Ekibinizi bu problem çözme stratejileri ile yetenekli problem çözücülere dönüştürün

Resim Bu, işyerinde günlük görevlerinizi kullanıyorsunuz ve patronunuz sizi arar ve "Bir sorunumuz var" diyor.

Ne yazık ki, sorunların anında parmaklarımızın anında çözüldüğü bir dünyada yaşamıyoruz. Sorunların nasıl etkili bir şekilde çözüleceğini bilmek, bilemek için önemli bir profesyonel beceridir. Çözülmesi gereken bir sorunuz varsa, en etkili çözümü elde edilmesini sağlamak için kullanılacak doğru işlem nedir?

Bu yazıda, problem çözme sürecini ve karmaşık problemler için en etkili çözümleri nasıl bulabileceğinizi ve nasıl bulacağız.

Problem çözme nedir?

Problem çözme, belirli bir sorun veya çatışma için bir çözüm bulma sürecidir. Bir sorunu çözmek için birçok olası çözüm vardır, bu nedenle en iyi çözümü bulmak için problem çözme sürecinden geçmeniz önemlidir. Bir Phillips kafa vidasını sökmek için düz bir tornavida kullanabilirsiniz, ancak durum için daha iyi bir araç var. Ortak problem çözme tekniklerini kullanmak, doğru araçları kullanmak gibi, belirli durumun ihtiyaçlarını karşılamak için en iyi çözümü bulmanıza yardımcı olur.

Etkili problem çözme için 4 adım

Önce bir sorun kafasına dalmaya cazip olsa da, adım adım taşımak için zaman ayırın. İşte ekibinizle problem çözme işlemini nasıl etkili bir şekilde parçalayabilirsiniz:

1. Çözülmesi gereken sorunu tanımlayın

Bir sorunu tanımlamanın en kolay yollarından biri soru sormaktır. Başlamak için iyi bir yer, Gazetectik sorular sormak, şöyle:

Kim: Bu soruna kimler dahil? Soruna kim neden oldu? Bu konuda en çok kim etkilenir?

Ne:Ne oluyor? Sorununun kapsamı nedir? Bu sorun, ilerlemeyi önler?

Neresi:Bu sorun nerede gerçekleşti? Bu sorun, yakın bölgedeki başka bir şeyi etkiler mi?

Ne zaman:Bu sorun ne zaman oldu? Bu sorun ne zaman etkili olur? Bu, belirli bir zaman diliminde çözülmesi gereken acil bir konu mu?

Niye ya:Neden oluyor? Neden iş akışlarını etkiliyor?

Nasıl:Bu sorun nasıl ortaya çıktı? İş akışlarını ve ekip üyelerinin üretken olmasını nasıl etkiliyor?

Gazetecilik soruları sormak, güçlü bir sorun ifadesini tanımlamanıza yardımcı olabilir, böylece mevcut durumu nesnel olarak vurgulayabilir ve bu durumun etrafında bir plan oluşturabilirsiniz.

İşte bir tasarım ekibinin problemlerini tanımlamak için gazetecilik sorularını nasıl kullandığına bir örnek:

ÜZERİNE SORUN:Tasarım istekleri kaçırılıyor

Kim:Tasarım Ekibi, Dijital Pazarlama Ekibi, Web Geliştirme Ekibi

Ne:Tasarım istekleri unutulur, kaybolur veya oluşturulur.

Neresi:E-posta istekleri, tasarım istek tablosu

Ne zaman:20 Ocak, 31 Ocak, 4 Şubat, 6 Şubat'ta Kaçırılan Talepler

Nasıl: Gelen kutusunda e-posta isteği kayboldu ve giriş elektronik tablosu doğru güncellenmedi. Dijital pazarlama ekibi, tasarım talepleri darboğaz iken birkaç gündür reklamları bir kaç gün boyunca geciktirmek zorunda kaldı. Tasarımcıların tüm isteklerin tamamlanmasını sağlamak için ekstra saatler çalışmak zorunda kaldı.

Bu örnekte, bu sorunun çözülebileceği birçok farklı yönü vardır. Gazetecilik sorularını kullanmak, farklı sorunları tanımlamanıza ve işlemde kimin dahil edilmenize yardımcı olabilir.

