Διαχείριση ροής εργασιών έναντι της διαχείρισης του έργου: Διαφορετικές αλλά τόσο κρίσιμες

Οι λέξεις "ροή εργασίας" και "έργο"Τείνουν να χρησιμοποιηθούν εναλλακτικά. Και ενώ έχουν πολλά κοινά, όλα έχουν μοναδικούς σκοπούς. Γνωρίζοντας τι θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε το πιο αποδοτικό σύστημα, να υιοθετήσετε τα σωστά εργαλεία και τελικά να βοηθήσετε την ομάδα σας να επιτύχει. Τώρα ας βουτήξετε βαθιά στη διαχείριση ροής εργασίας,διαχείριση έργου, και τα πάντα στο μεταξύ.

Τι είναι η διαχείριση ροής εργασίας;

Για να καταλάβετε τιΔιαχείριση ροής εργασίαςΠραγματικά σημαίνει, πρέπει πρώτα να εξετάσουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε ό, τι είναι μια ροή εργασίας (και δεν είναι). Εξ ορισμού, μια ροή εργασίας είναι μια σειρά από βήματα που συμβαίνουν μεταξύ της έναρξης και του τέλους οποιασδήποτεέργο. Είτε τα βήματα που υπαγορεύονται από τη διαδικασία, γεννημένοι από συνήθεια, είτε αποτελούνται κατά μήκος του δρόμου, μια ροή εργασίας αντιπροσωπεύει τη διαδικασία λήψης πραγμάτων.

Έτσι, η διαχείριση της ροής εργασίας τότε είναι το πώς σχεδιάζουμε, οργανώνουμε και εκτελούμε τα βήματα που χρειάζεται για να επιτευχθεί ένας στόχος. Ακούγεται πολύ όπως η διαχείριση του έργου, σωστά; Ενώ οι δύο έχουν πολλά κοινά, η διαχείριση ροής εργασίας είναι όλα σχετικά με την ακολουθία στην οποία συμβαίνουν τα πράγματα. Η πρόοδος είναι η γραμμική. Μόλις ολοκληρωθεί ένα βήμα, το επόμενο μπορεί να ξεκινήσει και ούτω καθεξής. Οι επαναλαμβανόμενες διαδικασίες και οι συνήθεις στόχοι εξυπηρετούνται καλύτερα από τη διαχείριση ροής εργασίας επειδή είναι επαναλαμβανόμενο.

ΕπειδήΕπιχειρηματική διαχείριση ροής εργασίαςδημιουργεί έναΑπεριόριστα επαναλαμβανόμενη διαδικασία, μπορεί να είναι πραγματικά χρήσιμο με την αυτοματοποίηση καθημερινών αναθέσεων, κάνοντας τις ομάδες πιο αποτελεσματικές, και να ελαχιστοποιηθούν τα οδοστρωτήρες. Καθημερινά επιχειρηματικές δραστηριότητες συχνά βασίζονται στη διαχείριση ροής εργασίας της ομάδαςεκτελέστε στο υψηλότερο, πιο κερδοφόρο επίπεδο. Και δεν πρέπει να αποτελεί έκπληξη ότι οι λίστες ελέγχου καιΚαθημερινή διαχείριση ροής εργασίαςΠηγαίνετε στο χέρι.

Αλλά το καλύτερο μέρος είναι, μόλις δημιουργηθεί μια ροή εργασίας, πιθανότατα δεν θα διακοπεί από τις αλλαγές του προσωπικού ή απροσδόκητες απουσίες, επειδή τα περισσότερα από αυτά που πρέπει να γίνουν μπορούν να επανεκτιμηθούν ή να αυτοματοποιηθούν. Επίσης, οι επιχειρηματικές διαδικασίες που βασίζονται στη διαχείριση ροής εργασίας μπορούν να βρεθούν σε οποιαδήποτε εταιρεία ανεξάρτητα από το μέγεθος, τη βιομηχανία ή τα προϊόντα / τις υπηρεσίες της. Και ενώ αυτά τείνουν να διαφέρουν σε πολυπλοκότητα, ίσως έχετε ήδη κάποιες ιδέες καθημερινών λειτουργιών που θα μπορούσατε να εξορθολογήσετε.

