

และนั่นคือสิ่งที่การจัดการโครงการเข้ามาการจัดการโครงการทำงานเพื่อกำหนดรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับการทำประตูให้เสร็จ แม้ว่าโครงการจะไม่ซับซ้อนการจัดการมักจะเกี่ยวข้องกับชุดเครื่องมือการวิจัยและทักษะในการดึงออก และเนื่องจากไม่มีสองโครงการจึงเหมือนกันผู้จัดการต้องทำงานเพื่อนำตัวแปรเหล่านี้มารวมกันจัดระเบียบและสื่อสารแผนการที่มีประสิทธิภาพ - ทั้งหมดในขณะที่อยู่ตรงเวลาและงบประมาณ

การจัดการโครงการมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้ทีมอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับแนวคิดภาพขนาดใหญ่ ในทางปฏิบัติต้องใช้ผู้นำที่แข็งแกร่งด้วยทักษะการสื่อสารและการจัดองค์กรที่ยอดเยี่ยมรวมถึงการคาดการณ์ล่วงหน้าในการทำนายและแก้ไขปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น

ความแตกต่างระหว่างการจัดการเวิร์กโฟลว์และการจัดการโครงการคืออะไร?

มันเป็นมากกว่าคำศัพท์ ส่วนนี้จะแสดงให้คุณเห็นทุกวิธีการจัดการเวิร์กโฟลว์และการจัดการโครงการต่างกันไปพร้อมกับตัวอย่างบางส่วนเพื่อแสดงให้เห็นถึงจุดต่อไป

การจัดการเวิร์กโฟลว์และการจัดการโครงการแตกต่างกันอย่างไร

หากคุณใช้การจัดการเวิร์กโฟลว์คุณรู้ว่างานจะทำในที่สุดแม้ว่ามันจะเป็นงานเร่งด่วน แต่ถ้าคุณใช้การจัดการโครงการงานของคุณอาจมีกำหนดเส้นตายที่เข้มงวดและไม่สามารถต่อรองได้หากไม่ได้รับอาจส่งผลเสียต่อผลลัพธ์ ตัวอย่างเช่นเวิร์กโฟลว์โซเชียลมีเดียอาจเริ่มต้นและสิ้นสุดด้วยการโพสต์บน Facebook แต่โครงการโซเชียลมีเดียจะคำนึงถึงวิธีการโพสต์ในทุกแพลตฟอร์มทำงานร่วมกันไปสู่เป้าหมายร่วมกัน

โครงการเป็นชุดของชุดของงานที่เฉพาะเจาะจงที่ไม่ซ้ำกับวัตถุประสงค์ของการมอบหมายเฉพาะครั้งเดียวเท่านั้น เมื่อเสร็จสมบูรณ์แล้วจึงเป็นโครงการของคุณ แต่เนื่องจากการจัดการเวิร์กโฟลว์นั้นเกี่ยวกับการทำภารกิจที่เกิดซ้ำให้เสร็จสิ้นการทริกเกอร์ใหม่แต่ละครั้งยังคงรอบ คุณอาจเสร็จงานที่เฉพาะเจาะจง แต่เวิร์กโฟลว์ที่คุณเคยทำมันจะอยู่เหมือนเดิมเสมอและสามารถทำซ้ำจำนวนครั้งที่ไม่มีที่สิ้นสุด

Workflow Email Office ของคุณมีค่าคงที่เนื่องจากอีเมลของคุณคงที่ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากร แต่เมื่อโครงการสิ้นสุดลงแล้วทีมสามารถแยกออกได้

หากคุณกำลังจ้างพนักงานใหม่เวิร์กโฟลว์ของคุณอาจรวมถึงการโพสต์บนกระดานงานตรวจสอบแอปพลิเคชันและการตั้งเวลาสัมภาษณ์ อย่างไรก็ตามมันเริ่มกลายเป็นโครงการเมื่อขั้นตอนเพิ่มเติมเช่นการสอบทักษะการฝึกอบรมการจัดการเวิร์กโฟลว์ใหม่และการรับรองเฉพาะเจาะจง

เวิร์กโฟลว์การบริการลูกค้าขอให้พนักงานต้องได้รับรายละเอียดเกี่ยวกับการร้องขอเป็นครั้งแรก หลังจากนั้นพวกเขาสามารถติดตามด้วยโซลูชั่น เมื่อเสร็จแล้วพวกเขาสามารถส่งข้อความถึงลูกค้าเพื่อให้พวกเขารู้ โครงการขอบริการลูกค้าอาจใช้ข้อมูลนั้นประเมินประสิทธิภาพและตรวจสอบวิธีการทำงานของเวิร์กโฟลว์นี้หรือไม่รองรับเป้าหมายประสบการณ์ของลูกค้าที่มีขนาดใหญ่ขึ้น

