Convierte a su equipo en solucionadores de problemas calificados con estas estrategias de resolución de problemas

Imagina esto, estás manejando tus tareas diarias en el trabajo y tu jefe te llama y dice: "Tenemos un problema".

Desafortunadamente, no vivimos en un mundo en el que los problemas se resuelven instantáneamente con el chasquido de nuestros dedos. Saber cómo resolver eficazmente los problemas es una importante habilidad profesional para afilar. Si tiene un problema que debe resolverse, ¿cuál es el proceso adecuado para garantizar que obtiene la solución más efectiva?

En este artículo, romperemos el proceso de resolución de problemas y cómo puede encontrar las soluciones más efectivas para problemas complejos.

¿Qué es la resolución de problemas?

La resolución de problemas es el proceso de encontrar una resolución para un tema específico o un conflicto. Hay muchas soluciones posibles para resolver un problema, por lo que es importante pasar por un proceso de resolución de problemas para encontrar la mejor solución. Puede usar un destornillador de flathead para desatornillar un tornillo de cabeza Phillips, pero hay una mejor herramienta para la situación. La utilización de técnicas comunes de resolución de problemas lo ayuda a encontrar la mejor solución para satisfacer las necesidades de la situación específica, al igual que usar las herramientas adecuadas.

4 pasos para la resolución efectiva de problemas

Si bien podría ser tentador sumergirse en una cabeza de problema primero, tómese el tiempo para moverse paso a paso. Así es como puede romper efectivamente el proceso de resolución de problemas con su equipo:

1. Identificar el problema que necesita ser resuelto.

Una de las formas más fáciles de identificar un problema es hacer preguntas. Un buen lugar para comenzar es hacer preguntas periodísticas, como:

Quién : ¿Quién está involucrado con este problema? ¿Quién causó el problema? ¿Quién está más afectado por este problema?

Qué: ¿Qué está pasando? ¿Cuál es la extensión del problema? ¿Qué evita este problema al avanzar?

Donde: ¿Dónde se llevó a cabo este problema? ¿Este problema afecta a cualquier otra cosa en el área inmediata?

Cuándo: ¿Cuándo sucedió este problema? ¿Cuándo vale efecto este problema? ¿Es este un tema urgente que debe resolverse dentro de un cierto período de tiempo?

Por qué: ¿Por qué está sucediendo? ¿Por qué impactan flujos de trabajo?

Cómo: ¿Cómo ocurrió este problema? ¿Cómo afecta a los flujos de trabajo y los miembros del equipo de ser productivo?

Preguntar las preguntas periodísticas puede ayudarlo a definir una declaración de problemas sólidas para que pueda resaltar la situación actual objetivamente, y crear un plan en torno a esa situación.

Aquí hay un ejemplo de cómo un equipo de diseño utiliza preguntas periodísticas para identificar su problema:

Problema general: Se extrañan las solicitudes de diseño

Quién: Equipo de diseño, equipo de marketing digital, equipo de desarrollo web.

Qué: Las solicitudes de diseño se olvidan, se pierden o se crean ad hoc.

Donde: Solicitudes de correo electrónico, Solicitud de diseño Hoja de cálculo

Cuándo: Solicitudes perdidas el 20 de enero, 31 de enero, 4 de febrero, 6 de febrero.

Cómo : La solicitud de correo electrónico se perdió en la bandeja de entrada y la hoja de cálculo de admisión no se actualizó correctamente. El equipo de marketing digital tuvo que retrasar los anuncios de lanzamiento durante unos días, mientras que las solicitudes de diseño estaban en cuellojado. Los diseñadores tenían que trabajar horas adicionales para garantizar que se completaran todas las solicitudes.

En este ejemplo, hay muchos aspectos diferentes de este problema que se pueden resolver. El uso de preguntas periodísticas puede ayudarlo a identificar diferentes problemas y quién debe involucrar en el proceso.

2. Lluvia de ideas múltiples soluciones

Cuando usted y su equipo están realizando una lluvia de ideas de diferentes soluciones posibles, es importante tener en cuenta quién afecta el problema. Volver a las preguntas periodísticas que estás preguntando: ¿Quién está involucrado en este problema? Asegúrese de que estas personas (a menudo se refieren a partes interesadas del proyecto[dieciséis]) están involucrados en el proceso de toma de decisiones.

Si es posible, traiga un facilitador que no tenga una participación importante en la solución. Traer a un individuo que tiene poca interés en el asunto puede ayudar a mantener a su equipo en camino y fomentar las buenas habilidades de resolución de problemas.

Aquí hay algunos Técnicas de lluvia de ideas[dieciséis]Para fomentar el pensamiento creativo:

Lluvia de ideas solo antes de la mano: Antes de unirse a un grupo, proporcione algún contexto a su equipo sobre lo que es exactamente el problema es que está realizando una lluvia de ideas. Esto dará tiempo para que usted y sus compañeros de equipo tengan algunas ideas listas para que se encuentre.

Diga sí a todo (al principio): Cuando empiezas a la lluvia de ideas, no digas no a ninguna idea, intente obtener tantas ideas como sea posible. Tener tantas ideas como sea posible, garantiza que obtendrá una variedad de soluciones. Guarda el recorte para el siguiente paso de la estrategia.

Hable con los miembros del equipo uno a uno: Algunas personas pueden estar menos cómodas compartiendo sus ideas en un entorno grupal. Discutir el problema con los miembros del equipo individualmente y animarlos a compartir sus opiniones sin restricciones: puede encontrar algunas ideas más detalladas de lo que se anticipó originalmente.