Τώρα ήρθε η ώρα να ρίξετε μια ματιά στη διαχείριση του έργου.

Τι είναι η διαχείριση έργων;

Ένα έργο είναι ένα προσεκτικά σχεδιασμένο σχέδιο για την επίτευξη ενός στόχου. Είτε εκτελείται από ένα άτομο είτε από μια ολόκληρη ομάδα, τα έργα τείνουν να περιλαμβάνουν μια σειρά καθηκόντων. Αυτά τα καθήκοντα είναι συχνά μοναδικά για τον στόχο του έργου και μπορούν να διαφέρουν σημαντικά το έργο. Ακόμα, κάθε εργασία είναι καλά καθορισμένη, παρακολουθείται και αξιολογείται κάθε βήμα του τρόπου.

Παρόλο που τα βήματα μπορεί να είναι διαδοχικά, όπως σε μια ροή εργασίας, τα έργα τείνουν να έχουν ευέλικτες δομές που πλήρων με ταυτόχρονη ανοιχτή ανάθεση και χώρο για επεξεργασία ή αλλαγές και να έρθουν με περιορισμούς με τη μορφή χρονοδιαγραμμάτων, προϋπολογισμών και πόρων. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι τα έργα τείνουν να είναι προσωρινά. Μόλις επιτευχθεί ο στόχος, το έργο τελειώνει. Σε αντίθεση με την κυκλική φύση μιας ροής εργασίας, κάθε έργο έχει περιορισμένη διάρκεια ζωής που καταλήγει σε κάποιο είδοςπαραδοτέος .

Και εκεί είναι όπουδιαχείριση έργουέρχεται μέσα. Η διαχείριση έργων λειτουργεί για να ορίσει τις λεπτομέρειες που σχετίζονται με την ολοκλήρωση ενός στόχου. Ακόμη και αν ένα έργο είναι απλή, η διοίκηση θα περιλαμβάνει συχνά ένα σύνολο εργαλείων, έρευνας και δεξιοτήτων για να απομακρυνθεί. Και επειδή δεν υπάρχουν δύο έργα, οι διαχειριστές πρέπει να εργαστούν για να φέρουν όλες αυτές τις μεταβλητές μαζί, στη συνέχεια να οργανώνουν και να κοινοποιούν ένα αποτελεσματικό σχέδιο - όλα παράλληλα να παραμείνουν εγκαίρως και στον προϋπολογισμό.

Η διαχείριση του έργου είναι σημαντική επειδή βοηθάει να διατηρεί τις ομάδες στην ίδια σελίδα σχετικά με ιδέες μεγάλων εικόνων. Στην πράξη, απαιτεί ισχυρούς ηγέτες με εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας και οργάνωσης καθώς και την πρόβλεψη να προβλέψουν και να λύσουν προβλήματα προτού συμβούν ποτέ.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ διαχείρισης ροής εργασίας και διαχείρισης έργου;

Είναι κάτι περισσότερο από μια ορολογία. Αυτή η ενότητα θα σας δείξει όλες τις τρόπους διαχείρισης ροής εργασίας και διαχείριση έργων, μαζί με μερικά παραδείγματα για να απεικονίσετε περαιτέρω το σημείο.

