Từ " quy trình làm việc " và " dự án Có xu hướng được sử dụng thay thế cho nhau. Và trong khi họ có nhiều điểm chung, mỗi chúng đều có mục đích độc đáo. Biết những gì chúng sẽ giúp bạn chọn hệ thống hiệu quả nhất, áp dụng các công cụ phù hợp và cuối cùng giúp nhóm của bạn thành công. Bây giờ hãy lặn sâu vào quản lý quy trình làm việc,[số 8]quản lý dự án
Từ " quy trình làm việc " và " dự án Có xu hướng được sử dụng thay thế cho nhau. Và trong khi họ có nhiều điểm chung, mỗi chúng đều có mục đích độc đáo. Biết những gì chúng sẽ giúp bạn chọn hệ thống hiệu quả nhất, áp dụng các công cụ phù hợp và cuối cùng giúp nhóm của bạn thành công. Bây giờ hãy lặn sâu vào quản lý quy trình làm việc,[số 8]quản lý dự án
Để hiểu những gì quản lý công việc Thực sự có nghĩa là, trước tiên chúng ta phải xem xét kỹ hơn về những gì một quy trình làm việc là (và không). Theo định nghĩa, quy trình làm việc là một loạt các bước xảy ra giữa đầu và cuối của bất kỳ bài tập . Cho dù các bước đó được quyết định bởi thủ tục, từ thói quen, hoặc được tạo thành trên đường đi, quy trình làm việc đại diện cho quá trình hoàn thành công việc.
Vì vậy, quản lý quy trình làm việc sau đó là cách chúng tôi lập kế hoạch, sắp xếp và thực hiện các bước cần thiết để đạt được một mục tiêu. Nghe có vẻ rất nhiều như quản lý dự án, phải không? Trong khi hai người có nhiều điểm chung, quản lý quy trình làm việc là tất cả về trình tự trong đó mọi thứ xảy ra. Tiến bộ là tuyến tính; Khi một bước được hoàn thành, người tiếp theo có thể bắt đầu, v.v. Các quy trình định kỳ và các mục tiêu thường xuyên được phục vụ tốt nhất bởi quản lý quy trình làm việc vì nó lặp đi lặp lại.
Tại vì Quản lý quy trình công việc doanh nghiệp tạo ra An. quá trình lặp lại vô hạn , Nó có thể thực sự hữu ích với việc tự động hóa bài tập hàng ngày, làm cho các đội hiệu quả hơn và giảm thiểu các rào cản. Hoạt động kinh doanh hàng ngày thường dựa vào quản lý quy trình công việc của nhóm để thực hiện ở mức cao nhất, sinh lợi nhất . Và nó sẽ không có gì ngạc nhiên khi kiểm tra và Quản lý quy trình công việc hàng ngày đi tay trong tay.
Nhưng phần tốt nhất là, một khi quy trình làm việc được thiết lập, nó có thể sẽ không bị gián đoạn bởi những thay đổi của nhân viên hoặc vắng mặt bất ngờ vì hầu hết những gì cần được thực hiện có thể được chỉ định hoặc tự động. Ngoài ra, các quy trình kinh doanh dựa vào quản lý quy trình làm việc có thể được tìm thấy tại bất kỳ công ty nào bất kể quy mô, công nghiệp hoặc sản phẩm / dịch vụ của nó. Và trong khi những điều này có xu hướng khác nhau trong sự phức tạp, bạn có thể đã có một số ý tưởng về các hoạt động hàng ngày, bạn có thể hợp lý hóa.
Bây giờ là lúc để xem xét quản lý dự án.
Một dự án là một kế hoạch được thực hiện cẩn thận để đạt được một mục tiêu. Cho dù nó được thực hiện bởi một cá nhân hoặc toàn bộ đội, các dự án có xu hướng liên quan đến một loạt các nhiệm vụ. Những nhiệm vụ này thường là duy nhất cho mục tiêu của dự án và có thể thay đổi rất nhiều dự án để dự án. Tuy nhiên, mỗi nhiệm vụ được xác định rõ, theo dõi và đánh giá từng bước của con đường.