2. Beyin fırtınası çoklu çözümler

Siz ve ekibiniz farklı olası çözümler beyin fırtınası yaptığınızda, sorunun kimin etkilediğini düşünmek önemlidir. Sorduğunuz gazetecilik sorularına geri dönün: kim bu soruna dahil? Bu bireylerin (genellikle olarak adlandırıldığından emin olun)Proje paydaşları) Karar verme sürecinde yer almaktadır.

Mümkünse, çözümde büyük bir hisseye sahip olmayan bir kolaylaştırıcıyı getirin. Maddede az miktarda hisseye sahip olan bir bireyi getirmek, ekibinizin izlemeye devam etmesine ve iyi problem çözme becerilerini teşvik etmenize yardımcı olabilir.

Burda biraz varBeyin fırtınası teknikleriYaratıcı düşünceyi teşvik etmek için:

Elden önce tek başına beyin fırtınası:Bir grup olarak bir araya gelmeden önce, konunun beyin fırtınası yaptığınız şeyin tam olarak ne olduğu konusunda ekibinize bir bağlam sağlayın. Bu, sizin ve takım arkadaşlarınızın, buluştuğunuzda bazı fikirlerin hazır olması için zaman verecektir.

Her şeye evet deyin (ilk başta):Beyin fırtınasına ilk başladığınızda, henüz herhangi bir fikrine, mümkün olduğunca çok fazla fikir almaya çalışmayın. Mümkün olduğunca çok fazla fikir sahibi olmak, çeşitli çözümler almanızı sağlar. Stratejinin bir sonraki adımı için kırpmayı kaydedin.

Takım üyelerine bire bire konuşun:Bazı insanlar fikirlerini bir grup ortamında paylaşarak daha az rahat olabilirler. Sorunu bireysel olarak ekip üyeleriyle tartışın ve görüşlerini kısıtlamalar olmadan paylaşmalarını teşvik edin; başlangıçta beklenenden daha ayrıntılı bilgi bulabilirsiniz.

Rutininizden ayrılmak:Bir konferans salonunda veya yakınlaştırma aramalarında beyin fırtınasına alışkınsanız, biraz farklı bir şeyler yapın! Beyin fırtınası toplantınızı bir kahve dükkanına götürün ya da yürüyüş yaparken yakınlaştırma aramanız var. Rutininizden çıkmak, beyninizi her zamanki rutinden zorlayabilir ve eleştirel düşünmeyi arttırabilir.

3. Çözümü tanımlayın

Ekip üyelerine beyin fırtınası yaptıktan sonra bir senaryoda benzersiz bakış açılarını elde etmek için, farklı stratejilere bakma ve hangi seçeneğin eldeki sorun için en iyi çözüm olduğuna karar verme zamanı. Çözümü tanımlarken, bu ana iki soruyu göz önünde bulundurun: Bu çözümün istenen sonucu nedir ve kim bu çözümden yararlanmaktadır?

Bu kararın yapılması ve paydaşları buna göre güncellenmesi gerektiğinde son başvuru tarihi ayarlayın. Bazen karar vermek için gereken çok fazla insan var. Hızlı harika şeyler yapmak için verilen sınırlamalara dayanarak en iyi kararınızı kullanın.

4. Çözümü uygulayın

Çözümünüzü uygulamak için, soruna en yakın olan kişilerle çalışarak başlayın. Bu, sorundan en çok etkilenenlerin engellenmesine yardımcı olabilir. Ardından daha az etkilenenlere uzaklaşın, vb. Bazı çözümler, birden fazla ekiple çalışmanıza gerek kalmayacak kadar basittir.

Doğru takımlarla uygulamaya öncelik verdikten sonra, ekibin geri kalanında tamamlanması gereken devam eden çalışmaları atayın. Bu, insanların sırasında aşırı yüklenmesini engelleyebilir.uygulama planı. Çözümünüzde bulunduktan sonra, çözeltinin nasıl çalıştığını ve gerekirse dersi nasıl yaptığını görmek için Check-Ins.