Πώς διαχειριστείτε τη διαχείριση ροής εργασίας και η διαχείριση έργων

Εάν χρησιμοποιείτε τη διαχείριση ροής εργασίας, γνωρίζετε ότι η εργασία θα γίνει τελικά, ακόμα κι αν είναι μια δουλειά βιασύνη. Αλλά αν χρησιμοποιείτε τη διαχείριση του έργου, η εργασία σας έχει πιθανώς μια αυστηρή, μη διαπραγματεύσιμη προθεσμία που, αν χάσει, θα μπορούσε να επηρεάσει αρνητικά το αποτέλεσμα. Για παράδειγμα, μια ροή εργασίας των κοινωνικών μέσων μπορεί να ξεκινήσει και να τελειώσει με την απόσπαση στο Facebook, αλλά ένα έργο Social Media θα λάβει υπόψη πώς οι θέσεις σε όλες τις πλατφόρμες συνεργάζονται για έναν κοινό στόχο.

Τα έργα είναι μια σειρά συγκεκριμένου συνόλου καθηκόντων που είναι μοναδικές για τους στόχους της συγκεκριμένης μόνο μιας μόνο ανάθεσης μιας ώρας. Μόλις ολοκληρωθούν αυτοί, έτσι είναι το έργο σας. Αλλά επειδή η διαχείριση ροής εργασίας είναι όλα σχετικά με την ολοκλήρωση επαναλαμβανόμενων εργασιών, κάθε νέα σκανδάλη συνεχίζει τον κύκλο. Μπορείτε να ολοκληρώσετε ένα συγκεκριμένο έργο, αλλά η ροή εργασίας που χρησιμοποιούσατε θα παραμείνει πάντα το ίδιο και μπορεί να επαναληφθεί ένα άπειρο χρονικό διάστημα.

Η ροή εργασίας εισόδου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Office είναι σταθερή επειδή το email σας είναι σταθερό, επομένως δεν απαιτούνται αλλαγές προσωπικού. Αλλά μόλις τελειώσει ένα έργο, μια ομάδα μπορεί να διαχωριστεί.

Εάν προσλαμβάνετε νέους υπαλλήλους, η ροή εργασίας σας μπορεί να περιλαμβάνει την απόσπαση σε ένα συμβούλιο εργασίας, την αναθεώρηση εφαρμογών καιχρονοδρομολόγησηΣυνεντεύξεις. Ωστόσο, αρχίζει να αποτελεί ένα έργο όταν απαιτούνται πρόσθετα βήματα όπως οι εξετάσεις δεξιοτήτων, η νέα εκπαίδευση διαχείρισης της διαχείρισης ροής εργασίας και οι εξειδικευμένες πιστοποιήσεις.

Μια ροή εργασίας εξυπηρέτησης πελατών απαιτεί από τους υπαλλήλους να λάβουν πρώτα λεπτομέρειες σχετικά με το αίτημα. Μετά από αυτό, μπορούν να ακολουθήσουν λύσεις. Μόλις ολοκληρωθεί αυτό, μπορούν να στείλουν τον πελάτη για να τους ενημερώσουν. Ένα έργο αίτησης εξυπηρέτησης πελατών μπορεί στη συνέχεια να λάβει αυτές τις πληροφορίες, να αξιολογήσει την αποτελεσματικότητά της και να παρακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο αυτή η ροή εργασίας κάνει ή δεν υποστηρίζει μεγαλύτερους στόχους εμπειρίας πελατών.

Για έναν υπάλληλο PTO ζητήστε τη ροή εργασίας, πρέπει πρώτα να λάβετε ένα αίτημα προτού να το ελέγξετε. Τα έργα, από την άλλη πλευρά, περιλαμβάνουν εργασίες που δεν βασίζονται απαραιτήτως σε ενεργοποίηση γεγονότων.

Η ροή ροής παραγωγής σας στο blog-post μπορεί να περιλαμβάνει την προμήθεια λέξεων-κλειδιών, που έρχονται με ένα θέμα και σύνταξη του άρθρου. Το έργο παραγωγής ιστολογίου σας μπορεί να περιλαμβάνει μια ολιστική προσέγγιση για την τοποθέτηση αυτού του τεμαχίου στο τελευταίο ημερολόγιο περιεχομένου.