Mặc dù các bước có thể liên tiếp, như trong quy trình làm việc, các dự án có xu hướng có các cấu trúc linh hoạt hoàn chỉnh với việc gán và phòng mở đồng thời để chỉnh sửa hoặc thay đổi và đi kèm với những hạn chế dưới dạng mốc thời gian, ngân sách và tài nguyên. Cũng đáng lưu ý rằng các dự án có xu hướng tạm thời. Một khi mục tiêu đạt được, dự án kết thúc. Không giống như bản chất theo chu kỳ của quy trình làm việc, mỗi dự án có tuổi thọ hạn chế kết thúc với một số loại có thể giao hàng .
Và đó là nơi[số 8]quản lý dự án
đến. Quản lý dự án hoạt động để xác định các chi tiết liên quan đến việc hoàn thành một mục tiêu. Ngay cả khi một dự án không phức tạp, quản lý sẽ thường liên quan đến một tập hợp các công cụ, nghiên cứu và kỹ năng để kéo ra. Và bởi vì không có hai dự án giống nhau, các nhà quản lý phải làm việc để đưa tất cả các biến này lại với nhau sau đó tổ chức và truyền đạt một kế hoạch hiệu quả - tất cả trong khi ở đúng thời gian và ngân sách.Quản lý dự án rất quan trọng vì nó giúp giữ các đội trên cùng một trang về các ý tưởng hình ảnh lớn. Trong thực tế, nó đòi hỏi những người lãnh đạo mạnh mẽ với các kỹ năng truyền thông và tổ chức tuyệt vời cũng như tầm nhìn xa để dự đoán và giải quyết các vấn đề trước khi chúng xảy ra.
Nó không chỉ là thuật ngữ. Phần này sẽ cho bạn thấy tất cả các cách quản lý quy trình công việc và quản lý dự án khác nhau, cùng với một số ví dụ để minh họa thêm điểm.
Nếu bạn đang sử dụng quản lý quy trình làm việc, bạn sẽ biết rằng nhiệm vụ sẽ được thực hiện cuối cùng, ngay cả khi đó là một công việc vội vàng. Nhưng nếu bạn đang sử dụng quản lý dự án, nhiệm vụ của bạn có thể có thời hạn nghiêm ngặt, không thể thương lượng mà nếu bị bỏ lỡ, có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả. Ví dụ, quy trình làm việc truyền thông xã hội có thể bắt đầu và kết thúc bằng việc đăng trên Facebook, nhưng một dự án truyền thông xã hội sẽ tính đến cách các bài đăng trên tất cả các nền tảng hoạt động cùng với một mục tiêu chung.
Các dự án là một loạt các bộ nhiệm vụ cụ thể là duy nhất cho các mục tiêu của bài tập chỉ một lần cụ thể đó. Một khi những người hoàn thành, dự án của bạn cũng vậy. Nhưng vì quản lý quy trình làm việc là tất cả về việc hoàn thành các nhiệm vụ định kỳ, mỗi trình kích hoạt mới tiếp tục chu trình. Bạn có thể hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, nhưng quy trình làm việc bạn đã sử dụng để làm điều đó sẽ luôn giữ nguyên và có thể lặp lại một lượng vô hạn.
Quy trình cung cấp email của văn phòng của bạn là hằng số vì email của bạn không đổi, vì vậy không cần thay đổi nhân sự. Nhưng một khi một dự án kết thúc, một đội có thể giải tán.
Nếu bạn đang thuê nhân viên mới, quy trình làm việc của bạn có thể bao gồm đăng bài trên một bảng việc, xem xét các ứng dụng và Lên lịch phỏng vấn. Tuy nhiên, nó bắt đầu trở thành một dự án khi các bước bổ sung như các bài kiểm tra kỹ năng, đào tạo quản lý quy trình công việc mới và các chứng chỉ thích hợp được yêu cầu.
