Transformez votre équipe en résolvers de problèmes qualifiés avec ces stratégies de résolution de problèmes

Imaginez ceci, vous gérez vos tâches quotidiennes au travail et votre patron vous appelle et dit: «Nous avons un problème.»

Malheureusement, nous ne vivons pas dans un monde dans lequel les problèmes sont résolus instantanément avec le claquement de nos doigts. Sachant comment résoudre efficacement les problèmes est une compétence professionnelle importante à affiner. Si vous avez un problème à résoudre, quel est le processus approprié à utiliser pour vous assurer que vous obtenez la solution la plus efficace?

Dans cet article, nous décomposerons le processus de résolution de problèmes et comment vous pouvez trouver les solutions les plus efficaces pour des problèmes complexes.

Qu'est-ce que la résolution de problèmes?[dix]

La résolution de problèmes est le processus de recherche d'une résolution pour une question ou un conflit spécifique. Il existe de nombreuses solutions possibles pour résoudre un problème, c'est pourquoi il est important de passer par un processus de résolution de problèmes pour trouver la meilleure solution. Vous pouvez utiliser un tournevis à tête plate pour dévisser une vis à tête cruciforme, mais il y a un meilleur outil pour la situation. Utilisation des techniques courantes de résolution de problèmes vous aide à trouver la meilleure solution pour répondre aux besoins de la situation spécifique, tout comme l'utilisation des bons outils.

4 étapes pour une résolution efficace des problèmes[dix]

Bien qu'il puisse être tentant de plonger d'abord dans une tête de problème, prenez le temps de vous déplacer étape par étape. Voici comment vous pouvez effectivement décomposer le processus de résolution de problèmes avec votre équipe:

1. Identifiez le problème qui doit être résolu

L'un des moyens les plus faciles d'identifier un problème est de poser des questions. Un bon endroit pour commencer est de poser des questions journalistiques, comme:

OMS : Qui est impliqué dans ce problème? Qui a causé le problème? Qui est le plus touché par ce problème?

Quoi: Qu'est-ce qui se passe? Quelle est l'étendue de la question? Qu'est-ce que ce problème empêche d'aller de l'avant?

Où: Où s'est-il passé ce problème? Ce problème affecte-t-il autre chose dans la région immédiate?

Lorsque: Quand ce problème a-t-il eu lieu? Quand ce problème prend-il effet? Est-ce une question urgente qui doit être résolue dans un certain délai?

Pourquoi: Pourquoi cela se passe-t-il? Pourquoi cela a-t-il d'impact sur les flux de travail?

Comment: Comment ce problème a-t-il eu lieu? Comment cela affecte-t-il des flux de travail et des membres de l'équipe d'être productif?

Demander des questions journalistiques peut vous aider à définir une déclaration de problème forte afin que vous puissiez mettre en évidence la situation actuelle de manière objective et créer un plan autour de cette situation.

Voici un exemple de la façon dont une équipe de design utilise des questions journalistiques pour identifier leur problème:

Problème global: Les demandes de conception sont manquées

OMS: Équipe de design, équipe de marketing numérique, équipe de développement Web

Quoi: Les demandes de conception sont oublieutes, perdues ou créées ad hoc.

Où: Demandes de messagerie, tableur de demande de conception

Lorsque: Demandes manquées le 20 janvier, le 31 janvier du 4 février du 6 février

Comment : La demande de courriel a été perdue dans la boîte de réception et la feuille de calcul d'admission n'a pas été mise à jour correctement. L'équipe de marketing numérique a dû retarder les annonces de lancement pendant quelques jours, tandis que les demandes de conception étaient gouluées. Les concepteurs ont dû travailler des heures supplémentaires pour que toutes les demandes soient terminées.

Dans cet exemple, il existe de nombreux aspects de ce problème qui peuvent être résolus. L'utilisation de questions journalistiques peut vous aider à identifier différents problèmes et à impliquer dans le processus.

2. Réfléchissez à plusieurs solutions

Lorsque vous et votre équipe, réfléchissez à différentes solutions possibles, il est important de considérer qui le problème affecte. Retournez-vous aux questions journalistiques que vous posez: qui participe à ce problème? Assurez-vous que ces personnes (souvent appelées Parties prenantes du projet ) sont impliqués dans le processus de prise de décision.

Si possible, apportez un facilitateur qui n'a pas de pieu majeur dans la solution. Amener une personne qui a peu de pieuse dans la matière peut aider à garder votre équipe sur la bonne voie et à encourager de bonnes compétences en résolution de problèmes.

Voici quelques-uns Techniques de remue-méninges Encourager la pensée créative:

Brainstorming seul avant la main: Avant de vous réunir en tant que groupe, fournissez un contexte à votre équipe sur ce que la question est exactement que vous êtes réfléchi. Cela donnera du temps pour vous et vos coéquipiers d'avoir des idées prêtes au moment de votre rencontre.

Dites oui à tout (au début): Lorsque vous commencez pour la première fois à brainstorming, ne dites pas non à aucune idée à l'instant - essayez d'obtenir autant d'idées que possible. Avoir autant de idées que possible garantit que vous obtiendrez une variété de solutions. Enregistrez la rognage pour la prochaine étape de la stratégie.

Parlez aux membres de l'équipe un-sur-un: Certaines personnes peuvent être moins confortables partager leurs idées dans un cadre de groupe. Discutez de la question avec les membres de l'équipe individuellement et encouragez-les à partager leurs opinions sans restrictions - vous pourriez trouver des informations plus détaillées que prévu à l'origine.