สำหรับการทำงานของพนักงาน PTO PTO คุณต้องได้รับการร้องขอก่อนที่คุณจะสามารถตรวจสอบได้ โครงการในทางกลับกันรวมถึงภารกิจที่ไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

เวิร์กโฟลว์การผลิตบล็อกโพสต์ของคุณอาจรวมถึงคำหลักในการจัดหามาพร้อมกับหัวข้อและร่างบทความ โครงการผลิตบล็อกโพสต์ของคุณอาจรวมถึงวิธีการแบบองค์รวมในการปรับโครงสร้างนี้ให้เป็นปฏิทินเนื้อหาล่าสุด

การจัดการเวิร์กโฟลว์และการจัดการโครงการมีความคล้ายคลึงกันอย่างไร

ตอนนี้เราได้ล้างสิ่งนั้นแล้วให้วงกลมกลับไปที่ทุกวิธีที่กลยุทธ์เหล่านี้เหมือนกัน

Onboarding พนักงานสามารถทำได้ในเวิร์กโฟลว์เช่นเดียวกับการร่างทวีตสามารถทำเป็นโครงการได้

เวิร์กโฟลว์การยื่นใบเสร็จรับเงินภาษีรายปีของคุณอาจใช้เวลาสองเดือนในการดำเนินการให้สมบูรณ์เช่นเดียวกับวิธีที่โครงการคืนภาษีรายปีของคุณสามารถเสร็จสิ้นได้ในหนึ่งวัน

ทั้งสองต้องการให้พนักงานของคุณสื่อสารเป้าหมายและทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ไม่ว่าจะเป็นการร่างแบบสำรวจผู้เข้าพักหรือการวางแผนการเปิดใช้งานแบรนด์ทั้งหมดทั้งสองกิจกรรมพึ่งพาการทำงานเป็นทีม

มันง่ายที่จะอยู่ในหน้าเดียวกันเมื่อคุณมีการอ้างอิงที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือภาพสำหรับทุกสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของคุณ

คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์ภายในโครงการ ตัวอย่างเช่นการประชุมของคุณอาจต้องการสปอนเซอร์ วิธีที่คุณไปขว้างผู้สนับสนุนเหล่านั้นสามารถเปลี่ยนเป็นเวิร์กโฟลว์แบบทำซ้ำได้ทีละขั้นตอน

การจัดการเวิร์กโฟลว์และการจัดการโครงการไปด้วยกันอย่างเนยถั่วลิสงและเยลลี่

เพราะแนวคิดทั้งสองนี้ผสมกันมากผู้จัดการมักจะเข้าถึงโครงการที่ไม่ถูกต้องหรือซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์และแอพที่จะทำงานให้เสร็จ และแม้ว่าตอนนี้คุณจะเข้าใจความแตกต่างระหว่างการจัดการเวิร์กโฟลว์และการจัดการโครงการอย่างละเอียด แต่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเช่น ผู้จัดการงาน UDN ซึ่งช่วยให้ทั้งสองพร้อมกันโดยไม่พลาดจังหวะ ความสามารถในการสร้างและตรวจสอบระบบการจัดการเวิร์กโฟลว์ติดตามการปรับปรุงโครงการปรับปรุงการสื่อสารของทีมและวางแผนกระบวนการหรืองานที่เป็นไปได้ใด ๆ ในแพลตฟอร์มภาพที่ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ที่เป็นมิตรกับผู้ชนะ

ความคิดสุดท้าย: กระบวนการจัดการโครงการและเวิร์กโฟลว์

คุณสามารถนึกถึงการจัดการเวิร์กโฟลว์เป็น "อะไร" - สิ่งที่ต้องเกิดขึ้นและคำสั่งอะไรที่จะต้องเกิดขึ้นการจัดการโครงการในทางกลับกันคือ "วิธี" - วิธีการวางแผนจะถูกวางแผนอย่างไร และวิธีการดำเนินการอย่างไร แต่ในตอนท้ายของวันแนวทางปฏิบัติที่แตกต่างกันและมีประสิทธิภาพสูงทั้งสองนี้ดีกว่ากันโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้เครื่องมือเช่น ผู้จัดการงาน UDNเพื่ออำนวยความสะดวกให้พวกเขา