Quy trình yêu cầu dịch vụ khách hàng yêu cầu nhân viên trước tiên hãy nhận thông tin chi tiết về yêu cầu. Sau đó, họ có thể theo dõi các giải pháp. Khi đã hoàn tất, họ có thể nhắn tin cho khách hàng để cho họ biết. Một dự án yêu cầu dịch vụ khách hàng sau đó có thể lấy thông tin đó, đánh giá hiệu quả của nó và giám sát cách thức quy trình này làm hoặc không hỗ trợ các mục tiêu trải nghiệm khách hàng lớn hơn.
Đối với quy trình làm việc yêu cầu PTO của nhân viên, trước tiên bạn phải nhận được yêu cầu trước khi bạn có thể xem lại. Mặt khác, các dự án bao gồm các nhiệm vụ không nhất thiết phải dựa vào các sự kiện kích hoạt.
Quy trình sản xuất Blog-Post của bạn có thể bao gồm các từ khóa tìm nguồn cung ứng, đưa ra một chủ đề và soạn thảo bài viết. Dự án sản xuất bài viết blog của bạn có thể bao gồm một cách tiếp cận toàn diện để lắp từng phần này vào lịch nội dung mới nhất.
Bây giờ chúng tôi đã xóa nó lên, hãy quay lại tất cả các cách mà các chiến lược này giống nhau.
Trên tàu một nhân viên có thể được thực hiện thành một quy trình làm việc giống như soạn thảo một tweet có thể được thực hiện thành một dự án.
Quy trình nộp thuế thuế hàng năm của bạn có thể mất hai tháng để hoàn thành, tương tự như cách dự án khai thuế hàng năm của bạn có thể được hoàn thành trong một ngày.
Cả hai yêu cầu nhân viên của bạn giao tiếp với các mục tiêu và làm việc cùng nhau để đạt được chúng. Cho dù đó là soạn thảo một cuộc khảo sát của sự kiện hoặc lập kế hoạch Toàn bộ kích hoạt thương hiệu, cả hai hoạt động đều dựa vào tinh thần đồng đội.
Thật dễ dàng để ở trên cùng một trang khi bạn có một tài liệu tham khảo bằng văn bản hoặc trực quan cho mọi thứ cần xảy ra để đạt được mục tiêu của bạn.
Bạn có thể sử dụng quy trình làm việc trong các dự án. Ví dụ, quy ước của bạn có thể cần nhà tài trợ. Làm thế nào bạn đi về thực sự ném các nhà tài trợ đó có thể được biến thành một quy trình làm việc từng bước lặp lại.
Bởi vì hai khái niệm này được trộn lẫn rất nhiều, các nhà quản lý thường tiếp cận với dự án sai hoặc Phần mềm quản lý công việc và ứng dụng để hoàn thành công việc. Và mặc dù bây giờ bạn hoàn toàn hiểu được sự khác biệt giữa quản lý quy trình làm việc và quản lý dự án, bạn có thể tận dụng các công cụ như Quản lý tác vụ UDN , giúp hoàn thành cả hai đồng thời mà không bỏ lỡ một nhịp. Có thể tạo và giám sát hệ thống quản lý quy trình công việc, cập nhật dự án theo dõi, cải thiện giao tiếp nhóm và lập kế hoạch bất kỳ quy trình hoặc nhiệm vụ có thể tưởng tượng nào trong một nền tảng hình ảnh thân thiện với người dùng là chiến thắng trong bất kỳ người quản lý dự án thành công.
Bạn có thể nghĩ về quản lý quy trình làm việc là "những gì" - những gì cần xảy ra và thứ tự cần thiết để xảy ra. Quản lý dự án, mặt khác, là "cách" - như thế nào nó sẽ được lên kế hoạch, nó sẽ được theo dõi như thế nào , và nó sẽ được thực thi như thế nào. Nhưng vào cuối ngày, hai thực tiễn khác biệt và hiệu quả cao này tốt hơn với nhau - đặc biệt là khi bạn sử dụng các công cụ như Quản lý tác vụ UDN để tạo điều kiện cho họ.
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản, nhanh chóng, nhẹ và dễ sử dụng cho doanh nghiệp của mình? Liên hệ với chúng tôi ngay bây giờ!