Sortir de votre routine: Si vous êtes habitué à brainstormer dans une salle de conférence ou sur des appels de zoom, faites quelque chose un peu différent! Prenez votre réunion de brainstorming dans un café ou avez-vous appeler votre zoom pendant que vous faites une promenade. Sortir de votre routine peut forcer votre cerveau à sortir de son ornière habituelle et à augmenter la pensée critique.

3. Définir la solution

Après avoir réfléchi avec les membres de l'équipe pour obtenir leurs perspectives uniques sur un scénario, il est temps de regarder les différentes stratégies et de décider quelle option est la meilleure solution pour le problème à la main. Lorsque vous définissez la solution, considérez ces deux questions principales: quel est le résultat souhaité de cette solution et qui tient à profiter de cette solution?

Définir une date limite pour que cette décision doit être apportée et mettre à jour les parties prenantes en conséquence. Parfois, il y a trop de personnes qui ont besoin de prendre une décision. Utilisez votre meilleur jugement en fonction des limitations fournies pour faire de grandes choses rapidement.

4. Mettre en œuvre la solution

Pour mettre en œuvre votre solution, commencez par travailler avec les personnes qui sont aussi proches du problème. Cela peut aider les personnes les plus touchées par le problème à être débloquées. Puis déplacez plus loin à ceux qui sont moins touchés, et ainsi de suite. Certaines solutions sont assez simples que vous n'avez pas besoin de travailler à travers plusieurs équipes.

Après avoir hiérarchisé la mise en œuvre avec les bonnes équipes, attribuez le travail en cours à remplir par le reste de l'équipe. Cela peut empêcher que les gens de devenir surchargés au cours de la plan de mise en œuvre . Une fois votre solution en place, planifiez les check-in pour voir comment la solution fonctionne et corrige le cours si nécessaire.

Stratégies courantes de résolution de problèmes[dix]

Il existe quelques façons de faire des problèmes d'identification (et de solutions). Voici quelques stratégies que vous pouvez essayer, ainsi que des moyens courants de les appliquer:

Essai et erreur

La résolution des problèmes d'essais et d'erreurs ne nécessite généralement pas une équipe complète de personnes à résoudre. Pour utiliser la résolution des problèmes d'essais et d'erreurs, identifiez la cause du problème, puis testez rapidement des solutions possibles pour voir si quelque chose change.

Cette méthode de résolution de problèmes est souvent utilisée dans les équipes de support technique via le dépannage.

5 whys

La méthode de résolution de problèmes de 5 WHYS contribue à la cause fondamentale d'un problème. Vous commencez par demander une fois, "Pourquoi ce problème a-t-il eu lieu?" Après avoir répondu au premier pourquoi, demandez à nouveau: "Pourquoi est-ce arrivé?" Vous le ferez cinq fois jusqu'à ce que vous puissiez attribuer le problème à une cause fondamentale.

Cette technique peut vous aider à creuser et à trouver l'erreur humaine qui a entraîné une erreur. Plus important encore, cela vous aide également et votre équipe développe un plan opérationnel afin que vous puissiez empêcher la question de se produire à nouveau.

Voici un exemple:

Problème: La campagne de marketing par courrier électronique a été envoyée accidentellement au mauvais public.

"Pourquoi est-ce arrivé?" Parce que le nom d'audience n'a pas été mis à jour dans notre plate-forme de messagerie.

"Pourquoi les noms d'audience n'ont-ils pas changé?" Parce que le segment d'audience n'a pas été renommé d'être modifié.

"Pourquoi le segment d'audience n'a-t-il pas été renommé?" Parce que tout le monde a une façon individuelle de créer un segment d'audience.

"Pourquoi tout le monde a-t-il une façon individuelle de créer un segment d'audience?" Parce qu'il n'y a pas de processus standardisé pour la création de segments d'audience.

"Pourquoi n'y a-t-il pas de processus standardisé pour la création de segments d'audience?" Parce que l'équipe n'a pas décidé de normaliser le processus car l'équipe a introduit de nouveaux membres.

Dans cet exemple, nous pouvons voir quelques zones pouvant être optimisées pour empêcher cette erreur de se produire à nouveau. Lorsque vous travaillez dans ces questions, assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans la situation sont présentes afin que vous puissiez co-créer les prochaines étapes pour éviter le même problème.

Analyse SWOT

UNE Analyse SWOT Peut vous aider à mettre en évidence les forces et les faiblesses d'une solution spécifique. Swot signifie:

Force: Pourquoi cette solution spécifique est-elle un bon ajustement pour ce problème?

Faiblesses: Quels sont les points faibles de cette solution? Y a-t-il quelque chose que vous puissiez faire pour renforcer ces faiblesses?

Opportunités: Quels autres avantages pourraient résulter de la mise en œuvre de cette solution?

Des menaces: Y a-t-il quelque chose à propos de cette décision qui peut nuire à votre équipe?

Lorsque vous identifiez des solutions spécifiques, vous pouvez mettre en évidence les différentes forces, faiblesses, opportunités et menaces de chaque solution.

Cette stratégie de résolution de problèmes particulière est bonne à utiliser lorsque vous réduisez les réponses et que vous devez comparer et contraster les différences entre différentes solutions.

Célébrez la résolution réussie de problèmes[dix]

Après avoir travaillé à travers un problème difficile, n'oubliez pas de célébrer jusqu'où vous êtes venu. Non seulement cela est important pour votre équipe de solveurs de problèmes de voir leur travail en action, mais cela peut également vous aider à devenir un plus efficace, efficace et équipe flexible. Plus vous abordez les problèmes, plus vous obtiendrez.