Πώς η διαχείριση ροής εργασίας και η διαχείριση έργων είναι παρόμοια

Τώρα που έχουμε εκκαθαρίσει ότι επάνω, ας επιστρέψουμε σε όλους τους τρόπους που αυτές οι στρατηγικές είναι όμοια.

Onboarding Ένας υπάλληλος μπορεί να γίνει σε μια ροή εργασίας, όπως και η σύνταξη ενός Tweet μπορεί να γίνει σε ένα έργο.

Η ετήσια φόρτωση φόρου εισπράξεως της ροής εργασίας μπορεί να διαρκέσει δύο μήνες για να ολοκληρωθεί, παρόμοια με τον τρόπο με τον οποίο το ετήσιο έργο φορολογικής επιστροφής μπορεί να ολοκληρωθεί σε μια μέρα.

Και οι δύο απαιτούν από τους υπαλλήλους σας να επικοινωνούν γκολ και να συνεργαστούν για να τα επιτύχουν. Είτε πρόκειται για τη σύνταξη μιας έρευνας επισκεπτών συμβάντων είτεσχεδίασηΜια ολόκληρη ενεργοποίηση της μάρκας, και οι δύο δραστηριότητες βασίζονται στην ομαδική εργασία.

Είναι εύκολο να είστε στην ίδια σελίδα όταν έχετε μια γραπτή ή οπτική αναφορά για όλα όσα πρέπει να συμβεί για να επιτύχετε το στόχο σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργασίες ροών σε έργα. Για παράδειγμα, η σύμβαση σας μπορεί να χρειαστεί χορηγούς. Πώς θα πάτε για πραγματικά ρίψη αυτών των χορηγών μπορεί να μετατραπεί σε μια επαναλαμβανόμενη, ροή εργασίας βήμα-βήμα.

Διαχείριση ροής εργασίας και η διαχείριση του έργου πάνε μαζί σαν φυστικοβούτυρο και ζελέ

Επειδή αυτές οι δύο έννοιες ανακατεύονται πολύ, οι διαχειριστές συχνά φτάνουν για το λάθος έργο ήΛογισμικό διαχείρισης ροής εργασίαςκαι εφαρμογές για να γίνει η δουλειά. Και ακόμα κι αν τώρα καταλαβαίνω πολύ καλά τη διαφορά μεταξύ της διαχείρισης της ροής εργασίας και τη διαχείριση του έργου, μπορείτε να επωφεληθείτε από εργαλεία όπως UDN Task Manager , Η οποία βοηθά στην πλήρη και τα δύο ταυτόχρονα χωρίς να χάνετε τίποτα. Να είσαι σε θέση να δημιουργήσει και να παρακολουθεί ένα σύστημα διαχείρισης ροής εργασιών, ενημερώσεις έργο κομμάτι, βελτίωση της επικοινωνίας της ομάδας, και να σχεδιάσουν κάθε φανταστεί κανείς διαδικασία ή εργασία σε ένα ενιαίο, φιλικό προς το χρήστη οπτική πλατφόρμα είναι μια win-win κατάσταση για κάθε επιτυχία-minded διαχειριστή του έργου.

Τελικές Σκέψεις: Το έργο και η ροή εργασίας της διαδικασίας διαχείρισης

Μπορείτε να σκεφτείτε τη διαχείριση ροής εργασίας ως "τι" - τι πρέπει να συμβεί και ποια σειρά χρειάζεται να συμβεί. Διαχείριση έργων, από την άλλη πλευρά, είναι το "πώς" - πώς θα προγραμματιστεί, πώς θα παρακολουθείται και πώς θα εκτελεστεί. Αλλά στο τέλος της ημέρας, αυτές οι δύο διαφορετικές και εξαιρετικά αποτελεσματικές πρακτικές είναι καλύτερες μεταξύ τους - ειδικά όταν χρησιμοποιείτε εργαλεία όπως UDN Task Managerνα τους διευκολύνουν.