Slå teamet ditt til dyktige problemløsere med disse problemløsende strategiene

Bilde dette, du håndterer dine daglige oppgaver på jobb og sjefen din ringer deg inn og sier, "Vi har et problem."

Dessverre lever vi ikke i en verden der problemer umiddelbart er løst med fingrens snap. Å vite hvordan å effektivt løse problemer er en viktig faglig ferdighet å finpusse. Hvis du har et problem som må løses, hva er den riktige prosessen å bruke for å sikre at du får den mest effektive løsningen?

I denne artikkelen vil vi bryte ned problemløsningsprosessen og hvordan du kan finne de mest effektive løsningene for komplekse problemer.

Hva løser problemet?

Problemløsing er prosessen med å finne en oppløsning for et bestemt problem eller konflikt. Det er mange mulige løsninger for å løse et problem, og derfor er det viktig å gå gjennom en problemløsende prosess for å finne den beste løsningen. Du kan bruke en flatskrutrekker for å skru av en Phillips-skruen, men det er et bedre verktøy for situasjonen. Ved hjelp av vanlige problemløsende teknikker hjelper deg med å finne den beste løsningen for å passe til behovene til den spesifikke situasjonen, som å bruke de riktige verktøyene.

4 trinn for effektiv problemløsing

Selv om det kan være fristende å dykke inn i et problemhodet først, ta deg tid til å flytte trinnvis. Slik kan du effektivt bryte ned problemløsningsprosessen med teamet ditt:

1. Identifiser problemet som må løses

En av de enkleste måtene å identifisere et problem er å stille spørsmål. Et godt sted å starte er å spørre journalistiske spørsmål, som:

Hvem : Hvem er involvert i dette problemet? Hvem forårsaket problemet? Hvem er mest berørt av dette problemet?

Hva: Hva skjer? Hva er omfanget av problemet? Hva hindrer dette problemet i å bevege seg fremover?

Hvor: Hvor fant dette problemet? Påvirker dette problemet noe annet i nærområdet?

Når: Når skjedde dette problemet? Når trer dette problemet i kraft? Er dette et presserende problem som må løses i en bestemt tidsramme?

Hvorfor: Hvorfor skjer det? Hvorfor påvirker det arbeidsflyter?

Hvordan: Hvordan oppsto dette problemet? Hvordan påvirker det arbeidsflyter og lagmedlemmer fra å være produktive?

Å spørre journalistiske spørsmål kan hjelpe deg med å definere et sterkt problemregnskap, slik at du kan markere den nåværende situasjonen objektivt, og skape en plan rundt den situasjonen.

Her er et eksempel på hvordan et designteam bruker journalistiske spørsmål for å identifisere sitt problem:

Overordnet problem: Designforespørsler blir savnet

Hvem: Design Team, Digital Marketing Team, Web Development Team

Hva: Designforespørsler glemmes, tapt, eller blir opprettet ad hoc.

Hvor: E-postforespørsler, Design forespørsel regneark

Når: Ubesvarte forespørsler den 20. januar, 31. januar, 4. februar, 6. februar

Hvordan : E-postforespørselen ble tapt i innboksen, og inntakssvaren ble ikke oppdatert riktig. Det digitale markedsføringsgruppen måtte forsinke lanseringsannonser i noen dager, mens designforespørsler var flaskehals. Designere måtte jobbe ekstra timer for å sikre at alle forespørsler ble fullført.

I dette eksemplet er det mange forskjellige aspekter av dette problemet som kan løses. Å bruke journalistiske spørsmål kan hjelpe deg med å identifisere ulike problemer og hvem du bør innebære i prosessen.

2. Brainstorm flere løsninger

Når du og ditt lag er brainstorming forskjellige mulige løsninger, er det viktig å vurdere hvem problemet påvirker. Gå tilbake til journalistiske spørsmålene du spør: Hvem er involvert i dette problemet? Sørg for at disse personene (ofte referert til som Prosjektets interessenter ) er involvert i beslutningsprosessen.

Hvis det er mulig, ta med en tilrettelegger som ikke har en stor innsats i løsningen. Å bringe en person som har liten til ingen innsats i saken, kan bidra til å holde teamet ditt på sporet og oppmuntre til gode problemløsende ferdigheter.

Her er noen få Brainstorming teknikker Å oppmuntre kreativ tenkning:

Brainstorm alene før hånden: Før du kommer sammen som en gruppe, gi litt kontekst til teamet ditt på hva problemet er at du er brainstorming. Dette vil gi tid for deg og dine lagkamerater å ha noen ideer klare på den tiden du møter.

Si ja til alt (først): Når du først starter brainstorming, ikke si nei til noen ideer, bare prøv å få så mange ideer som mulig. Å ha så mange ideer som mulig, sikrer at du får en rekke løsninger. Lagre trimmen for neste trinn i strategien.

Snakk med lagmedlemmer en-på-en: Noen mennesker kan være mindre komfortable å dele sine ideer i en gruppeinnstilling. Diskuter problemet med lagmedlemmer individuelt og oppfordre dem til å dele sine meninger uten restriksjoner - du kan finne litt mer detaljert innsikt enn opprinnelig forventet.