Salir de su rutina: ¡Si está acostumbrado a la lluvia de ideas en una sala de conferencias o en las llamadas de zoom, haga algo un poco diferente! Tome su reunión de lluvia de ideas a una cafetería o tenga su llamada de zoom mientras se lleva un paseo. Salir de su rutina puede obligar a su cerebro de su rutina habitual y aumentar el pensamiento crítico.

3. Defina la solución.

Después de hacer una lluvia de ideas con los miembros del equipo para obtener sus perspectivas únicas en un escenario, es hora de analizar las diferentes estrategias y decidir qué opción es la mejor solución para el problema en cuestión. Al definir la solución, considere estas dos preguntas principales: ¿Cuál es el resultado deseado de esta solución y quién se beneficia de esta solución?

Establezca una fecha límite para cuándo se debe hacer esta decisión y actualizar las partes interesadas en consecuencia. A veces hay demasiadas personas que necesitan tomar una decisión. Use su mejor juicio basado en las limitaciones proporcionadas para hacer grandes cosas rápidamente.

4. Implementar la solución.

Para implementar su solución, comience trabajando con las personas que son tan cercanas al problema. Esto puede ayudar a los más afectados por el problema se desbloquea. Luego, avance más a aquellos que están menos afectados, etc., etc. Algunas soluciones son lo suficientemente simples como para que no necesite trabajar a través de varios equipos.

Después de priorizar la implementación con los equipos adecuados, asigne el trabajo en curso que debe completarse por el resto del equipo. Esto puede evitar que las personas se sobrecargan durante el plan de IMPLEMENTACION . Una vez que su solución esté en su lugar, programe los check-ins para ver cómo funciona la solución y correctamente, por supuesto, si es necesario.

Estrategias de resolución de problemas comunes

Hay algunas formas de hacerlo identificar problemas (y soluciones). Aquí hay algunas estrategias que puede probar, así como las formas comunes de aplicarlas:

Prueba y error

La resolución de problemas de prueba y error no suele requerir que un equipo completo de personas resuelvan. Para usar la resolución de problemas de prueba y error, identifique la causa del problema y luego pruebe rápidamente las posibles soluciones para ver si algo cambia.

Este método de resolución de problemas se usa a menudo en los equipos de soporte técnico a través de la solución de problemas.

5 por lo que

El método de resolución de problemas de 5 años ayuda a llegar a la causa raíz de un problema. Comienzas preguntando una vez: "¿Por qué sucedió este problema?" Después de responder al primer por qué, pregunte de nuevo, "¿Por qué sucedió eso?" Lo harás cinco veces hasta que pueda atribuir el problema a una causa raíz.

Esta técnica puede ayudarlo a profundizar y encontrar el error humano que hizo que algo fuera mal. Más importante aún, también lo ayuda a usted y a su equipo a desarrollar un plan procesable para que pueda evitar que el problema vuelva a suceder.

Aquí hay un ejemplo:

Problema: La campaña de marketing por correo electrónico fue enviada accidentalmente a la audiencia incorrecta.

"¿Por qué pasó esto?" Debido a que el nombre de la audiencia no se actualizó en nuestra plataforma de correo electrónico.

"¿Por qué los nombres de la audiencia no han cambiado?" Debido a que el segmento de audiencia no cambió de nombre después de la edición.

"¿Por qué el segmento de audiencia no cambió de nombre?" Porque todos tienen una forma individual de crear un segmento de audiencia.

"¿Por qué todos tienen una forma individual de crear un segmento de audiencia?" Porque no hay un proceso estandarizado para crear segmentos de audiencia.

"¿Por qué no hay un proceso estandarizado para crear segmentos de audiencia?" Debido a que el equipo no ha decidido una forma de estandarizar el proceso, ya que el equipo introdujo nuevos miembros.

En este ejemplo, podemos ver algunas áreas que podrían optimizarse para evitar que este error vuelva a ocurrir. Cuando trabaje a través de estas preguntas, asegúrese de que todos los que participaron en la situación esté presente para que pueda co-crear los siguientes pasos para evitar el mismo problema.

análisis FODA

A análisis FODA Puede ayudarlo a resaltar las fortalezas y debilidades de una solución específica. STWOT significa:

Fuerza: ¿Por qué esta solución específica es un buen ajuste para este problema?

Debilidades: ¿Cuáles son los puntos débiles de esta solución? ¿Hay algo que puedas hacer para fortalecer esas debilidades?

Oportunidades: ¿Qué otros beneficios podrían surgir de la implementación de esta solución?

Amenazas: ¿Hay algo sobre esta decisión que pueda afectar detrilentalmente a su equipo?

A medida que identifique soluciones específicas, puede resaltar las diferentes fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de cada solución.

Esta estrategia de resolución de problemas en particular es buena para usar cuando está reduciendo las respuestas y debe comparar y contrastar las diferencias entre las diferentes soluciones.

Celebre la exitosa resolución de problemas

Después de haber trabajado a través de un problema difícil, no olvides celebrar qué tan lejos ha venido. Esto no solo es importante para su equipo de solucionadores de problemas para ver su trabajo en acción, pero esto también puede ayudarlo a convertirse en una Más eficiente, efectivo. , y equipo flexible. Cuantos más problemas abordan juntos, más lograrás.