Yaygın Problem Çözme Stratejileri

Sorunları belirlemenin (ve çözümler) gitmenin birkaç yolu vardır. İşte deneyebileceğiniz bazı stratejiler ve bunları uygulamanın ortak yolları:

Deneme ve hata

Deneme ve hata problem çözümü genellikle bir insanın çözülmesi için bir türden bir takım gerektirmez. Deneme ve hata problem çözmeyi kullanmak için, sorunun nedenini tanımlayın ve ardından herhangi bir şeyin değişip değişmediğini görmek için olası çözümleri hızla test edin.

Bu problem çözme yöntemi genellikle teknik destek ekiplerinde sorun giderme yoluyla kullanılır.

5 WHYS

5, problem çözme yöntemi, bir sorunun kök nedenine ulaşmalarına yardımcı olur. Bir kere sorarak başlıyorsun, "Neden bu konuda neden oldu?" Önce cevapladıktan sonra, neden tekrar sor, "Neden bu oldu?" Sorunu bir kök nedenine atfedilinceye kadar bunu beş kez yapacaksınız.

Bu teknik kazmanıza ve bir şeyin yanlış gitmesine neden olan insan hatasını bulmanıza yardımcı olabilir. Daha da önemlisi, ayrıca size ve ekibinizin eylemi tekrar gerçekleşmesini önleyebilmeniz için işlem yapılabilir bir plan geliştirmenize yardımcı olur.

İşte bir örnek:

Sorun:E-posta pazarlama kampanyası yanlışlıkla yanlış izleyiciye gönderildi.

"Bu neden oldu?" Çünkü izleyiciler adı e-posta platformumuzda güncellenmedi.

"İzleyici isimleri neden değişmedi?" Çünkü izleyici segmenti düzenlemeden sonra yeniden adlandırılmadı.

"İzleyiciler segmenti neden yeniden adlandırılmadı?" Çünkü herkes bir seyirci segmenti oluşturmanın bireysel bir yolu var.

"Neden herkes bir izleyici segmenti oluşturmanın bireysel bir yolu var?" Çünkü izleyici segmentleri oluşturmak için standart bir süreç yoktur.

"Neden izleyici segmentleri oluşturmak için standart bir süreç yok?" Çünkü ekip, ekibin yeni üyeleri tanıttıkça süreci standartlaştırmanın bir yoluna karar vermedi.

Bu örnekte, bu hatanın tekrar gerçekleşmesini önlemek için optimize edilebilecek birkaç alanı görebiliriz. Bu sorular aracılığıyla çalışırken, duruma katılan herkesin aynı problemi önlemek için bir sonraki adımları oluşturabilmeniz için bulunduğundan emin olun.

SWOT analizi

A SWOT analiziBelirli bir çözümün güçlü ve zayıf yönlerini vurgulamanıza yardımcı olabilir. SWOT için duruyor:

Kuvvet:Bu özel çözüm neden bu sorun için uygundur?

Zayıflıklar:Bu çözümün zayıf noktaları nelerdir? Bu zayıf yönleri güçlendirmek için yapabileceğiniz bir şey var mı?

Fırsatlar:Bu çözümü uygulamaktan başka hangi faydalar ortaya çıkabilir?

Tehditler:Ekibinizi zararlı olarak etkileyebilecek bu karar hakkında bir şey var mı?

Belirli çözümleri belirlerken, her çözeltinin farklı güçlü yönlerini, zayıf yönlerini, fırsatlarını ve tehditlerini vurgulayabilirsiniz.

Bu özel problem çözme stratejisi, cevapları daraldığınızda ve farklı çözümler arasındaki farkları karşılaştırıp karşılaştırmanız gerektiğinde kullanmak iyidir.

Başarılı problem çözmeyi kutlayın

Zor bir problemle çalıştıktan sonra, ne kadar ileri gittiğinizi kutlamayı unutmayın. Bu, yalnızca sorun çözücü ekibinizin çalışmalarını harekete geçirmek için önemli değil, bu da bu olmanıza yardımcı olabilir.daha verimli, etkilive esnek takım. Ne kadar çok sorun yaşarsanız, o kadar fazla elde edersiniz.