Bryt ut av rutinen din: Hvis du er vant til å brainstormere i et konferanserom eller over zoomsamtaler, gjør noe litt annerledes! Ta ditt brainstorming møte til en kaffebar eller få zoomanropet ditt mens du tar en tur. Å komme ut av rutinen din kan tvinge hjernen din ut av sin vanlige rut og øke kritisk tenkning.

3. Definer løsningen

Etter at du har brainstorm med lagmedlemmer for å få sine unike perspektiver på et scenario, er det på tide å se på de forskjellige strategiene og bestemme hvilket alternativ som er den beste løsningen for problemet ved hånden. Når du definerer løsningen, bør du vurdere disse viktigste to spørsmålene: Hva er det ønskede resultatet av denne løsningen, og som står for å dra nytte av denne løsningen?

Sett en frist for når denne beslutningen må gjøres og oppdaterer interessenter tilsvarende. Noen ganger er det for mange mennesker som trenger å ta en beslutning. Bruk din beste dømmekraft basert på begrensningene som er gitt for å gjøre gode ting raskt.

4. Implementere løsningen

For å implementere løsningen, start med å jobbe med enkeltpersoner som er like nærmest på problemet. Dette kan hjelpe de mest berørte av problemet som blir blokkert. Deretter beveger du seg lenger ut til de som er mindre berørt, og så videre og så videre. Noen løsninger er enkle nok til at du ikke trenger å jobbe gjennom flere lag.

Etter at du har prioritere implementeringen med de riktige lagene, tilordne det pågående arbeidet som må fylles ut av resten av laget. Dette kan hindre at folk blir overbelastet under implementeringsplan . Når løsningen er på plass, planlegg sjekkinnsinter for å se hvordan løsningen fungerer og kurs-korrekt om nødvendig.

Vanlige problemløsende strategier

Det er noen måter å gå om å identifisere problemer (og løsninger). Her er noen strategier du kan prøve, så vel som vanlige måter å bruke dem på:

Trial og feil

Prøve- og feilproblemløsning krever vanligvis ikke et helt team av folk å løse. For å bruke prøve- og feilproblemløsning, identifiser årsaken til problemet, og test deretter mulige løsninger for raskt å se om noe endres.

Denne problemløsende metoden brukes ofte i tekniske supportgrupper gjennom feilsøking.

5 Whys.

Den 5 whys problemløsende metoden bidrar til å komme til grunnårsaken til et problem. Du begynner med å spørre en gang, "Hvorfor skjedde dette problemet?" Etter å svare på den første hvorfor, spør igjen, "Hvorfor skjedde det?" Du vil gjøre dette fem ganger til du kan tilordne problemet til en grunnårsak.

Denne teknikken kan hjelpe deg med å grave inn og finne den menneskelige feilen som forårsaket noe å gå galt. Enda viktigere, det hjelper deg også og teamet ditt til å utvikle en handlingsplan slik at du kan forhindre at problemet skjer igjen.

Her er et eksempel:

Problem: E-postmarkedsføringskampanjen ble ved et uhell sendt til feil publikum.

"Hvorfor skjedde dette?" Fordi publikumsnavnet ikke ble oppdatert i vår e-postplattform.

"Hvorfor ble publikumsnavnene ikke endret?" Fordi publikumsegmentet ikke ble omdøpt etter redigering.

"Hvorfor var publikumssegmentet ikke omdøpt?" Fordi alle har en individuell måte å skape et publikumsegment.

"Hvorfor har alle en individuell måte å skape et publikumsegment?" Fordi det ikke er standardisert prosess for å lage publikumsegmenter.

"Hvorfor er det ingen standardisert prosess for å lage publikumssegmenter?" Fordi laget ikke har bestemt seg for en måte å standardisere prosessen da laget introduserte nye medlemmer.

I dette eksemplet kan vi se noen områder som kan optimaliseres for å forhindre at denne feilen skjer igjen. Når du arbeider gjennom disse spørsmålene, må du sørge for at alle som var involvert i situasjonen, er tilstede, slik at du kan lage neste trinn for å unngå det samme problemet.

SWOT-analyse

EN SWOT-analyse Kan hjelpe deg med å markere styrken og svakhetene til en bestemt løsning. SWOT står for:

Styrke: Hvorfor er denne spesifikke løsningen en god passform for dette problemet?

Svakheter: Hva er de svake punktene i denne løsningen? Er det noe du kan gjøre for å styrke disse svakhetene?

Muligheter: Hvilke andre fordeler kan oppstå fra å implementere denne løsningen?

Trusler: Er det noe om denne avgjørelsen som ikke kan påvirke teamet ditt?

Når du identifiserer spesifikke løsninger, kan du fremheve de forskjellige styrker, svakheter, muligheter og trusler om hver løsning.

Denne spesielle problemløsende strategien er god å bruke når du begrenser svarene og må sammenlignes og kontrastere forskjellene mellom ulike løsninger.

Feire vellykket problemløsing

Etter at du har jobbet gjennom et tøft problem, ikke glem å feire hvor langt du har kommet. Ikke bare er dette viktig for ditt team av problemløsere å se sitt arbeid i aksjon, men dette kan også hjelpe deg å bli en mer effektiv, effektiv og fleksibelt lag. Jo flere problemer du takler sammen, desto mer vil du oppnå.